Feuille de temps

La feuille de temps permet la saisie des heures travaillées et leur approbation par les gestionnaires. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Les feuilles de temps par jour permettent d’indiquer les heures travaillées chaque jour, ou encore chaque semaine. Les feuilles par projet sont personnalisables et vous offrent une visibilité sur les tâches effectuées par vos équipes, et le temps nécessaire pour accomplir chaque projet.

Que vous choisissiez une feuille de temps par jour ou par projet, plusieurs statistiques et intégrations sont disponibles afin de faciliter la gestion de la paie et de la facturation.

Configuration de la feuille de temps par projet

Une fois la feuille de temps activée par notre équipe, vous pouvez configurer votre feuille de temps par projet.

• Feuille de temps - Créer un nouveau projet
• Associer une tâche à un projet
• Feuille de temps - Modifier un projet
• Feuille de temps - Terminer un projet

Approbation et gestion de la feuille de temps

Les feuilles de temps peuvent être remplies dans le module de gestion du temps.

• Approuver la feuille de temps d'un employé
• Imprimer une feuille de temps
• Exporter une feuille de temps
• Verrouiller ou deverouiller une période dans la feuille de temps
• Feuille de temps - Associer ou retirer un projet à un employé
• Connaître les impacts lors d'un changement de date de période de paie
• Demande de temps supplémentaire - feuille de temps
• Résolution de conflits entre le module de temps supplémentaire et la feuille de temps

Gestion de la légende (feuille de temps standard)

Vous pouvez ajouter des libellés qui apparaitrons dans la légende de la feuille de temps et dont les lettres pourront être utilisées à titre informatif seulement. Pour ce faire, il suffit de cliquez sur Ajouter un champ (exemple : PN (prime de nuit)).

Liste des projets

Si vous avez choisi la feuille de temps par projet, créez vos projets et vos tâches afin que vos employés puissent les sélectionner lorsqu'ils saisissent leurs heures travaillées.

• Feuille de temps - Créer un nouveau projet
• Associer une tâche à un projet
• Feuille de temps - Modifier un projet
• Feuille de temps - Terminer un projet

Paramètres des fériés

Quel que soit le type de votre feuille de temps, vous devez ajouter vos jours fériés dans la page des normes organisationnelle. Vous pouvez ensuite définir leurs paramètres pour chaque employé dans les paramètres des fériés.

Gestion de l'exportation

Si votre Folks est intégré avec un logiciel de paie, vous devez configurer les codes de paie dans Folks afin d'envoyer les feuilles de temps des employés vers votre logiciel de paie.

Pour plus d'informations, consultez Configuration requise pour envoyer la feuille de temps Folks vers votre logiciel de paie.

Configuration des calculs

La configuration des calculs est une fonctionnalité qui permet de définir les éléments à inclure dans le calcul des jours fériés (qui sont calculés avec le 1/20 uniquement) ainsi que dans celui des heures supplémentaires.

Par exemple, pour le calcul des heures supplémentaires, les éléments pris en compte peuvent inclure les heures travaillées, les heures de vacances, les heures de jours fériés, etc.

Autres configurations à considérer

Si applicable, il est important de mettre à jour le nombre d'heures travaillées dans les titres d'emploi et de mettre à jour le champ "Temps supplémentaire à partir de" dans les normes des employés.

Cette capsule explique comment remplir une feuille de temps en tant qu'employé.

1. Dans Folks, rendez-vous dans le module de gestion du temps.
2. Dans la feuille de temps, pour la période en cours, procédez comme suit. À noter que plusieurs éléments comme par exemple les absences (A, M, ou AR), les vacances (V) et les fériés (F) se positionnent automatiquement dans la feuille de temps. Vous n'avez pas besoin de les indiquer.
   

   Astuce : Un quart d’heure s’écrit .25, une demie heure .5 et trois quart d’heure .75.

   • Si votre entreprise utilise la feuille de temps par jour, cliquez dans la case de la journée désirée pour entrer le nombre d'heures travaillées. Vous pouvez également entrer votre nombre total d'heures dans la case de la semaine si vous avez travaillé le même nombre d'heures chaque jour.
   • Si votre entreprise utilise la feuille de temps par projet, en cliquant dans la case d'une journée, vous devrez choisir un projet et une tâche afin d'entrer vos heures. Le calcul du total se fera automatiquement.
3. Au besoin, vous pouvez ajouter des notes et des pièces jointes. Pour les commentaires, indiquez vos initiales, car plusieurs intervenants peuvent y laisser une note. Lorsque votre feuille de temps contient une note, des lignes seront présentes sur le dossier pour l’indiquer.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

En sauvegardant votre feuille de temps, si vous avez entré du temps supplémentaire, vous verrez un point d'exclamation rouge apparaître dans la colonne Temps supplémentaire. Selon les directives de votre entreprise, vous ou votre gestionnaire devrez définir la manière dont ce temps supplémentaire sera traité (voir Demande de temps supplémentaire - feuille de temps).

Dès que votre feuille de temps sera approuvée, les initiales de la personne seront visibles dans la colonne Approuvé par. Si vous devez faire une modification, votre feuille de temps se désapprouvera et le tout devra être traité à nouveau par votre supérieur immédiat.

Une fois la période verrouillée, vous ne pouvez plus modifier votre feuille de temps. Pour la modifier, contactez le département des ressources humaines ou la personne responsable de la paie dans votre entreprise.

En tant que gestionnaire, vous pouvez remplir et approuver la feuille de temps d'un employé en procédant comme suit.

1. Dans Folks, rendez-vous dans le module de gestion du temps.
2. Dans la feuille de temps, vous pouvez utiliser la recherche et les filtres pour repérer un employé plus facilement.
3. Vérifiez ou complétez les informations. Pour remplir une feuille de temps, il suffit de cliquer dans la case de la journée désirée pour entrer le nombre d'heures travaillées (voir Remplir une feuille de temps).
4. Si vous voyez un point d'exclamation rouge dans la colonne Temps supplémentaire, cliquez sur celui-ci pour définir la manière dont ce temps supplémentaire sera traité (voir Demande de temps supplémentaire - feuille de temps).
5. Pour approuver une feuille de temps, cochez la case dans la colonne Approbation. Vos initiales seront visibles dans la colonne Approuvée par. Si vous constatez qu'une case ne peut pas être cochée, cela veut dire que la feuille de temps de cet employé est vide. Vous pouvez également approuver des comptes de dépenses dans la colonne Compte de dépenses.

Lorsqu'une feuille de temps est approuvée, il est possible pour l'employé d'ajouter, de supprimer ou modifier des entrées d'heures ou des demandes. Par contre, cela désapprouvera la feuille de temps.

Étapes à suivre

1. Accédez à Temps > Feuille de temps.

2. Sélectionnez la période souhaitée.

3. Cliquez sur Imprimer.

4. Une fenêtre de configuration d’impression s’affichera. Renseignez les champs souhaités.

5. Cliquez sur Imprimer.

Astuce :
Dans les paramètres d’impression, assurez-vous que la case Graphiques d’arrière-plan soit cochée.
Sans cette option, il sera plus difficile de distinguer correctement les informations d’une ligne.

Étapes à suivre

1. Accédez à Temps > Feuille de temps > Exporter la feuille de temps.

2. Choisissez la période de la feuille de temps souhaitée.
   Il est possible d’exporter une seule période à la fois.

3. Pour exporter les feuilles de temps de tous les employés figurant dans la liste, cliquez sur Exporter la feuille de temps.

Trucs et astuces

Astuce :
Vous pouvez affiner votre exportation en effectuant une recherche avant de cliquer sur Exporter la feuille de temps.

1. Accédez à la section "Gestion du temps > Feuille de temps".

2. Sélectionnez la période souhaitée.

3. Pour verrouiller ou déverrouiller la feuille de temps à tous les employés dans la liste, ne pas utiliser le barre de recherche et simplement cliquer sur "Verrouiller" ou "Déverrouiller".

AVERTISSEMENT : 

Si vous n'avez pas accès au bouton "Verrouiller" et "Déverrouiller" une période de paie, référez-vous à votre administrateur de la compagnie.

AVERTISSEMENT : 

Toutes demandes à créer, à modifier, à supprimer ou à approuver dont les dates sont incluses dans une période de paie vérouillée ne pourront pas être modifiées tant que la période de paie ne sera pas déverrouillée.

1. Accédez à la section "Employé > Profil de l'employé".

2. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionnez l'employé concerné.

3. Cliquez sur "Gestion des accès aux projets".

TRUCS ET ASTUCES : 

Si vous n'avez pas accès à ce bouton, la feuille de temps par projet n'est pas activée dans votre système. Pour activer la feuille de temps par projet, envoyez un courriel à support@folksrh.com

4. Une fenêtre apparaîtra. Afin d'ajouter un projet, cliquez sur "Ajouter un projet".

5. Une ligne avec un menu déroulant apparaîtra vous permettant de choisir le projet à ajouter.

6. Afin de retirer un projet, cliquez sur "X" à côté du projet concerné.

7. Cliquez sur "Sauvegarder" une fois que vous avez associé et/ou retiré le ou les projets à l'employé.

TRUCS ET ASTUCES : 

Une fois que la sauvegarde sera faite, l'employé aura accès à choisir le ou les projets lui étant associés lorsqu'il ajoutera du temps dans sa feuille de temps.

TRUCS ET ASTUCES : 

L'employé sera également ajouté dans la liste des "Employés autorisés" en lien avec le ou les projets associés à la section "Admin > Feuille de temps > Gestion des projets".

Effets du changement

Une fois le changement de date effectué, toutes les données déjà saisies dans les feuilles de temps seront supprimées.

À savoir avant de faire la demande

Si vous constatez que la date de votre première période de paie n’est pas la bonne, il est important de bien comprendre les actions à entreprendre avant de demander ce changement ainsi que ses impacts.

À noter:
Ce changement ne peut pas être effectué par un utilisateur.
Vous devez contacter le support afin d’en faire la demande.

Conservation des données

Si vous souhaitez conserver ces entrées, il est essentiel d’exporter chaque feuille de temps contenant des heures enregistrées.
Pour plus d’informations sur la procédure, consultez l’article « Exporter une feuille de temps ».

Utilisation de l'Option "Transférer" dans la Feuille de Temps pour le Temps Supplémentaire

Quelle est la fonction de l'option "Transférer" lors de la demande de temps supplémentaire ?

L'option "Transférer" dans la feuille de temps est utile lorsqu'un employé demande du temps supplémentaire. En approuvant une demande de temps supplémentaire, cette option est automatiquement activée, assurant ainsi que les informations relatives au temps supplémentaire soient correctement enregistrées et transférées sur la feuille de temps de l'employé.

Exemple : Si un employé a travaillé 8 heures plus 1 heure de temps supplémentaire, la feuille de temps affichera un total de 9 heures, incluant l'heure supplémentaire transférée.

Que se passe-t-il après le transfert du temps supplémentaire ?

Une fois le temps supplémentaire transféré sur la feuille de temps, vous devrez confirmer la manière dont cette heure supplémentaire sera traitée :

1. Banquer l'heure : Vous pouvez choisir de placer cette heure supplémentaire dans la "banque" de l'employé, pour une utilisation future.

2. Payer l'heure immédiatement : Alternativement, vous pouvez opter pour payer cette heure supplémentaire lors de la période de paie actuelle.

Cette étape requiert une reconfirmation pour s'assurer que la distribution du temps supplémentaire est gérée selon les préférences de l'employeur et les besoins de l'employé.

Que se passe-t-il si l'option "Transférer" n'est pas utilisée ?

Si vous choisissez de ne pas utiliser l'option "Transférer", l'heure supplémentaire ne sera pas visible sur la feuille de temps. Toutefois, elle sera automatiquement banquée, c'est-à-dire ajoutée à la réserve d'heures supplémentaires de l'employé pour une utilisation ultérieure. Dans ce cas, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour redistribuer cette heure.

Quelle approche adopter concernant le temps supplémentaire ?

La gestion du temps supplémentaire dépend des politiques internes de votre entreprise et des préférences de gestion. Vous pouvez :

• Exiger que les employés demandent explicitement avant de faire des heures supplémentaires, afin de contrôler et de gérer leur distribution.
• Permettre aux employés d'ajouter directement leurs heures supplémentaires sur la feuille de temps, avec une gestion ultérieure du surplus par les responsables.

Dans tous les cas, il est crucial de définir clairement les procédures et les attentes concernant le temps supplémentaire pour garantir une gestion efficace et équitable pour tous les employés.

Situation : Les entrées de temps supplémentaire sont enregistrées à la fois dans le module de temps supplémentaire et dans la feuille de temps, ce qui crée des incohérences et peut bloquer le traitement des heures supplémentaires. Par exemple, vous recevez une erreur de ce type: 

Solution : Il est essentiel de ne saisir les heures supplémentaires que dans un seul module pour éviter toute confusion. Voici comment vous pouvez corriger et prévenir ce problème.

Correction des entrées en double

Si vous souhaitez consolider les demandes dans la feuille de temps :

1. Analyse des demandes existantes :

   1. Accédez à Gestion du temps > Temps accumulé > Analyse détaillée.
   2. Utilisez la barre de recherche pour trouver les demandes spécifiques à l'employé.

2. Suppression des demandes redondantes :

   1. Ouvrez chaque demande, notez les heures et la date, puis supprimez-la.
   2. Répétez l'opération pour chaque demande dupliquée.

3. Saisie manuelle dans la feuille de temps :

   1. Rendez-vous dans Gestion du temps > Feuille de temps.
   2. Entrez les heures correspondantes aux jours appropriés.
   3. Sauvegardez les changements.

4. Distribution du temps supplémentaire :

   • Utilisez la fonctionnalité de Temps supplémentaire disponible pour répartir les heures.

Si vous préférez utiliser le module de demandes de temps supplémentaires :

1. Retrait des heures de la feuille de temps :

   1. Allez dans Gestion de temps > Feuille de temps.
   2. Retirez toutes les heures supplémentaires enregistrées et notez les détails.
   3. Sauvegardez les modifications.

2. Ajout des demandes dans le module de temps supplémentaire :

   1. Visitez Gestion du temps > Temps accumulé > Page de contrôle.
   2. Entrez les nouvelles demandes de temps supplémentaire.
   3. Choisissez l'option appropriée (À reprendre ou À payer) et le type de valorisation du temps.
   4. Transférez ces informations vers la feuille de temps et sauvegardez.

Prévention des erreurs futures

Pour éviter ce problème à l'avenir, veillez à :

• Séparer les saisies : Ne jamais entrer les heures supplémentaires dans les deux modules simultanément.
• Vérifier les entrées : Effectuer des contrôles réguliers pour s'assurer que les heures sont correctement enregistrées.
• Formation et sensibilisation : S'assurer que tous les employés impliqués dans la saisie des heures sont bien informés des procédures correctes.

1. Dans le menu de gauche cliquez sur Temps > Feuilles de temps et Gestion des projets.

TRUCS ET ASTUCES :

Si vous n'avez pas accès à cette page, aucune feuille de temps n'est activée dans votre dossier ou vous avez la feuille de temps régulière. Pour activer la feuille de temps par projet, envoyez un courriel à support@folksrh.com

2. Afin de créer un nouveau projet, le menu déroulant ''Projet'' doit avoir l'option ''Nouveau projet'' sélectionnée,

3. Indiquez le nom du nouveau projet dans le champ ''Nom du projet''.

4. Ajoutez les tâches au projet.

TRUCS ET ASTUCES :

Pour obtenir plus de renseignements sur comment ajouter des tâches au projet, référez-vous à l'article Associer une tâche à un projet.

5. Cliquez sur ''Sauvegarder''.

1. Dans le menu de gauche cliquez sur Temps > Feuilles de temps et Gestion des projets.

TRUCS ET ASTUCES : 

Si vous n'avez pas accès à cette page, aucune feuille de temps n'est activée dans votre dossier ou vous avez la feuille de temps régulière. Pour activer la feuille de temps par projet, envoyez un courriel à support@folksrh.com

2. Cliquez sur le menu déroulant ''Projet'' et sélectionnez le projet à modifier.

TRUCS ET ASTUCES : 

Si vous voulez modifier un projet inactif, cochez la case Afficher les projets inactifs.

3. Pour changer le nom du projet, modifiez le contenu du champ Nom du projet.

4. Pour ajouter des tâches, cliquez sur Ajouter et sélectionnez la ou les tâches à ajouter.

5. Pour supprimer des tâches, cliquez sur le bouton de suppression (x) de la tâche que vous souhaitez supprimer.

6. Cliquez sur Sauvegarder.

1. Accédez à la section "Admin > Feuille de temps > Gestion des projets".

TRUCS ET ASTUCES :

Si vous n'avez pas accès à cette page, aucune feuille de temps n'est activée dans votre dossier ou vous avez la feuille de temps régulière. Pour activer la feuille de temps par projet, envoyez un courriel à support@folksrh.com

2. Cliquez sur le menu déroulant "Projet" et sélectionnez le projet à modifier.

TRUCS ET ASTUCES :

Si vous voulez modifier un projet inactif, cochez la case "Afficher les projets inactifs".

3. Afin de modifier le nom du projet, modifiez le contenu du champ "Nom du projet".

4. Afin d'ajouter des tâches, cliquez sur "Ajouter" et sélectionnez-la ou les tâches à ajouter.

5. Afin de supprimer des tâches, cliquez sur le bouton de suppression (x) de la tâche à supprimer.

6. Cliquez sur "Sauvegarder".

1. Dans le menu de gauche cliquez sur Temps > Feuilles de temps et Gestion des projets.

TRUCS ET ASTUCES :

Si vous n'avez pas accès à cette page, aucune feuille de temps n'est activée dans votre dossier ou vous avez la feuille de temps régulière. Pour activer la feuille de temps par projet, envoyez un courriel à support@folksrh.com

2. Cliquez sur le menu déroulant "Projet" et sélectionnez le projet souhaité.

3. Cliquez sur "Terminer ce projet".

AVERTISSEMENT :

Le projet ne sera plus présent pour les futures entrées d'heure à l'intérieur de la feuille de temps.

4. Cliquez sur "Sauvegarder".