Logiciels de gestion de la paie

Avec quels logiciels Folks est-il intégré?

Nous accompagnons nos clients dans leurs démarches de gestion de paie. Folks offre des intégrations natives avec les logiciels suivants :

Logiciels de gestion des horaires :

Satisfaction des employés

API Public

En plus des intégrations natives, nous proposons un API public. Cet API permet à nos clients de connecter leurs propres logiciels maison ou tout autre logiciel avec lequel nous n'avons pas d'intégration native. Cette fonctionnalité est disponible avec la plan Performance.

Contactez-nous

Pour toute information supplémentaire sur les intégrations, n'hésitez pas à contacter notre équipe technique à l'adresse suivante : support@folkshr.com.

Évolutions de l’export Folks vers Nethris et EmployeurD

Cette page présente les changements apportés à l’export des données de Folks vers Nethris et EmployeurD afin d’automatiser davantage les mises à jour et de réduire les interventions manuelles dans votre système de paie.

Actif à partir du 12 décembre 2025

Synchronisation des informations bancaires à chaque export

Ce qui change

  • Les informations bancaires (transit, numéro de compte, institution) sont maintenant exportées à chaque transfert de Folks vers Nethris ou EmployeurD.
  • Dès qu’une information bancaire est modifiée dans le dossier employé dans Folks, cette modification est automatiquement transmise au système de paie.

Comportement en cas d’absence d’informations bancaires

  • Pour un employé en ajout sans informations bancaires, Folks continue d’envoyer le mode de paiement chèque (comportement inchangé).
  • Pour un employé en modification sans aucune information bancaire, aucune donnée bancaire n’est envoyée dans le fichier d’export.

Impact pour vous

  • Réduction des mises à jour bancaires manuelles dans le système de paie.
  • Diminution du risque d’erreurs lié à la double saisie ou à l’oubli de mise à jour.
Transmission de la date de réembauche

Ce qui change

  • Lorsqu’un employé est réactivé dans Folks, la date de réembauche (date de retour) saisie dans Folks est désormais automatiquement transmise à Nethris ou Employeur D.
  • La mise à jour de la date de réembauche dans le système de paie n’a plus à être faite manuellement (lorsqu’une date de retour est présente dans Folks).

Impact pour vous

  • Alignement automatique des dates de retour entre Folks et le système de paie.
  • Diminution des oublis et incohérences lors des réactivations d’employés.
Nouvelle longueur maximale des champs Adresse et Ville

Ce qui change côté Nethris / Employeur D

  • La longueur maximale autorisée pour les champs Adresse et Ville dans le module d’importation est passée de 25 caractères à 30 caractères.

Impact sur vos données exportées depuis Folks

  • Moins de besoins de raccourcir manuellement les libellés (ex. Boul. au lieu de Boulevard, App. au lieu de Appartement).
  • Davantage d’adresses et de noms de ville plus longs (ex. Saint-Augustin-de-Desmaures) peuvent désormais être importés sans modification.
  • Les valeurs qui dépasseraient toujours 30 caractères doivent néanmoins être ajustées pour respecter la limite côté Nethris / Employeur D.
Nouvelle logique d’export des salaires

Suppression de la question de confirmation d’import

  • La question Oui / Non du type « L’importation s’est-elle bien déroulée dans votre système de paie ? » est retirée du processus.
  • Vous n’avez plus à revenir confirmer si les changements de salaire envoyés ont été importés pour déterminer l’état « déjà envoyé ».

Nouvelle validation automatique avec Nethris / Employeur D

  • Lors de la génération du fichier d’export des salaires, Folks effectue un appel direct à Nethris ou Employeur D afin de :
    • déterminer quels employés doivent être en mode modification ;
    • identifier les employés à ajouter ou à réactiver.
  • Deux validations supplémentaires sont appliquées automatiquement entre Folks et le système de paie :
    • Nombre d’heures par période de paie ;
    • Taux horaire ou salaire annuel, selon la configuration de l’employé.

Logique d’envoi des données salariales

  • Si le nombre d’heures par paie et le taux horaire ou salaire annuel sont identiques dans Folks et dans le système de paie :
    • les colonnes de salaire du fichier d’export restent vides pour cet employé ;
    • aucune modification salariale n’est envoyée.
  • Si une différence est détectée (heures par paie ou salaire) :
    • les informations salariales sont envoyées dans le fichier ;
    • la date d’effet du changement est transmise, comme auparavant lors d’une modification de salaire.
  • Pour un employé en ajout, les informations salariales sont toujours envoyées, car elles sont obligatoires.

Impact pour vous

  • La liste des employés présentés en modification de salaire correspond uniquement à ceux ayant un changement réel entre Folks et le système de paie.
  • Le risque d’erreur ou de confusion lié à l’ancienne question Oui / Non est éliminé.
Prise en charge des changements de salaire futurs

Ce qui change

  • Il est maintenant possible d'importer des changements de salaire pour une date future dans Nethris et EmployeurD. Cette fonctionnalité était déjà disponible manuellement, mais elle et maintenant automatisée (Folks transmets les changements de salaire avec les autres informations de la plateforme). 
  • Folks gère ces changements pour ne les envoyer qu’à la date d’effet.

Comportement de Folks

  • Un changement de salaire saisi dans Folks avec une date future :
    • n’est pas exporté tant que la date d’effet n’est pas atteinte ;
    • est retenu dans Folks jusqu’à cette date.
  • À la date effective du changement :
    • Folks envoie le salaire en mode modification vers Nethris ou Employeur D ;
    • la date réelle d’effectivité est transmise avec le changement ;
    • le nouveau salaire est appliqué dans la période de paie correspondant à cette date.

Impact pour vous

  • Possibilité de planifier les hausses salariales à l’avance directement dans Folks.
  • Assurance que les changements seront appliqués à la bonne date dans le système de paie, sans suivi manuel.

Pour plus d'information, vous pouvez également consulter les différents articles au sujet de Nethris et EmployeurD ici:

Processus d'exportation vers Nethris et EmployeurD

Voici les étapes à suivre lors d'un transfert de profils d'employé de Folks vers EmployeurD ou Nethris.

1. Exportation

Accédez à la page exportation des employés en passant par Paramètres > Importation/Exportation puis cliquez sur l'onglet export des employés

Sélectionnez le code d'entreprise ou le numéro de compagnie à exporter dans le menu déroulant. Si vous voulez exporter tous les codes d'entreprise ou tous les numéros de compagnie présents dans votre système, sélectionnez exporter tous les systèmes.

Appuyez sur exporter.

Une nouvelle ligne apparaîtra en haut du tableau. Cette ligne contient le nouveau fichier que vous devez télécharger. Assurez-vous de télécharger le bon fichier en vérifiant la date et l’heure indiquées dans son nom. 

2. Validation

Ouvrez le fichier & validez les informations des sections suivantes :

Section Profil Personnel 

Colonne A 

Cette colonne présente le mode d'envoi de l'employé. 

  • La valeur "M" indique que nous sommes en mode Modification. Cela ne veut pas dire qu’il y aura nécessairement des changements, mais que, puisque l’employé existe dans Folks et dans votre système de paie, c'est une "modification" aux yeux de Nethris/EmployeurD. 
  • La valeur "A" indique que cette ligne créera un nouvel employé ou réactivera un employé ayant le statut terminé. 

    S'il s'agit d'une erreur, validez le numéro d'employé et le numéro de compagnie de cet employé.

Colonne R 

Cette colonne indique la province de résidence. 

L’objectif ici est de vérifier que la province est bien présente dans cette colonne. Le fichier CSV est séparé par des points-virgules. Il peut arriver qu’un “;” soit inséré par erreur en appuyant sur une touche voisine.  Si un ";" se glisse par erreur, les colonnes seront décalées à partir du champ erroné. La validation se fait sur la province car cette colonne permet de repérer facilement une anomalie.

Section Profil Emploi 

Colonne E

Cette colonne contient les postes. Assurez-vous:

  • qu’une valeur est présente pour tous les employés 
  • qu'aucun employé ne possède le poste par défaut (99999999) s’il ne devrait pas l’avoir.  

    Le format du code de poste par défaut est volontairement très différent de vos postes réels.

Colonne G 

Cette colonne contient les titres d'emploi. Assurez-vous d'avoir une valeur pour tous les employés. Si un employé n'a pas de numéro dans cette colonne, c'est qu'il n'a probablement pas de titre d'emploi dans son profil d'employé ou le titre d'emploi qui lui est associé n'a pas de code.

Colonnes AB, AC, AD et AE 

👉 Ces colonnes contiennent les informations salariales. Ces informations ne sont envoyées que lorsqu'un salaire est modifié ou qu'un employé est en mode Ajout. Si aucune information ne change pour un employé en mode Modification, ces colonnes seront vides.

La colonne AB : Nombre d'heures par paie
La colonne AC : Taux horaire
La colonne AD : Date de la dernière modification
La colonne AE : Salaire annuel

Seulement l'information de la colonne AC ou AE sera présent selon la configuration de l'employé. 

Les colonnes AB et AD sont vides si le salaire envoyé a déjà été envoyé (n'est pas une modification de salaire). S'il s'agit d'un salaire qui est envoyé pour la première fois (modification de salaire), le nombre d'heures par paie et la date de modification seront toujours présents.

Un changement de salaire est envoyé seulement lorsque la date de modification est le jour du transfert ou avant. Afin de traiter les changements de salaire futur selon les paramètres de Nethris et EmployeurD, Folks retiendra ce changement et l'enverra qu'au moment opportun.  

Colonne AJ

Cette colonne contient la province de paie. Assurez-vous que les valeurs présentes sont des valeurs possibles dans votre entreprise.

 

🔁 En cas d'erreur:

  • Corrigez les dans Folks
  • Recommencez l'exportation

Nous recommandons de compléter la validation dans le premier fichier, faire toutes les corrections d'erreur avant de transférer un nouveau fichier. Les validations à faire dans le nouveau fichier sont, au minimum, les erreurs que vous avez corrigées.

3. Importation dans le système de paie

Une fois le fichier validé et sans erreur : accédez à votre système de paie dans la page Importer des données d'emploi dans la section Dossier d'employé.

image.png
Dans cette page, sélectionnez le fichier envoyé dans le menu déroulant au milieu de la page. Les fichiers dans ce menu sont en ordre chronologique, c'est à dire du plus récent en haut au plus vieux en bas de liste. Vous importerez donc normalement le premier fichier dans la liste.

Si vous importez plusieurs numéros de compagnie ou tous ceux existants dans votre système de paie, aucune autre option ne doit être modifiée ou activée. Si vous voulez préciser exactement quel numéro de compagnie (un seul) vous voulez importer, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant Compagnie. Cette action est à faire que si vous n'avez sélectionné qu'un seul numéro de compagnie parmi plusieurs.

Cliquez sur le bouton Importer. L'importation peut prendre environ de 30 secondes à 2 minutes au plus long.

4. Après l'importation

Consultez le journal d'importation des messages d'avertissement, d'information ou d'erreur. Analysez ces messages et corrigez dans Folks au besoin. Si vous corrigez des erreurs, faites le dans Folks pour assurer la qualité des données et refaites un transfert. 

Vérification finale

Une fois les messages validés, générez le rapport modification des dossiers d'employé en format Excel.

  • Filtrez par la date d'aujourd'hui
  • Générez un rapport par numéro de compagnie

Validez que tous les changements apportés par l’importation sont bien ceux souhaités. Corrigez dans Folks et réimportez au besoin.

 

Présentation de l'intégration Folks x EmployeurD

Folks RH offre des possibilités d’intégration avec EmployeurD, plateforme de gestion de la paie, pour centraliser vos informations RH et de paie et assurer un suivi toujours plus efficace de vos employés.

Dans cet article, vous découvrirez ce qu'il faut savoir sur l'intégration Folks x EmployeurD.

Comment l'intégration fonctionne-t-elle?

L'intégration vous permet d'abord d'effectuer l'import initial de vos employés dans Folks, puis de synchroniser les mises à jour des dossiers de vos employés et d'envoyer leurs feuilles de temps vers EmployeurD.

Champs importés dans EmployeurD

Voici la liste des champs importés dans EmployeurD lors de la synchronisation :

Champ Folks Champ EmployeurD
Informations personnelles
Nom Nom
Prénom Prénom
Langue Langue des documents de paie
Sexe Sexe
Date de naissance Date de naissance
Province (pays par défaut, seulement dispo au Canada) Province
Ville (30 caractères max) Ville
Adresse ligne 1 (lignes 2 et 3 ne sont pas transférées) Adresse
Code postal Code postal
Téléphone Téléphone résidence
Téléphone secondaire Téléphone secondaire
Numéro d'assurance social Numéro d'assurance social
Courriel personnel Autre adresse de courriel
Informations corporatives
Numéro d'employé Matricule
Numéro de compagnie Numéro de compagnie
Date d'embauche Date d'embauche
Date de retour Date de réembauche
Type d'emploi Statut d'emploi (voir la liste de codes ci-bas)
Téléphone corporatif et extension Téléphone travail et extension
Courriel corporatif Adresse de courriel professionnel
Salaire (horaire, par paie ou annuel) Taux horaire, Salaire par période ou Salaire annuel
Date de changement de salaire Date de changement de salaire et Date du taux actuel
Salaire horaire ou par paie Taux utilisable ou salaire par période
Nombre d'heures par paie Nombre d'heures par paie
Province d'embauche Province par paie
Site d'opération Poste, classe comité paritaire, regroupement sur rapport et numéro de travail
Département
Titre d'emploi
Champs personnalisés
Statut d'emploi (seuls les employés actifs sont envoyés) Disponibilité 
Informations bancaires compte principal (transit, insit., compte etc) Informations bancaires compte principal (transit, insit., compte etc)
Champs par défaut (nous n'avons pas la valeur dans Folks)
1 Nationalité
N Fumeur
N Ajout à l'impression massive
1 Statut d'embauche
001 Affiche salaire
Montant de base Déduction ou crédits de base Fédéral et Provincial

👉 À savoir: si un employé est envoyé en mode Ajout et qu'aucune information bancaire n'a été entrée dans son profil, il faut envoyer la valeur paiement par chèque, qui est la valeur par défaut.

Codes ou équivalence pour les statuts d'emploi

Probation = B
Contractuel = C
Stagiaire = E
Étudiant = E
Temps partiel = P
Temps plein = R
CDI temps plein = R
CDI temps partiel = R
Temporaire = T
CDD temps plein = T
CDD temps partiel = T
Travailleur étranger temporaire = T
Autres = R

Quelles sont les fonctionnalités de l'intégration?

  • Communication des dossiers employés entre les deux plateformes
  • Communication des heures travaillées ainsi que des journées de vacances et d’absences
  • Possibilité pour les employés de modifier leurs informations en libre-service et qu’elles soient transférées entre les plateformes sans action complexe de leur part

Pour qui l'intégration peut-elle être utile?

  • Les techniciens comptables et responsables de la paie qui veulent éviter les double-saisies et les pertes d’information
  • Les employeurs qui veulent faciliter la gestion de la paie dans l’ensemble de leur entreprise
  • Les gestionnaires qui veulent retrouver les informations clés des dossiers employés sur leur plateforme de prédilection, en quelques clics

Quels sont les avantages de l'intégration?

  • Modification des dossiers employé en libre-service pour un gain de temps et de flexibilité
  • Diminution des doubles saisies d’informations liées aux employés et à la paie
  • Suppression de tâches et manipulations répétitives dans deux plateformes distinctes

Comment puis-je débuter avec Folks x EmployeurD?

Communiquez avec l'équipe de support de Folks pour configurer l'intégration. Pour obtenir un aperçu de la démarche, consultez les ressources suivantes : 

Présentation de l'intégration Folks x Nethris

Folks RH offre des possibilités d’intégration avec Nethris, plateforme de gestion de la paie, pour centraliser vos informations RH et de paie et assurer un suivi toujours plus efficace de vos employés.

Dans cet article, vous découvrirez ce qu'il faut savoir sur l'intégration Folks x Nethris.

Comment l'intégration fonctionne-t-elle?

L'intégration vous permet d'abord d'effectuer l'import initial de vos employés dans Folks, puis de synchroniser les mises à jour des dossiers de vos employés et d'envoyer leurs feuilles de temps vers Nethris.

Champs importés dans Nethris

Voici la liste des champs importés dans Nethris lors de la synchronisation :

Champ Folks Champ Nethris
Informations personnelles
Nom Nom
Prénom Prénom
Langue Langue des documents de paie
Sexe Sexe
Date de naissance Date de naissance
Province (pays par défaut, seulement dispo au Canada) Province
Ville (30 caractères max) Ville
Adresse ligne 1 (lignes 2 et 3 ne sont pas transférées) Adresse
Code postal Code postal
Téléphone Téléphone résidence
Téléphone secondaire Téléphone secondaire
Numéro d'assurance social Numéro d'assurance social
Courriel personnel Autre adresse de courriel
Informations corporatives
Numéro d'employé Matricule
Numéro de compagnie Numéro de compagnie
Date d'embauche Date d'embauche
Date de retour Date de réembauche
Type d'emploi Statut d'emploi (voir la liste de codes ci-bas)
Téléphone corporatif et extension Téléphone travail et extension
Courriel corporatif Adresse de courriel professionnel
Salaire (horaire, par paie ou annuel) Taux horaire, Salaire par période ou Salaire annuel
Date de changement de salaire Date de changement de salaire et Date du taux actuel
Salaire horaire ou par paie Taux utilisable ou salaire par période
Nombre d'heures par paie Nombre d'heures par paie
Province d'embauche Province par paie
Site d'opération Poste, classe comité paritaire, regroupement sur rapport et numéro de travail
Département
Titre d'emploi
Champs personnalisés
Statut d'emploi (seuls les employés actifs sont envoyés) Disponibilité 
Champs par défaut (nous n'avons pas la valeur dans Folks)
1 Nationalité
N Fumeur
N Ajout à l'impression massive
1 Statut d'embauche
001 Affiche salaire
Montant de base Déduction ou crédits de base Fédéral et Provincial

👉 À savoir: si un employé est envoyé en mode Ajout et qu'aucune information bancaire n'a été entrée dans son profil, il faut envoyer la valeur paiement par chèque, qui est la valeur par défaut.

Codes ou équivalence pour les statuts d'emploi

Probation = B
Contractuel = C
Stagiaire = E
Étudiant = E
Temps partiel = P
Temps plein = R
CDI temps plein = R
CDI temps partiel = R
Temporaire = T
CDD temps plein = T
CDD temps partiel = T
Travailleur étranger temporaire = T
Autres = R

Quelles sont les fonctionnalités de l'intégration?

  • Communication des dossiers employés entre les deux plateformes
  • Communication des heures travaillées ainsi que des journées de vacances et d’absences
  • Possibilité pour les employés de modifier leurs informations en libre-service et qu’elles soient transférées entre les plateformes sans action complexe de leur part

Pour qui l'intégration peut-elle être utile?

  • Les techniciens comptables et responsables de la paie qui veulent éviter les double saisies et les pertes d’information
  • Les employeurs qui veulent faciliter la gestion de la paie dans l’ensemble de leur entreprise
  • Les gestionnaires qui veulent retrouver les informations clés des dossiers employés sur leur plateforme de prédilection, en quelques clics

Quels sont les avantages de l'intégration?

  • Modification des dossiers employé en libre-service pour un gain de temps et de flexibilité
  • Diminution des doubles saisies d’informations liées aux employés et à la paie
  • Suppression de tâches et manipulations répétitives dans deux plateformes distinctes

Comment puis-je débuter avec Folks x Nethris?

Communiquez avec l'équipe de support de Folks pour configurer l'intégration. Pour obtenir un aperçu de la démarche, consultez les ressources suivantes : 

Importation initiale de vos employés à partir de Nethris ou EmployeurD

Vous trouverez dans cette page les étapes à suivre pour réaliser l’importation initiale de vos employés dans Folks depuis Nethris ou EmployeurD.

Elle s’adresse à vous si vous souhaitez accomplir votre premier import sans mettre en place l’intégration complète entre Folks et votre logiciel de paie.

Note : Ces étapes ne concernent que l'importation initiale de vos employés. Il ne s'agit pas de l'intégration complète de Folks vers Nethris ou EmployeurD.

 

1. Activation des utilisateur de services

Si vous n'avez jamais eu d'intégration avec votre système de paie, il faudra activer une fonctionnalité pour vous permettre de créer l'utilisateur nécessaire : Activer les utilisateurs de services. Seul votre Administrateur/propriétaire du logiciel de paie pourra effectuer cette action.

Afin d'activer cette option, l'Administrateur de votre logiciel de paie doit aller dans la section :
Configuration > Options d'entreprise

Au bas de la page, vous trouverez une section intitulée utilisateurs de services. Il faut s'assurer que l'option activer les utilisateurs de service est bien activée.

2. Création de l’utilisateur de services

Dans la section Gestion des utilisateurs > Ajouter un utilisateur, il faut créer un utilisateur de type utilisateur de services. Ici aussi, seul l'administrateur de votre logiciel de paie pourra créer ce type d'utilisateur.
L'application associée à l'utilisateur sera Folks. Nous recommandons un code utilisateur ressemblant à FOLKSRH afin de retrouver cet utilisateur facilement au besoin. L'utilisateur doit évidemment être actif et en français. Après avoir complété l’ensemble des informations requises, cliquez sur le bouton suivant.

La deuxième étape de la création de l'utilisateur est la gestion des accès de celui-ci Nous recommandons de donner seulement accès aux numéros de compagnie qui seront dans Folks. Cependant, pour des raisons de simplicité et afin d’éviter d’éventuelles erreurs, nous recommandons d’accorder l’accès à l’ensemble des structures administratives. Nous recommandons également de cocher les options “maîtres” lorsque vous voulez activer toutes les structures ou toutes les compagnies.

Une fois créé, nous recommandons de copier-coller le mot de passe temporaire fourni. Vous en aurez besoin pour la prochaine étape à l'intérieur de Folks. Sachez que même si le mot de passe est qualifié de "temporaire", vous n'aurez pas à le modifier plus tard.

3. Configuration des paramètres de connexion à Nethris ou EmployeurD

Lorsque vous avez les informations de l'utilisateur de service dédié à Folks, il faut connecter Folks à votre logiciel de paie.
 

Dans Folks, accédez à la page Paramètres > Intégration > Configuration de Nethris (même si vous avez EmployeurD, la page se nomme ainsi), cliquez sur ajouter un compte et entrez les informations suivantes :

  • Code d’entreprise
  • Nom de l’utilisateur de services
  • Mot de passe de l’utilisateur de services
  • Numéros de compagnie à importer

    Le numéro de compagnie doit avoir 8 chiffres, normalement avec 2 ou 3 zéros comme préfixe.

Une fois complété, nous vous invitons à tester la connexion avec le bouton vert tester la connexion. Vous pouvez la tester avant ou après avoir sauvegarder. Lorsque vous recevez une notification de succès, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante. Si vous recevez une erreur, validez les informations entrées dans les champs de cette page.

Si l'erreur persiste, contactez notre support, il nous fera plaisir de vous aider.

 

4. Importation des profils d'employé

Maintenant que la connexion fonctionne, vous êtes prêts à importer vos Profils d'employé dans Folks.

Accédez à la page Paramètres Importation/Exportation et dans l'onglet Importation sélectionnez l’option importer depuis le logiciel de paie. Dans cette page, sélectionnez le numéro de compagnie à importer ou importer tous les systèmes si vous voulez importer toutes les compagnies de votre système de paie. Appuyez sur importer pour importer les employés des numéros de compagnies sélectionnés.

Si vous utilisez la fonction importer les employés inactifs, les employés actifs et les employés inactifs seront importés. Les employés terminés n'apparaîtront pas dans votre Folks. Les employés inactifs importés auront la même date de fin que dans votre logiciel de paie et seront évidemment inactifs dans votre Folks.

 


 

Voici la liste des données importées lors du processus d''importation initiale de Nethris ou EmployeurD :

PERSONNELLES

Informations générales

  • Prénom
  • Nom
  • Date de naissance
  • Sexe à la naissance
  • Langues parlées
  • No d'assurance social

Coordonnées

  • No de téléphone
  • No de téléphone secondaire

Adresse du domicile

  • Adresse ligne 1
  • Pays
  • Province/État
  • Ville
  • Code postal


CORPORATIVES

Informations sur l'emploi

  • No d'employé
  • Date d'embauche
  • Date de retour
  • Type d'emploi

Coordonnées corporatives

  • No de téléphone au travail et poste
  • Adresse courriel corporative

 

RÉMUNÉRATION

Informations sur le salaire

  • Salaire
  • Fréquence (horaire / par paie)
  • Nombre d'heures par paie
  • Salaire annuel

Informations pour la paie > Information Nethris/EmployeurD

  • Système de paie
  • No de compagnie
 

 
Les données ci-dessous pourront être importées manuellement, dans un 2e temps, via le générateur de rapport de Nethris ou EmployeurD. Nous vous recommandons d'attendre le RDV de synchronisation avec le logiciel de paie avant de faire cette 2e importation. Un spécialiste de Folks pourra vous guider adéquatement à cet effet.
 
PERSONNELLES

Coordonnées

  • Adresse courriel personnel

Contact(s) d'urgence

  • Contact 1
  • Contact 2

 

CORPORATIVES

Autres informations pertinentes

  • Postes Nethris/EmployeurD

 

RÉMUNÉRATION

Informations pour la paie > Informations bancaires

  • No de transit (ou no de succursale)
  • No d'institution
  • No de compte (ou folio)

Informations pour la paie > Informations Nethris/EmployeurD

  • Province d'embauche
Présentation de l'intégration Folks x Payworks

Folks RH offre des possibilités d’intégration avec Payworks, solution de gestion de la paie, pour centraliser vos informations RH et de paie et assurer un suivi toujours plus efficace de vos employés.

Dans cet article, vous découvrirez ce qu'il faut savoir sur l'intégration Folks x Payworks.

Si vous avez manqué notre webinaire, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Deluxe HR to Folks HR : Transition Meeting & Payworks Integration (anglais seulement).

Comment l'intégration fonctionne-t-elle?

L'intégration vous permet de transférer les dossiers et les feuilles de temps de vos employés vers Payworks. La synchronisation du dossier employé est unidirectionnelle et s'effectue de façon automatique aux 4 heures.

En plus de la synchronisation des dossiers employés, il est possible de créer et d'éditer des employés dans Folks et les synchroniser avec Payworks.

Pour ce qui est de la feuille de temps, la synchronisation doit être effectuée manuellement.

FR_Payworks.png

Champs importés dans Payworks

Voici la liste des champs importés dans Payworks :

Champ Folks Champ Payworks
Informations personnelles
Prénom Prénom légal
Nom de famille Nom de famille légal
Sexe Sexe
Date de naissance Date de naissance
Langues Langue
Adresse Adresse
Ville Ville
Province Province
Code postal Code postal
Téléphone Téléphone cellulaire
Téléphone secondaire Téléphone domicile
Numéro d'assurance social NAS
Courriel personnel Courriel personnel
Informations corporatives
Numéro de l'employé Numéro de l'employé
Province d'embauche Province d'imposition
Numéro de compagnie fédérale Numéro d'entreprise
Date d'embauche Date de début
Date de reconnaissance Date d'ancienneté
Téléphone corporatif et extension Téléphone travail
Courriel corporatif Courriel professionnel
Salaire (Le salaire horaire ou par paie est envoyé avec le salaire et est une information secondaire aux types de salaire.) Taux/montant
Horaire ou par paie Gain principal (Horaire = Heures payées, Par paie = Salaire)
Nombre d'heures par paie Heures par paie
Groupe de paie Groupe de paie
Données bancaires - Transit Numéro de transit
Données bancaires - Institution Banque
Données bancaires - Compte Numéro de compte
Champ envoyé seulement à la création d'un employé
Date d'embauche Date assurable

Quelles sont les fonctionnalités de l'intégration?

  • Communication des dossiers employés entre les deux plateformes
  • Communication des heures travaillées ainsi que des journées de vacances et d’absences
  • Possibilité pour les employés de modifier leurs informations en libre-service et qu’elles soient transférées entre les plateformes sans action complexe de leur part

Pour qui l'intégration peut-elle être utile?

  • Les techniciens comptables et responsables de la paie qui veulent éviter les double-saisies et les pertes d’information
  • Les employeurs qui veulent faciliter la gestion de la paie dans l’ensemble de leur entreprise
  • Les gestionnaires qui veulent retrouver les informations clés des dossiers employés sur leur plateforme de prédilection, en quelques clics

Quels sont les avantages de l'intégration?

  • Modification des dossiers employé en libre-service pour un gain de temps et de flexibilité
  • Diminution des doubles saisies d’informations liées aux employés et à la paie
  • Suppression de tâches et manipulations répétitives dans deux plateformes distinctes

Comment puis-je débuter avec Folks x Payworks?

Communiquez avec l'équipe de support de Folks pour configurer l'intégration. Nous vous enverrons un formulaire à remplir afin d'autoriser le partage de vos données Payworks avec Folks. Une fois l'autorisation reçue, nous vous présenterons les étapes de configuration.

Configuration requise pour envoyer la feuille de temps Folks vers votre logiciel de paie

Cet article explique comment configurer les codes de paie dans Folks afin d'envoyer les feuilles de temps des employés vers votre logiciel de paie.

1 - Configuration des codes de paie par l'administrateur de compagnie

  1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de la gestion de l'exportation de la feuille de temps (Paramètres > Intégrations > Configuration des codes de paie).
    👉 Seul l'administrateur de compagnie y aura accès.
  2. Si votre système de paie est Nethris ou EmployeurD et que vous saisissez vos heures à la semaine, sous Paramètres d'envoi de la feuille de temps, cochez la case Saisie à la semaine.

    Folks envoie tout de même 80 heures dans la semaine 1, nous ne séparons pas les heures dans chaque semaine. Par contre, comme les calculs de fériés sont maintenant dans Folks, cela ne devrait pas vous occasionner de problème. Si vous avez une situation particulière que vous croyez ne pas être couverte par la feuille de temps Folks, n’hésitez pas à en faire part à l’équipe technique et nous nous ferons un plaisir de répondre à votre interrogation.
  3. Sous la section Codes de paie, entrez les codes de votre logiciel de paie pour les éléments suivants. Lorsque vous entrez les codes de paie (G1, G5, etc.), vous devez supprimer la lettre et ne conserver que le chiffre.

    ÉlémentDescription
    Heures régulièresCode de paie pour payer des heures travaillées au taux simple. Ces heures sont les heures travaillées avant qu’elles deviennent des heures supplémentaires.
    Temps supplémentaire (1.5)Code de paie pour payer les heures supplémentaires à payer majorées par un taux de 1.5 communément appelé Temps et demi.
    Temps supplémentaire (2.0)Code de paie pour payer les heures supplémentaires à payer majorées par un taux de 2.0 communément appelé Temps double.
    Temps supplémentaire (1.0)Code de paie pour payer les heures supplémentaires qui ne sont pas majorées. Ces heures sont généralement les heures au-delà de l’horaire normal de travail de l’employé, mais en dessous du seuil légal pour les heures supplémentaires majorées à 1.5.
    FériéCode de paie pour payer un férié en HEURES
    Férié travailléCode de paie pour les heures travaillées pendant une journée fériée. Si vous n’avez pas de code spécifique pour ces heures, utilisez le code de paie pour les heures régulières.
    VacancesCode de paie pour payer des vacances en HEURES
    Vacances anticipéesCode de paie spécifique aux vacances anticipées. Les vacances anticipées sont les vacances payées au-delà de la banque accumulée par l’employé. Certains logiciels de paie offrent, au choix du client, un code de paie spécifique pour les vacances anticipées ou l’option d’utiliser le même code de paie que les vacances accumulées. Si vous n’avez pas configuré de code de paie spécifique pour ces heures dans votre logiciel de paie, utilisez le même code de paie que Vacances.
    Absences maladie rémunéréesCode de paie pour payer une ou plusieurs HEURES de congé maladie ET qui impacte la banque de l'employé dans le logiciel de paie. (Si la banque de maladie n'est pas configurée dans le logiciel de paie, mais qu'elle est suivi dans le SIRH, mettre le même code de paie que Absences rémunérées).
    Absences rémunéréesCode de paie pour payer les absences rémunérées qui ne sont pas incluses dans la banque de maladie. EX. Congés sociaux ou autres congés payés peu importe la raison. Toute absence rémunérée qui n’affecte pas la banque de maladie et qui n’a pas d’exception (voir ci-bas) sera envoyée avec le code de paie inscrit.
    Personnel/Mobile rémunéréCode de paie pour payer une ou plusieurs HEURES à partir d’une banque de journée personnelle ou de journée mobile.
    Banque de temps accumuléCode de paie pour accumuler un nombre d’HEURES à la banque de l’employé. Les heures sont envoyées à taux simple comme elles sont déjà majorées dans Folks. Si vous ne voulez pas envoyer les heures accumulées dans votre système de paie, laissez simplement ce champ vide.
    Temps reprisCode de paie pour payer des heures accumulées dans la banque de temps accumulé afin de combler pour une absence de l’employé. Elles sont payées à taux simple comme elles ont déjà été majorées. Si vous ne suivez pas les heures accumulées dans votre système de paie, laissez simplement ce champ vide ou utilisez le code de paie normalement utilisé pour payer ce type d’heures.
    Banque de temps payéCode de paie pour payer des heures accumulées dans la banque de temps sans qu’il n’y ait eu d’absence de la part de l’employé. Elles sont payées à taux simple comme elles ont déjà été majorées. Si vous ne suivez pas les heures accumulées dans votre système de paie, laissez simplement ce champ vide ou utilisez le code de paie normalement utilisé pour payer ce type d’heures.
    Compte de dépensesCode de paie pour payer le MONTANT des comptes de dépenses approuvés à l’intérieur de la période de paie.
  4. Au besoin, cliquez sur Configurer les codes d'absence pour associer des codes de paie spécifiques à des raisons d’absence. Cela crée des exceptions en fonction de la raison de l’absence. Ex. La raison Libération syndicale a souvent un code de paie particulier pour suivre ces dépenses dans le logiciel comptable.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

2 - Envoi des feuilles de temps

Une fois la configuration terminée, vous pourrez utiliser le bouton Envoyer vers le logiciel de paie dans la feuille de temps (Gestion du temps > Feuille de temps) pour acheminer les feuilles de temps approuvées vers votre logiciel de paie.

Nous recommandons de verrouiller la période de paie afin qu’il n’y ait plus aucune modification suite aux approbations. En cas d’exception, il vous est possible de déverrouiller la feuille de temps pour en faire l’ajustement au besoin.

3 - Import des feuilles de temps

Dans Nethris ou EmployeurD

Si votre logiciel de paie est EmployeurD ou Nethris, rendez-vous dans Paie > Importer les transactions de paie puis sélectionnez le fichier que Folks vient d’envoyer. Il s’agit toujours du premier fichier de la liste déroulante. Vous pouvez toujours valider avec le nom du fichier puisque la date et l’heure précise d’envoi s’y trouve.

Procédez à l'import afin d'effectuer les validations/simulations usuelles, les ajustements habituels et les corrections au besoin, puis complétez la paie.

Dans Payworks

Si votre logiciel de paie est Payworks, rendez-vous dans Paie, Traitement, Transactions de paie > Grille - Saisie de données. Vous avez peut-être un raccourci dans la section Signets. Avant de compléter la paie, effectuez les validations/simulations usuelles, les ajustements habituels et les corrections au besoin.

Import des employés de Folks dans Maestro

Il est possible de transférer les données de vos employés dans Folks vers Maestro, solution de gestion de la paie, pour centraliser vos informations RH et de paie.

Exporter vos employés depuis Folks

  1. Dans Folks, naviguez jusqu'au sommaire des employés.
  2. Cliquez sur le bouton Exporter dans le haut de la liste.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez les informations que vous souhaitez exporter.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exporter.

Pour certaines informations, Maestro n'accepte que des valeurs spécifiques. Si votre fichier contient les informations suivantes, assurez-vous de remplacer les informations par l'équivalence suivante :

Information Valeurs possibles
État A (Actif);F (Mise à pied permanent);T (Mise à pied temporaire);
Langue A (Anglais);F (Français);
État civil C (Célibataire);M (Marié);
Type de salarié H;M;S;T;U;

Importer vos employés dans Maestro

Voici comment importer vos employés dans Maestro pour la première fois. Lors d’une prochaine importation, si le fichier Excel porte le même nom, le système affichera déjà par défaut les mêmes mises en correspondance.

  1. Dans Maestro, allez dans l’option pour importer des données (Maintenance > Maintenance des fichiers > Importation des données).
    Maestro1.png
  2. Sélectionnez la table PCEMP.IDX afin d'y importer les données de vos employés.
    Maestro2.png
  3. Une fois la table sélectionnée, vous arrivez à l’écran d’importation. Choisissez le fichier Excel à importer, puis mettez en correspondance les champs de Maestro avec les colonnes de votre fichier. Pour ce faire, positionnez votre curseur sur la cellule de la colonne Champs importés et double-cliquez sur le champ désiré dans la section de droite (Champs importés) .
    Maestro3.png
  4. Après avoir double-cliqué sur un champ, il se positionnera dans la colonne. Vous devez répéter l’opération pour chacun des champs à importer. Si des valeurs sont spécifiées dans la colonne Valeurs poss., vous devez utiliser celles-ci dans votre fichier. Par exemple pour l’état, vous devez utiliser A (Actif), F (Mise à pied permanent) ou T (Mise à pied temporaire).
    Maestro4.png
  5. Spécifiez le format de date à utiliser.
    Maestro5.png
  6. Choisissez une option d'importation.
    Maestro6.png
  7. Une fois prêt, il faut cliquer sur le bouton d’importation.
    Maestro7.png