Folks vous permet de définir des tâches à compléter lors de l'arrivée ou du départ de l'un de vos employés et ainsi vous assurez qu'elles soient complétées selon l’échéancier prévu. Cette configuration se fait via le module Accueils et départs.
Pour avoir accès à la configuration des processus, la permission Processus > Configuration est requise.
Concepts clés
- Tâche modèle : Tâche indépendante de tout processus. Une même tâche modèle peut être réutilisée dans plusieurs processus modèles, avec la possibilité de surcharger le responsable ou la date d'échéance pour un processus donné sans affecter la tâche modèle elle-même.
- Processus modèle : Modèle configurable qui définit quelles tâches modèles le composent, dans quel ordre et à quels titres d'emploi il est associé. Il peut être modifié en tout temps et ces modifications s'appliquent uniquement aux prochains déclenchements, jamais aux processus déjà déclenchés.
- Processus déclenché : La copie créée lorsqu'on déclenche un processus modèle pour un employé précis.
- Processus actif : Processus déclenché dont le statut est En cours ou En retard. Un employé ne peut avoir qu'un seul processus actif à la fois.
Créer une tâche
Vous pouvez commencer par créer les tâches désirées afin de pouvoir les sélectionner lors de la création d'un processus. En créant des tâches indépendantes des processus, vous pouvez créer des tâches génériques qui pourront être modifiées selon les besoins une fois ajoutées aux processus.
- Dans Folks, naviguez jusqu'au module Accueils et départs > Processus.
- En haut à droite de la page, cliquez sur l'icône d'engrenage
(Configuration).
- Sous l'onglet Tâches, cliquez sur + Créer une tâche.
- Dans la page de création de la tâche, entrez un nom pour la tâche puis spécifiez s'il s'agit d'une tâche d'accueil ou de départ. Par exemple, vous pourriez créer la tâche Créer le dossier employé dans Folks et indiquer dans la description de remplir les sections Corporative et Rémunération.
- Entrez une description.
- Vous pouvez ajouter un maximum de 3 liens et de 3 pièces jointes.
- Définissez un responsable pour la tâche en sélectionnant un employé précis ou un rôle (Superviseur ou Employé). La tâche sera automatiquement attribuée à toute personne correspondant à ce rôle au déclenchement du processus.
- Sélectionnez une date d'échéance.
- Au déclenchement - La date d'échéance sera la date du déclenchement du processus.
- (Accueil seulement) À la date d'embauche - La date d'échéance sera la date d'embauche de l'employé.
- (Départ seulement) À la date de fin - La date d'échéance sera la date de fin de l'employé.
- (Accueil seulement) Date de retour - La date d'échéance sera la date de retour de l'employé.
- Personnalisée - La date d'échéance pourra être une date après le déclenchement, avant/après la date d'embauche (pour une tâche d'accueil) ou avant/après la date de fin (pour une tâche de départ).
- Par défaut, les rappels par courriel sont activés. Les tâches pour lesquelles les rappels par courriel sont activés sont regroupées dans un courriel récapitulatif envoyé chaque lundi à 8h. Un rappel sera également envoyé une journée avant l'échéance de la tâche, puis une journée après, si celle-ci est en retard.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Une fois la tâche créée, vous pouvez la modifier, la dupliquer et la supprimer. Si vous supprimez une tâche incluse dans un processus déclenché, celle-ci restera visible.
Vous pouvez également personnaliser la vue afin d'épurer le tableau.
Créer un processus
Lorsque vous créez un processus, vous pouvez lier vos tâches existantes ou créer les tâches à lier pendant la création du processus.
- Dans la configuration, sous l'onglet Processus, cliquez sur + Créer un processus.
- Dans la page de création du processus, entrez un nom pour le processus puis spécifiez s'il s'agit d'un processus d'accueil ou de départ.
- Entrez une description.
- Sélectionnez les tâches d'accueil ou de départ préalablement créées dans la liste déroulante. De cette façon, vous pouvez leur apporter des modifications qui seront appliquées uniquement pour ce processus. Vous pouvez également créer une nouvelle tâche pour l'ajouter à ce processus. Celle-ci sera également ajoutée à la liste de tâches réutilisables. Modifiez l'ordre d'affichage des tâches au besoin.
- Associez un ou plusieurs titres d'emploi au processus. Lorsqu'un employé possède l'un de ces titres dans son profil, ce processus pourra lui être attribué et déclenché au bon moment. Vous pouvez également associer le processus à tous les titres d'emploi en sélectionnant votre entreprise.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Une fois le processus créé, vous pouvez le modifier, le dupliquer et le supprimer en cliquant sur (Plus d'options). Le type de processus ne pourra pas être modifié. Si vous apportez des modifications aux tâches dans le processus, elles seront appliquées seulement au processus actif.
Vous pouvez personnaliser la vue afin d'épurer le tableau (icône à droite du tableau).
Déclencher un processus
Lorsque vous serez prêt, le déclenchement des processus se fait directement dans le module en cliquant sur le bouton Déclencher un processus (voir Déclencher un processus d'accueil ou de départ).
Une fois qu'un processus est déclenché, vous pouvez le consulter, le terminer ou l'annuler. Si vous terminez ou annulez le processus, toutes les tâches non terminées seront marquées comme terminées ou annulées.
Suivre la progression d'un processus
La page des processus liste tous les processus déclenchés. Vous pouvez suivre la progression des tâches et voir le statut du processus (En cours, En retard, Terminé ou Annulé). La date de fin du processus en cours est la date de la tâche la plus tardive.
Cliquez sur un processus pour voir les tâches. Selon vos permissions, vous pouvez apporter des modifications. Si la tâche vous est assignée, vous pouvez la compléter.
Vous pouvez le terminer et l'annuler.
Lorsque vous rendez inactif un employé avec des tâches en cours, vous serez invité à réassigner les tâches à un autre responsable.
Pour plus d'informations sur la gestion des processus et des tâches, consultez cet article.