Employés

L'intégration d'un nouvel employé est une étape cruciale pour garantir son bon démarrage dans l'entreprise. Voici les étapes à suivre pour intégrer efficacement un nouvel employé dans Folks. 

1. Création du profil de l'employé

1. Allez dans la section "Employé" et cliquez sur "Ajouter un employé".
2. Remplissez les informations de base : nom, prénom, date d'embauche, superviseur, et poste.
3. Sauvegardez le profil pour déclencher le processus d'accueil.

2. Déclenchement du processus d'accueil

1. Assurez-vous que le profil de l'employé est complet et à jour.
2. Déclenchez le processus d'accueil pour que les gestionnaires puissent commencer leurs tâches.
3. Personnalisez les tâches d'accueil pour inclure la validation des informations personnelles et la lecture de documents importants (contrat de travail, politiques d'entreprise, etc.).

3. Création de l'accès à la plateforme

1. Créez un utilisateur pour le nouvel employé dans la section "Utilisateurs".
2. Envoyez les informations de connexion à l'employé afin qu'il puisse accéder à ses tâches d'accueil.

4. Suivi et finalisation

1. Assurez-vous que l'employé a complété toutes les tâches d'accueil assignées.
2. Ajustez les paramètres de la feuille de temps si nécessaire (ex. : calcul des heures supplémentaires).
3. Ajoutez le nom de l'employé dans le tableau de paie.

5. Conseils supplémentaires

1. Validez l'adresse courriel personnelle de l'employé pour utiliser la signature électronique si nécessaire.
2. Utilisez le portail pour centraliser les documents importants que l'employé doit consulter.
3. Communiquez clairement les étapes du processus d'accueil à l'employé pour faciliter son intégration.

En suivant ces étapes, vous assurerez une intégration fluide et efficace pour vos nouveaux employés.

Dans Folks, les profils présentent toutes les informations relatives aux employés. Découvrez les différents onglets disponibles et ce que vous pouvez y trouver selon vos accès.

Les administrateurs peuvent accéder aux champs personnalisés de l'employé en cliquant sur l'icône . Pour consulter les historiques, il suffit de cliquer sur Voir les sommaires.

L'auto-onboarding est une fonctionnalité permettant de créer rapidement les profils employés. Vous pouvez collecter l'information nécessaire à l'aide d'un formulaire automatisé envoyé par courriel. Cela permet donc à l'employé de remplir ses propres informations ou de valider que celles-ci ont été entrées correctement. Par le fait même, cela accélère le processus d'intégration des nouveaux employés. 

Envoi de formulaire pour un nouvel employé

1. Depuis le menu de gauche, passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur + Ajouter un employé. 
2. Remplissez les champs obligatoires: nom, prénom et adresse courriel personnelle. 
   👉 Notez que c'est à cette adresse que l'employé recevra le courriel lui permettant de remplir le formulaire. Vous pouvez également remplir d'autres champs (optionnels) comme le titre d'emploi, le numéro de téléphone, la date d'embauche, etc. 
3. Une fois les renseignements ajoutés, cochez l'option d'envoi de formulaire à l'employé & sélectionnez les informations que celui-ci devra fournir en cochant les cases appropriées. Il est possible de demander que l'employé ajoute des documents en cochant la case correspondante.
   

4. Activez les notifications par courriel; pour vous et/ou le superviseur de l'employé.

   

5. Cliquez sur Ajouter l'employé. L'employé recevra immédiatement un courriel contenant le formulaire à remplir avec ses informations personnelles. 
   👉 Notez que le lien envoyé à l'employé n'est valide que pendant 7 jours. 
   ⚠️Si l'employé arrive sur une page d'erreur, c'est que le lien est expiré ou que celui-ci a été annulé. 
   Par défaut, en recevant le courriel contenant le formulaire à remplir, l'adresse courriel de l'employé sera automatiquement validée. 

Champs obligatoires

Vous pouvez rendre certains champs obligatoires lors de l’envoi du formulaire à vos employés. Cela permet d’éviter l’envoi accidentel d’un formulaire incomplet.

👉Par défaut, aucun champ n’est obligatoire. Vous devez activer cette option pour chaque champ, selon vos besoins.

Cochez en premier la catégorie d'informations demandées. Vous avez ensuite l'option d'activer le bouton obligatoire pour chaque information. Faites votre sélection puis sauvegardez. Si vous cochez la case «utiliser ces choix par défaut pour mes prochaines demandes», vos paramètres sont conservés pour les prochains envois.

Pour l'employé recevant le formulaire: les champs obligatoires seront identifiés par un astérisque (*) à côté du libellé. Ces champs doivent être remplis pour passer à l’étape suivante du formulaire.

Champs personnalisés

Si vous avez des champs personnalisés dans vos profils employés, il est possible de les rendre disponibles à remplir dans le formulaire d'onboarding.  Seuls les champs personnalisés concernant des informations personnelles ou non salariales peuvent être affichés et complétés dans le formulaire. Depuis la configuration du profil employé (Employés > Liste des employés, cliquez sur l'icône de roue dentelée), assurez-vous que « section du profil » soit mis à personnel et que « salaire » soit mis à non.

Envoi de formulaire pour un employé existant

Si le profil employé a déjà été créé, il est quand même possible de faire parvenir le formulaire de demande d'information à l'employé. Pour ce faire vous devez:

1. Passer par Employés > Liste des employés et cliquer sur les trois points verticaux ⋮ sur la ligne de l'employé à qui vous voulez faire parvenir le formulaire.
2. Cliquer sur envoyer le formulaire d'information.
3. Sélectionner les informations que l'employé devra fournir en cochant les cases appropriées. Il est possible de demander que l'employé ajoute des documents en cochant la case correspondante.
4. Activer les notifications par courriel; pour vous et/ou le superviseur de l'employé.
5. Cliquer sur Envoyer. L'employé recevra immédiatement un courriel contenant le formulaire à remplir avec ses informations personnelles. 
   👉 Notez que le lien envoyé à l'employé n'est valide que pendant 7 jours. 
   ⚠️Si l'employé arrive sur une page d'erreur, c'est que le lien est expiré ou que celui-ci a été annulé. 

Effectuer le suivi des demandes

Un indicateur visuel temporaire ⏳est ajouté à droite du nom de l'employé, directement dans son profil, afin de signaler que des informations sont attendues. Cet indicateur sera également visible dans la liste générale en passant par Employés > Liste des employés. 

Depuis la liste des employés, il est possible de faire parvenir à nouveau de formulaire ou d'annuler l'envoi en cliquant sur les 3 points verticaux ⋮. 

L’information remplie par l'employé est automatiquement intégrée à son profil. 

L'employé peut également accéder et remplir ce formulaire à partir de son téléphone mobile. 

Cet article explique comment créer un nouvel employé dans le système.

Remarque : Il est également possible de créer plusieurs employés à la fois par importation de données. Cette procédure se concentre sur la création manuelle d’un seul employé.

Étapes à suivre

Naviguez vers Employés > Liste des employés.

1. Ajoutez un employé
   Cliquez sur Ajouter un employé dans le coin supérieur droit de la page.

2. Remplissez les informations de base
   Dans la fenêtre modale qui s’ouvre, saisissez les informations suivantes :

   • Prénom

   • Nom

   • Informations corporatives, si elles sont déjà disponibles (sauf superviseur, voir ci-dessous)

3. Enregistrez ou poursuivez la création du profil
   Après avoir renseigné les informations de base, vous pouvez :

   • Terminer l’ajout pour revenir plus tard compléter le profil, ou

   • Poursuivre l’édition pour accéder directement au mode édition du profil.

Informations requises pour la connexion au système de paie

⚠️ Important: Si votre organisation est connectée à un système de paie, certaines informations personnelles et corporatives doivent être complétées pour permettre la synchronisation des données.

Des icônes d’avertissement s’affichent si ces champs ne sont pas remplis, passez votre souris dessus pour plus d'information.

Gestion de la structure hiérarchique

Astuce : Si vous avez déjà désigné des superviseurs de département dans votre structure organisationnelle, il n’est pas nécessaire de les attribuer manuellement à chaque employé. Le système applique automatiquement ces relations hiérarchiques. Pour plus d'information concernant l'attribution automatique du superviseur cliquez ici. 

Ajouter des documents ou d’autres informations

Une fois le profil créé, vous pouvez ajouter :

• des documents (ex. : contrats, attestations, pièces justificatives),

• ou d’autres informations complémentaires,
  directement à partir de la barre d’onglets dans le profil employé.

Cet article couvre la modification individuelle d’un profil employé.
Pour une modification massive, consultez l’article sur modifier en masse de l'information.

Étapes à suivre

1. Accédez au profil de l’employé, soit à partir de la barre de recherche, soit depuis la liste des employés accessible par le menu Employés.

2. Sélectionnez la section Informations personnelles ou Informations corporatives.

3. Cliquez sur l’icône de crayon pour activer le mode d’édition.

4. Effectuez les modifications souhaitées.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

⚠️Important

Des triangles d’avertissement peuvent toujours apparaître si certaines intégrations nécessitent des informations supplémentaires. Certains champs comportent également des restrictions de modification, notamment le numéro d’assurance sociale.

👉 À noter

Les modifications apportées aux informations personnelles ou corporatives sont visibles via le bouton Historique, situé en haut à droite du profil de l’employé.

Si vous changez le statut de l’employé, les impacts sur les évaluations en cours et à venir sont les suivants.

• Inactif - Pour les évaluations non terminées, une réassignation de l'évaluateur est proposée lorsque l'employé est évaluateur d'au moins une évaluation non terminée. Lorsqu'il est évalué, autoévalué ou évalué par les pairs, les évaluations sont conservées et un avertissement s'affiche. 
• Terminé - Pour les évaluations non terminées, la réassignation de l'évaluateur est également proposée, mais les évaluations où l'employé est évalué, autoévalué ou évalué par un pair sont supprimées.

Découvrez comment ajouter ou modifier des photos de profil dans la plateforme.

Voici comment :

1. À partir du menu de gauche, cliquez sur Employés > Liste des employés et sélectionnez le nom de la personne pour qui vous aimeriez ajouter la photo de profil.

2. Cliquez sur l’icône de la l’appareil photo. La mention « Ajouter une photo de profil » apparaîtra.

   

3. Téléversez l’image que vous aimeriez utiliser à partir des fichiers de votre ordinateur. Recadrez si nécessaire et cliquez sur « Ajouter ». La photo de profil sera visible immédiatement. 

⭐ Notez que seulement l'administrateur du compte ainsi que les personnes ayant accès à ajouter ou modifier des pièces jointes pourront ajouter ou modifier une photo de profil pour un autre employé. 

Si un employé possède un compte utilisateur il pourra également ajouter, modifier ou supprimer sa propre photo de profil. 

💡 Lorsqu’une photo est déjà assignée au profil, vous verrez plus d’options s’afficher en cliquant sur l’icône de l’appareil photo : 
 

Afficher la photo

Remplacer la photo 

Supprimer la photo

Le statut de l’employé reflète sa situation actuelle dans l’organisation. Cette information peut être ajustée en fonction de son parcours ou des changements liés à son emploi.

1. Naviguez jusqu'au profil de l'employé.
   Astuce : Si vous souhaitez réactiver un employé inactif, utilisez le bouton Employés inactifs dans la liste des employés afin de faire apparaître les employés inactifs. Ceux-ci apparaîtront avec un filtre de couleur opaque. 
2. Cliquez sur son statut sous son nom.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le statut désiré.
   • Si vous sélectionnez Statut actif, vous devez entrer la date de retour de l'employé. Vous pouvez cocher la case Calculer l'ancienneté pendant cette absence au besoin. Réactiver un employé lui permet de réintégrer la liste active des employés.
   • Si vous sélectionnez Statut inactif, vous devez entrer les informations de départ de l'employé.  Vous pouvez cocher la case Calculer l'ancienneté pendant cette absence au besoin. Désactiver un employé le met en inactivité tout en conservant ses données. Il pourra être réactivé à tout moment si nécessaire.
   • Si vous sélectionnez Statut terminé, vous devez entrer la date de fin de l'employé. Terminer un employé le retire de la liste active, mais ses informations et son historique restent accessibles dans le système. Aucune donnée n’est supprimée.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Modifier.

Si l'employé est l'évaluateur d'une évaluation de performance non terminée (en cours), une deuxième étape vous permettra de réassigner ou non la ou les évaluations à compléter. Les évaluations à venir seront attribuées automatiquement au nouveau superviseur.

Si l'employé a des tâches d'accueil ou de départ en cours, vous serez également invité à réassigner les tâches à un autre responsable.

Vous pouvez modifier le profil de plusieurs employés en même temps en exportant leurs données, en ajustant le fichier, puis en le réimportant dans Folks.

Cet article couvre deux cas fréquents : la modification des salaires et la modification des superviseurs.

Pour modifier un seul employé, consultez plutôt l'article Modifier un profil d'employé.

Modifier les salaires en masse

1. Accédez à Employés > Liste des employés et cliquez sur Voir le sommaire en haut à droite.
2. Cliquez sur Afficher/masquer pour sélectionner uniquement le Numéro d'employé et le Salaire, puis revenez au sommaire pour exporter. Toutes les modifications se feront à la même date pour tous les employés concernés. Il est possible de choisir une date rétroactive ou la date actuelle.
3. Ouvrez et ajustez le fichier Excel. Il est important de supprimer les lignes des employés sans changement de salaire et de s'assurer de l'unicité des numéros d'employés.
4. Enregistrez le fichier au format CSV (séparateur : point-virgule).
5. Dans Folks, rendez-vous dans Paramètres > Importation/Exportation.
6. Téléversez le fichier CSV et cliquez sur importer.
7. Associez correctement les colonnes. Indiquer la date de modification des salaires est essentiel. Vous pouvez également ajouter des notes explicatives si nécessaire.
8. Lancez l'importation et attendez la fin du processus. Vous pourrez ensuite examiner le journal d'importation pour repérer et corriger les erreurs, et refaire l'importation après corrections si nécessaire. Confirmez les mises à jour en vérifiant quelques profils d'employés.

Modifier les superviseurs en masse

Avant de procéder à une importation, vérifiez si une modification de superviseur au niveau du département ou du site d'opération suffit. Dans ce cas, modifiez le superviseur dans la structure d'organisation. Tous les employés qui ont le superviseur par défaut seront mis à jour automatiquement (voir Attribution du superviseur par défaut).

Pour modifier le superviseur de plusieurs employés, procédez comme suit.

1. Accédez à Employés > Liste des employés et cliquez sur Voir le sommaire.
2. Cliquez sur Afficher/masquer pour sélectionner uniquement le Numéro d'employé et le Superviseur, puis revenez au sommaire pour exporter.
3. Ouvrez le fichier Excel et inscrivez le numéro d'employé du nouveau superviseur de chaque employé dans la colonne Superviseur.
4. Enregistrez le ficher au format CSV (séparateur : point-virgule).
5. Dans Folks, rendez-vous dans Paramètres > Importation/Exportation.
6. Téléversez le fichier CSV et cliquez sur Importer.
7. Vérifiez la correspondance des champs et cochez la case Mise à jour seulement.
8. Lancez l'importation et attendez la fin du processus.

Emplacement

Les anniversaires sont visibles sur la page d’accueil, dans le widget Anniversaires.
Ce widget affiche à la fois les anniversaires de naissance et les anniversaires professionnels.

Fonctionnement du widget

Le widget Calendrier indique, à l’aide d’une pastille de couleur, lorsqu’un anniversaire approche.
Seuls le jour et le mois sont affichés.

Pour connaître le type d’anniversaire (naissance ou professionnel), cliquez sur la journée concernée dans le calendrier afin d’agrandir le widget Anniversaires.

Pour modifier le superviseur d'un employé

1. Accédez à la section Employés > Liste des employés.

2. Sélectionnez l'employé à modifier.

3. Sous l'onglet corporatives, cliquez sur l'icône du crayon dans la section informations sur l'emploi afin d'accéder à la modification.

4. Choisissez le superviseur à attribuer depuis la bande déroulante. N'oubliez pas de sauvegarder avant de quitter.

MISE EN GARDE :

Une fois un superviseur assigné manuellement, il ne sera plus mis à jour automatiquement selon le département/site d'opération auxquels il appartient. À partir du moment où vous effectuez cette manipulation, un changement de superviseur fait dans le département n'impactera pas l'employé modifié.

TRUCS ET ASTUCES :

• Si vous voulez attribuer le superviseur par défaut selon les configuration des départements et sites d'opération, référez-vous à l'article attribution du superviseur par défaut.
• Pour modifier le superviseur d'un département, référez- vous à l'article attribuer/modifier le superviseur d'un département.
• Un employé a deux superviseurs, comment gérer une situation de double supervision?

Comment gérer une situation de double supervision :

Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin que deux gestionnaires supervisent un même employé. Bien que le système ne permette pas directement de désigner deux superviseurs, il existe une astuce pour contourner cette limitation :

1. Création d'un utilisateur partagé : Il est possible de créer un utilisateur dans le système qui représente les deux gestionnaires. ⚠️Mise en garde: Ce compte partagé aura accès aux mêmes informations que les deux gestionnaires individuels.
2. Répartition des responsabilités : Les deux gestionnaires peuvent se séparer les tâches d'approbation selon les besoins.
3. Gestion des notifications : seul le gestionnaire au dossier de l'employé apparaîtra dans l'organigramme comme le superviseur officiel et recevra les notifications par courriel. Cette distinction est importante pour maintenir la clarté dans la communication.

Comprendre l'ancienneté totale 

Définition et calcul

L'ancienneté totale reconnue est une information disponible dans le profil des employés et dans le sommaire des employés à la colonne Ancienneté. Le calcul de cette donnée suit la formule suivante : 

Ancienneté dans l'entreprise + Expérience reconnue - Ancienneté non comptabilisée = Ancienneté Totale

Composantes clés

Ancienneté dans l'entreprise

Cette mesure indique le temps écoulé entre la date d'embauche de l'employé et la date actuelle.

Expérience reconnue

C'est un champ ajustable dans le profil de l'employé (section corporative), où l'on peut saisir une valeur positive ou négative influençant l'ancienneté totale reconnue.

Ancienneté non comptabilisée

Cette partie représente la durée des périodes d'inactivité de l'employé, pendant lesquelles l'ancienneté n'est pas accumulée.

Facteurs d'évolution de l'ancienneté totale

L'ancienneté totale peut varier selon plusieurs éléments :

• Évolution temporelle : L'ancienneté augmente naturellement avec le temps.
• Modification de la date d'embauche : Les changements apportés à la date d'embauche enregistrée influencent le calcul de l'ancienneté.
• Ajustements de l'expérience pertinente : Ajouter ou retirer des expériences pertinentes modifie également cette valeur.

Trucs et astuces

• Il est recommandé de tenir à jour les informations sur l'expérience pertinente pour assurer une évaluation précise de l'ancienneté.
• Pour les employés ayant connu des périodes d'inactivité, il est important de documenter ces périodes en tant qu'ancienneté non reconnue afin d'éviter des erreurs de calcul.

Comment modifier le salaire d'un employé afin que le changement soit rétroactif?

Modification du salaire dans le profil de l'employé

1. Accédez à Employé > Liste des employés et sélectionnez l'employé pour qui vous voulez modifier le salaire.
2. Accédez à la section Informations sur le salaire par l'onglet Rémunération.
3. Modifiez le salaire (salaire horaire ou/et salaire annuel) de l'employé. Cliquez sur Enregistrer.

Rendre le changement rétroactif

1. Lors de la sauvegarde, une fenêtre s'affichera pour indiquer la Date du changement de salaire.
2. Cochez la case changer l’historique rétroactivement si nécessaire.
3. Sélectionnez une date de changement rétroactif.
4. Cliquez sur Modifier.

Confirmation et effectivité du nouveau salaire

• Confirmer que le nouveau salaire s'affiche bien dans les informations salariales du profil de l'employé.
• Le salaire & les calculs reliés seront effectifs à partir de la date de changement indiquée.

⚠️Attention: En cas d'utilisation du module des formations, le système prend en compte le salaire avant la date du changement pour les entrées de formation effectuées avant cette date.

Obtention d'un rapport sur les changements de salaire

1. Accédez à Employé > Liste des employés et sélectionnez l'employé pour qui vous voulez consulter l'historique.
2. Cliquez sur Voir les historiques et assurez-vous d'être dans l'onglet de rémunération.
3. Filtrez les résultats en entrant les dates et en cochant la case Afficher seulement l'historique du salaire.
4. Cliquez sur GO.
5. Les changements apparaîtront en orange, permettant une analyse basée sur la date et le salaire.
6. Cliquez sur Exporter pour obtenir le rapport.

Vous pouvez accéder au profil d’un employé de deux façons :

• En passant par Employés > Liste des employés, puis en cliquant sur l’employé concerné.

• En utilisant la barre de recherche pour trouver directement le profil souhaité.

Une fois dans le profil, ouvrez l’onglet Notes au dossier à partir de la barre d’onglets raccourcis.

Étapes à suivre

1. Accédez à la section Employé > Profil d’employé.

2. Le bouton Notes au dossier est disponible pour tous les utilisateurs ayant accès au profil.

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez :

   • Ajouter une note en inscrivant une date et le contenu du message.

   • Joindre un fichier en cliquant sur l’icône Trombone associée à la note.

⚠️Important :
L'employé ne voit jamais les notes au dossier de son propre profil. 

Par contre, il est possible de restreindre l’accès aux notes au dossier pour les autres utilisateurs. Dans les permissions utilisateur, s'assurer que l'option «Donner accès aux notes au dossier des employés» soit cochée. Il faut également que l'utilisateur ait accès à voir le profil de l'employé. 
 

Il est possible d'ajouter des documents dans le profil d'un employé et d'y restreindre l'accès à l'employé lui-même. Il y a deux approches, l'une consiste en ajouter des notes au dossier et l'autre en l'ajout de pièce jointe au profil. 

Notes au dossier

Il est possible d'ajouter des notes au dossier de l'employé (onglet notes au dossier dans le profil employé) et d'y ajouter une pièce jointe. Cet onglet n'est jamais disponible pour l'employé lui-même. Il n'y a donc pas de permissions à donner ou enlever. Ceci élimine donc le risque de donner accès à l'employé par erreur à ses propres notes au dossier. 

Limiter l'accès aux pièces jointes en passant par le profil employé

Lors de l'ajout de pièces jointes au profil de l'employé (onglet documents dans le profil employé) , il est possible de décider si on veut partager ou non le document avec l'employé lui-même. Si vous avez besoin d'ajouter des documents que vous ne souhaitez pas que l'employé consulte, simplement vous assurer que le bouton partagé à l'employé ne soit pas activé. Pour plus d'informations concernant la gestion documentaire cliquez ici. 

Seuls les individus auxquels vous avez accordé explicitement le droit de visualiser les pièces jointes auront la possibilité d'y accéder. Cette permission s'accorde par la page d'édition des utilisateurs. 

Afin de faciliter l'utilisation de notre plateforme, nous avons compilé une liste des différents types de fichiers et formats supportés. Ceci vous permettra de vérifier rapidement la compatibilité de vos documents avec notre système.

À noter que la taille maximale par fichier est de 25 Mo et qu'il n'y a pas de limite de stockage de documents.

Nous vous recommandons de consulter la liste ci-dessous afin de garantir une expérience optimale avec l'environnement Folks.

Documents: Rich Text Format (RTF), Microsoft Word, OpenDocument Text (ODT), et PDF (seules les versions PDF 1.3 et plus sont supportées).

Feuilles de calcul: Microsoft Excel et OpenDocument Spreadsheet (ODS).

Présentation: Microsoft PowerPoint et OpenDocument Presentation (ODP).

Courriels et messages: RFC 822 (Email Messages) et Outlook Message Format.

Fichier texte: Plain Text et JSON.

Images: GIF, JPEG, PNG, TIFF, WebP et HEIC.

Audio: WAV, AAC et MP3.

1. Accédez à la section Employés > Liste des employés et cliquez sur le nom l'employé en question afin d'accéder à son profil.

2. Cliquez sur la roue d'engrenage⚙️en haut à droite pour accéder à la configuration du profil.

3. Cliquez sur Supprimer l'employé. Une fenêtre de confirmation s'ouvrira: cliquez sur Supprimer l'employé.

Un nouveau bouton intitulé « mon équipe » est accessible sur la page Employés  >  Liste des employés. Il est par défaut toujours actif (bouton grisé avec un crochet) mais vous pouvez le décocher à tout moment afin d'afficher les autres employés. Ce filtre vous permet de voir rapidement les employés qui sont sous votre supervision. 

⚡ À noter: le système prend le superviseur direct qui apparait dans l'onglet corporatif du profil de l'employé. 

Le filtre est uniquement disponible pour les employés qui ont un poste de superviseur. Si un employé n'est superviseur d'aucun département ou employé, cette option n'apparaîtra pas dans son menu. 

Il est également possible de filtrer les employés en ne faisant afficher que ceux qui sont à l'emploi depuis 3 mois et moins (filtre nouveaux employés). 

Et finalement, le filtre employés inactifs qui permet de visualiser les employés qui ne sont pas actifs en ce moment (qu'il s'agisse d'un départ permanent ou mise à pied temporaire). Ils apparaîtront dans la liste avec un filtre gris pâle. 

La page Sommaire des employés présente en tableau l'ensemble des informations de vos employés, y compris le salaire. Vous pouvez l'utiliser pour valider vos données après un import, exporter la liste en Excel ou préparer une modification en masse.

La permission Rapports > Liste des sommaires > Sommaire des employés permet de voir et d'exporter le sommaire. Certains champs peuvent être masqués selon les droits définis pour le rôle ou l'utilisateur. Les données de paie et de salaire s'affichent aussi selon vos accès.

Présentation de l'interface

Vous pouvez accéder au sommaire des employés par plusieurs chemins.

• Employés > Sommaire des employés
• Employés > Liste des employés, puis le bouton Voir le sommaire en haut à droite
• Rapports > Liste des sommaires > Employés > Sommaire des employés

La page présente un tableau : une ligne par employé, une colonne par information du profil. La colonne Employé reste visible quand vous faites défiler vers la droite. Cliquez sur un nom pour ouvrir le profil de l'employé.

Utilisez la barre de recherche pour chercher dans toutes les colonnes ou dans une colonne précise. Cochez la case au-dessus du tableau pour afficher aussi les employés inactifs. Le total des employés affichés apparaît au-dessus du tableau, à droite. Pour choisir les colonnes à afficher, cliquez sur Afficher/masquer.

Les colonnes que vous voyez dépendent de vos permissions et des champs personnalisés de votre entreprise. Les champs de paie ne s'affichent que pour les compagnies Folks Paie. Ils se trouvent vers la fin du tableau, avec le nombre d'heures par paie. La colonne Modifié par contient les initiales de la dernière personne qui a modifié le profil.

Les actions

• Exporter - Permet d'exporter le sommaire au format Excel.
• Valider les courriels - Permet d'envoyer un courriel de validation à toutes les adresses non validées de la colonne.
• Pièce jointe - Permet d'ajouter des pièces jointes au profil de l'employé.