Dans cet article, nous vous guiderons à travers les différentes configurations requises pour l'import de temps vers Folks Paie.
- Création des articles de paie
- Configuration des codes de paie
- Format du fichier d'import de temps
- Question fréquente : Qui calcule quoi?
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Création des articles de paie
Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous dans les paramètres d'entreprise pour créer vos articles de paie.
Les articles de paie sont les blocs de construction de la paie : chaque gain versé à un employé passe par un article de paie qui détermine comment celui-ci est traité, comptabilisé et déclaré aux autorités fiscales.
- Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Tableau de bord > ☰ > Paramètres d'entreprise > Articles de paie.
- Cliquez sur Créer un préréglage.
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom au préréglage et sélectionnez le type Gain et le sous-type. Le couple type / sous-type détermine le traitement du gain dans la paie.
Par exemple, le calcul du temps supplémentaire avec son multiplicateur, ou le traitement fiscal particulier d'un paiement de facture pour un travailleur autonome (case 48 du T4A). Un article mal typé produira une paie valide mais fiscalement incorrecte. Dans le cas des travailleurs autonomes, seul le type Gain avec le sous-type Paiement de facture est accepté. - Si une valeur est définie pour un champ sur ce préréglage, elle sera synchronisée du préréglage aux articles créés à partir du préréglage, et ce champ ne sera pas modifiable sur ces articles.
- Cliquez sur Créer.
Vous pouvez modifier vos articles de paie au besoin.
Si vous avez plusieurs numéros d'enregistrement, assurez-vous de créer vos articles de paie pour chaque entreprise. Un menu déroulant vous permet de sélectionner l'entreprise désirée. Vous n'avez qu'à vous rendre dans les articles de paie pour chaque entreprise.
Configuration des codes de paie
Lorsque vous utilisez un système de temps externe, ce système identifie chaque type de gain par son propre code (exemple : « REG » pour les heures régulières). Folks doit apprendre ce que chacun signifie. La configuration des codes de paie permet de créer le pont entre les codes de votre fichier d'import et les préréglages qui déterminent comment chaque gain sera traité.
Cette configuration se fait une seule fois, et est réutilisée à chaque import. Si vous changez de système de temps ou ajoutez de nouveaux types de gains, il suffit de mettre à jour la mise en correspondance.
Rendez-vous dans Tableau de bord > icône d'engrenage (Configuration) > Onglet Préréglages. Vous y trouverez la liste de vos préréglages disponibles. Pour chaque préréglage de type Gain, un champ permet de saisir le code de paie dédié à l'import : c'est ce code qui sera attendu dans la colonne E du fichier CSV.
Format du fichier d'import de temps
Cette section décrit le format de fichier CSV attendu à l'étape 1 de l'import du temps (Import du fichier). Le fichier est basé sur un format universel, ce qui permet à la majorité des systèmes de temps externes de le générer sans développement particulier.
Un gabarit d'explication du fichier est disponible. Seules 6 colonnes sont lues par le système. Toutes les autres doivent être présentes mais vides. Une valeur insérée dans une colonne non prise en charge sera ignorée.
Le fichier doit obligatoirement être séparé par des points-virgules. Un fichier séparé par des virgules n'est pas rejeté à l'étape 1, mais toutes ses lignes ressortiront en erreur à l'étape 2 (Validation des données).
| Colonne | Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|---|
| B | No d'employé | Oui | Identifiant unique de l'employé Folks (max 20 caractères) |
| D | Type | Oui | Seule valeur acceptée : G (gain) |
| E | Code | Oui | Code de gain, associé à un préréglage (max 100 caractères) |
| F | Quantité | Conditionnel | Lue pour les codes associés aux préréglages correspondant à des montants ; format 5.2 (max #####.##) |
| H | Montant | Conditionnel | Lue pour les codes associés aux préréglages correspondant à des heures ; format 7.2 (max #######.##) |
| N | Date | Oui | Date de la transaction, format AAAA-MM-JJ, dans la période de paie en cours |
La colonne lue dépend du code de paie :
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Colonne Montant pour :
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Colonne Quantité pour :
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Si les deux colonnes sont renseignées sur une même ligne, seule la colonne correspondant au code est lue — l'autre est ignorée sans générer d'erreur. C'est ce qui permet d'importer autant des heures que des montants (ex : remboursements de dépenses).
Voici un exemple de ligne valide :
;21;;G;1;35.00;;;;;;;;2009-01-10;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;Employé 21, gain code 1, quantité 35.00 heures, date 2009-01-10.
Question fréquente : Qui calcule quoi?
La réponse tient en deux volets. Folks calcule le temps : les heures importées sur les codes de temps supplémentaire sont payées selon leur multiplicateur (x1.0, x1.5, x2.0). En ce qui concerne les montants en dollars, tout gain exprimé en dollars doit arriver déjà calculé dans le fichier.
Temps supplémentaire : le système source sait quelles heures sont à temps simple, à temps et demi ou à temps double. Folks applique ensuite le multiplicateur du code : 4 heures importées sur TS 1.5 sont payées à 1,5 fois le taux.
Fériés : le nombre d'heures fériées est déterminé de votre côté et importé en quantité sur le code associé au préréglage Férié.