Centre d'aide Folks

Folks RH est un logiciel de gestion des ressources humaines tout-en-un qui combine simplicité, accessibilité et flexibilité pour vous donner un coup de pouce avec la gestion de vos ressources humaines.

Pour en savoir plus en tant qu'administrateur consultez l'article Administrateur - Survol de Folks

Avec plus de 30 modules et fonctionnalités, des dizaines d’intégrations et le soutien d’experts RH, Folks est la solution la plus complète pour les PME.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de l'interface et des fonctionnalités de la plateforme. Pour plus d'informations, téléchargez notre guide Découvrez Folks RH.

Interface

Folks est un outil de travail intuitif pour les gestionnaires et les responsables RH. Une interface conviviale, à l’image de l’équipe qui la propulse.

En vous connectant à la plateforme, vous vous trouverez dans le Centre de rappels et de notifications. Ce tableau de bord vous permet de visualiser rapidement les activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre organisation.

L'interface se compose des éléments suivants :

• Un menu de navigation situé sur la gauche de l'interface. Vous devez cliquez sur l'icône Agrandir afin de le faire apparaître. Les onglets auxquels vous avez accès s’afficheront.
• Une entête où vous trouverez des raccourcis vers les différents outils et formulaires de demande (absence, vacances, temps supplémentaire, etc.)

La plateforme est disponible en français et en anglais.

Fonctionnalités clés

De l’accueil et l’intégration des employés aux évaluations de performance, en passant par la gestion des absences, atteignez vos objectifs RH et maximisez votre productivité avec la technologie de Folks.

Les fonctionnalités suivantes sont parmi nos principales, les plus utilisées et les plus appréciées.

• Gestion des ressources humaines
• Gestion des dossiers employés
• Accueil et intégration
• Tableau de bord et rapports RH
• Gestion des absences
• Feuilles de temps
• Évaluation de performance
• Système de recrutement (ATS)

Folks offre également des possibilités d’intégration avec des logiciels de paie, de gestion des horaires et de reconnaissance des employés afin de faciliter votre quotidien et de centraliser vos informations RH.

Découvrez les plans et fonctionnalités du logiciel Folks RH, qui couvriront l’ensemble de vos processus RH avec des modules puissants, flexibles et abordables.

Pour des informations sur la façon dont nous assurons la sécurité de vos données, visitez notre Trust Center.

Débuter avec Folks

Vous n'êtes pas encore client? Communiquez avec nous pour obtenir une démo ⇒

Assistez à la rencontre de démarrage avec notre équipe puis suivez les étapes du guide pour l'mport initial des employés dans Folks.

Consultez également nos guides d'introduction et la liste de nos vidéos de formation pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

• Gestionnaire - Survol de Folks
• Employé - Survol de Folks
• Vidéos de formation Folks

Pour toute question ou assistance, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Folks évolue et met l'employé au centre de son écosystème. 

Apprenez-en davantage sur les améliorations et changements à venir dans cet extrait de notre webinaire pour administrateurs!

Connectez-vous ici: https://next.folkshr.app/auth/login

Pour plus de détails sur les changements voir : Un nouveau Folks vous attend 🚀

• 00:00 - Connexion SSO et interface
• 01:43 - Mon profil
• 04:03 - Faire une demande
• 05:16 - Rechercher un employé et consulter son profil
• 08:17 - Liste des employés et navigation
• 15:21 - Rapports
• 16:45 - Module de paie à venir

Options de configuration

En tant qu'administrateur de la plateforme, vous verrez la section Paramètres où plusieurs options de configuration sont regroupées. D'autres options sont également disponibles à travers la plateforme en cliquant sur l'icône de la roue dentelée ⚙️.

Découvrez les différentes sections de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configuration. Notre formation sur les modules avancés couvre certaines de ces configurations plus en détail.

• Employés :
  • Liste des employés : personnalisation du profil des employés (champs personnalisés)
  • Profil de l'employé : paramètres de visibilité et champs personnalisés
  • Comptes de dépenses : configuration des dépenses admissibles
• Temps :
  • Absences : afficher/masquer/ajouter des raisons d'absence
  • Vacances : afficher/masquer les types de vacances
  • Temps supplémentaire : afficher/masquer les types/valeurs de temps supplémentaire
  • Feuilles de temps : configuration de la feuille de temps
• Arrivées et départs : configuration des processus d'arrivée et de départ
• Évolution et carrière : configuration des processus d'évaluation de performance
• Recrutement : configuration des demandes de réquisition de personnel
• Compagnie : configuration des structures d'organisation et des normes. Gestion des clés API
• Documents : ajout de ressources documentaires et création de gabarits de signature électronique
• Paramètres : gestion des rôles, ajout d'utilisateurs, configuration d'intégrations, et plus encore!

Dans cette première formation, nous explorerons les fonctionnalités essentielles de la plateforme pour vous aider à naviguer et à gérer efficacement votre environnement.

Voir aussi : Un nouveau Folks vous attend 🚀

• 00:00 - Options de connexion et page d'accueil
• 03:42 - Menu utilisateur et Mon profil
• 07:40 - Faire une demande
• 09:22 - Rechercher un employé et consulter/modifier son profil
• 14:13 - Menu principal
• 23:39 - Liste des employés
• 28:24 - Notes au dossier dans le profil d'un employé
• 30:40 - Historiques, options de configuration et suppression d'un employé
• 34:03 - Sommaire des employés
• 35:22 - Ajout d'un employé et personnalisation du profil des employés
• 38:28 - Comptes de dépenses
• 39:21 - Disciplines
• 42:35 - Arrivées et départs
• 51:37 - Ajout d'un départ
• 54:15 - Désactivation d'un employé (sans impact sur les statistiques)

Activités pratiques

C'est à vous de jouer!

1. Rendez-vous dans Compagnie > Informations pour remplir votre fiche de compagnie afin de fournir des informations essentielles sur votre organisation.
2. (Optionnel) Mettez vos connaissances en pratique en créant un processus d'arrivée pour un nouvel employé avec des tâches spécifiques.
3. Si vous souhaitez configurer l'authentification unique (SSO), consultez notre article.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la deuxième formation, dans laquelle nous aborderons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Dans cette deuxième formation, nous vous présenterons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Voir aussi : Un nouveau Folks vous attend 🚀

• 00:00 - Introduction
• 01:42 - Absences (actions possibles, options de configuration, etc.)
• 12:21 - Envoi/modification d'une demande par un employé
• 15:57 - Approbation d'une demande
• 19:09 - Vacances
• 29:06 - Temps supplémentaire
• 37:37 - Feuilles de temps (options disponibles, fonctionnement, etc.)
• 43:50 - Calendrier
• 44:57 - Configuration des banques des employés
• 57:12 - Transfert des banques
• 59:04 - Certificats (ajout, assignation, etc.)
• 1:05:07 - Formations

Activités pratiques

1. Réfléchissez aux normes qui devraient être mises en place éventuellement dans Compagnie > Normes > Employés.
2. (Optionnel) Ajoutez une formation ou certification.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la troisième formation, dans laquelle nous couvrirons les modules avancés de la plateforme.

Dans cette troisième formation, vous découvrirez les modules avancés de Folks, notamment la signature électronique et l'évaluation de performance.

Voir aussi : Un nouveau Folks vous attend 🚀

• 00:00 - Disciplines et accidents de travail
• 11:35 - Comptes de dépenses
• 13:37 - Réquisition de personnel
• 16:14 - Climat de travail
• 21:13 - Ressources documentaires et signature électronique
• 31:37 - Évaluation de performance
• 41:40 - Autres configurations (heures hebdomadaires, normes, etc.)
• 54:38 - Tableau de bord et KPI

Ressources utiles et prochaines étapes

Explorez la plateforme en créant des entrées «test» que vous pourrez supprimer par la suite.

Nouveau client? Utilisez notre checklist afin d'effectuer les configurations nécessaires pour le déploiement et vous préparer à votre rencontre de validation avec notre équipe.

Au besoin, nous pouvons également vous assister dans les différentes étapes de configuration, par exemple pour la création des utilisateurs (dernière étape).

Si vous bénéficiez de l'ATS, une rencontre de démarrage vous sera proposée afin de débuter le processus d'implantation.

Cet capsule est destinée à tous les membres de supervision, incluant chefs d'équipe, gestionnaires, superviseurs et directeurs de département. Vous découvrirez comment utiliser efficacement Folks pour optimiser la gestion quotidienne de vos employés.

La capsule couvre également les principales fonctionnalités et modules du SIRH, offrant des explications détaillées et des exemples pratiques.

1 - Page d'accueil et navigation

Lorsque vous accédez à la plateforme, vous vous trouverez sur la page d'accueil. Cette page vous offre une vue d'ensemble des activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre équipe.

Vous avez la possibilité de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur vos informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de votre équipe).

Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

• Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
• Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

2 - Employés

Lorsque vous cliquez sur Employés dans le menu de gauche, vous avez accès aux onglets suivants :

• Liste des employés - Vous pouvez voir cette page comme un bottin téléphonique. Cliquer sur le nom d'un employé vous redirigera vers son profil. Une barre de recherche est également disponible dans l'entête pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks. Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.
• Comptes de dépenses - Cette page contient les comptes de dépenses en cours. Vous pourriez être responsable de leur approbation selon la configuration de votre entreprise.
• Disciplines - Ce module vous permet de conserver une trace des mesures disciplinaires à jour sur les dossiers de vos employés.

3 - Gestion du temps

La section Temps vous permet de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés. Pour créer une entrée, ouvrez la page correspondante, cliquez sur + Ajouter, sélectionnez l'employé désiré et complétez les informations nécessaires.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter les vacances des membres de votre équipe ou de tous les employés (selon la configuration de votre entreprise).

Si votre entreprise utilise la feuille de temps, vos employés devront la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine.

Pour approuver la feuille de temps d'un employé, vous devez cocher la case sous la colonne Approbation à la fin de la semaine ou de la période.

4 - Traitement d'une demande

Vous pouvez approuver ou refuser les demandes de votre équipe en cliquant sur celles-ci dans la section Demandes non approuvées.

Pour approuver une demande de vacances, par exemple, procédez comme suit.

1. Cliquez sur la demande de vacances à approuver. La date située sous le nom de l'employé est la date pour laquelle la demande a été envoyée.
2. Dans la page des vacances de l'employé, nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations.
3. Sous la colonne Statut de la demande, cliquez sur le crochet vert pour approuver la demande.

Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer que sa demande a approuvée ou modifiée et approuvée.

5 - Gestion des carrières et des certificats

Dans la page de gestion des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats), vous trouverez la liste des renouvellements à venir dans le même ordre que celui des rappels sur la page d'accueil (si applicable).

La page de gestion des carrières peut, quant à elle, vous permettre d'ajouter des notes d'avancement et des plans progressifs pour vos employés.

Trucs et astuces

• Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
• Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

En plus de la création de dossier individuel par profil employé, il est possible de créer des dossiers communs à tous les employés. 

Création de dossiers génériques

Passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur la roue dentelée afin d'accéder au module de configuration. Sous le deuxième onglet (gestion des dossiers), il est possible de créer un nouveau dossier, ainsi que de renommer ou supprimer les dossiers génériques existants. La création de dossier s'appliquera à tous les employés. Ce dossier sera également présent par défaut dans le profil des nouvelles embauches. 

Cela vous permet d'éviter la configuration manuelle répétitive par employé, et d'uniformiser la gestion documentaire pour tous les employés.

Suppression de dossiers génériques

Pour supprimer un dossier, passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur la roue dentelée. Sous l'onglet gestion des dossiers, vous verrez tous les dossiers génériques existants. À la droite du dossier à supprimer cliquez sur les trois points verticaux ⋮ et sélectionnez supprimer. Le dossier sera supprimé pour tous les employés. Les documents qu'il contient seront automatiquement déplacés dans le dossier permanent de chaque employé.

⚠️Attention: cette manipulation est irréversible. 

👉 À noter: les dossiers génériques ne sont pas modifiables depuis le profil employé. 

Pour la gestion des dossiers par profil employé (gestion individuelle) voir Gestion documentaire dans le profil employé. 

Qui a accès à la gestion des dossiers génériques?

Tous les utilisateurs ayant comme permission la personnalisation du profil employé. 

Vous avez créé vos dossiers employés et suivi nos formations? Vous êtes au bon endroit!

La mise en place de votre Folks peut se faire rapidement, mais il se peut aussi que vous souhaitiez planifier le déploiement de la plateforme pour une utilisation optimale.

Si vous souhaitez déployer la plateforme le plus rapidement possible, suivez les étapes ci-dessous. Vous trouverez également des conseils pour créer un impact à long terme.

👔 Employés : Structure d'organisation et superviseurs

Suite à l'import de vos employés, vous devriez avoir validé leurs informations dans le sommaire (Rapports > Liste des sommaires > Sommaire des employés). Vous pouvez toujours créer des champs personnalisés et utiliser les fonctionnalités d'import/export pour importer les nouvelles informations.

L'étape suivante consiste à créer votre structure d'organisation (titres d'emploi, départements et sites d'opération). Il se peut toutefois que vous ayez déjà importé ces informations lors de l'import initial.

Si c'est le cas, rendez-vous dans les structures d'organisation pour identifier le superviseur de chaque département. Vous devrez également identifier les superviseurs de vos chefs de départements. Lisez les instructions ci-dessous pour découvrir comment faire.

💡 Vous prévoyez recruter bientôt? Pensez à automatiser le processus d'accueil et d'intégration de vos nouvelles recrues. Si des étapes impliquent la lecture ou la signature de documents, ajoutez-les aux ressources documentaires ou au module de signature électronique!

• Auto-onboarding de l'employé
• Introduction aux étapes de signature électronique
• Les étapes complètes pour configurer les processus d'accueil et d'intégration
• Guide d'utilisation du module ressources documentaires

Le processus de départ peut également être automatisé (voir Les étapes complètes pour configurer les processus de départ).

Le saviez-vous? Notre fonctionnalité de réquisition de personnel permet aux gestionnaires de solliciter de nouvelles ressources pour leurs équipes ou de demander un remplacement. Vous pouvez configurer des formulaires de demande de réquisition depuis le menu Recrutement (voir Créer une configuration pour les demandes de réquisition de personnel).

📅 Gestion du temps : Normes et banques

Pour utiliser le module de gestion du temps, vous devez ajouter vos jours fériés et établir les normes de vos employés.

La feuille de temps peut être utilisée afin de suivre les heures de travail de vos employés. Voir les instructions ci-dessous.

Le saviez-vous? Vous pouvez sélectionner des personnes spécifiques pour qu'elles reçoivent des notifications lors d'événements tels que l'envoi de certaines demandes ou la modification d'employés (voir Gérer les listes d'envoi).

🔒 Utilisateurs : Accès et permissions

Lorsque vous avez effectué toutes les configurations souhaitées, vous pouvez inviter vos employés en générant leur utilisateur. Assurez-vous d'avoir effectuer la gestion des rôles pour leur assigner les permissions adéquates et vérifiez le tout avec notre équipe.

Félicitations!🎉 Vous êtes maintenant prêt à déployer la plateforme.

👉 Autres modules à considérer

Les modules suivants peuvent être mis en place avant ou après le déploiement pour maximiser la valeur de la plateforme.

• Développement professionnel - Ajoutez les certificats des employés afin de suivre les dates d'obtention et/ou de renouvellement. L'ajout de formations permet également de suivre l'ensemble des coûts (formateur, voyage, etc.) liés aux activités de développement.
• Comptes de dépenses - En plus des demandes de congé et de temps supplémentaire, les employés peuvent faire des demandes de comptes de dépenses lorsqu'un formulaire de demande est disponible (Employés > Comptes de dépenses > icône⚙️).
• Évaluation de performance - Optimisez votre performance organisationnelle en créant des évaluations sur mesure (Évolution et carrière > Performances > icône⚙️).

Continuez de consulter notre centre d'aide pour obtenir des ressources et des informations sur l'utilisation de Folks.

Nous sommes heureux de vous avoir parmi nous!

L’option « Importation/Exportation » est une fonctionnalité pratique qui vous permet d’importer rapidement des données sur plusieurs employés en même temps.

Si vous êtes prêts à débuter avec l'utilisation de Folks et que vous aimeriez importer vos employés, continuez la lecture afin d'apprendre comment y parvenir. 

Étape 4 : Correspondance

 

Une nouvelle page s'ouvrira et vous devrez lier chaque colonne de votre fichier d’importation au champ correspondant. Après avoir établi ces correspondances, cliquez sur Importer. Si des erreurs sont détectées, elles seront signalées. Veillez alors à les corriger dans le fichier original afin de pouvoir le réimporter.

 

Voici quelques conseils pour remplir correctement la feuille de calcul :

• Le numéro d’identification/matricule est unique. Assurez-vous de ne pas attribuer des numéros déjà existants aux employés de votre fichier. Si le numéro d'identification est le même que celui d'un autre employé (déjà importé ou qui sera importé dans le même fichier), alors il faut cocher la case « Permettre l'importation de plusieurs employés ayant un numéro d'employé identique ».
• Les champs suivants doivent être les mêmes que ceux déjà existants: titre d’emploi, département et site d’opération. S’ils n’existent pas déjà dans votre environnement Folks, ils seront alors créés.
• Toutes les dates doivent être entrées sous le format aaaa-mm-jj.
• La langue doit être entrée en majuscule: Français (ne pas oublier le ç) ou Anglais
• Le type d’emploi doit correspondre à l’une des options prises en charge par le système:

- Casual Relief

- CDD temps partiel

- CDD temps plein

- CDI temps partiel

- CDI temps plein

- Congé Maternité/Parental

- Consultant Externe

- Contractuel

- Contractuel - Temps partiel

- Contractuel - Temps plein

- Étudiant

- Invalidité

- Occasionnel

- Préretraite

- Probation

- Saisonnier

- Sous-traitant

- Stagiaire

- Sur appel/Temps plein

- Surnuméraire

- Temporaire

- Temps partiel

- Temps plein

- Travailleur étranger temporaire

• Les noms des provinces doivent être écrits exactement de la même façon que dans le système. Les noms doivent être en français et commencer par une majuscule. Ex.: Québec et non quebec ou Quebec.
• Le nom du pays doit également être en français et commencer par une majuscule.
   

Pour le fichier exemple, cliquez ici.

Si vous êtes responsable de la configuration de Folks, ce guide s'adresse à vous!

Chez Folks, nous avons une philosophie : performer dans le plaisir. C’est pourquoi nous aspirons à vous offrir une expérience agréable, tant pendant la phase d’implantation de notre solution que lors de son utilisation quotidienne.

Étape 0 - Rencontre de démarrage avec l'équipe de Folks

Après la rencontre de démarrage, vous recevrez vos accès et serez prêt à passer à l'étape 1.

Étape 1 - Connexion à la plateforme

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située en haut à droite et sélectionnez Gestion du compte. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

Pour valider les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres > Importation/Exportation

Étape 2 - Import de vos employés dans Folks

Une fois vos informations validées, la prochaine étape consiste à importer les données de vos employés dans Folks. Suivezles instructions ci-dessous.

La plateforme peut apparaître différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, la fonctionnalité d'import reste la même.

1. Ouvrez le fichier d'import fourni par notre équipe. Si vous n'avez pas reçu le fichier, vous pouvez en faire la demande à support@folksrh.com

2. Remplissez les champs désirés. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés dans le fichier, vous devez d'abord les créer dans Folks. Les valeurs des champs personnalisés de type liste déroulante doivent être séparés par des points-virgules (exemple : Option1;Option2).

   Colonne	Précision
   Nom de l'employé*
   Prénom de l'employé*
   Numéro d'identification / Matricule*	Le numéro d'identification doit être unique.
   Titre d'emploi	Doit être identique à Folks. Le titre d'emploi sera créé s'il n'existe pas.
   Département	Doit être identique à Folks. Le département sera créé s'il n'existe pas.
   Site d'opération	Doit être identique à Folks. Le site d'opération sera créé s'il n'existe pas.
   Syndicat	Doit être identique à Folks
   Type d'emploi	Doit être identique à Folks. Consultez la liste des types d'emploi pris en charge dans la page d'import de Folks (Admin > Import/Export > Importation des informations des employés).
   Date d'embauche*	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Date de naissance (recommandé)	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Date de reconnaissance (facultatif)	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Courriel personnel
   Courriel corporatif
   Langue	Français ou Anglais
   Sexe attribué à la naissance	M ou F
   Adresse ligne 1
   Adresse ligne 2
   Adresse ligne 3
   Ville
   Province	Le nom de la province doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : Québec et non Quebec).
   Pays	Le nom du pays doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : États-Unis).
   Code postal
   Téléphone
   Téléphone secondaire
   Téléphone au travail
   Extension au travail
   NAS
   1er contact en cas d'urgence
   Lien 1er contact
   Téléphone du 1er contact d'urgence
   2e contact en cas d'urgence
   Lien 2e contact
   Téléphone du 2e contact d'urgence
   Salaire horaire (recommandé)
   Salaire annuel (facultatif)

3. Enregistrez le fichier en sélectionnant le type CSV (séparateur : point-virgule) et importez-le (Paramètres > Import/Export > Import des employés). Les formats .xlsx, .xls et .csv sont pris en charge.
4. Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux bons champs et cliquez sur Importer.
5. Un rapport sera disponible après le traitement de votre fichier. Si des erreurs sont détectées, veillez à les corriger avant de réimporter le fichier.
6. Validez les informations dans le sommaire des employés (Employé > Liste des employés > Voir le sommaire).

Étape 3 - Visionnement des sessions de formation

Informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation:

1. Configuration et mise en place
2. Gestion des employés
3. Modules avancés

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes étapes de configuration de la plateforme, comme la gestion des utilisateurs.

Une fois la configuration terminée, vous pourrez planifier votre déploiement et commencer à utiliser Folks! 🎉

💡Astuce: Lorsque le temps sera venu, partagez nos guides d'introduction avec vos collègues pour les initier à la plateforme.

• Gestionnaire - Survol de Folks
• Employé - Survol de Folks

Ressources pour la configuration

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Voici quelques ressources qui pourraient vous intéresser au début de votre processus :

• Paramétrer les jours fériés
• Comprendre le fonctionnement des normes organisationnelles
• Comprendre le fonctionnement des nomes des employés
• Configuration de votre système (liste de lecture sur la structure d'organisation)
• Comment ajouter un champ personnalisé au profil employé?

Consultez la liste de nos vidéos de formation Folks pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

La mise en place de votre structure d'organisation peut être faite manuellement ou via une importation de fichier. Nous recommandons une importation de fichier puisque cette méthode est beaucoup plus rapide lors de la configuration initiale. Voici les étapes afin de le faire via l'importation d'un fichier.

Étape 1: Exporter votre liste d'employés

Afin d'exporter les informations nécessaires à cette étape, dans votre menu à gauche, sélectionnez Employés et Liste des employés. Dans cette page, appuyez sur le bouton Voir le sommaire qui se trouve en haut à droite de la page.

Lorsque vous vous trouvez dans la page Sommaire, appuyez sur le bouton Exporter afin de faire afficher la modale d'options d'exportation. Dans cette modale, désélectionnez toutes les cases sauf celles-ci :

• Employé
• Numéro d’employé
• Numéro de compagnie
• Titre d’emploi

Une fois que vous n'avez que ces cases sélectionnées, appuyez sur Exporter. Cette action lancera le téléchargement d’un fichier CSV contenant les informations sélectionnées pour l’ensemble de vos employés. Ouvrez ce fichier et passez à l’étape suivante.

Étape 2: Modifier le fichier afin d'ajouter les structures d'organisation à créer

Dans le fichier téléchargé, vous trouverez les informations suivantes : 

• 5 colonnes : Nom, Prénom, Numéro de l'employé, Numéro de compagnie et Titre d'emploi
• La colonne Titre d'emploi est vide

Lors de l’importation de ce fichier, les titres d’emploi, départements et sites d’opération qu’il contient seront créés. Vous devez donc, ajouter manuellement les colonnes Département et Site d’opération (au besoin). Si vous n’avez qu’un seul site, nous vous déconseillons d’ajouter la colonne Site d’opération. Renseignez ensuite les informations propres à chaque employé dans les colonnes Site d’opération, Département et Titre d’emploi.

⚠️Attention! Assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans les noms des structures afin de ne pas les créer en double. Exemple : "Ventes" et "Vente" dans la colonne Département créerait deux départements différents lors de l'importation.

Étape 3: Importer le fichier

Une fois le fichier complété, il faut maintenant l'importer dans votre système. Accédez à la page Paramètres  >  Importation/Exportation puis, dans l’onglet Import des employés, sélectionnez l’option Importer à partir d’un fichier. Choisissez le fichier complété et appuyez sur Importer. Sur la page suivante, cochez l'option nommée Permettre l’importation de plusieurs employés ayant un numéro d’employé identique et liez les informations suivantes ensemble :

• Numéro de l’employé -> Numéro de l’employé
• Numéro de compagnie -> Numéro de compagnie
• Site d’opération -> Site d’opération
• Département -> Département
• Titre d’emploi -> Titre d’emploi

Vous n’avez pas à importer le nom et prénom de l’employé, donc laisser le menu déroulant à Ne pas importer.

Un fois configuré correctement, cliquez sur Importer pour compléter l'importation.

Étape 4: Ajouter les superviseurs à vos départements

Accédez à Compagnie  > Structures d’organisation, puis à l'onglet Départements, pour lier les superviseurs aux départements. Cliquez sur l’icône papier/crayon au bout de la ligne de chaque département afin de sélectionner le superviseur pour chaque site d’opération. Notez qu'un seul superviseur peut être assigné par site d’opération dans un même département. 

Une fois les superviseurs liés à vos départements, ils seront automatiquement associés aux profils de vos employés selon le site d'opération et le département correspondants.

L’authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de Folks de se connecter à la plateforme à l’aide de leurs identifiants professionnels existants, simplifiant ainsi l’accès tout en renforçant la sécurité.

Activer la fonctionnalité dans Folks

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres > Sécurité.

2. Assurez vous d'être dans l’onglet Authentification unique (SSO) et cliquez sur Activer.

3. Remplissez les champs suivants :

   • Code de compagnie : libre à vous de le choisir, en autant que ce n'est pas déjà pris.

   • Fournisseur d'identité : Google Workspace ou Microsoft.

Configuration avec Microsoft

1. Connectez-vous au portail Azure.

2. Accédez à Applications d’entreprise.

3. Cliquez sur Nouvelle application, puis sur Créer votre propre application.

4. Nommez votre application Folks et cliquez sur Créer.

5. Une fois l’application ajoutée, configurez l’authentification unique en sélectionnant la méthode SAML, puis cliquez sur Modifier.
   👉 Pour plus d’informations, consultez la documentation SAML configuration for Microsoft Azure.

6. Dans la première section (Configuration SAML de base), remplissez les champs suivants :

   • Identificateur (ID d’entité) :
     https://api.folkshr.app/auth/sp/code_de_votre_compagnie

   • URL de réponse (Assertion Consumer Service) :
     https://api.folkshr.app/api/v2/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie
     (Remplacez code_de_votre_compagnie par le nom défini préalablement dans Folks sous Paramètres > Sécurité.)

7. Cliquez sur Sauvegarder.

8. Dans la troisième section (Certificats SAML), téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

9. Retournez dans Folks, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Configuration avec Google

1. Accédez au portail d’administration Google.

2. Sélectionnez Apps.

3. Cliquez sur Web and mobile apps, puis sur Add App > Add custom SAML app.

4. Nommez votre application Folks, ajoutez une icône si souhaité, puis cliquez sur Continue.

5. À l’écran Google IdP Information, cliquez sur Next.

6. À l’écran Service Provider Details, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Next :

   • ACS URL :
     https://api.folkshr.app/api/v2/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie

   • Entity ID :
     https://api.folkshr.app/auth/sp/code_de_votre_compagnie
     (Le code de compagnie correspond à celui défini dans Folks sous Paramètres > Sécurité.)

7. À l’écran Attribute Mapping, cliquez sur Add New Mapping et associez l’adresse courriel principale au champ email.

8. Assurez-vous que le bouton Service Status est activé.

9. Téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

10. Retournez dans Folks, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Connexion des utilisateurs

Lorsqu’un utilisateur accède à la page de connexion de Folks, il verra un nouveau bouton lui permettant de se connecter via l’authentification unique. Il devra entrer le code de compagnie que vous lui aurez fourni pour finaliser la connexion.

Exiger la connexion SSO 

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez exiger l’utilisation du SSO pour l’ensemble des utilisateurs :

• Activez simplement le bouton Exiger la connexion SSO pour tous les utilisateurs.

⚠️Lorsque cette option est activée, la connexion classique (saisie manuelle de l'adresse courriel et du mot de passe) n'est plus disponible. Il est donc important de s'assurer que tous vos utilisateurs possèdent une adresse courriel professionnelle liée à Microsoft ou Google.

L'arrivée ou le départ d'un employé implique une série de tâches essentielles qui, gérées manuellement, deviennent vite une source d'oublis et de délais.

Le module Accueils et départs permet de configurer une fois des processus standardisés, puis de les déclencher automatiquement pour chaque employé, avec un suivi en temps réel et des rappels intégrés.

Voici un aperçu des fonctionnalités disponibles et des guides pour vous accompagner.

Vous disposez également des ressources suivantes :

• Check-list d'accueil & intégration
• Modèle d'entrevue de départ

Fonctionnalités et avantages

• Automatisation des tâches administratives - Gagnez un temps précieux et concentrez-vous sur l'accompagnement humain.
• Échéanciers et rappels automatisés - Assignez des tâches aux personnes responsables, définissez des dates d'échéance, et activez les rappels par courriel.
• Plans d'accueil personnalisés - Offrez à chaque employé une expérience adaptée à son titre d'emploi.
• Suivi de la progression - Visualisez en un coup d'œil la progression des tâches pour intervenir rapidement et garantir une transition fluide.

Permissions relatives au module

Dans les rôles et permissions, sous Pages accessibles,  vous trouvez :

Configuration des processus

Avant de déclencher des processus d'accueil ou de départ, il est important d'en effectuer la configuration dans le module (Accueils et départs > Processus > ).

Configurez des processus standardisés avec des tâches organisables par glisser-déposer et associez-les à un ou plusieurs titres d'emploi pour qu'ils soient suggérés au déclenchement.

À l'intérieur d'un processus, il est possible de personnaliser le responsable et la date d'échéance d'une tâche sans affecter la tâche d'origine (modèle).

• Configurer un processus d'accueil ou de départ

Déclenchement des processus et suivi de la progression

Une fois la configuration d'un processus terminée, vous pouvez le déclencher et suivre la progression des tâches directement dans le module (page Processus). Lorsqu’un processus est déclenché, les responsables de tâche reçoivent un courriel pour les en aviser.

Vous pouvez également consulter l'historique des processus d'un employé dans son profil (onglet Processus).

Il est possible d'ajouter des tâches aux processus en cours. Si un employé avec des tâches en cours devient inactif, ses tâches seront réassignées à un autre responsable.

• Déclencher un processus d'accueil ou de départ
• Gérer les processus et les tâches d'accueil et de départ

Gestion de mes tâches en tant qu'employé

Chaque employé peut consulter les tâches qui lui sont assignées dans son profil (onglet Mes tâches) afin de les compléter.

• Gérer les processus et les tâches d'accueil et de départ

Gestion des départs

Vous pouvez enregistrer le départ de l'employé afin d'en tenir compte dans les KPI. Pour déclencher un processus de départ, le départ de l'employé n'a pas besoin d'être enregistré.

• Ajouter un départ

Démonstration vidéo

Folks vous permet de définir des tâches à compléter lors de l'arrivée ou du départ de l'un de vos employés et ainsi vous assurez qu'elles soient complétées selon l’échéancier prévu. Cette configuration se fait via le module Accueils et départs.

Pour avoir accès à la configuration des processus, la permission Processus > Configuration est requise.

• Créer une tâche
• Créer un processus
• Déclencher un processus
• Suivre la progression d'un processus

Concepts clés

• Tâche modèle : Tâche indépendante de tout processus. Une même tâche modèle peut être réutilisée dans plusieurs processus modèles, avec la possibilité de surcharger le responsable ou la date d'échéance pour un processus donné sans affecter la tâche modèle elle-même.
• Processus modèle : Modèle configurable qui définit quelles tâches modèles le composent, dans quel ordre et à quels titres d'emploi il est associé. Il peut être modifié en tout temps et ces modifications s'appliquent uniquement aux prochains déclenchements, jamais aux processus déjà déclenchés.
• Processus déclenché : La copie créée lorsqu'on déclenche un processus modèle pour un employé précis.
• Processus actif : Processus déclenché dont le statut est En cours ou En retard. Un employé ne peut avoir qu'un seul processus actif à la fois.

Créer une tâche

Vous pouvez commencer par créer les tâches désirées afin de pouvoir les sélectionner lors de la création d'un processus. En créant des tâches indépendantes des processus, vous pouvez créer des tâches génériques qui pourront être modifiées selon les besoins une fois ajoutées aux processus.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module Accueils et départs > Processus.
2. En haut à droite de la page, cliquez sur l'icône d'engrenage (Configuration).
3. Sous l'onglet Tâches, cliquez sur + Créer une tâche.
4. Dans la page de création de la tâche, entrez un nom pour la tâche puis spécifiez s'il s'agit d'une tâche d'accueil ou de départ. Par exemple, vous pourriez créer la tâche Créer le dossier employé dans Folks et indiquer dans la description de remplir les sections Corporative et Rémunération.
5. Entrez une description.
6. Vous pouvez ajouter un maximum de 3 liens et de 3 pièces jointes.
7. Définissez un responsable pour la tâche en sélectionnant un employé précis ou un rôle (Superviseur ou Employé). La tâche sera automatiquement attribuée à toute personne correspondant à ce rôle au déclenchement du processus. 
8. Sélectionnez une date d'échéance.
   • Au déclenchement - La date d'échéance sera la date du déclenchement du processus.
   • (Accueil seulement) À la date d'embauche - La date d'échéance sera la date d'embauche de l'employé.
   • (Départ seulement) À la date de fin - La date d'échéance sera la date de fin de l'employé.
   • (Accueil seulement) Date de retour - La date d'échéance sera la date de retour de l'employé.
   • Personnalisée - La date d'échéance pourra être une date après le déclenchement, avant/après la date d'embauche (pour une tâche d'accueil) ou avant/après la date de fin (pour une tâche de départ).
9. Par défaut, les rappels par courriel sont activés. Les tâches pour lesquelles les rappels par courriel sont activés sont regroupées dans un courriel récapitulatif envoyé chaque lundi à 8h. Un rappel sera également envoyé une journée avant l'échéance de la tâche, puis une journée après, si celle-ci est en retard.
10. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois la tâche créée, vous pouvez la modifier, la dupliquer et la supprimer. Si vous supprimez une tâche incluse dans un processus déclenché, celle-ci restera visible.

Vous pouvez également personnaliser la vue afin d'épurer le tableau.

Créer un processus

Lorsque vous créez un processus, vous pouvez lier vos tâches existantes ou créer les tâches à lier pendant la création du processus.

1. Dans la configuration, sous l'onglet Processus, cliquez sur + Créer un processus.
2. Dans la page de création du processus, entrez un nom pour le processus puis spécifiez s'il s'agit d'un processus d'accueil ou de départ.
3. Entrez une description.
4. Sélectionnez les tâches d'accueil ou de départ préalablement créées dans la liste déroulante. De cette façon, vous pouvez leur apporter des modifications qui seront appliquées uniquement pour ce processus. Vous pouvez également créer une nouvelle tâche pour l'ajouter à ce processus. Celle-ci sera également ajoutée à la liste de tâches réutilisables. Modifiez l'ordre d'affichage des tâches au besoin.
5. Associez un ou plusieurs titres d'emploi au processus. Lorsqu'un employé possède l'un de ces titres dans son profil, ce processus pourra lui être attribué et déclenché au bon moment. Vous pouvez également associer le processus à tous les titres d'emploi en sélectionnant votre entreprise.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois le processus créé, vous pouvez le modifier, le dupliquer et le supprimer en cliquant sur (Plus d'options). Le type de processus ne pourra pas être modifié. Si vous apportez des modifications aux tâches dans le processus, elles seront appliquées seulement au processus actif.

Vous pouvez personnaliser la vue afin d'épurer le tableau (icône à droite du tableau).

Déclencher un processus

Lorsque vous serez prêt, le déclenchement des processus se fait directement dans le module en cliquant sur le bouton Déclencher un processus (voir Déclencher un processus d'accueil ou de départ).

Une fois qu'un processus est déclenché, vous pouvez le consulter, le terminer ou l'annuler. Si vous terminez ou annulez le processus, toutes les tâches non terminées seront marquées comme terminées ou annulées.

Suivre la progression d'un processus

La page des processus liste tous les processus déclenchés. Vous pouvez suivre la progression des tâches et voir le statut du processus (En cours, En retard, Terminé ou Annulé). La date de fin du processus en cours est la date de la tâche la plus tardive.

Cliquez sur un processus pour voir les tâches. Selon vos permissions, vous pouvez apporter des modifications. Si la tâche vous est assignée, vous pouvez la compléter.

Vous pouvez le terminer et l'annuler.

Lorsque vous rendez inactif un employé avec des tâches en cours, vous serez invité à réassigner les tâches à un autre responsable.

Pour plus d'informations sur la gestion des processus et des tâches, consultez cet article.

Vous pouvez déclencher un processus pour un employé depuis le module Accueils et départs ou encore depuis son profil. La permission Processus > Permettre l'édition et le déclenchement est requise.

Lorsqu’un processus est déclenché, les responsables de tâche reçoivent immédiatement un courriel de notification. Il est donc essentiel de déclencher le processus au moment opportun. Si une tâche est assignée à un employé qui n'a pas encore de compte utilisateur, cette personne ne recevra pas de courriel.

Un statut est visible pour chaque processus déclenché : En cours, En retard ou Terminé ou Annulé.

Si vous terminez ou annulez le processus, toutes les tâches non terminées seront marquées comme terminées ou annulées.

Depuis la page des processus

1. Dans la page des processus (Accueils et départs > Processus), cliquez sur le bouton Déclencher un processus en haut à droite.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'employé désiré. Si l'employé a déjà un processus en cours, vous devez le terminer ou l'annuler avant d'en déclencher un nouveau.
3. Spécifiez le type de processus (Accueil ou Départ) afin de le sélectionner dans la liste déroulante. Si le processus n'apparaît pas, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun processus n'existe pour son titre d'emploi.
4. Sous les détails du processus, vous pouvez sélectionner ou créer de nouvelles tâches au besoin. En créant une nouvelle tâche, celle-ci sera ajoutée uniquement au processus de l'employé. Elle ne sera pas enregistrée comme modèle et ne pourra pas être réutilisée dans d'autres processus. L'ordre des tâches peut être modifié.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Déclencher.

Une fois le processus déclenché, vous pouvez le consulter, le terminer ou l'annuler en cliquant sur (Plus d'options). Cliquer sur le processus vous permet également de le consulter et d'en modifier les tâches.

Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquer sur le nom des colonnes pour les trier.

Pour personnaliser la vue, cliquez sur l'icône à droite du tableau.

Depuis le profil d'un employé

1. Naviguez jusqu'au profil de l'employé.
2. Cliquez sur l'onglet Processus, puis cliquez sur le bouton + Déclencher un processus en haut à droite.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, spécifiez le type de processus (Accueil ou Départ) afin de le sélectionner dans la liste déroulante. Si le processus n'apparaît pas, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun processus n'existe pour son titre d'emploi.
4. Sous les détails du processus, vous pouvez sélectionner ou créer de nouvelles tâches au besoin. En créant une nouvelle tâche, celle-ci sera ajoutée uniquement au processus de l'employé. Elle ne sera pas enregistrée comme modèle et ne pourra pas être réutilisée dans d'autres processus. L'ordre des tâches peut être modifié.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Déclencher.

Une fois le processus déclenché, vous pouvez le terminer ou l'annuler en cliquant sur (Plus d'options). Vous pouvez également ajouter de nouvelles tâches et modifier les tâches existantes.

Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour filtrer la liste.

Chaque processus déclenché est composé de tâches à compléter. Cet article explique comment gérer ces processus et leurs tâches, selon votre rôle : administrateur, gestionnaire ou employé.

Pour les administrateurs

Sous Accueils et départs, la page Processus vous permet de suivre la progression des tâches de tous les processus déclenchés pour votre entreprise. Cliquez sur un processus pour afficher ses tâches.

Lorsqu'un processus est actif, vous pouvez le consulter, le terminer et l'annuler. Si vous terminez ou annulez un processus, toutes les tâches seront marquées comme terminées ou annulées. Vous pouvez également modifier et supprimer les tâches d'un processus actif.

Il est possible de consulter l'historique des processus d'un employé dans son profil (onglet Processus).

Pour les gestionnaires

Sur la page d'accueil, avec la vue Tous, vous pouvez consulter les processus en cours de votre équipe en cliquant sur Voir les processus.

Sous Accueils et départs, vous pouvez également accéder directement à la page Processus qui liste tous les processus déclenchés pour vos employés.

Dans le profil de vos employés, l'onglet Processus vous permet de consulter l'historique de leurs processus. Cliquez sur un processus pour afficher ses tâches. Il est aussi possible d'ajouter des tâches aux processus actifs avec la permission d'édition (Permettre l'édition et le déclenchement des processus).

Pour les employés

Lorsque des tâches vous sont assignées, vous recevez un courriel pour vous en aviser.

Sur la page d'accueil (vue Moi) vous pouvez consulter les tâches qui vous sont assignées en cliquant sur Voir mes tâches.

Vous pouvez également accéder directement à vos tâches dans votre profil (onglet Mes tâches). Lorsque vous cliquez sur une tâche, les détails s'ouvrent dans un panneau latéral. Vous pouvez marquer la tâche comme terminée dans la liste ou dans le panneau latéral.

Vous pouvez enregistrer le départ d'un employé afin d'en tenir compte dans les KPI. Cette opération peut se faire depuis le module d'accueils et de départs ou depuis le profil de l'employé en le désactivant ou en le terminant.

• Depuis la page des départs (un ou plusieurs employés)
• Depuis le profil d'un employé

Pour déclencher un processus de départ, consultez cet article. Déclencher un processus de départ et enregistrer le départ d'un employé sont deux fonctionnalités indépendantes. Le départ n'a pas besoin d'être enregistré pour déclencher un processus de départ.

Depuis la page des départs

Enregistrez le départ d'un ou plusieurs employés. La permission Départs > Ajout / modification est requise.

Le départ sera pris en compte dans les KPI. Si vous ne souhaitez pas qu'il soit pris en compte, enregistrez le départ depuis le profil.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module Accueils et départs > Départs.
2. En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton + Ajouter.
3. Dans la page qui s'ouvre, sélectionnez le ou les employés désirés. Cochez la case Afficher les employés inactifs au besoin.
4. Indiquez s'il s'agit d'un départ permanent ou d'une mise à pied temporaire.
5. Sélectionnez la date de départ (dernière journée de travail).
6. Inscrivez la raison légale du départ. S'il s'agit d'un départ volontaire, cochez la case Départ volontaire. Pour une mise à pied temporaire, précisez les éléments suivants.
   • Le type de départ temporaire
   • Une date de retour prévue 
   • Si l'ancienneté doit être calculée pendant l'absence de l'employé
7. Ajoutez en commentaire la raison détaillée du départ. Ce champ est obligatoire.
8. Vous pouvez ajouter un maximum de 3 pièces jointes.
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez modifier ou supprimer le départ en cliquant sur (Plus d'options). Cliquer sur le départ vous permet également de le modifier.

Si vous souhaitez exporter des départs, utilisez les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquez sur le nom des colonnes pour les trier.

Pour personnaliser la vue, cliquez sur l'icône à droite du tableau.

Depuis le profil d'un employé

Enregistrez le départ d'un employé lorsque vous le désactivez ou le terminez. Le départ peut être pris en compte ou non dans les KPI.

• Statut inactif - Désactiver un employé le met en inactivité tout en conservant ses données. Il pourra être réactivé à tout moment si nécessaire.
• Statut terminé - Terminer un employé le retire de la liste active, mais ses informations et son historique restent accessibles dans le système. Aucune donnée n'est supprimée.

1. Naviguez jusqu'au profil de l'employé.
2. Cliquez sur son statut sous son nom.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le statut désiré.
   • Si vous sélectionnez Statut inactif, vous devez entrer les informations de départ de l'employé. Par défaut, l'option Prendre en compte dans les statistiques n'est pas cochée. Vous devez la cocher si vous souhaitez en tenir compte dans les KPI et que le départ soit visible dans la page des départs.
   • Si vous sélectionnez Statut terminé, vous devez entrer une date de fin en plus des informations de départ de l'employé. Les détails en lien avec le départ seront disponibles seulement dans le module de départ. Par défaut, le départ est pris en compte dans les statistiques. Vous pouvez décocher l'option au besoin.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Modifier. Si l'employé a des tâches d'accueil ou de départ en cours, vous serez invité à réassigner les tâches à un autre responsable.

Dans la page des départs, seuls les employés inclus dans les statistiques de départ figurent dans le tableau.

En accédant aux Rapports > KPI, sous Taux et tendances, vous pourrez voir les données suivantes :

• Départs - Nombre total de départs, incluant à la fois les départs volontaires et involontaires
• Départs volontaires - Nombre de départs volontaires pour le mois
• Départs involontaires - Nombre d'entrées de départs involontaires

Lorsqu'un utilisateur n'arrive pas à se connecter à la plateforme plusieurs scénarios peuvent être en cause:

1. Le compte de l'utilisateur a été désactivé ou modifié par les gestionnaires des utilisateurs de votre Folks.
2. Le courriel reçu pour l'activation du compte utilisateur est expiré. Le courriel de connexion intitulé « Votre nouveau compte Folks RH » expire après 7 jours. 
3. D'autres modifications ont été apportées à l'identifiant avant la première connexion.
4. Le mot de passe entré n'est pas le bon. L'utilisateur peut cliquer sur le lien « J'ai oublié mon mot de passe » sur la page de connexion.

5. Le compte de l'utilisateur a été manuellement activé. Lors de la création d'un utilisateur il est important de ne pas l'activer manuellement. Ceci ne laisse pas l'utilisateur choisir son propre mot de passe. Tout de suite après la création, une petite vague devrait être présente devant le nom de l'utilisateur. 

   

   Ceci signifie qu'il n'a encore été activé. Lorsque l'utilisateur aura choisi son mot de passe et réussi sa première connexion, la vague disparaîtra. 

Selon la situation, les gestionnaires peuvent: 

• Corriger l'utilisateur 
• Fournir un mot de passe temporaire
• Supprimer et créer à nouveau l'utilisateur 
• Réactiver le compte 

Cette courte vidéo vous montre comment vous connecter à votre compte Folks.

Connexion

Visitez la page de connexion Folks et entrez vos informations de connexion: adresse courriel et mot de passe puis cliquez sur Connexion.

💡Astuce: ajoutez la page de connexion Folks à vos favoris pour un accès plus rapide.

Si votre compte est verrouillé après plusieurs tentatives de connexion infructueuses, réessayez de vous connecter après 5 minutes. Si cela ne fonctionne pas, c'est probablement que le mot de passe n'est pas le bon. Il faudra le réinitialiser en cliquant sur Mot de passe oublié? (voir l'article à ce sujet ici). 

Pour modifier votre identifiant ou votre mot de passe, consultez l'article Modifier ses informations de connexion.

Déconnexion

Pour vous déconnecter, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite puis sélectionnez Déconnexion.

Vous serez automatiquement déconnecté si vous n'utilisez pas la plateforme pendant plus de 12h.

Lorsque vous êtes connecté à votre compte Folks, vous pouvez modifier vos informations de connexion dans la page Gestion du compte.

1. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales.
2. Sélectionnez Gestion du compte.
3. Vous serez redirigé vers une page où vous pourrez modifier vos informations de connexion.

C'est ici que vous pouvez changer votre prénom, nom de famille ainsi que votre courriel de connexion. Vous pouvez également modifier la langue d'affichage. Cela déterminera la langue dans laquelle apparaîtra la plateforme. Seulement l'anglais et le français sont disponibles.

Modification du mot de passe

1. Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champs mot de passe.
2. Entrez à nouveau votre mot de passe dans le champs confirmation du mot de passe. Assurez vous que les deux soient bien les mêmes. 
3. Votre mot de passe doit respecter les critères de sécurité suivants :
   • Au moins un chiffre
   • Au moins une lettre (majuscule non obligatoire)
   • Au moins un caractère spécial parmi les suivants : !@#$%^&*()+
   • Un minimum de 6 caractères
4. Cliquez sur le bouton Sauvegarder au bas de la page pour enregistrer toutes les modifications apportées à vos informations de connexion.

Au besoin, vous pouvez également utiliser l'option mot de passe oublié? sur la page de connexion pour réinitialiser votre mot de passe (voir l'article Mot de passe oublié pour plus de détails).

Activation de l'authentification à deux facteurs (2FA)

Si un administrateur a forcé l'authentification à deux facteurs, il est fortement recommandée de l'activer pour une sécurité accrue.

1. Cochez la case "Activer l'authentification à deux facteurs (2FA)" pour renforcer la sécurité de votre compte.
2. Une fois activée, un code de sécurité vous sera envoyé à votre adresse e-mail chaque fois que vous vous connecterez, en plus de votre mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" au bas de la page pour enregistrer toutes les modifications apportées à vos informations de connexion.

Vous aimeriez faire d'autres changements à vos informations? Consultez l'article Modifier ses informations personnelles.

Pour accéder à vos factures, faire vos paiements et vous inscrire au paiement par carte de crédit automatisé ou par prélèvement bancaire pré-autorisé, connectez-vous au portail Chargebee/Folks. 

Vous recevrez un code différent à chaque connexion.

⚠️Attention! Une seule personne par entreprise dispose d'un accès au portail.  Si votre courriel ne fonctionne pas, c'est que vous n'êtes pas cette personne. La personne disposant d'un accès ne correspond pas nécessairement à l'administrateur de compagnie de Folks.

Si votre compte est verrouillé après plusieurs tentatives de connexion infructueuses, attendez 5 minutes et tentez à nouveau. Si cela ne fonctionne toujours pas, vous pouvez utiliser l'option Mot de passe oublié? sur la page de connexion pour réinitialiser votre mot de passe.

Réinitialisation du mot de passe

1. Sur la page de connexion, cliquez sur le lien Mot de passe oublié?
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez l'adresse courriel liée à votre compte.
3. Cliquez sur Envoyer un nouveau mot de passe. Un courriel de réinitialisation de votre mot de passe vous sera envoyé.
4. Suivez les instructions contenues dans le courriel.

Lors de la sélection de votre nouveau mot de passe, celui-ci doit respecter les critères suivants:

• Au moins un chiffre
• Au moins une lettre (majuscule non obligatoire)
• Au moins un caractère spécial parmi les suivants : !@#$%^&*()+
• Un minimum de 6 caractères
•  

Qu'est-ce que Folks?

Folks RH est un système de gestion des ressources humaines. Votre organisation a choisi d'utiliser Folks RH pour gérer les informations relatives aux employés.

Pourquoi cette invitation?

Cette invitation vous donne accès à Folks RH, où vous pourrez consulter et mettre à jour vos informations personnelles, gérer vos demandes de congé, et accéder à d'autres fonctionnalités liées aux ressources humaines.

Si vous avez des questions concernant Folks RH ou cette invitation, veuillez contacter votre service des ressources humaines.

Que faire si je reçois un code à usage unique non sollicité?

Recevoir des courriels avec des codes à usage unique que vous n'avez pas sollicités peut indiquer une tentative d'accès suspecte à votre compte. 

Changer votre mot de passe sans tarder pour prévenir toute tentative d'accès non autorisé. Suivez les instructions détaillées fournies dans notre guide :

Comment modifier mes informations de connexion?

Contactez notre support

Si vous avez des doutes sur la sécurité de votre compte ou si vous avez besoin d'assistance supplémentaire, notre équipe de support est prête à vous aider. Vous pouvez nous contacter via le widget Aide ou via notre formulaire de contact pour obtenir de l'assistance.