Folks offre une solution de gestion de la paie intégrée pour une centralisation RH complète.
Gérez l’ensemble de vos processus RH sur une plateforme unique, gagnez du temps sur chaque paie et chaque étape du cycle de vie d’un employé, et retrouvez vos informations en quelques clics, à tout moment.
Le module de paie est conçu pour vous simplifier la vie. Intuitif, fluide et parfaitement intégré, il transforme la gestion de la paie en un processus sans tracas.
Synchronisation des données et calculs de paie automatisés
Import de données de temps et de montants provenant d'un système externe (la feuille de temps Folks et l'import peuvent être utilisés ensemble)
Envoi automatisé des relevés de paie, par courriels protégés et ajoutés au profil de l'employé
Rapports d’analyse de la paie pour une vision globale de votre main-d’œuvre
Synchronisez les données des employés (salaires, heures travaillées, informations fiscales, etc.) en un seul clic. Bénéficiez des calculs de paie automatisés prenant en compte les déductions, les impôts (en fonction des taux d’imposition de chaque province) et les avantages sociaux.
Tableau de bord
Le tableau de bord vous permet d'effectuer plusieurs actions dont la configuration de vos paramètres d'entreprise. En cliquant sur le menu, vous pouvez également accéder aux formulaires fiscaux de fin d'année, aux rapports, aux employés et aux relevés d'emploi (RE).
Versements des déductions à la source
Les déductions à la source (DAS) sont l'une des étapes les plus sensibles de la paie : elles doivent être calculées correctement, transitées en toute sécurité, puis versées dans les délais à Revenu Québec, à l'Agence du revenu du Canada et aux autres autorités concernées.
Étant donné les enjeux réglementaires et financiers élevés associés à ce processus, nous confions cette responsabilité à Nmbr, notre partenaire spécialisé dans le mouvement de fonds.
Nmbr détient un numéro de certification de Revenu Québec (ED-20 V2023-04-005). Il est également enregistré en vertu de la Loi sur les activités associées aux paiements de détail (RPAA), et réglementé par la Banque du Canada, qui exige la protection de tous les fonds au moyen de comptes en fiducie pendant leur transit.
Migrer vers Folks Paie s’inscrit dans un parcours client structuré visant à assurer une transition sécuritaire, une prise en main efficace et une paie opérationnelle dès la mise en production.
Cette section présente une vue d’ensemble du parcours, incluant les étapes clés, les responsabilités et les éléments requis pour une migration réussie.
Parcours client de paie
Le parcours client Folks Paie suit une séquence structurée :
Démarrage : cadrage du projet, accès et planification
Configuration : paramétrage de l’entreprise et des règles de paie
Validation : tests de paie et vérification des résultats
Mise en production : première paie officielle
Post-implantation : support et stabilisation
L’objectif est d’atteindre un processus de paie stable, reproductible et conforme aux obligations légales.
Transition depuis un autre système
La migration depuis un fournisseur existant suit une séquence spécifique :
Effectuer la dernière paie dans l’ancien système
Exporter les données cumulatives (YTD) et rapports de paie
Importer les données dans Folks Paie
Valider les données importées
Effectuer des tests de paie (paie parallèle)
Important :
Les données YTD doivent être exactes pour assurer les relevés fiscaux (T4, Relevé 1)
Les relevés d’emploi (RE) doivent être complétés dans l’ancien système si requis
Ne pas résilier votre fournisseur avant la validation complète
Cette étape est critique pour éviter des erreurs de conformité ou des écarts de paie.
Rôles et responsabilités
Rôle de Folks
Encadrer le projet et structurer les étapes
Supporter la configuration
Assister les tests et validations
Former les utilisateurs
Rôle du client
Fournir les données et informations
Valider les résultats
Effectuer les tests de paie
Opérer la paie après mise en production
Important : Folks agit comme support et encadrement, mais le client demeure responsable de ses données et de leur validation.
Données requises
Liste complète des employés (actifs, inactifs, terminés)
Dossiers employés à jour
Données cumulatives à ce jour (YTD)
Informations bancaires
Pourcentages de vacances
Province d’embauche
Des données incomplètes ou incorrectes peuvent retarder la mise en production.
Validation et mise en production
Avant la mise en production :
Valider les tests de paie
Corriger les anomalies (CNESST, dérogations)
Confirmer les données cumulatives
Après validation :
Autoriser la mise en production
Soumettre la première paie
Valider les remises (ARC et Revenu Québec)
Important : Assurez-vous que votre ancien fournisseur ne produise pas les T4 et Relevés 1 après la migration.
L'import de temps n'est pas disponible par défaut. Contactez-nous pour l'activer.
Création des articles de paie
Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous dans les paramètres d'entreprise pour créer vos articles de paie.
Les articles de paie sont les blocs de construction de la paie : chaque gain versé à un employé passe par un article de paie qui détermine comment celui-ci est traité, comptabilisé et déclaré aux autorités fiscales.
Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Tableau de bord > ☰ > Paramètres d'entreprise > Articles de paie.
Cliquez sur Créer un préréglage.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom au préréglage et sélectionnez le type Gain et le sous-type. Le couple type / sous-type détermine le traitement du gain dans la paie.
Par exemple, le calcul du temps supplémentaire avec son multiplicateur, ou le traitement fiscal particulier d'un paiement de facture pour un travailleur autonome (case 48 du T4A). Un article mal typé produira une paie valide mais fiscalement incorrecte. Dans le cas des travailleurs autonomes, seul le type Gain avec le sous-type Paiement de facture est accepté.
Si une valeur est définie pour un champ sur ce préréglage, elle sera synchronisée du préréglage aux articles créés à partir du préréglage, et ce champ ne sera pas modifiable sur ces articles.
Cliquez sur Créer.
Vous pouvez modifier vos articles de paie au besoin.
Si vous avez plusieurs numéros d'enregistrement, assurez-vous de créer vos articles de paie pour chaque entreprise. Un menu déroulant vous permet de sélectionner l'entreprise désirée. Vous n'avez qu'à vous rendre dans les articles de paie pour chaque entreprise.
Configuration des codes de paie
Lorsque vous utilisez un système de temps externe, ce système identifie chaque type de gain par son propre code (exemple : « REG » pour les heures régulières). Folks doit apprendre ce que chacun signifie. La configuration des codes de paie permet de créer le pont entre les codes de votre fichier d'import et les préréglages qui déterminent comment chaque gain sera traité.
Cette configuration se fait une seule fois, et est réutilisée à chaque import. Si vous changez de système de temps ou ajoutez de nouveaux types de gains, il suffit de mettre à jour la mise en correspondance.
Rendez-vous dans Tableau de bord > icône d'engrenage (Configuration) > Onglet Préréglages. Vous y trouverez la liste de vos préréglages disponibles. Pour chaque préréglage de type Gain, un champ permet de saisir le code de paie dédié à l'import : c'est ce code qui sera attendu dans la colonne E du fichier CSV.
Format du fichier d'import de temps
Cette section décrit le format de fichier CSV attendu à l'étape 1 de l'import du temps (Import du fichier). Le fichier est basé sur un format universel, ce qui permet à la majorité des systèmes de temps externes de le générer sans développement particulier.
Un gabarit d'explication du fichier est disponible. Seules 6 colonnes sont lues par le système. Toutes les autres doivent être présentes mais vides. Une valeur insérée dans une colonne non prise en charge sera ignorée.
Le fichier doit obligatoirement être séparé par des points-virgules. Un fichier séparé par des virgules n'est pas rejeté à l'étape 1, mais toutes ses lignes ressortiront en erreur à l'étape 2 (Validation des données).
Colonne
Champ
Obligatoire
Description
B
No d'employé
Oui
Identifiant unique de l'employé Folks (max 20 caractères)
D
Type
Oui
Seule valeur acceptée : G (gain)
E
Code
Oui
Code de gain, associé à un préréglage (max 100 caractères)
F
Quantité
Conditionnel
Lue pour les codes associés aux préréglages correspondant à des montants ; format 5.2 (max #####.##)
H
Montant
Conditionnel
Lue pour les codes associés aux préréglages correspondant à des heures ; format 7.2 (max #######.##)
N
Date
Oui
Date de la transaction, format AAAA-MM-JJ, dans la période de paie en cours
La colonne lue dépend du code de paie :
Colonne Montant pour :
Prime discrétionnaire
Prime non discrétionnaire
Prime non imposable
Commission
Commission périodique
Prestation de décès
Cadeau en argent
Pourboire
Indemnité tenant lieu de salaire
Indemnité de remplacement du revenu (non imposable)
Indemnité de remplacement du revenu (imposable)
Paiement de facture
Pension
Allocation de retraite
Allocation de retraite admissible
Paie rétroactive
Augmentation de paie rétroactive
Indemnité de départ
Prestation supplémentaire de chômage
Ajustement de l'accumulation de vacances
Colonne Quantité pour :
Heures supplémentaires
Complément parental assurable
Complément parental non assurable
Salaire
Maintien du salaire
Indemnité de jour férié
Paie de vacances
Paie de vacances (employé congédié)
Paie de vacances (aucun congé pris)
Paie de vacances (congé pris)
Salaire horaire
Congé pour violence familiale et sexuelle
Congé général
Congé de paternité
Congé personnel
Congé de maladie
Congé pour voter
Congé de mariage
Congé de deuil
Si les deux colonnes sont renseignées sur une même ligne, seule la colonne correspondant au code est lue — l'autre est ignorée sans générer d'erreur. C'est ce qui permet d'importer autant des heures que des montants (ex : remboursements de dépenses).
Employé 21, gain code 1, quantité 35.00 heures, date 2009-01-10.
Question fréquente : Qui calcule quoi?
La réponse tient en deux volets. Folks calcule le temps : les heures importées sur les codes de temps supplémentaire sont payées selon leur multiplicateur (x1.0, x1.5, x2.0). En ce qui concerne les montants en dollars, tout gain exprimé en dollars doit arriver déjà calculé dans le fichier.
Temps supplémentaire : le système source sait quelles heures sont à temps simple, à temps et demi ou à temps double. Folks applique ensuite le multiplicateur du code : 4 heures importées sur TS 1.5 sont payées à 1,5 fois le taux.
Fériés : le nombre d'heures fériées est déterminé de votre côté et importé en quantité sur le code associé au préréglage Férié.
L'une des étapes primordiales lors de l'intégration de Folks Paie consiste à créer son entreprise dans le tableau de bord. Sans cette configuration, les autres paramètres ne pourront être mis en place. Veuillez suivre les étapes suivantes afin de bien y arriver.
Depuis le menu de gauche, naviguez vers Rémunération > Tableau de bord. Sur cette page, cliquez sur le carré contenant 3 lignes horizontales (☰) en haut à gauche.
Dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur Paramètres d'entreprise et sur l'onglet Détails.
Sous l'onglet Détails, remplissez l'information pour les sections Infos de l'entreprise et Infos de contact. Cliquez sur enregistrer et continuer.
Les autres configurations seront ensuite accessibles via les différents onglets de paramètres d'entreprise.
La gestion des jours fériés dans Folks Paie est simple, mais dépend des règles applicables au Québec et de la configuration de votre compte.
Les dates, les règles de calcul et les impacts sur la paie peuvent varier. Vous devez toujours valider l’information directement dans votre compte Folks Paie.
Pour des instructions détaillées sur la configuration des jours fériés dans Folks Paie, consultez également : Ajouter ou éditer les jours fériés
Cet article explique comment fonctionne le support pour Folks Paie, y compris la façon dont les demandes sont priorisées, la différence entre la priorité d’un ticket et la sévérité d’une situation nécessitant une correction, les délais de réponse, ainsi que la procédure d’escalade.
Le support Folks Paie est offert aux Super-Users désignés par le client, selon les canaux officiels de support et les niveaux de service applicables.
vous devez être un Super-User désigné par votre organisation ;
votre organisation doit avoir désigné au moins deux Super-Users ;
vous devez utiliser les canaux officiels de support ;
vous devez fournir suffisamment d’information pour permettre l’analyse et la résolution du problème.
Les Super-Users sont responsables de :
soutenir les utilisateurs internes pour les questions liées à la paie ;
escalader les incidents au besoin ;
maintenir une connaissance suffisante de la configuration de la paie ;
fournir les renseignements nécessaires à l’analyse d’un incident.
Les demandes soumises hors des canaux officiels pourraient prendre plus de temps à être identifiés et répondues.
Comment contacter le support
Toutes les demandes doivent être soumises via l’un des canaux suivants :
Email : support@folkshr.com
Centre d’aide : https://support.folkshr.com/hc/fr-ca
Le support initial est offert principalement par écrit. Selon la nature du problème, Folks peut utiliser d’autres moyens de communication, comme un appel ou une session de partage d’écran.
Heures de support
Le support technique est offert :
du lundi au vendredi ;
de 8 h à 17 h, heure de l’Est ;
à l’exclusion des jours fériés au Canada.
Aucune couverture hors de ces heures n’est confirmée dans le contenu fourni.
Priorité du ticket vs sévérité de la situation
Folks distingue la priorité du ticket et la sévérité de la situation. Ces notions ne servent pas au même objectif.
Priorité du ticket
La priorité sert à déterminer l’ordre de traitement du ticket dans la file de support.
Priorité élevée (High) : le cycle de paie en cours est affecté, une échéance approche, ou une intervention rapide est nécessaire pour éviter une perturbation.
Priorité normale (Normal) : aucune échéance immédiate n’est à risque et la situation ne compromet pas le traitement courant de la paie.
La priorité est une notion opérationnelle. Elle permet au support de gérer la file de tickets.
Sévérité de la situation
La sévérité décrit l’impact technique réel de l’incident sur Folks Payroll. Elle est utilisée pour appliquer les cibles de réponse et de résolution prévues au SLA.
S0 : la plateforme de paie est complètement indisponible pour tous les utilisateurs et aucun contournement n’est possible.
S1 : une fonctionnalité essentielle est en panne, les opérations de paie ou de conformité sont compromises, et aucun contournement n’est possible.
S2 : une fonctionnalité est partiellement affectée, mais la paie peut continuer avec une solution de contournement.
S3 : l’impact est limité, mineur ou cosmétique, sans incidence sur les échéances de paie.
Différence essentielle : la priorité mesure l’urgence opérationnelle du ticket, tandis que la sévérité mesure l’impact technique de l’incident.
Exemple : un ticket peut être traité en priorité élevée parce qu’une paie doit être finalisée rapidement, sans pour autant correspondre à une situation de sévérité S0 ou S1 si la plateforme demeure fonctionnelle.
Délais de réponse et de résolution
Les délais sont calculés pendant les heures ouvrables et dépendent de la sévérité de l’incident.
Délais moyens de première réponse
S0 : 60 minutes ou moins
S1 : 2 heures
S2 : 6 heures
S3 : 12 heures
Délais moyens de résolution
S0 : jusqu’à 8 heures
S1 : jusqu’à 3 jours ouvrables
S2 : jusqu’à 3 semaines
S3 : aucun délai moyen de résolution défini
Une situation est considérée comme résolue lorsqu’elle ne compromet plus l’utilisation de Folks Payroll pour le traitement de la paie, les remises statutaires ou les obligations de conformité.
Demandes urgentes
Une demande est considérée comme urgente lorsqu’elle affecte directement :
un cycle de paie en cours ;
une échéance de remise statutaire ;
une obligation réglementaire à très court terme.
Pour soumettre une demande urgente :
indiquez que le ticket est Urgent au moment de la soumission ;
décrivez clairement l’impact sur les opérations de paie ;
fournissez des coordonnées directes pour le suivi.
Le contenu source mentionne une ligne de rappel dédiée, mais aucun numéro ou mode d’utilisation n’est défini.
Procédure d’escalade
Si une situation n’avance pas selon les délais attendus ou doit être rehaussée, le Super-User doit :
référer le numéro du ticket existant ;
justifier la demande d’escalade ;
maintenir les échanges avec le support.
Le chemin d’escalade prévu est le suivant :
Support Analyst
Support Lead / Payroll Specialist
Executive Oversight, dans les cas exceptionnels
Ce qui peut affecter les délais
Les délais de réponse ou de résolution peuvent être affectés par :
les périodes de fort volume, comme la fin de mois, la mi-mois ou la fin d’année ;
la complexité du problème ;
des informations incomplètes ou imprécises ;
un délai dans la réponse du client aux demandes d’information complémentaire.
Le client doit idéalement répondre dans les 30 minutes lorsqu’une information additionnelle est demandée pour faire progresser l’analyse.
Ce qui n’est pas inclus dans le support
Le support technique n’inclut pas :
l’exécution de la paie au nom du client ;
la saisie de données ou l’approbation des paies ;
les conseils juridiques, fiscaux, réglementaires ou d’interprétation ;
la formation, l’implantation ou le conseil, sauf entente distincte ;
les demandes non liées à l’utilisation, à la configuration ou à la performance technique de Folks Payroll.
Responsabilités du client
Le client demeure responsable de :
l’exactitude et l’exhaustivité des données de paie ;
la conformité des paramètres et de la configuration ;
le respect des échéances de paie et de remise ;
la collaboration nécessaire à l’analyse et à la résolution des incidents.
Disponibilité du service
Folks vise une disponibilité mensuelle de 99,5 % pour les services de paie.
La maintenance planifiée est généralement effectuée en dehors des périodes standards de traitement de la paie, de préférence entre 17 h 30 et 6 h, heure de l’Est, du lundi au vendredi.
Certaines interruptions ne sont pas incluses dans le calcul de disponibilité, notamment celles causées par des systèmes tiers, la configuration du client, la maintenance planifiée, la maintenance d’urgence ou des événements hors du contrôle raisonnable de Folks.
Limites importantes
Folks n’est pas responsable des pénalités, intérêts ou autres dommages liés à des échéances de paie ou de remise manquées lorsque ces situations résultent notamment :
d’un incident exclu du calcul de disponibilité ;
d’une erreur, d’un retard ou d’une mauvaise configuration imputable au client ;
d’une défaillance d’un tiers, comme une institution financière ou un système gouvernemental ;
Après la création de l'entreprise, l'étape suivante consiste à configurer les comptes fiscaux (numéros d'enregistrement) de l'entreprise dans le tableau de bord. Ces comptes regroupent les identifiants utilisés pour les remises et déclarations auprès de l'ARC (Agence du revenu du Canada) et de Revenu Québec, ainsi que pour l'intégration avec les paramètres d'entreprise.
Sans comptes fiscaux configurés, il est impossible de générer correctement les remises et les déclarations associées à la paie.
👉 L'entreprise doit absolument avoir été créée afin de configurer les numéros d'enregistrement.
Suivre les étapes suivantes pour la configuration des numéros d'enregistrement:
Depuis le menu de gauche, naviguez vers Rémunération > Tableau de bord. Sur cette page, cliquez sur le carré contenant 3 lignes horizontales (☰) en haut à gauche. Cliquez ensuite sur Paramètres d'entreprise et sur l'onglet Comptes fiscaux.
Sous l'onglet Comptes fiscaux, ajoutez chaque compte fiscal applicable à l'entreprise. Voici les comptes fiscaux supportés:
ARC : Compte auprès de l'Agence du revenu du Canada (identifiant de type 123456789RP0001).
Revenu Québec : Compte auprès de Revenu Québec (identifiant de type 1234567891RS0001). 💡Notez qu'il est possible d'avoir plus d'un compte fiscal ARC et plus d'un compte fiscal Revenu Québec.
Vous pouvez importer dans Folks Paie des données de temps et des montants provenant d'un système externe afin de les transmettre pour la paie.
Pour ce faire, vous devez d'abord configurer les codes de vos articles de paie et exporter vos données de temps via un fichier CSV. Veuillez vous référer à l'article Configurations requises pour l'import de temps.
Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Préparation de la paie.
Dans la page de préparation de la paie, en haut à droite, cliquez sur la flèche dans le bouton d’envoi de la paie et sélectionnez Importer du temps. Si vous ne disposez pas de la feuille de temps, le bouton d'envoi vous dirigera directement vers la fonctionnalité d'import.
Importez ensuite le fichier CSV que vous avez exporté de votre application de gestion du temps. La taille maximale permise est 15 Mo. Référez-vous à l'article Format du fichier d'import de temps. Les données de temps et de rémunération de vos employés supportées par Folks seront intégrées à la période en cours. Les données dans les colonnes non prises en charge par le système sont simplement ignorées à l’import. Si un employé a déjà des heures pour cette période, elles seront remplacées. Les autres seront simplement ajoutées.
Une fois votre fichier déposé, cliquez sur Suivant.
Étape 2 - Validation des données
Cette étape permet de s'assurer que les données sont cohérentes. Le tableau affiche les données ligne par ligne.
Si votre fichier comporte des erreurs, apportez les corrections nécessaires et réimportez-le. Référez-vous à la section Erreurs et causes pour vous aider. Vous pouvez également cliquer sur Suivant pour procéder avec les lignées importées. Les lignes en erreur seront toutefois exclues de l'import.
Erreurs et causes
Chaque cellule invalide porte un indicateur d'erreur avec une info-bulle expliquant la cause. Dès qu'au moins une cellule d'une ligne est invalide, la ligne passe au statut Ignorée, est grisée et exclue des totaux agrégés.
Un filtre par statut (Toutes les lignes par défaut, Lignes importées, Lignes ignorées) avec badges de décompte, une recherche sur toutes les colonnes de données et une pagination facilitent l'analyse.
Cette section présente de manière exhaustive les erreurs et avertissements gérés lors de l'import de temps. À noter que les colonnes No. ligne, Employé et Statut ne portent jamais d'icône d'erreur. Un employé introuvable produit un trait long dans la colonne Employé, l'erreur étant portée par la cellule No d'employé.
Erreur
Cause
No d'employé
Le numéro d'employé est requis.
Vide
Le numéro d'employé ne peut pas dépasser 20 caractères.
Plus de 20 caractères
Aucun employé ne correspond à ce numéro dans Folks. Vérifiez le numéro ou créez l'employé.
Introuvable dans Folks
Les lignes de cet employé sont ignorées car l'employé est exclu de la paie.
Employé exclu de la paie
Ce numéro d'employé est associé à plus d'un employé. Chaque numéro doit être unique.
Non unique
Type d'heures
Le type d'heures est requis.
Vide
Seul le type « G » est accepté pour l'import.
Différent de G
Code de paie
Le code de paie est requis.
Vide
Le code de paie ne peut pas dépasser 100 caractères.
Plus de 100 caractères
Ce code de paie n'existe pas dans la configuration des codes de paie. Ajoutez-le à la configuration ou corrigez le code.
Inexistant dans la configuration
Quantité et Montant
Format invalide. Voici un format valide : 35.50
Format de quantité invalide (max #####.##)
Format invalide. Voici un format valide : 30.50
Format de montant invalide (max #######.##)
Date de transaction
La date de transaction est requise.
Vide
Format de date invalide. Utilisez AAAA-MM-JJ.
Format invalide
Cette date n'existe pas (ex. : 31 février).
Date inexistante
La date doit être comprise dans la période de paie en cours.
Hors de la période de paie en cours
Étape 3 - Résumé et envoi vers la paie
Le résumé présente l'import en deux sections — Informations générales et Informations codes de paie. En cliquant sur Envoyer vers la paie, une fenêtre de confirmation informe que l'envoi peut prendre quelques minutes et offre une case à cocher pour recevoir un courriel à la complétion. Vous pouvez donc lancer l'envoi et continuer vos autres tâches en parallèle.
Les données seront transmises pour les employés inclus dans la synchronisation et dont le profil est complet.
Comportement des imports multiples pour une même période de paie
Lorsque vous importez du temps plusieurs fois pour une même période de paie, cela n'additionne pas les heures et n'efface pas tout ce qui a été attribué précédemment. La mise à jour se fait par préréglage.
Les heures sont mises à jour selon leur type (préréglage).
Si vous réimportez pour le même employé et le même préréglage → les données précédemment importées sont remplacées par celles du nouveau fichier (pas d'addition).
Si vous importez pour le même employé mais un préréglage différent → les deux sont conservés (les heures du premier préréglage restent intactes).
Les préréglages absents du nouveau fichier ne sont pas touchés.
Voici un exemple :
Import initial
Deuxième import
Total
40 h en Heures régulières
Réimport de 38 h en Heures régulières et 5 h en Temps supplémentaire
38 h, pas 78 h; ajout de 5 h en Temps supplémentaire → les 38 h régulières restent
Dans cette page, nous allons examiner les demandes d'absence, de vacances, les feuilles de temps et leur impact sur la paie des employés.
Demandes d'absence
Seules les demandes d'absence rémunérées seront transmises vers la paie.
Le statut de rémunération des demandes d'absence, qu'elles soient rémunérées ou non, a un impact direct sur la paie des employés.
Dans la navigation de gauche, accédez à Temps.
Sélectionnez la section Absences.
Consultez le statut de rémunération des absences (rémunérées ou non).
Modifier une demande d'absence
Cliquez sur Modifier.
Indiquez si la demande doit être payée.
Important : Selon le type d'absence, l'employé pourra spécifier si la banque de maladie doit être imputée.
Demandes de vacances
Les demandes de vacances sont toujours payées.
Aucune case à cocher n'est requise.
Toutes les demandes approuvées apparaîtront automatiquement dans la feuille de temps des employés.
Feuille de temps
Ceci est applicable pour tous les employés avec un type de salaire envoyé à la paie horaire.
Accédez à la feuille de temps de l'employé.
Repérez la colonne Heures rémunérées.
Validez le total des heures payées.
Le total des Heures rémunérées est celui qui sera reporté dans la paie courante et transféré vers la paie.
Résultat
Les demandes d'absence rémunérées et les demandes de vacances approuvées sont incluses dans les feuilles de temps et impactent directement les heures transférées dans la paie courante.
Dans cette page, nous allons voir les étapes nécessaires pour ajuster les dossiers des employés lors de l'ajout du module de paie dans Folks. Cela inclut l'ajout de détails essentiels pour assurer le paiement correct des employés.
Étapes à suivre :
Sélectionner l'employé :
Dans « Liste des employés », sélectionnez l'employé désiré.
Ajouter des comptes en banque :
Sous l'onglet « Corporatives », glissez vers le bas et cliquez sur « Modifier » sous « Informations pour la paie ». Ajoutez les informations bancaires de l'employé. Notez que FOLKS Rémunération ne produit pas de chèques, donc des informations bancaires correctes sont essentielles pour le paiement.
Ajouter une province d'embauche :
Il est crucial de distinguer entre la province de résidence et la province d'embauche. La province d'embauche détermine la taxabilité de l'employé. Par exemple, un employé embauché au Québec sera soumis aux taxes et contributions spécifiques du Québec.
Pour plus d'informations, consultez le guide de l'Agence du revenu du Canada et du ministère du revenu du Québec.
Ajouter des informations de rémunération :
Dans l'onglet Rémunération du profil de l'employé, ajoutez les informations relatives aux vacances. Cliquez sur le crayon « Modifier » et ajoutez le pourcentage du salaire désiré sous « Pourcentage du salaire ».
Accumuler : Le pourcentage est accumulé à chaque paie et ajouté à la banque de vacances de l'employé.
Paiement par période : Le pourcentage est payé à chaque période de paie et n'est pas accumulé.
Une fois que vous avez ajouté les informations bancaires, la province d'embauche, et les informations de rémunération pour un employé, vous pouvez passer au suivant.
Dans cette page, nous allons explorer comment valider et gérer efficacement votre calendrier de paie. Il est crucial de valider votre calendrier de paie dès le début de l'implantation ainsi qu'au début de chaque année civile.
Validation du calendrier de paie
Un délai de trois jours ouvrables est requis entre la soumission de la paie et le dépôt dans le compte des employés.
Par exemple, une paie soumise le lundi sera déposée le jeudi.
Une soumission tardive peut entraîner un retard de paiement pour votre personnel.
Visualisation du calendrier de paie
Pour visualiser votre calendrier de paie, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord. Dans le sous-menu, dirigez-vous vers Paie. Ici, vous pouvez consulter le calendrier pour vos paies actuelles, à venir et précédentes.
Dans chaque onglet, vous pourrez voir les périodes de paie, les dates de paiement et la date et heure requises pour l'approbation de vos périodes de paie.
Il est important de prendre le temps de se familiariser avec cet outil.
Impact des journées fériées
Les journées fériées fédérales influencent les mouvements de fonds et votre calendrier de paie. Le calendrier de paie a été ajusté automatiquement pour tenir compte de ces congés. Il est important de consulter votre calendrier pour pouvoir en prévoir les impacts.
Pour accommoder les journées fériées fédérales, il est possible de devoir soumettre votre paie plus tôt ou que votre paie soit déposée à l'avance.
Référez-vous à votre calendrier de paie pour reconnaître les cycles de paie impactés.
Notez que les journées fériées provinciales, comme la Saint-Jean-Baptiste au Québec, n'ont pas d'impact sur les mouvements d'argent. Toutefois, les bureaux seront fermés. Nous vous recommandons donc de soumettre votre paie à l'avance lors de cette journée pour pouvoir bénéficier de votre service support.
Pour une liste complète des journées fériées fédérales 2026, référez-vous à la documentation ci-dessous.