Processus d'évaluation de performance (Admin)

Le module d'évaluation de performance permet de créer des évaluations de rendement sur mesure et d’incorporer les meilleures pratiques de collaboration et de communication entre les employés et les gestionnaires.

L’évaluation 360 est amenée à un tout autre niveau grâce à nos fonctionnalités sans limites. Évaluation par les gestionnaires, les pairs ou même autoévaluation : vous pouvez choisir qui sera impliqué dans chacun des processus d'évaluation.

Dans cet article, vous découvrirez principalement les fonctionnalités du module d'évaluation.

Glossaire des termes

Ces termes vous aideront à mieux comprendre l'évaluation de performance.

• Évaluation de performance : Activité sous forme de questionnaire visant à évaluer la contribution des employés.
• Processus d'évaluation de performance : Ensemble de configurations définissant une évaluation de performance.
• Évaluateur : Employé chargé de l'évaluation d'autres employés. Ne représente pas nécessairement un superviseur.
• Évalué : Employé faisant l'objet d'une évaluation.
• Superviseur : Employé qui assure la supervision d'autres employés. Dans Folks, il s'agit de la personne identifiée comme le Superviseur de l'employé dans le profil d'un employé.

Fonctionnalités et avantages

Que ce soit pour vos évaluations annuelles ou évaluations régulières, Folks RH est votre meilleur allié pour une gestion de la performance efficace.

Le module d'évaluation offre un grand nombre de fonctionnalités et de personnalisations.

Processus d'évaluation de performance

Créez vos questionnaires en choisissant les critères, questions, réponses et systèmes de comptabilisations adaptés à votre réalité en vous rendant dans Admin > Ressources humaines > Processus d'évaluation de performance.

• Les étapes pour créer un processus d'évaluation
  • Créer un processus d'évaluation : Informations générales (étape 1/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Assignation (étape 2/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Création des formulaires d'évaluation (étape 3/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Comptabilisation des sections (étape 4/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Gestion des résultats (étape 5/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Pièces jointes et note aux évaluateurs (étape 6/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Résumé (étape 7/7)

Autres articles relatifs aux processus :

• Création d'un processus contenant une évaluation de probation
• Créer une évaluation bilingue
• Évaluation de performance à la date d'embauche
• Assigner le processus à une ou plusieurs combinaisons de structures d'organisation
• Gestion des sections
• Types d'énoncés
• Types de réponses
• Évaluation à résultat quantitatif
• Évaluation à résultats qualitatifs
• Terminer la création d'un processus d'évaluation ou enregistrer en tant que brouillon
• Enregistrer le processus d'évaluation en tant que brouillon
• Modifier un processus d'évaluation de performance
• Annuler ou supprimer un processus d'évaluation de performance

Suivi des processus

Complétez vos évaluations et effectuez le suivi des processus qui vous sont assignés (Gestion des ressources humaines > Évaluation de performance).

• Suivi des processus d'évaluation en cours par évaluateur
• Ajouter/supprimer un employé dans un processus d'évaluation en cours
• Modifier un évaluateur dans un processus en cours
• Compléter une évaluation de performance
• Compléter une évaluation de performance assigné à un autre utilisateur
  • Comment donner le droit à un utilisateur de compléter une évaluation de performance assigné à un autre utilisateur
• Complétion d'une évaluation de performance passée
• Modification des résultats d'une évaluation de performance
• Partager les résultats d'une occurrence passée de l'évaluation à l'employé
• Partager le résultat de la dernière occurrence de l'évaluation à l'employé
• Visualiser le résultat d'une évaluation de performance

Sommaire des résultats

Accédez aux résultats des évaluations et profitez de nos indicateurs de performance pour une analyse claire des objectifs organisationnels et de la productivité des employés (Gestion des ressources humaines > Évaluation de performance).

• Comment générer la note finale annuelle des évaluations de performance
• Les résultats possibles dans la note finale
• Trier les notes finales
• Sommaire - Utilisation des filtres
• Sommaire - Visualisation des résultats d'évaluation de performance
• Sommaire - Légende des résultats

Ressources utiles

• Évaluation du rendement des employés : le guide ultime
• Exemple d'évaluation du rendement

Voici les étapes à suivre pour créer un processus d'évaluation de performance complet.

1. Dans Folks, rendez-vous dans Admin > Ressources humaines > Évaluation de performance. Une liste contenant l'ensemble des processus d'évaluation de performance de l'organisation apparaîtra.
2. Cliquez sur le bouton Créer un processus situé dans le coin supérieur droit de la page.
3. Complétez l'ensemble des étapes. Pour connaître les détails de chacune des étapes, consultez les articles suivants :
   Attention! Certains champs sont obligatoires, ces champs sont marqués d'un astérisque (*). Le bouton permettant de passer à la prochaine étape sera inactif si ces champs ne sont pas complétés. En tout temps, il est possible de retourner dans une étape complétée en utilisant les flèches de navigation situées au bas de la page ou en cliquant directement sur l'étape désirée dans le composant de suivi du processus situé à gauche de la page.
   
   • Remplir la section Informations générales
   • Remplir la section Assignation
   • Remplir la section Questionnaires d'évaluation
   • Remplir la section Comptabilisation
   • Remplir la section Résultats partagés à l'employé
   • Remplir la section Pièces jointes et note aux évaluateurs
4. Révisez votre processus à la Section Résumé.
5. Cliquez sur Terminer la création du processus dans la dernière étape (voir Terminer la création d'un processus d'évaluation ou enregistrer en tant que brouillon).

Lorsque vous débutez la création d'un processus d'évaluation, la première étape consiste à compléter les informations générales. Pour un aperçu des différentes étapes de création d'un processus, consultez Créer un processus d'évaluation de performance complet.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Nom*

Donnez un nom à votre processus d'évaluation.

Un processus d'évaluation se définit comme étant plusieurs étapes d'évaluation ayant le même type ou les mêmes dates que les autres étapes de ce processus. Il vise une catégorie d'employés en sélectionnant les combinaisons de structures organisationnelles des employés visés. Plusieurs processus peuvent être créer pour la même catégorie d'employés.

Astuce : Utiliser la fréquence, les types d'évaluateurs ou encore l'assignation aux structures afin de donner un nom significatif à votre processus et ainsi de pouvoir le retrouver rapidement (exemple : Évaluation mensuelle - Marketing ou Évaluation annuelle par les pairs - Marketing).

Type d'évaluateurs*

Sélectionnez un ou plusieurs évaluateurs qui participeront au processus (minimum 1).

• Superviseur - Permet aux superviseurs d'évaluer leurs employés.
• Pairs - Permet aux employés de s'évaluer entre eux. Vous pouvez considérer comme des pairs les employés ayant le même superviseur ou encore considérer tous les employés assignés au processus.
• Employé (Autoévaluation) - Permet aux employés de s'autoévaluer.

Attention! Les employés n'ayant pas de superviseur défini dans leur profil ne seront pas considérés dans l'évaluation du gestionnaire ou dans l'évaluation par les pairs.

Langues*

Ajoutez les langues appropriées pour permettre la complétion des formulaires par vos employés (minimum 1). Par défaut, le système aura choisi la langue de l'utilisateur.

Vous pouvez sélectionner une autre langue dans le menu déroulant Langues de complétion ou en enlever en cliquant sur le X de l'étiquette de la langue en question.

Si vous sélectionnez un processus bilingue, n'oubliez pas de remplir les traductions de chacun des énoncés et de leurs réponses possibles. Si vous oubliez une traduction, le système vous empêchera de sauvegarder et mettra en valeur le ou les champs oubliés.

Type d'évaluation

• Évaluation régulière - Le processus sera renouvelé annuellement.
• Évaluation de probation - Il s'agit d'une évaluation unique qui se déclenchera X mois après la date d'embauche.

Fréquence et récurrence*

Si vous avez sélectionner Évaluation régulière, choisissez la fréquence d'occurrence des évaluations.

Fréquence sur un an

L'option Fréquence sur un an permet de sélectionner une récurrence de complétion régulière entre :

• Annuelle
• Bi-annuelle (Semestrielle)
• Trimestrielle
• Mensuelle

 Nouveauté : Il est possible de sélectionner la date actuelle comme date de déclenchement.

Astuce : L'option Fréquence sur un an est utile lorsque l'évaluation en question doit être faite à fréquence régulière tout au long de l'année sans exception. La fréquence débute la première journée de votre année de référence RH (l'option d'ajuster l'année à la date d'embauche de l'employé est prévue dans les prochaines mises à jour du module).

Quantité par année

L'option Quantité par année permet de sélectionner plusieurs dates d'évaluation différentes.

En sélectionnant cette option, vous aurez la possibilité d'indiquer le nombre d'évaluations nécessaires pour ce processus et de leur assigner des dates. Ces dates sont les dates de début du processus et le moment où les évaluateurs recevront la notification que l'évaluation est à faire. Ces dates devront être resélectionnées à chaque année pour remettre les dates exactes qui s'appliquent à la nouvelle année.

Les champs se réorganiseront automatiquement en ordre chronologique. Il est normal que les champs de date changent d'emplacement si vous ne les entrez pas en ordre.

👉 Prochaine étape : Assignation

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Assignation (voir Créer un processus d'évaluation : Assignation).

Astuce : À tout moment, cliquez sur le disque de sauvegarde situé dans le coin supérieur droit et le processus sera sauvegardé en statut Brouillon.

Une fois la section Informations générales terminée, vous arrivez à la section Assignation. Cette section sert à déterminer les employés visés par le processus.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Deux options sont disponibles :

• Assigner le processus à l'ensemble de l'organisation - Sélectionnez cette option afin d'assigner le processus à tous les employés de l'entreprise sans exception.
• Assigner à une structure définie dans l'organisation - Sélectionnez cette option afin de choisir la ou les combinaisons de sites d'opération, de départements et/ou de titres d'emploi contenant les employés visés par le processus d'évaluation. Pour plus d'informations sur l'association à une structure définie, consultez Assigner le processus à une ou plusieurs combinaisons de structures d'organisation.

👉 Prochaine étape : Création des formulaires d'évaluation

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Création des formulaires d'évaluation (voir Créer un processus d'évaluation : Création des formulaires d'évaluation).

La section Création des formulaires d'évaluation vous permet de créer les questionnaires d'évaluation pour chaque type d'évaluateur. Chaque questionnaire peut contenir plusieurs sections qui elles contiennent plusieurs énoncés du même type.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Type d'énoncé

Sélectionnez le type d'énoncé contenu dans la section. Vous devez choisir parmi les 3 types suivants :

• Critère - Permet d'inscrire un court critère d'évaluation de l'employé.
• Objectif - Permet de déterminer un objectif à atteindre pour l'employé. L'écriture de l'objectif peut être déléguée au superviseur de l'employé, et l'objectif pourra être reconduit lors de la complétion de l'évaluation.
• Texte personnalisé - Permet d'inscrire un texte plus long, pour donner davantage de contexte à votre énoncé.

Vous pouvez ajouter autant d'énoncés que vous le voulez dans chaque section, par contre un seul type d'énoncé peut se retrouver dans une section.

Astuce : Si vous voulez ajouter des énoncés d'un type différent, vous devez créer une nouvelle section pour ces énoncés.

Pour en savoir plus sur les différents types d'énoncés, consultez Type d'énoncés.

Type de réponse

Sélectionnez le type de réponses correspondant à vos besoins Il y a trois types de réponses possibles. Un seul type de réponses peut être associé à une section.

• Choix de réponse
• Échelle linéaire
• Réponse courte

Pour en savoir plus sur la différence entre les différents types de réponses ainsi que leurs paramètres respectifs, consultez Type de réponses.

Astuce : Si vous voulez ajouter des réponses d'un type différent, vous devez créer une nouvelle section pour les énoncés à types de réponses différentes.

Ajouter une section

Pour ajouter une section, cliquez sur le bouton Ajouter une section situé dans le bas de la page. Pour plus d'informations sur les paramètres des section, consultez Gestion des sections.

👉 Prochaine étape : Comptabilisation des sections

La flèche située au bas de la page vous amènera à la création du formulaire du prochain évaluateur ou à la section Comptabilisation des sections si vous avez complété tous les évaluateurs (voir Créer un processus d'évaluation : Comptabilisation des sections).

Attention! Un énoncé doit être créé afin de passer à l'étape suivante, sinon le bouton sera grisé.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Attribuer un résultat au processus

L'activation de cette option permet d'associer des résultats aux différentes étapes au processus. Chaque étape aura l'option d'avoir ou non un résultat selon le type sélectionné à la prochaine étape. La désactivation de cette option permet un processus sans notation.

Type de résultats

Si vous avez activé l'option Attribuer un résultat au processus, vous devrez sélectionner le type de résultat désiré.

• Résultat quantitatif (Pourcentage) : Cette évaluation permet à l'évaluateur de mettre une note en pourcentage aux critères à évaluer. Pour plus d'informations, consultez Évaluation à résultats quantitatifs.
• Résultat qualitatif (Code de couleur) : Cette évaluation permet à l'évaluateur de mettre une couleur aux critères à évaluer. Pour plus d'informations, consultez Évaluation à résultats qualitatifs.

Attribuer uniquement une note globale au processus d'évaluation

Cette option permet à l'évaluateur de donner une note unique et globale. Lorsque cette option est activée, les étapes de comptabilisation par évaluateur n'est plus disponible, car seule une note pour le processus en entier pourra être mise.

Comptabilisation par évaluateur

Au lieu d'attribuer uniquement une note globale au processus d'évaluation, vous pouvez sélectionner le type de note pour chacun des évaluateurs du processus.

• Évaluation par le superviseur
• Évaluation par les pairs
• Évaluation par l'employé (autoévaluation)

L'option Attribuer une note globale à l'évaluation permet l'attribution d'une note unique et globale à l'ensemble de l'évaluation de cet évaluateur.

L'option Attribuer une note par section permet l'attribution de note à chacune des sections activées, permettant d'exclure certaines sections du résultat total. Le résultat total de l'évaluation est une moyenne du résultat donné aux sections activées.

Comptabilisation par section

Si vous avez activé l'option Attribuer une note par section, sélectionnez les sections pour lesquelles vous désirez que l'attribution de note soit disponible. Le résultat de chacune des sections où cette option est activée sera comptabilisé dans le résultat global sous forme de moyenne.

 Nouveauté : Il est possible de configurer la pondération des sections des évaluations quantitatives pour le calcul de la note finale.

La pondération vous permet de donner un poids plus ou moins important à une section dans le calcul de la note finale d’un employé. Par exemple, si vous avez une section “Savoir être” et que vous souhaitez que cette section compte davantage dans le calcul de la note finale, attribuez une valeur supérieure à cette section.

La pondération des sections sera visible dans le résumé du formulaire d'évaluation et les informations de pondération seront affichées dans les résultats de l'évaluation.

👉 Prochaine étape : Gestion des résultats

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Gestion des résultats (voir Gestion des résultats).

Dans cette section, vous devez indiquer comment vous voulez partager les résultats par évaluateur. Suivez nos instructions ci-dessous.

Modification des résultats

Choisissez si vous voulez permettre aux évaluateurs de modifier leurs évaluations après qu'elles aient été complétées. Pour ce faire, vous devez activer la fonction Permettre la modification des résultats par le superviseur. Lorsqu'activée, cette option permet uniquement au superviseur direct ou à l'administrateur de modifier le contenu des évalutions de leurs employés.

Paramètres de partage des résultats

Partager le résultat de l'évaluation à l'employé

Dans cette section, vous devez décider si vous partagez les résultats aux employés et les options de partage.

Type de partage

Vous avez l'option de partager les résultats dès que l'évaluation est soumise ou lorsque l'évaluateur ou un utilisateur ayant les droits appropriés le décidera.

• À l'action de partage par le gestionnaire
• À la soumission du formulaire par l'évaluateur

Partager le résultat total

Cette option vous permet de partager que les notes des évaluations ou de partager le résultat total, c'est-à-dire la moyenne des notes de chacune des évaluations du processus.

Partager les résultats du gestionnaire

Vous pouvez activer l'option Partager les résultats du gestionnaire et préciser si vous voulez partager le résultat total donné par l'évaluateur ou partager le contenu des sections de l'évaluation.

• Partager le résultat total donné par l'évaluateur
• Partager le contenu des sections de l'évaluation - Permet de sélectionner l'information que vous voulez partager dans chacune des sections pour chacun des évaluateurs.
  Attention! Il n'est pas possible de partager uniquement les commentaires.

Nouveauté d'octobre 2024 : Pour permettre à l'utilisateur d'approuver l'évaluation du superviseur, activez l'option Ajouter une demande de confirmation de lecture. La demande de confirmation de lecture sera envoyée au partage des résultats.

Partager les résultats des pairs

Vous pouvez activer les options suivantes :

• Partager le résultat total de l'évaluation par les pairs
• Partager le résultat total de l'évaluation de chacun des pairs
• Partager le contenu des sections de l'évaluation de chacun des pairs

Partager l'autoévaluation

Vous pouvez activer les options suivantes :

• Partager le résultat total donné par l'évaluateur
• Partager le contenu des sections de l'évaluation

👉 Prochaine étape : Pièces jointes et note aux évaluateurs

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Pièces jointes et note aux évaluateurs (voir Créer un processus d'évaluation : Pièces jointes et note aux évaluateurs).

Cette section permet de joindre différents documents de références ainsi qu'un commentaire qui aideront vos évaluateurs lors de la complétion de formulaire d'évaluation. Sachez que l'information ajoutée sera disponible à tous les évaluateurs.

Pièces jointes

Cliquez dans la zone d'importation de documents afin d'ajouter un ou plusieurs documents.

Astuce : Il est également possible de glisser et déposer des documents dans la zone d'import de document.

Attention! Les documents seront ajoutés au processus lors de l'enregistrement de celui-ci (voir Enregistrer le processus d'évaluation en tant que brouillon).

Note aux évaluateurs

Ajoutez des informations sous forme de commentaires dans la zone prévue à cet effet.

👉 Prochaine étape : Résumé

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Résumé (voir Créer un processus d'évaluation : Résumé).

Cette section présente l'ensemble des paramètres sélectionnés ainsi que les informations contenues dans le processus. Elle ne requiert aucune action. Il suffit de valider l'information de votre processus.

Astuce : Utilisez cette section afin de vous assurer que toutes l'information est adéquate avant de finaliser le processus.

Cliquez sur la flèche afin de passer à la dernière section afin d'enregistrer en tant que brouillon ou processus complété (voir Terminer la création d'un processus d'évaluation ou enregistrer en tant que brouillon).

1.Accédez à la page des processus d'évaluation de performance

Afin d'y accéder, suivez le chemin suivant :

Admin > Ressources humaines > Évaluation de performance

2.Sélectionner le type d'évaluation Probation

À l'étape Information générale sous la section Type d'évaluation, sélectionnez le type Probation. Les options disponibles seront légèrement modifiées pour vous permettre de sélectionner le délai à partir de la date d'embauche après lequel l'évaluation de chaque employé sera déclenchée.

Attention!  Le processus contenant une évaluation de probation ne se déclenchera qu'une seule fois par employé.

1. Accédez à la page des processus d'évaluation de performance

Afin d'y accéder, suivez le chemin suivant :
Admin > Ressources humaines > Évaluation de performance

2. Cliquez sur le bouton Créer un processus

Le formulaire de création d'un processus apparaîtra.

3. Nommez l'évaluation 

Astuce : Si le nom du processus doit être lu dans les 2 langues, le nom de l'évaluation doit être créé dans les deux langues dans le même champ. Il n'y a pas de champ particulier pour chaque langue.

4. Sélectionnez les deux langues dans la section Langues.

Deux étiquettes apparaîtrons en dessous du champ, une pour chacune des langues sélectionnées.

5. Continuez jusqu'à l'étape de création des formulaires d'évaluation.

Un deuxième champ est affiché en dessous de chacun des énoncés et des réponses permettant d'entrer la traduction. Entrez la traduction de chacun des énoncés afin qu'ils s'affichent correctement aux évaluateurs et aux évalués.

Attention! Il ne sera pas possible de poursuivre la création du processus s'il manque une ou plusieurs traductions.

1 - Dans la section «Admin», accédez à la page Processus d'évaluation de performance :

Admin > Ressources humaines > Évaluation de performance

2 - Créez un nouveau processus ou modifiez un processus existant.

À l'étape Informations générales sous la section Fréquence et récurrence, sélectionnez l'option de déclenchement Date de l'embauche et sélectionnez la fréquence des occurrences annuelles. Le processus se déclenchera à la date d'embauche de l'employé ou lors de la prochaine occurrence si cette évaluation est à faire plusieurs fois par année.

Pour plus d'informations sur la création d'un processus, regardez l'article Comment créer un processus d'évaluation complet.

Pour plus d'informations sur la modification d'un processus, regardez l'article Modifier un processus d'évaluation de performance.

Lors de la création ou la modification d'un processus d'évaluation, le processus peut être assigné à l'organisation au complet ou à quelques employés en sélectionnant les structures d'organisation associées à ces employés. Pour associer le processus à certaines combinaisons de structures d'organisation, suivez les étapes suivantes : 

1. Sélectionnez une ou plusieurs structures dans chacun des menus déroulants

Vous devez sélectionner des combinaisons de structures d'organisation et appuyer sur Afficher la liste ou si ce n'est pas la première recherche, Rafraichir la liste. Cette action créera la liste des combinaisons possibles ayant des employés actifs. Cela vous permettra de les sélectionner par la suite dans la liste dessous les menus déroulants afin d'assigner le processus à ces combinaisons précises. 

Astuce : Sélectionnez le choix Tous dans le menu déroulant pour sélectionner tous les sites d'opération, tous les départements ou tous les titres d'emploi. 

Astuce : Si vous sélectionnez seulement deux structures sur trois, cela ajoutera toutes les combinaisons possibles avec tous les éléments de la troisième structure qui n'a pas été spécifiée.

Attention!  Les structures d'organisation ne possédant aucun employé ne seront pas affichées dans les listes déroulantes.

2. Assigner les structures d'organisation combinées sélectionnées

Une fois les structures d'organisation combinées dans le tableau, chaque combinaison résultante de la recherche initiale sera affichée dans une carte. Afin d'ajouter les combinaisons visées, vous devez appuyer sur l'icône Plus (+) de chaque carte pour les inclure dans ce processus d'évaluation. Une fois fait, la combinaison de structures d'organisation sera désormais présente dans le tableau Structures d'organisation appliquées au processus. Toutes les combinaisons se trouvant dans ce tableau seront visées par le processus d'évaluation en cours de création ou de modification.

Astuce : Cliquez sur Ajouter tout afin d'ajouter toutes les cartes présentes dans le tableau Structures d'organisation combinées. Cliquez sur Retirer tout dans le bas du tableau Structures d'organisation appliquées au processus afin de retirer toutes les combinaisons de structure sélectionnées précédemment.

Dans un processus d'évaluation, il est possible d'ajouter des sections. Il n'y a pas de limite quant au nombre de sections désirées. Pour chaque section ajoutée, vous devez configurer la section en fonction des paramètres souhaités.  

Par défaut, chaque libellé de section est le numéro de la section. Ex. Section 1, Section 2, etc.
Vous pouvez renommer les sections en cliquant sur à la droite du nom de la section.

Ajouter une section

Cliquez sur le bouton Ajouter une section + situé dans le bas de la page

Supprimer une section

Cliquez sur l'icône de poubelle situé à la droite du nom de la section

Attention! Lorsqu'il n'y a qu'une seule section, la suppression est impossible.

La définition d'un énoncé est les points ou les questions sur lesquels les employés seront évalués. 

1. Critères

Un Critère est un énoncé court, souvent présenté en un seul mot. Vous pouvez ajouter une description en appuyant sur . Cette description sera visible par l'évaluateur lors de l'évaluation et à l'employé lors de la consultation des résultats.

2. Objectifs

Un Objectif est un énoncé basé sur un objectif précis assigné à l'employé. Dans une section où Objectif est sélectionné, vous devez décider si les objectifs de la section seront généraux à tous les employés ou être créé à chaque évaluation de chaque employé par l'évaluateur. Afin de laisser le gestionnaire créer les objectifs, vous devez activer le toggle Laisser le gestionnaire gérer les objectifs de cette section. Vous avez aussi la possibilité de mettre une description supplémentaire en appuyant sur .

Astuce : Si voulez évaluer des objectifs généraux et des objectifs créés par le gestionnaire, vous devez créer une section pour les objectifs généraux et une pour les objectifs créés par le gestionnaire.

Objectif créé par le gestionnaire

Si vous avez sélectionné Laisser le gestionnaire gérer les objectifs de cette section, le gestionnaire pourra :

• Reconduire chaque objectif s'il le désire
• Créer un ou plusieurs nouveaux objectifs qui seront évalués lors de la prochaine occurrence avec les objectifs reconduis

Astuce : Afin de visualiser la façon dont le gestionnaire créerons les objectifs, cliquez sur l'œil situé dans le coin supérieur droit de la zone de création du processus.

3. Textes personnalisés

Un texte personnalisé est un énoncé d'évaluation court ou en phrase longue. Il n'y a pas de limite de caractères à un texte personnalisé. Vous avez aussi la possibilité de mettre une description supplémentaire en appuyant sur .

Les types de réponses correspondent à la façon dont seront évalués chacun des énoncés créés.
Il faut choisir un type de réponses pour chacune des sections

Attention! Il n'est pas possible de choisir plus d'un type de réponse par section.

Échelle linéaire

En sélectionnant Échelle linéaire, cela créera une échelle traditionnelle d'évaluation par critère. Vous pouvez inscrire la définition du minimum et du maximum seulement. Un libellé par défaut sera présent, vous pouvez les modifier en activant l'option Modifier les libellés. Les choix entre les deux ne peuvent être définis. Aucune valeur n'est associée aux réponses.

Une échelle à 7 points est proposé par défaut. Il est possible de la modifier selon vos besoins.

Réponse courte

L'évaluateur pourra inscrire du texte dans une boite commentaire. Aucune valeur ne peut être associée à une réponse courte.

Choix de réponses

Lorsque vous sélectionnez des choix de réponses, trois vous sont proposés par défaut. Par contre vous avez la possibilité de les remplacer par les choix de réponses correspondant à vos besoins.

Un système d'attribution de couleur est également proposé. Il est possible de modifier les couleurs des choix de réponses. Pour modifier une couleur, vous devez mettre votre souris sur la couleur à modifier, un tooltips ouvrira avec les choix de couleur possible. Cliquez sur la couleur souhaitée pour la sélectionner. Vous pouvez sélectionner le carré avec un X à l'intérieur pour ne pas associer de couleur au choix de réponse.
Afin d'ajouter un choix de réponse, vous devez : 

1. Cliquez sur l'icône Plus (+) situé en dessous des choix de réponse. Un nouveau champ s'ajoutera.
2. Entrez le libellé du choix de réponse désiré et la couleur associée. 
3. Répétez les étapes 1 et 2 au besoin

Attention! Un maximum de neuf choix de réponses peuvent être créés. 

Afin de supprimer un choix de réponse, cliquez sur l'icône poubelle situé à la droite du champ à supprimer.

Le système d'attribution de résultats quantitatifs fonctionne en pourcentage. Chaque occurrence contient 3 types de note : Note de section, Note totale et Note globale.

• Note de section : La note donnée par l'évaluateur par section
• Note de l'évaluateur : La note donnée par l'évaluateur pour l'occurrence 
• Note totale : La note finale de l'occurrence 
• Note globale : La note finale du processus

La Note globale sera générée de la manière suivante :

• La Note de l'évaluateur d'une évaluation complétée est calculée par la moyenne des Notes de section qu'elle comporte
• La Note totale est calculée par la moyenne des Notes de l'évaluateur du processus
• La Note globale de l'occurrence d'un processus est calculée par la moyenne des Notes totales

Astuce : Toutes ces notes peuvent être modifiées par l'évaluateur de l'employé.

La comptabilisation des évaluation à résultats qualitatifs se base sur un barème créé à partir d'un système de couleur à valeur prédéterminée.

Vert = Dépasse les attentes

Jaune = Répond aux attentes

Rouge = Ne répond pas totalement aux attentes

Ce barème est disponible pour les évaluateurs lors de la complétion des formulaires d'évaluation.

Fonctionnement du calcul

1. Une valeur est associée à chacun des couleurs de résultat de sections, permettant ainsi le calcul automatisé des résultats par évaluateur. 

2. Le résultat de l'occurrence est calculé automatiquement à partir d'une moyenne des résultats par évaluateurs.

3. Le résultat global est calculé automatiquement à partir d'une moyenne des résultats de toutes les occurrences.

Astuce : Chaque résultat calculé automatiquement peut être modifié manuellement par l'évaluateur et ce sera cette valeur qui sera utilisée pour les calculs ultérieurs.

La dernière étape est de choisir entre terminer le processus ou l'enregistrer en tant que brouillon afin de l'enregistrer plus tard.

Terminer la création du processus

Cette action permet de rendre le processus disponible aux évaluateurs. Il se déclenchera automatiquement aux dates configurées à l'intérieur.
Une fois terminé, vous reviendrez sur la page Processus d'évaluation de performance, où vous pourrez constater que le processus fait partie de la liste avec le statut Prêt.

Attention! Un processus terminé sera accessible aux évaluateurs dès la prochaine occurrence prévue, selon la date de création du processus. 

Enregistrer le processus en tant que brouillon

Cette action permet d'enregistrer le processus pour y revenir plus tard, le modifier au besoin et le compléter. En enregistrant en brouillon, le processus ne se déclenchera pas et vous aurez toujours la possibilité de modifier le processus pour le terminer ou le supprimer. 

Lors de la création du processus, l'enregistrement crée un processus en statut Brouillon.
Un processus ayant le statut Brouillon ne sera pas disponible aux évaluateurs.

Enregistrement automatique

Le processus est enregistré automatiquement à plusieurs reprise lors de la création du processus. L'enregistrement automatique est activée par défaut.

Astuce :  Il est possible de désactiver le mode d'enregistrement automatique. Afin de désactiver l'enregistrement automatique, cliquez sur l'icône de paramètres et désactivez l'option Enregistrement automatique. 

Enregistrement manuel

Cliquez sur l'icône de disquette situé dans le coin supérieur droit de la zone de création. 

Il est possible de modifier un processus peu importe son statut.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module des processus d'évaluation de performance (Admin > Ressources humaines > Processus d'évaluation de performance). Une liste contenant l'ensemble des processus d'évaluation de performance de l'organisation apparaîtra.
2. Dans le tableau des processus d'évaluation, cliquez sur l'ellipse du processus désiré puis sélectionnez Modifier.
3. Si applicable, dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'une des deux options suivantes pour choisir à partir de quel moment vos modifications prendront effet.
   • À partir de la prochaine occurrence - Les modifications seront appliquées uniquement à partir de la prochaine
évaluation à venir, sans impacter les évaluations en cours ou passées.
   • Nouveauté : À partir de maintenant ainsi qu'aux prochaines occurrences - Vous pourrez uniquement modifier le contenu des sections et des questions. Ces modifications affecteront toutes les occurrences, y compris les évaluations passées.
4. Effectuez les modifications désirées et enregistrez-les. Vous pouvez cochez la case pour envoyer un courriel à l’ensemble des employés qui participent à l'évaluation.

Annuler un processus en cours

 Nouveauté : Cette fonctionnalité a été ajoutée lors de la mise en ligne du 24 octobre 2024.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module des processus d'évaluation de performance (Admin > Ressources humaines > Processus d'évaluation de performance). Une liste contenant l'ensemble des processus d'évaluation de performance de l'organisation apparaîtra.
2. Dans le tableau des processus d'évaluation, cliquez sur l'ellipsedu processus en cours désiré puis sélectionnez Annuler l'évaluation en cours. Un message de confirmation apparaîtra vous informant que l'annulation entraîne la suppression définitive et irréversible de toutes les évaluations en cours.
3. Pour confirmer l'annulation, cliquez sur Annuler l'évaluation en cours. Le statut du processus passera alors à Prêt pour la prochaine occurrence.

Une fois l'annulation confirmée, un courriel est envoyé à l’ensemble des employés qui participent à l'évaluation.

Supprimer un processus

Attention! Les résultats antérieurs enregistrés liés au processus ne seront pas supprimés.

1. Accédez au module de gestion des processus d'évaluation de performance

Afin d'y accéder, utilisez le chemin suivant : Admin > Ressources humaines > Évaluation de performance

Une liste contenant l'ensemble des processus d'évaluation de performance de l'organisation apparaîtra. 

2. Cliquez le l'icône Trois points situé à la droite de la ligne du processus désiré

Un menu s'ouvrira.

3. Sélectionnez l'option Supprimer

Attention! Si le processus est en cours de complétion tous les formulaires d'évaluation non finalisés contenant de l'information seront perdus.

4. Confirmez l'action

Le processus sera supprimé. Les évaluateurs n'y auront plus accès aux formulaires à compléter.