Procédures de paie

Dans cette vidéo, nous allons découvrir comment synchroniser la paie et gérer les dossiers des employés.

Un point d'entrée pour la paie est disponible dans la page Synchronisation sous l'onglet Rémunération.
 

Fonctionnalités de la page de synchronisation

• Décider qui sera inclus ou exclu de votre cycle de paie
• Synchroniser les employés
• Valider les dossiers employés avant le transfert vers la rémunération

Accéder à la page de synchronisation

1. Dans le menu principal, accédez à Rémunération.
2. Cliquez sur Synchronisation.

Inclure ou exclure des employés

1. Recherchez l'employé dans la liste.
2. Activez ou désactivez l'inclusion selon le besoin :
   • Inclure un employé (ex. employé terminé pour un paiement supplémentaire)
   • Exclure un employé du cycle de paie
3. Vérifiez la liste pour confirmer qui est inclus ou exclu dans la paie.

Synchroniser les employés

1. Cliquez sur le bouton « 5 employés » pour lancer la synchronisation.
2. Le système valide les dossiers employés et affiche les erreurs à corriger.

Corriger les erreurs

1. En cas d'erreur, cliquez sur Corriger.
2. Ajustez la valeur en erreur (ex. numéro d'institution).
3. Répétez jusqu'à l'obtention du message « Aucune erreur de paie détectée ».

Finaliser la synchronisation

1. Cliquez sur Synchroniser.
2. Les employés inclus sont ajoutés à la paie courante.

Dans cette page, nous allons examiner les demandes d'absence, de vacances, les feuilles de temps et leur impact sur la paie des employés.

Demandes d'absence

Seules les demandes d'absence rémunérées seront transmises vers la paie.

Le statut de rémunération des demandes d'absence, qu'elles soient rémunérées ou non, a un impact direct sur la paie des employés.

1. Dans la navigation de gauche, accédez à Temps.
2. Sélectionnez la section Absences.
3. Consultez le statut de rémunération des absences (rémunérées ou non).

Modifier une demande d'absence

1. Cliquez sur Modifier.
2. Indiquez si la demande doit être payée.

Important : Selon le type d'absence, l'employé pourra spécifier si la banque de maladie doit être imputée.

Demandes de vacances

Les demandes de vacances sont toujours payées.

• Aucune case à cocher n'est requise.
• Toutes les demandes approuvées apparaîtront automatiquement dans la feuille de temps des employés.

Feuille de temps

Ceci est applicable pour tous les employés avec un type de salaire envoyé à la paie horaire.

1. Accédez à la feuille de temps de l'employé.
2. Repérez la colonne Heures rémunérées.
3. Validez le total des heures payées.

Le total des Heures rémunérées est celui qui sera reporté dans la paie courante et transféré vers la paie.

Résultat

Les demandes d'absence rémunérées et les demandes de vacances approuvées sont incluses dans les feuilles de temps et impactent directement les heures transférées dans la paie courante.

Dans cette page, nous allons voir comment gérer les permissions et accès au module de paie.

Lors de l'ajout du module de paie, l'administrateur de l'entreprise verra automatiquement apparaître l'onglet Rémunération en bas à gauche, sous le menu principal.

Accès administrateur

L'accès administrateur permet de consulter l'ensemble des informations dans le module de rémunération, incluant :

• Les informations de l'entreprise
• Les informations des employés, comme le détail personnel, les comptes bancaires, les taux de rémunération et autres

Cet accès permet également :

• D'accéder à la paie courante
• De traiter la paie

Important : Tout accès au module de paie permet de consulter la totalité de ces informations.

Créer des accès supplémentaires

Pour créer des accès supplémentaires pour un autre utilisateur, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à la section Paramètres.
2. Sélectionnez Utilisateur.
3. Sous l'utilisateur à qui vous voulez donner des accès supplémentaires, cliquez sur l'icône de modification (crayon).
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à Afficher les détails des permissions.
5. Dans la colonne du milieu, repérez la catégorie Rémunération.
6. Cochez Gestion.
7. Cochez la boîte Gestion de la paie.
8. Sous Options accessibles, cochez les options requises.
9. Plus bas, dans la section Feuille de temps, cochez :
   • Verrouiller la feuille de temps
   • Gestion des accès au projet
   • Envoyer vers le logiciel de paie
10. Cliquez sur Sauvegarder.

Notes importantes

• L'utilisateur aura généralement un rôle complet ou de paie et ne sera pas limité à lui-même.
• Les permissions liées à la feuille de temps sont nécessaires si ce module est utilisé.

Dans cette page, nous allons voir les étapes nécessaires pour ajuster les dossiers des employés lors de l'ajout du module de paie dans Folks. Cela inclut l'ajout de détails essentiels pour assurer le paiement correct des employés.

Étapes à suivre :

1. Sélectionner l'employé :

   Dans « Liste des employés », sélectionnez l'employé désiré.

2. Ajouter des comptes en banque :

   Sous l'onglet « Corporatives », glissez vers le bas et cliquez sur « Modifier » sous « Informations pour la paie ». Ajoutez les informations bancaires de l'employé. Notez que FOLKS Rémunération ne produit pas de chèques, donc des informations bancaires correctes sont essentielles pour le paiement.

3. Ajouter une province d'embauche :

   Il est crucial de distinguer entre la province de résidence et la province d'embauche. La province d'embauche détermine la taxabilité de l'employé. Par exemple, un employé embauché au Québec sera soumis aux taxes et contributions spécifiques du Québec.

   Pour plus d'informations, consultez le guide de l'Agence du revenu du Canada et du ministère du revenu du Québec.

4. Ajouter des informations de rémunération :

   Dans l'onglet Rémunération du profil de l'employé, ajoutez les informations relatives aux vacances. Cliquez sur le crayon « Modifier » et ajoutez le pourcentage du salaire désiré sous « Pourcentage du salaire ».

   • Accumuler : Le pourcentage est accumulé à chaque paie et ajouté à la banque de vacances de l'employé.

   • Paiement par période : Le pourcentage est payé à chaque période de paie et n'est pas accumulé.

Une fois que vous avez ajouté les informations bancaires, la province d'embauche, et les informations de rémunération pour un employé, vous pouvez passer au suivant.

Dans cette page, nous allons explorer comment valider et gérer efficacement votre calendrier de paie. Il est crucial de valider votre calendrier de paie dès le début de l'implantation ainsi qu'au début de chaque année civile.

Validation du calendrier de paie

• Un délai de trois jours ouvrables est requis entre la soumission de la paie et le dépôt dans le compte des employés.

• Par exemple, une paie soumise le lundi sera déposée le jeudi.

• Une soumission tardive peut entraîner un retard de paiement pour votre personnel.

Visualisation du calendrier de paie

Pour visualiser votre calendrier de paie, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord. Dans le sous-menu, dirigez-vous vers Paie. Ici, vous pouvez consulter le calendrier pour vos paies actuelles, à venir et précédentes.

• Dans chaque onglet, vous pourrez voir les périodes de paie, les dates de paiement et la date et heure requises pour l'approbation de vos périodes de paie.

Il est important de prendre le temps de se familiariser avec cet outil.

Impact des journées fériées

Les journées fériées fédérales influencent les mouvements de fonds et votre calendrier de paie. Le calendrier de paie a été ajusté automatiquement pour tenir compte de ces congés. Il est important de consulter votre calendrier pour pouvoir en prévoir les impacts.

• Pour accommoder les journées fériées fédérales, il est possible de devoir soumettre votre paie plus tôt ou que votre paie soit déposée à l'avance.

• Référez-vous à votre calendrier de paie pour reconnaître les cycles de paie impactés.

Notez que les journées fériées provinciales, comme la Saint-Jean-Baptiste au Québec, n'ont pas d'impact sur les mouvements d'argent. Toutefois, les bureaux seront fermés. Nous vous recommandons donc de soumettre votre paie à l'avance lors de cette journée pour pouvoir bénéficier de votre service support.

Pour une liste complète des journées fériées fédérales 2026, référez-vous à la documentation ci-dessous.

• 1er Janvier (Jour de l'an)

• 3 avril (Vendredi Saint)

• 18 mai (Fête de la Reine)

• 1er juillet (Fête du Canada)

• 7 septembre (Fête du Travail)

• 30 septembre (Journée Vérité et Réconciliation)

• 12 octobre (Action e Grâce)

• 11 novembre (Jour du Souvenir)

• 25 décembre (Noël)

• 26 décembre (Lendemain de Noël)

• 24 juin (Saint-Jean-Baptiste - Provinciale)

Dans cette age nous allons voir comment vérifier l'import des données cumulatives à ce jour et des banques de vacances.

Étapes pour vérifier l'import des données cumulatives

1. Lorsque vos données cumulatives à ce jour ont été importées, vous recevrez un courriel de votre spécialiste en implantation vous signalant de valider l'import de vos informations.

2. Pour ce faire, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord.

3. Sélectionnez le sous-menu de paie, puis dans Précédent, allez sur la ligne de paie de type Historique.

4. Sous les trois petits points, téléchargez le registre de paie résumé.

5. Dans ce rapport, vous pouvez voir les données cumulatives à ce jour importées.

La validation des données cumulatives à ce jour est primordiale, car ces informations serviront de base à la production de vos T4 et relevé 1.

Vérification des informations

• Assurez-vous que les différents types de gains d'avantages, employés et employeurs, d'allocations, de déductions, de remboursements et de contributions mandataires sont correctement associés aux champs correspondants dans folks

• Par exemple, vos gains de bonnie discrétionnaire de votre ancien système doivent être migrés vers la catégorie équivalente dans folks.

• Confirmez que les montants exacts ont été attribués aux bons employés et que les totaux concordent.

Si nécessaire, partagez toute correction avec votre spécialiste en implantation. En cas de difficultés avec le formatage de votre fichier, visionnez la vidéo « Manipulation des rapports » pour vous guider.

Validation de la banque de vacances importée

1. Dans le sous-menu Rapport accumulation de vacances, téléchargez le rapport d'accumulation de vacances.

2. Utilisez la colonne K pour valider le solde par employé.

Une fois vos validations terminées, confirmez avec votre spécialiste de paie.