Accueils et départs - Nouveau module

L'arrivée ou le départ d'un employé implique une série de tâches essentielles qui, gérées manuellement, deviennent vite une source d'oublis et de délais.

Le module Accueils et départs permet de configurer une fois des processus standardisés, puis de les déclencher automatiquement pour chaque employé, avec un suivi en temps réel et des rappels intégrés.

Voici un aperçu des fonctionnalités disponibles et des guides pour vous accompagner.

Vous disposez également des ressources suivantes :

• Check-list d'accueil & intégration
• Modèle d'entrevue de départ

Fonctionnalités et avantages

• Automatisation des tâches administratives - Gagnez un temps précieux et concentrez-vous sur l'accompagnement humain.
• Échéanciers et rappels automatisés - Assignez des tâches aux personnes responsables, définissez des dates d'échéance, et activez les rappels par courriel.
• Plans d'accueil personnalisés - Offrez à chaque employé une expérience adaptée à son titre d'emploi.
• Suivi de la progression - Visualisez en un coup d'œil la progression des tâches pour intervenir rapidement et garantir une transition fluide.

Permissions relatives au module

Dans les rôles et permissions, sous Pages accessibles,  vous trouvez :

Configuration des processus

Avant de déclencher des processus d'accueil ou de départ, il est important d'en effectuer la configuration dans le module (Accueils et départs > Processus > ).

Configurez des processus standardisés avec des tâches organisables par glisser-déposer et associez-les à un ou plusieurs titres d'emploi pour qu'ils soient suggérés au déclenchement.

À l'intérieur d'un processus, il est possible de personnaliser le responsable et la date d'échéance d'une tâche sans affecter la tâche d'origine (modèle).

• Configurer un processus d'accueil ou de départ

Déclenchement des processus et suivi de la progression

Une fois la configuration d'un processus terminée, vous pouvez le déclencher et suivre la progression des tâches directement dans le module (page Processus). Lorsqu’un processus est déclenché, les responsables de tâche reçoivent un courriel pour les en aviser.

Vous pouvez également consulter l'historique des processus d'un employé dans son profil (onglet Processus).

Il est possible d'ajouter des tâches aux processus en cours. Si un employé avec des tâches en cours devient inactif, ses tâches seront réassignées à un autre responsable.

• Déclencher un processus d'accueil ou de départ
• Gérer les processus et les tâches d'accueil et de départ

Gestion de mes tâches en tant qu'employé

Chaque employé peut consulter les tâches qui lui sont assignées dans son profil (onglet Mes tâches) afin de les compléter.

• Gérer les processus et les tâches d'accueil et de départ

Gestion des départs

Vous pouvez enregistrer le départ de l'employé afin d'en tenir compte dans les KPI. Pour déclencher un processus de départ, le départ de l'employé n'a pas besoin d'être enregistré.

• Ajouter un départ

Folks vous permet de définir des tâches à compléter lors de l'arrivée ou du départ de l'un de vos employés et ainsi vous assurez qu'elles soient complétées selon l’échéancier prévu. Cette configuration se fait via le module Accueils et départs.

Pour avoir accès à la configuration des processus, la permission Processus > Configuration est requise.

• Créer une tâche
• Créer un processus
• Déclencher un processus
• Suivre la progression d'un processus

Concepts clés

• Tâche modèle : Tâche indépendante de tout processus. Une même tâche modèle peut être réutilisée dans plusieurs processus modèles, avec la possibilité de surcharger le responsable ou la date d'échéance pour un processus donné sans affecter la tâche modèle elle-même.
• Processus modèle : Modèle configurable qui définit quelles tâches modèles le composent, dans quel ordre et à quels titres d'emploi il est associé. Il peut être modifié en tout temps et ces modifications s'appliquent uniquement aux prochains déclenchements, jamais aux processus déjà déclenchés.
• Processus déclenché : La copie créée lorsqu'on déclenche un processus modèle pour un employé précis.
• Processus actif : Processus déclenché dont le statut est En cours ou En retard. Un employé ne peut avoir qu'un seul processus actif à la fois.

Créer une tâche

Vous pouvez commencer par créer les tâches désirées afin de pouvoir les sélectionner lors de la création d'un processus. En créant des tâches indépendantes des processus, vous pouvez créer des tâches génériques qui pourront être modifiées selon les besoins une fois ajoutées aux processus.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module Accueils et départs > Processus.
2. En haut à droite de la page, cliquez sur l'icône d'engrenage (Configuration).
3. Sous l'onglet Tâches, cliquez sur + Créer une tâche.
4. Dans la page de création de la tâche, entrez un nom pour la tâche puis spécifiez s'il s'agit d'une tâche d'accueil ou de départ. Par exemple, vous pourriez créer la tâche Créer le dossier employé dans Folks et indiquer dans la description de remplir les sections Corporative et Rémunération.
5. Entrez une description.
6. Vous pouvez ajouter un maximum de 3 liens et de 3 pièces jointes.
7. Définissez un responsable pour la tâche en sélectionnant un employé précis ou un rôle (Superviseur ou Employé). La tâche sera automatiquement attribuée à toute personne correspondant à ce rôle au déclenchement du processus. 
8. Sélectionnez une date d'échéance.
   • Au déclenchement - La date d'échéance sera la date du déclenchement du processus.
   • (Accueil seulement) À la date d'embauche - La date d'échéance sera la date d'embauche de l'employé.
   • (Départ seulement) À la date de fin - La date d'échéance sera la date de fin de l'employé.
   • (Accueil seulement) Date de retour - La date d'échéance sera la date de retour de l'employé.
   • Personnalisée - La date d'échéance pourra être une date après le déclenchement, avant/après la date d'embauche (pour une tâche d'accueil) ou avant/après la date de fin (pour une tâche de départ).
9. Par défaut, les rappels par courriel sont activés. Les tâches pour lesquelles les rappels par courriel sont activés sont regroupées dans un courriel récapitulatif envoyé chaque lundi à 8h. Un rappel sera également envoyé une journée avant l'échéance de la tâche, puis une journée après, si celle-ci est en retard.
10. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois la tâche créée, vous pouvez la modifier, la dupliquer et la supprimer. Si vous supprimez une tâche incluse dans un processus déclenché, celle-ci restera visible.

Vous pouvez également personnaliser la vue afin d'épurer le tableau.

Créer un processus

Lorsque vous créez un processus, vous pouvez lier vos tâches existantes ou créer les tâches à lier pendant la création du processus.

1. Dans la configuration, sous l'onglet Processus, cliquez sur + Créer un processus.
2. Dans la page de création du processus, entrez un nom pour le processus puis spécifiez s'il s'agit d'un processus d'accueil ou de départ.
3. Entrez une description.
4. Sélectionnez les tâches d'accueil ou de départ préalablement créées dans la liste déroulante. De cette façon, vous pouvez leur apporter des modifications qui seront appliquées uniquement pour ce processus. Vous pouvez également créer une nouvelle tâche pour l'ajouter à ce processus. Celle-ci sera également ajoutée à la liste de tâches réutilisables. Modifiez l'ordre d'affichage des tâches au besoin.
5. Associez un ou plusieurs titres d'emploi au processus. Lorsqu'un employé possède l'un de ces titres dans son profil, ce processus pourra lui être attribué et déclenché au bon moment. Vous pouvez également associer le processus à tous les titres d'emploi en sélectionnant votre entreprise.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois le processus créé, vous pouvez le modifier, le dupliquer et le supprimer en cliquant sur (Plus d'options). Le type de processus ne pourra pas être modifié. Si vous apportez des modifications aux tâches dans le processus, elles seront appliquées seulement au processus actif.

Vous pouvez personnaliser la vue afin d'épurer le tableau (icône à droite du tableau).

Déclencher un processus

Lorsque vous serez prêt, le déclenchement des processus se fait directement dans le module en cliquant sur le bouton Déclencher un processus (voir Déclencher un processus d'accueil ou de départ).

Une fois qu'un processus est déclenché, vous pouvez le consulter, le terminer ou l'annuler. Si vous terminez ou annulez le processus, toutes les tâches non terminées seront marquées comme terminées ou annulées.

Suivre la progression d'un processus

La page des processus liste tous les processus déclenchés. Vous pouvez suivre la progression des tâches et voir le statut du processus (En cours, En retard, Terminé ou Annulé). La date de fin du processus en cours est la date de la tâche la plus tardive.

Cliquez sur un processus pour voir les tâches. Selon vos permissions, vous pouvez apporter des modifications. Si la tâche vous est assignée, vous pouvez la compléter.

Vous pouvez le terminer et l'annuler.

Lorsque vous rendez inactif un employé avec des tâches en cours, vous serez invité à réassigner les tâches à un autre responsable.

Pour plus d'informations sur la gestion des processus et des tâches, consultez cet article.

Vous pouvez déclencher un processus pour un employé depuis le module Accueils et départs ou encore depuis son profil. La permission Processus > Permettre l'édition et le déclenchement est requise.

Lorsqu’un processus est déclenché, les responsables de tâche reçoivent immédiatement un courriel de notification. Il est donc essentiel de déclencher le processus au moment opportun. Si une tâche est assignée à un employé qui n'a pas encore de compte utilisateur, cette personne ne recevra pas de courriel.

Un statut est visible pour chaque processus déclenché : En cours, En retard ou Terminé ou Annulé.

Si vous terminez ou annulez le processus, toutes les tâches non terminées seront marquées comme terminées ou annulées.

Depuis la page des processus

1. Dans la page des processus (Accueils et départs > Processus), cliquez sur le bouton Déclencher un processus en haut à droite.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'employé désiré. Si l'employé a déjà un processus en cours, vous devez le terminer ou l'annuler avant d'en déclencher un nouveau.
3. Spécifiez le type de processus (Accueil ou Départ) afin de le sélectionner dans la liste déroulante. Si le processus n'apparaît pas, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun processus n'existe pour son titre d'emploi.
4. Sous les détails du processus, vous pouvez sélectionner ou créer de nouvelles tâches au besoin. En créant une nouvelle tâche, celle-ci sera ajoutée uniquement au processus de l'employé. Elle ne sera pas enregistrée comme modèle et ne pourra pas être réutilisée dans d'autres processus. L'ordre des tâches peut être modifié.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Déclencher.

Une fois le processus déclenché, vous pouvez le consulter, le terminer ou l'annuler en cliquant sur (Plus d'options). Cliquer sur le processus vous permet également de le consulter et d'en modifier les tâches.

Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquer sur le nom des colonnes pour les trier.

Pour personnaliser la vue, cliquez sur l'icône à droite du tableau.

Depuis le profil d'un employé

1. Naviguez jusqu'au profil de l'employé.
2. Cliquez sur l'onglet Processus, puis cliquez sur le bouton + Déclencher un processus en haut à droite.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, spécifiez le type de processus (Accueil ou Départ) afin de le sélectionner dans la liste déroulante. Si le processus n'apparaît pas, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun processus n'existe pour son titre d'emploi.
4. Sous les détails du processus, vous pouvez sélectionner ou créer de nouvelles tâches au besoin. En créant une nouvelle tâche, celle-ci sera ajoutée uniquement au processus de l'employé. Elle ne sera pas enregistrée comme modèle et ne pourra pas être réutilisée dans d'autres processus. L'ordre des tâches peut être modifié.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Déclencher.

Une fois le processus déclenché, vous pouvez le terminer ou l'annuler en cliquant sur (Plus d'options). Vous pouvez également ajouter de nouvelles tâches et modifier les tâches existantes.

Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour filtrer la liste.

Chaque processus déclenché est composé de tâches à compléter. Cet article explique comment gérer ces processus et leurs tâches, selon votre rôle : administrateur, gestionnaire ou employé.

Pour les administrateurs

Sous Accueils et départs, la page Processus vous permet de suivre la progression des tâches de tous les processus déclenchés pour votre entreprise. Cliquez sur un processus pour afficher ses tâches.

Lorsqu'un processus est actif, vous pouvez le consulter, le terminer et l'annuler. Si vous terminez ou annulez un processus, toutes les tâches seront marquées comme terminées ou annulées. Vous pouvez également modifier et supprimer les tâches d'un processus actif.

Il est possible de consulter l'historique des processus d'un employé dans son profil (onglet Processus).

Pour les gestionnaires

Sur la page d'accueil, avec la vue Tous, vous pouvez consulter les processus en cours de votre équipe en cliquant sur Voir les processus.

Sous Accueils et départs, vous pouvez également accéder directement à la page Processus qui liste tous les processus déclenchés pour vos employés.

Dans le profil de vos employés, l'onglet Processus vous permet de consulter l'historique de leurs processus. Cliquez sur un processus pour afficher ses tâches. Il est aussi possible d'ajouter des tâches aux processus actifs avec la permission d'édition (Permettre l'édition et le déclenchement des processus).

Pour les employés

Lorsque des tâches vous sont assignées, vous recevez un courriel pour vous en aviser.

Sur la page d'accueil (vue Moi) vous pouvez consulter les tâches qui vous sont assignées en cliquant sur Voir mes tâches.

Vous pouvez également accéder directement à vos tâches dans votre profil (onglet Mes tâches). Lorsque vous cliquez sur une tâche, les détails s'ouvrent dans un panneau latéral. Vous pouvez marquer la tâche comme terminée dans la liste ou dans le panneau latéral.

Vous pouvez enregistrer le départ d'un employé afin d'en tenir compte dans les KPI. Cette opération peut se faire depuis le module d'accueils et de départs ou depuis le profil de l'employé en le désactivant ou en le terminant.

• Depuis la page des départs (un ou plusieurs employés)
• Depuis le profil d'un employé

Pour déclencher un processus de départ, consultez cet article. Déclencher un processus de départ et enregistrer le départ d'un employé sont deux fonctionnalités indépendantes. Le départ n'a pas besoin d'être enregistré pour déclencher un processus de départ.

Depuis la page des départs

Enregistrez le départ d'un ou plusieurs employés. La permission Départs > Ajout / modification est requise.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module Accueils et départs > Départs.
2. En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton + Ajouter.
3. Dans la page qui s'ouvre, sélectionnez le ou les employés désirés. Cochez la case Afficher les employés inactifs au besoin.
4. Indiquez s'il s'agit d'un départ permanent ou d'une mise à pied temporaire.
5. Sélectionnez la date de départ (dernière journée de travail).
6. Inscrivez la raison légale du départ. S'il s'agit d'un départ volontaire, cochez la case Départ volontaire. Pour une mise à pied temporaire, précisez les éléments suivants.
   • Le type de départ temporaire
   • Une date de retour prévue 
   • Si l'ancienneté doit être calculée pendant l'absence de l'employé
7. Ajoutez en commentaire la raison détaillée du départ. Ce champ est obligatoire.
8. Vous pouvez ajouter un maximum de 3 pièces jointes.
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Vous pouvez modifier ou supprimer le départ en cliquant sur (Plus d'options). Cliquer sur le départ vous permet également de le modifier.

Si vous souhaitez exporter des départs, utilisez les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquez sur le nom des colonnes pour les trier.

Pour personnaliser la vue, cliquez sur l'icône à droite du tableau.

Depuis le profil d'un employé

Enregistrez le départ d'un employé lorsque vous le désactivez ou le terminez.

• Statut inactif - Désactiver un employé le met en inactivité tout en conservant ses données. Il pourra être réactivé à tout moment si nécessaire.
• Statut terminé - Terminer un employé le retire de la liste active, mais ses informations et son historique restent accessibles dans le système. Aucune donnée n'est supprimée.

1. Naviguez jusqu'au profil de l'employé.
2. Cliquez sur son statut sous son nom.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le statut désiré.
   • Si vous sélectionnez Statut inactif, vous devez entrer les informations de départ de l'employé. Par défaut, l'option Prendre en compte dans les statistiques n'est pas cochée. Vous devez la cocher si vous souhaitez en tenir compte dans les KPI et que le départ soit visible dans la page des départs.
   • Si vous sélectionnez Statut terminé, vous devez entrer une date de fin en plus des informations de départ de l'employé. Les détails en lien avec le départ seront disponibles seulement dans le module de départ. Par défaut, le départ est pris en compte dans les statistiques. Vous pouvez décocher l'option au besoin.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Modifier. Si l'employé a des tâches d'accueil ou de départ en cours, vous serez invité à réassigner les tâches à un autre responsable.

Dans la page des départs, seuls les employés inclus dans les statistiques de départ figurent dans le tableau.

En accédant aux Rapports > KPI, sous Taux et tendances, vous pourrez voir les données suivantes :

• Départs - Nombre total de départs, incluant à la fois les départs volontaires et involontaires
• Départs volontaires - Nombre de départs volontaires pour le mois
• Départs involontaires - Nombre d'entrées de départs involontaires