Procédures de paie

Après la création de l'entreprise, l'étape suivante consiste à configurer les comptes fiscaux (numéros d'enregistrement) de l'entreprise dans le tableau de bord. Ces comptes regroupent les identifiants utilisés pour les remises et déclarations auprès de l'ARC (Agence du revenu du Canada) et de Revenu Québec, ainsi que pour l'intégration avec les paramètres d'entreprise.

Sans comptes fiscaux configurés, il est impossible de générer correctement les remises et les déclarations associées à la paie. 

👉 L'entreprise doit absolument avoir été créée afin de configurer les numéros d'enregistrement. 

Suivre les étapes suivantes pour la configuration des numéros d'enregistrement:

1. Depuis le menu de gauche, naviguez vers Rémunération > Tableau de bord. Sur cette page, cliquez sur le carré contenant 3 lignes horizontales (☰) en haut à gauche. Cliquez ensuite sur Paramètres d'entreprise et sur l'onglet Comptes fiscaux.
2. Sous l'onglet Comptes fiscaux, ajoutez chaque compte fiscal applicable à l'entreprise. Voici les comptes fiscaux supportés:

• ARC : Compte auprès de l'Agence du revenu du Canada (identifiant de type 123456789RP0001).
• Revenu Québec : Compte auprès de Revenu Québec (identifiant de type 1234567891RS0001).
  💡Notez qu'il est possible d'avoir plus d'un compte fiscal ARC et plus d'un compte fiscal Revenu Québec.

3. Pour chaque compte, renseignez :

• Le type (ARC ou Revenu Québec)

• L'identifiant de compte

• Un libellé pour le distinguer dans l'interface

• Une note optionnelle 

4. Sauvegarder

Les écritures comptables traduisent chaque paie en lignes de débit et de crédit prêtes à être exportées vers votre système comptable. Grâce aux étiquettes, les montants peuvent être répartis selon des dimensions telles que le département, le projet ou l'emplacement. Le système peut alors générer directement une écriture comptable déjà ventilée, c'est-à-dire déjà répartie selon ces catégories, prête à être exportée sans reprise manuelle.

Dans cet article

• Création des groupes d'étiquettes
• Attribution des étiquettes à un employé
• Configuration des règles comptables

Création des groupes d'étiquettes

Les groupes d'étiquettes représentent des catégories utilisées pour la répartition de la paie et les étiquettes en constituent les valeurs. Par exemple, un groupe Département contenant Marketing, Ventes et Admin, un groupe Site d'opération contenant Montréal et Québec, un groupe Provenance contenant International et Local.

La personne responsable de la paie peut créer des groupes d'étiquettes en procédant comme suit.

1. Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Tableau de bord > ☰ > Paramètres d'entreprise > Étiquettes.
2. Cliquez sur Ajouter un groupe d'étiquettes.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom au groupe d'étiquettes. Vous pouvez également ajouter une description et sélectionner une couleur.
4. Cochez l'option Dimension d'écriture du journal afin que le groupe d'étiquettes soit utilisé comme dimension dans les rapports d'écriture de journal. Une entité commerciale peut avoir jusqu'à trois dimensions d'écriture de journal.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois le groupe créé, pour ajouter des étiquettes, cliquez sur celui-ci puis cliquez sur + Nouvelle étiquette.

Vous pouvez modifier ou supprimer le groupe d'étiquettes.

Attribution des étiquettes à un employé

La prochaine étape consiste à attribuer les bonnes étiquettes et la bonne répartition à chaque employé.

Un employé peut porter des étiquettes de plusieurs groupes à la fois, et sa rémunération se répartit indépendamment dans chaque groupe.

Chaque modification de structure ou de répartition doit être reportée à la main sur la fiche de l'employé.

1. Pour chaque étiquette créée, cliquez sur les trois points > Étiqueter des employés ou cliquez sur l'étiquette elle-même pour assigner des employés et des travailleurs autonomes.

2. Sélectionnez le ou les employés désirés puis cliquez sur Assigner.

3. Rendez-vous ensuite dans la fiche de l'employé (menu ☰ > Employés) puis cliquez sur l'onglet Étiquettes. Vous verrez les étiquettes attribuées, ou Aucune étiquette attribuée tant qu'il n'y en a pas. Vous pouvez attribuer des répartitions en cliquant sur Modifier les étiquettes, puis sur Ajouter une répartition. Le menu présente les groupes existants et, pour chacun, ses étiquettes. La répartition totale doit être 100%.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des règles comptables

Une fois les étiquettes attribuées, les règles comptables associent chaque étiquette à un compte de dépense et à un compte de passif. C'est cette étape qui rend la ventilation utilisable dans l'écriture.

La configuration doit couvrir tous les types de lignes que vous souhaitez voir ventilés, y compris la portion employeur des retenues légales. Si vous répartissez vos dépenses dans chacun de vos départements, vous devez configurer les règles pour que ces contributions soient inscrites dans chacun de vos départements, et pas seulement les gains.

Dans le tableau de bord, cliquez sur > ☰ > Paramètres d'entreprise > Règles comptables.

Vous pouvez importer dans Folks Paie des données de temps et des montants provenant d'un système externe afin de les transmettre pour la paie.

Pour ce faire, vous devez d'abord configurer les codes de vos articles de paie et exporter vos données de temps via un fichier CSV ou Excel. Veuillez vous référer à l'article Configurations requises pour l'import de temps.

Une fois les codes de paie configurés et le fichier d'import en main, l'import s'effectue en trois étapes. Une description du comportement des imports multiples pour une même période de paie se trouve au bas de l'article.

• Étape 1 - Import du fichier
• Étape 2 - Validation des données
  • Erreurs et causes
• Étape 3 - Résumé et envoi vers la paie

Étape 1 - Import du fichier

1. Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Préparation de la paie.
2. Dans la page de préparation de la paie, en haut à droite, cliquez sur la flèche dans le bouton d’envoi de la paie et sélectionnez Importer du temps. Si vous ne disposez pas de la feuille de temps, le bouton d'envoi vous dirigera directement vers la fonctionnalité d'import.
   
3. Importez ensuite le fichier CSV ou Excel que vous avez exporté de votre application de gestion du temps. La taille maximale permise est 15 Mo. Référez-vous à l'article Format du fichier d'import de temps.
   Les données de temps et de rémunération de vos employés supportées par Folks seront intégrées à la période en cours. Les données dans les colonnes non prises en charge par le système sont simplement ignorées à l’import. Si un employé a déjà des heures pour cette période, elles seront remplacées. Les autres seront simplement ajoutées.
4. Une fois votre fichier déposé, cliquez sur Suivant.

Étape 2 - Validation des données

Cette étape permet de s'assurer que les données sont cohérentes. Le tableau affiche les données ligne par ligne.

Si votre fichier comporte des erreurs, apportez les corrections nécessaires et réimportez-le. Référez-vous à la section Erreurs et causes pour vous aider. Vous pouvez également cliquer sur Suivant pour procéder avec les lignées importées. Les lignes en erreur seront toutefois exclues de l'import.

Erreurs et causes

Chaque cellule invalide porte un indicateur d'erreur avec une info-bulle expliquant la cause. Dès qu'au moins une cellule d'une ligne est invalide, la ligne passe au statut Ignorée, est grisée et exclue des totaux agrégés.

Un filtre par statut (Toutes les lignes par défaut, Lignes importées, Lignes ignorées) avec badges de décompte, une recherche sur toutes les colonnes de données et une pagination facilitent l'analyse.

Cette section présente de manière exhaustive les erreurs et avertissements gérés lors de l'import de temps. À noter que les colonnes No. ligne, Employé et Statut ne portent jamais d'icône d'erreur. Un employé introuvable produit un trait long dans la colonne Employé, l'erreur étant portée par la cellule No d'employé.

Étape 3 - Résumé et envoi vers la paie

Le résumé présente l'import en deux sections — Informations générales et Informations codes de paie. En cliquant sur Envoyer vers la paie, une fenêtre de confirmation informe que l'envoi peut prendre quelques minutes et offre une case à cocher pour recevoir un courriel à la complétion. Vous pouvez donc lancer l'envoi et continuer vos autres tâches en parallèle.

Les données seront transmises pour les employés inclus dans la synchronisation et dont le profil est complet.

Comportement des imports multiples pour une même période de paie

Lorsque vous importez du temps plusieurs fois pour une même période de paie, cela n'additionne pas les heures et n'efface pas tout ce qui a été attribué précédemment. La mise à jour se fait par préréglage.

• Les heures sont mises à jour selon leur type (préréglage).

• Si vous réimportez pour le même employé et le même préréglage → les données précédemment importées sont remplacées par celles du nouveau fichier (pas d'addition).

• Si vous importez pour le même employé mais un préréglage différent → les deux sont conservés (les heures du premier préréglage restent intactes).

• Les préréglages absents du nouveau fichier ne sont pas touchés.

Voici un exemple :

Dans cette vidéo, nous allons découvrir comment synchroniser la paie et gérer les dossiers des employés.

Un point d'entrée pour la paie est disponible dans la page Synchronisation sous l'onglet Rémunération.
 

Fonctionnalités de la page de synchronisation

• Décider qui sera inclus ou exclu de votre cycle de paie
• Synchroniser les employés
• Valider les dossiers employés avant le transfert vers la rémunération

Accéder à la page de synchronisation

1. Dans le menu principal, accédez à Rémunération.
2. Cliquez sur Synchronisation.

Inclure ou exclure des employés

1. Recherchez l'employé dans la liste.
2. Activez ou désactivez l'inclusion selon le besoin :
   • Inclure un employé (ex. employé terminé pour un paiement supplémentaire)
   • Exclure un employé du cycle de paie
3. Vérifiez la liste pour confirmer qui est inclus ou exclu dans la paie.

Synchroniser les employés

1. Cliquez sur le bouton « 5 employés » pour lancer la synchronisation.
2. Le système valide les dossiers employés et affiche les erreurs à corriger.

Corriger les erreurs

1. En cas d'erreur, cliquez sur Corriger.
2. Ajustez la valeur en erreur (ex. numéro d'institution).
3. Répétez jusqu'à l'obtention du message « Aucune erreur de paie détectée ».

Finaliser la synchronisation

1. Cliquez sur Synchroniser.
2. Les employés inclus sont ajoutés à la paie courante.

Dans cette page, nous allons examiner les demandes d'absence, de vacances, les feuilles de temps et leur impact sur la paie des employés.

Demandes d'absence

Seules les demandes d'absence rémunérées seront transmises vers la paie.

Le statut de rémunération des demandes d'absence, qu'elles soient rémunérées ou non, a un impact direct sur la paie des employés.

1. Dans la navigation de gauche, accédez à Temps.
2. Sélectionnez la section Absences.
3. Consultez le statut de rémunération des absences (rémunérées ou non).

Modifier une demande d'absence

1. Cliquez sur Modifier.
2. Indiquez si la demande doit être payée.

Important : Selon le type d'absence, l'employé pourra spécifier si la banque de maladie doit être imputée.

Demandes de vacances

Les demandes de vacances sont toujours payées.

• Aucune case à cocher n'est requise.
• Toutes les demandes approuvées apparaîtront automatiquement dans la feuille de temps des employés.

Feuille de temps

Ceci est applicable pour tous les employés avec un type de salaire envoyé à la paie horaire.

1. Accédez à la feuille de temps de l'employé.
2. Repérez la colonne Heures rémunérées.
3. Validez le total des heures payées.

Le total des Heures rémunérées est celui qui sera reporté dans la paie courante et transféré vers la paie.

Résultat

Les demandes d'absence rémunérées et les demandes de vacances approuvées sont incluses dans les feuilles de temps et impactent directement les heures transférées dans la paie courante.

Dans cette page, nous allons voir les étapes nécessaires pour ajuster les dossiers des employés lors de l'ajout du module de paie dans Folks. Cela inclut l'ajout de détails essentiels pour assurer le paiement correct des employés.

Étapes à suivre :

1. Sélectionner l'employé :

   Dans « Liste des employés », sélectionnez l'employé désiré.

2. Ajouter des comptes en banque :

   Sous l'onglet « Corporatives », glissez vers le bas et cliquez sur « Modifier » sous « Informations pour la paie ». Ajoutez les informations bancaires de l'employé. Notez que FOLKS Rémunération ne produit pas de chèques, donc des informations bancaires correctes sont essentielles pour le paiement.

3. Ajouter une province d'embauche :

   Il est crucial de distinguer entre la province de résidence et la province d'embauche. La province d'embauche détermine la taxabilité de l'employé. Par exemple, un employé embauché au Québec sera soumis aux taxes et contributions spécifiques du Québec.

   Pour plus d'informations, consultez le guide de l'Agence du revenu du Canada et du ministère du revenu du Québec.

4. Ajouter des informations de rémunération :

   Dans l'onglet Rémunération du profil de l'employé, ajoutez les informations relatives aux vacances. Cliquez sur le crayon « Modifier » et ajoutez le pourcentage du salaire désiré sous « Pourcentage du salaire ».

   • Accumuler : Le pourcentage est accumulé à chaque paie et ajouté à la banque de vacances de l'employé.

   • Paiement par période : Le pourcentage est payé à chaque période de paie et n'est pas accumulé.

Une fois que vous avez ajouté les informations bancaires, la province d'embauche, et les informations de rémunération pour un employé, vous pouvez passer au suivant.

Dans cette page, nous allons explorer comment valider et gérer efficacement votre calendrier de paie. Il est crucial de valider votre calendrier de paie dès le début de l'implantation ainsi qu'au début de chaque année civile.

Validation du calendrier de paie

• Un délai de trois jours ouvrables est requis entre la soumission de la paie et le dépôt dans le compte des employés.

• Par exemple, une paie soumise le lundi sera déposée le jeudi.

• Une soumission tardive peut entraîner un retard de paiement pour votre personnel.

Visualisation du calendrier de paie

Pour visualiser votre calendrier de paie, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord. Dans le sous-menu, dirigez-vous vers Paie. Ici, vous pouvez consulter le calendrier pour vos paies actuelles, à venir et précédentes.

• Dans chaque onglet, vous pourrez voir les périodes de paie, les dates de paiement et la date et heure requises pour l'approbation de vos périodes de paie.

Il est important de prendre le temps de se familiariser avec cet outil.

Impact des journées fériées

Les journées fériées fédérales influencent les mouvements de fonds et votre calendrier de paie. Le calendrier de paie a été ajusté automatiquement pour tenir compte de ces congés. Il est important de consulter votre calendrier pour pouvoir en prévoir les impacts.

• Pour accommoder les journées fériées fédérales, il est possible de devoir soumettre votre paie plus tôt ou que votre paie soit déposée à l'avance.

• Référez-vous à votre calendrier de paie pour reconnaître les cycles de paie impactés.

Notez que les journées fériées provinciales, comme la Saint-Jean-Baptiste au Québec, n'ont pas d'impact sur les mouvements d'argent. Toutefois, les bureaux seront fermés. Nous vous recommandons donc de soumettre votre paie à l'avance lors de cette journée pour pouvoir bénéficier de votre service support.

Pour une liste complète des journées fériées fédérales 2026, référez-vous à la documentation ci-dessous.

• 1er Janvier (Jour de l'an)

• 3 avril (Vendredi Saint)

• 18 mai (Fête de la Reine)

• 1er juillet (Fête du Canada)

• 7 septembre (Fête du Travail)

• 30 septembre (Journée Vérité et Réconciliation)

• 12 octobre (Action e Grâce)

• 11 novembre (Jour du Souvenir)

• 25 décembre (Noël)

• 26 décembre (Lendemain de Noël)

• 24 juin (Saint-Jean-Baptiste - Provinciale)

Dans cette age nous allons voir comment vérifier l'import des données cumulatives à ce jour et des banques de vacances.

Étapes pour vérifier l'import des données cumulatives

1. Lorsque vos données cumulatives à ce jour ont été importées, vous recevrez un courriel de votre spécialiste en implantation vous signalant de valider l'import de vos informations.

2. Pour ce faire, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord.

3. Sélectionnez le sous-menu de paie, puis dans Précédent, allez sur la ligne de paie de type Historique.

4. Sous les trois petits points, téléchargez le registre de paie résumé.

5. Dans ce rapport, vous pouvez voir les données cumulatives à ce jour importées.

La validation des données cumulatives à ce jour est primordiale, car ces informations serviront de base à la production de vos T4 et relevé 1.

Vérification des informations

• Assurez-vous que les différents types de gains d'avantages, employés et employeurs, d'allocations, de déductions, de remboursements et de contributions mandataires sont correctement associés aux champs correspondants dans folks

• Par exemple, vos gains de bonnie discrétionnaire de votre ancien système doivent être migrés vers la catégorie équivalente dans folks.

• Confirmez que les montants exacts ont été attribués aux bons employés et que les totaux concordent.

Si nécessaire, partagez toute correction avec votre spécialiste en implantation. En cas de difficultés avec le formatage de votre fichier, visionnez la vidéo « Manipulation des rapports » pour vous guider.

Validation de la banque de vacances importée

1. Dans le sous-menu Rapport accumulation de vacances, téléchargez le rapport d'accumulation de vacances.

2. Utilisez la colonne K pour valider le solde par employé.

Une fois vos validations terminées, confirmez avec votre spécialiste de paie.

Dans Folks Paie, les relevés d'emploi (RE) ne sont pas rattachés à une période de paie spécifique et peuvent être soumis à tout moment.

Il est cependant recommandé d'attendre que la dernière paie de l'employé soit soumise afin que toutes ses données y soient incluses. Il n'est pas nécessaire d'attendre que cette paie soit officiellement déposée dans le compte bancaire de l'employé.  

Générer un relevé de paie

1. Rendez-vous dans Rémunération > Tableau de bord > ☰ > Employés.
2. Cliquez sur l'employé désiré, puis sur l'onglet Relevés d'emploi (RE).
3. Cliquez ensuite sur Générer un nouveau relevé d'emploi (RE).

4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez le premier jour travaillé et payé dans Folks, ainsi que le dernier jour pour lequel l'employé a été payé. Pour en savoir plus sur les informations à inclure dans les différentes cases, référez-vous à Employeurs : Comment remplir le relevé d’emploi (RE).

   

   • Case 10 - Premier jour de travail : À cette case, vous devez habituellement indiquer le premier jour où l'employé a travaillé et reçu une rémunération assurable. Toutefois, si vous avez déjà produit un RE pour cet employé, la date inscrite doit correspondre au premier jour de son retour au travail après son dernier arrêt de rémunération (c'est-à-dire depuis la production du RE précédent). Folks générera automatiquement la première date travaillée et payée enregistrée dans le système pour cet employé. Vous n'avez donc pas besoin de modifier cette date, à moins que votre employé n'ait été en arrêt de travail depuis.
   • Case 11 - Dernier jour payé : À cette case, vous devez habituellement inscrire le dernier jour où l'employé a reçu une rémunération assurable. Cette date coïncide généralement avec le dernier jour de travail. Toutefois, dans certains cas, l'employé peut effectuer son dernier jour de travail, puis continuer de recevoir une rémunération assurable. Il peut s'agir de congés payés (des vacances ou des congés de maladie, par exemple), de congés accumulés ou de continuation du salaire
5. Sélectionnez la raison de la génération du relevé d'emploi et le code de rappel prévu.
6. Cliquez sur Générer un relevé d'emploi (RE). 

Le système crée alors un RE en mode brouillon. Vous pouvez cliquer sur celui-ci pour le réviser et y apporter toute modification nécessaire, par exemple si des erreurs ont été détectées.

Lorsque tout est conforme, cliquez sur Finaliser afin que le RE soit traité par notre équipe interne et transmis directement à Service Canada. Dès que Service Canada aura traité le document, vous serez en mesure de le retrouver dans votre compte ROE Web / RE Web.