Vous pouvez importer dans Folks Paie des données de temps et des montants provenant d'un système externe afin de les transmettre pour la paie.
Pour ce faire, vous devez d'abord configurer les codes de vos articles de paie et exporter vos données de temps via un fichier CSV. Veuillez vous référer à l'article Configurations requises pour l'import de temps.
Une fois les codes de paie configurés et le fichier CSV en main, l'import s'effectue en trois étapes. Une description du comportement des imports multiples pour une même période de paie se trouve au bas de l'article.
Étape 1 - Import du fichier
- Dans Folks, rendez-vous dans Rémunération > Préparation de la paie.
- Dans la page de préparation de la paie, en haut à droite, cliquez sur la flèche dans le bouton d’envoi de la paie et sélectionnez Importer du temps. Si vous ne disposez pas de la feuille de temps, le bouton d'envoi vous dirigera directement vers la fonctionnalité d'import.
- Importez ensuite le fichier CSV que vous avez exporté de votre application de gestion du temps. La taille maximale permise est 15 Mo. Référez-vous à l'article Format du fichier d'import de temps.
Les données de temps et de rémunération de vos employés supportées par Folks seront intégrées à la période en cours. Les données dans les colonnes non prises en charge par le système sont simplement ignorées à l’import. Si un employé a déjà des heures pour cette période, elles seront remplacées. Les autres seront simplement ajoutées. - Une fois votre fichier déposé, cliquez sur Suivant.
Étape 2 - Validation des données
Cette étape permet de s'assurer que les données sont cohérentes. Le tableau affiche les données ligne par ligne.
Si votre fichier comporte des erreurs, apportez les corrections nécessaires et réimportez-le. Référez-vous à la section Erreurs et causes pour vous aider. Vous pouvez également cliquer sur Suivant pour procéder avec les lignées importées. Les lignes en erreur seront toutefois exclues de l'import.
Erreurs et causes
Chaque cellule invalide porte un indicateur d'erreur avec une info-bulle expliquant la cause. Dès qu'au moins une cellule d'une ligne est invalide, la ligne passe au statut Ignorée, est grisée et exclue des totaux agrégés.
Un filtre par statut (Toutes les lignes par défaut, Lignes importées, Lignes ignorées) avec badges de décompte, une recherche sur toutes les colonnes de données et une pagination facilitent l'analyse.
Cette section présente de manière exhaustive les erreurs et avertissements gérés lors de l'import de temps. À noter que les colonnes No. ligne, Employé et Statut ne portent jamais d'icône d'erreur. Un employé introuvable produit un trait long dans la colonne Employé, l'erreur étant portée par la cellule No d'employé.
| Erreur | Cause |
|---|---|
| No d'employé | |
| Le numéro d'employé est requis. | Vide |
| Le numéro d'employé ne peut pas dépasser 20 caractères. | Plus de 20 caractères |
| Aucun employé ne correspond à ce numéro dans Folks. Vérifiez le numéro ou créez l'employé. | Introuvable dans Folks |
| Les lignes de cet employé sont ignorées car l'employé est exclu de la paie. | Employé exclu de la paie |
| Ce numéro d'employé est associé à plus d'un employé. Chaque numéro doit être unique. | Non unique |
| Type d'heures | |
| Le type d'heures est requis. | Vide |
| Seul le type « G » est accepté pour l'import. | Différent de G |
| Code de paie | |
| Le code de paie est requis. | Vide |
| Le code de paie ne peut pas dépasser 100 caractères. | Plus de 100 caractères |
| Ce code de paie n'existe pas dans la configuration des codes de paie. Ajoutez-le à la configuration ou corrigez le code. | Inexistant dans la configuration |
| Quantité et Montant | |
| Format invalide. Voici un format valide : 35.50 | Format de quantité invalide (max #####.##) |
| Format invalide. Voici un format valide : 30.50 | Format de montant invalide (max #######.##) |
| Date de transaction | |
| La date de transaction est requise. | Vide |
| Format de date invalide. Utilisez AAAA-MM-JJ. | Format invalide |
| Cette date n'existe pas (ex. : 31 février). | Date inexistante |
| La date doit être comprise dans la période de paie en cours. | Hors de la période de paie en cours |
Étape 3 - Résumé et envoi vers la paie
Le résumé présente l'import en deux sections — Informations générales et Informations codes de paie. En cliquant sur Envoyer vers la paie, une fenêtre de confirmation informe que l'envoi peut prendre quelques minutes et offre une case à cocher pour recevoir un courriel à la complétion. Vous pouvez donc lancer l'envoi et continuer vos autres tâches en parallèle.
Les données seront transmises pour les employés inclus dans la synchronisation et dont le profil est complet.
Comportement des imports multiples pour une même période de paie
Lorsque vous importez du temps plusieurs fois pour une même période de paie, cela n'additionne pas les heures et n'efface pas tout ce qui a été attribué précédemment. La mise à jour se fait par préréglage.
Les heures sont mises à jour selon leur type (préréglage).
Si vous réimportez pour le même employé et le même préréglage → les données précédemment importées sont remplacées par celles du nouveau fichier (pas d'addition).
Si vous importez pour le même employé mais un préréglage différent → les deux sont conservés (les heures du premier préréglage restent intactes).
Les préréglages absents du nouveau fichier ne sont pas touchés.
Voici un exemple :
Import initial |
Deuxième import |
Total |
|---|---|---|
| 40 h en Heures régulières | Réimport de 38 h en Heures régulières et 5 h en Temps supplémentaire | 38 h, pas 78 h; ajout de 5 h en Temps supplémentaire → les 38 h régulières restent |