Vous pouvez déclencher un processus pour un employé depuis le module Accueils et départs ou encore depuis son profil. La permission Processus > Permettre l'édition et le déclenchement est requise.
Lorsqu’un processus est déclenché, les responsables de tâche reçoivent immédiatement un courriel de notification. Il est donc essentiel de déclencher le processus au moment opportun. Si une tâche est assignée à un employé qui n'a pas encore de compte utilisateur, cette personne ne recevra pas de courriel.
Un statut est visible pour chaque processus déclenché : En cours, En retard ou Terminé ou Annulé.
Si vous terminez ou annulez le processus, toutes les tâches non terminées seront marquées comme terminées ou annulées.
Depuis la page des processus
- Dans la page des processus (Accueils et départs > Processus), cliquez sur le bouton Déclencher un processus en haut à droite.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'employé désiré. Si l'employé a déjà un processus en cours, vous devez le terminer ou l'annuler avant d'en déclencher un nouveau.
- Spécifiez le type de processus (Accueil ou Départ) afin de le sélectionner dans la liste déroulante. Si le processus n'apparaît pas, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun processus n'existe pour son titre d'emploi.
- Sous les détails du processus, vous pouvez sélectionner ou créer de nouvelles tâches au besoin. En créant une nouvelle tâche, celle-ci sera ajoutée uniquement au processus de l'employé. Elle ne sera pas enregistrée comme modèle et ne pourra pas être réutilisée dans d'autres processus. L'ordre des tâches peut être modifié.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Déclencher.
Une fois le processus déclenché, vous pouvez le consulter, le terminer ou l'annuler en cliquant sur (Plus d'options). Cliquer sur le processus vous permet également de le consulter et d'en modifier les tâches.
Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquer sur le nom des colonnes pour les trier.
Pour personnaliser la vue, cliquez sur l'icône à droite du tableau.
Depuis le profil d'un employé
- Naviguez jusqu'au profil de l'employé.
- Cliquez sur l'onglet Processus, puis cliquez sur le bouton + Déclencher un processus en haut à droite.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, spécifiez le type de processus (Accueil ou Départ) afin de le sélectionner dans la liste déroulante. Si le processus n'apparaît pas, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun processus n'existe pour son titre d'emploi.
- Sous les détails du processus, vous pouvez sélectionner ou créer de nouvelles tâches au besoin. En créant une nouvelle tâche, celle-ci sera ajoutée uniquement au processus de l'employé. Elle ne sera pas enregistrée comme modèle et ne pourra pas être réutilisée dans d'autres processus. L'ordre des tâches peut être modifié.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Déclencher.
Une fois le processus déclenché, vous pouvez le terminer ou l'annuler en cliquant sur (Plus d'options). Vous pouvez également ajouter de nouvelles tâches et modifier les tâches existantes.
Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour filtrer la liste.