Les écritures comptables traduisent chaque paie en lignes de débit et de crédit prêtes à être exportées vers votre système comptable. Grâce aux étiquettes, les montants peuvent être répartis selon des dimensions telles que le département, le projet ou l'emplacement. Le système peut alors générer directement une écriture comptable déjà ventilée, c'est-à-dire déjà répartie selon ces catégories, prête à être exportée sans reprise manuelle.
| Une intégration comptable active est requise pour utiliser les étiquettes. Les comptes de dépenses et de passifs proviennent du système comptable connecté. Sans intégration, il n'y a pas de règles comptables à configurer et les étiquettes ne peuvent être liées à aucun compte. |
Dans cet article
- Création des groupes d'étiquettes
- Attribution des étiquettes à un employé
- Configuration des règles comptables
Création des groupes d'étiquettes
Les groupes d'étiquettes représentent des catégories utilisées pour la répartition de la paie et les étiquettes en constituent les valeurs. Par exemple, un groupe Département contenant Marketing, Ventes et Admin, un groupe Site d'opération contenant Montréal et Québec, un groupe Provenance contenant International et Local.
La personne responsable de la paie peut créer des groupes d'étiquettes en procédant comme suit.
- Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Tableau de bord > ☰ > Paramètres d'entreprise > Étiquettes.
- Cliquez sur Ajouter un groupe d'étiquettes.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, donnez un nom au groupe d'étiquettes. Vous pouvez également ajouter une description et sélectionner une couleur.
- Cochez l'option Dimension d'écriture du journal afin que le groupe d'étiquettes soit utilisé comme dimension dans les rapports d'écriture de journal. Une entité commerciale peut avoir jusqu'à trois dimensions d'écriture de journal.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une fois le groupe créé, pour ajouter des étiquettes, cliquez sur celui-ci puis cliquez sur + Nouvelle étiquette.
Vous pouvez modifier ou supprimer le groupe d'étiquettes.
Attribution des étiquettes à un employé
La prochaine étape consiste à attribuer les bonnes étiquettes et la bonne répartition à chaque employé.
Un employé peut porter des étiquettes de plusieurs groupes à la fois, et sa rémunération se répartit indépendamment dans chaque groupe.
Chaque modification de structure ou de répartition doit être reportée à la main sur la fiche de l'employé.
Pour chaque étiquette créée, cliquez sur les trois points > Étiqueter des employés ou cliquez sur l'étiquette elle-même pour assigner des employés et des travailleurs autonomes.
Sélectionnez le ou les employés désirés puis cliquez sur Assigner.
Rendez-vous ensuite dans la fiche de l'employé (menu ☰ > Employés) puis cliquez sur l'onglet Étiquettes. Vous verrez les étiquettes attribuées, ou Aucune étiquette attribuée tant qu'il n'y en a pas. Vous pouvez attribuer des répartitions en cliquant sur Modifier les étiquettes, puis sur Ajouter une répartition. Le menu présente les groupes existants et, pour chacun, ses étiquettes. La répartition totale doit être 100%.
Cliquez sur Enregistrer.
Configuration des règles comptables
Une fois les étiquettes attribuées, les règles comptables associent chaque étiquette à un compte de dépense et à un compte de passif. C'est cette étape qui rend la ventilation utilisable dans l'écriture.
| Vous devez avoir défini les codes de grand livre pour écrire des règles et assurer l’exactitude des rapports et des écritures comptables exportées (Paramètres d'entreprise > Codes GL). Les règles attribuent les codes du grand livre aux articles de paie en fonction des étiquettes et du type de paie. |
La configuration doit couvrir tous les types de lignes que vous souhaitez voir ventilés, y compris la portion employeur des retenues légales. Si vous répartissez vos dépenses dans chacun de vos départements, vous devez configurer les règles pour que ces contributions soient inscrites dans chacun de vos départements, et pas seulement les gains.
Dans le tableau de bord, cliquez sur > ☰ > Paramètres d'entreprise > Règles comptables.