Le principe central du module Accueils et départs repose sur des processus modèles modifiables en tout temps, mais pour lesquels chaque déclenchement fige une copie qui n'est plus jamais affectée par les changements futurs des modèles.
Les bonnes pratiques ci-dessous découlent toutes de ce principe : bien configurer avant de déclencher, parce qu'après coup, seule une annulation suivie d'un nouveau déclenchement permet de repartir sur de bonnes bases.
1. Préparer les tâches avant de créer les processus
Créer d'abord toutes les tâches individuelles avant de construire les processus. Les tâches sont réutilisables d'un processus à l'autre, ce qui évite les doublons.
Une fois vos tâches prêtes, configurez vos processus modèles. Ce travail de configuration doit être fait une seule fois, puis les processus sont prêts à être déclenchés à tout moment.
Astuce : Dès le déclenchement d'un processus, un courriel d'assignation est envoyé à chaque responsable. Plus vous déclenchez tôt, plus vos responsables ont de temps pour agir.
2. Rédiger des descriptions de tâches claires et détaillées
Le titre d'une tâche ne suffit pas toujours. Utilisez le champ Description pour ajouter des instructions précises à l'attention du responsable : étapes à suivre, informations à ne pas oublier, registres à remplir, etc.
Exemple : Pour la tâche Créer l'accès à la bâtisse, précisez dans la description : « Ne pas oublier d'inscrire le numéro de la carte dans le registre d'accès. »
3. Utiliser les liens URL pour guider les responsables
Chaque tâche peut inclure un lien URL qui redirige le responsable directement vers la ressource dont il a besoin : formulaire en ligne, vidéo de formation, module dans votre LMS, document partagé, etc.
Cas d'usage typique : Pour les tâches assignées à l'employé lui-même, intégrez un lien vers chaque formation d'accueil. L'employé accède à la formation en un clic, puis coche la tâche une fois complétée.
4. Créer plusieurs processus par titre d'emploi
Il n'y a pas de limite d'un seul processus par titre d'emploi. Créez autant de processus que nécessaire pour couvrir les différents contextes : établissements, types d'embauche, situations spécifiques.
Exemple : Un processus Accueil - Siège social et un processus Accueil - Entrepôt, chacun avec les bons responsables de tâches selon l'établissement.
5. Planifier des tâches avant la date d'embauche
Grâce aux dates d'échéance personnalisées, vous pouvez déclencher des tâches avant l'arrivée d'un employé. Préparez les accès, le matériel ou les communications en amont, sans attendre le jour J.
Pour ce faire, lors de la création ou modification d'une tâche, choisissez Personnalisé comme type de date et sélectionnez Avant la date d'embauche, puis indiquez le nombre de jours.
6. Créer des processus dédiés aux retours au travail
Un retour de congé de maternité ou d'invalidité mérite son propre processus, distinct de l'accueil d'un nouvel employé. Utilisez la date de retour comme date de référence pour planifier les tâches spécifiques au retour.
Astuce : Dans la description du processus, précisez pour quel type de retour il est prévu (ex. : À utiliser pour les retours de congé de maternité et de maladie longue durée). Vos collègues sauront immédiatement lequel déclencher.
7. Consulter la page Mes tâches régulièrement
Chaque utilisateur dispose d'une page Mes tâches qui centralise toutes les tâches qui lui sont assignées. C'est le point d'entrée quotidien recommandé pour ne rien oublier.
Si vous êtes gestionnaire, vous pouvez suivre l'avancement via le profil de l'employé. Vous pouvez utiliser le triage par employé dans le module comme point de contrôle plutôt que de vous fier uniquement aux courriels initiaux.
8. Exploiter les rappels automatiques
Les rappels sont envoyés automatiquement à chaque responsable de tâche :
- La veille et le lendemain de l'échéance d'une tâche
- Chaque lundi matin : un courriel récapitulatif listant toutes les tâches
Ces rappels sont actifs par défaut pour toutes les tâches. Ils permettent aux responsables de rester à jour sans intervention de votre part.
Important : Si l'employé n'a pas encore de compte au moment du déclenchement, ses tâches sont créées sans destinataire de notification automatique. Prévoyez un suivi manuel pour ne pas perdre le fil.
9. Réassigner les tâches lors d'un départ ou d'un changement de superviseur
Lors de la désactivation d'un employé qui est superviseur, Folks vous propose automatiquement de réassigner ses tâches en cours. Ne sautez pas cette étape puisque des tâches sans responsable risquent de passer entre les mailles (voir Modifier le statut d'un employé).
10. Appliquer la même logique aux évaluations de performance
Lors d'un changement de superviseur ou d'un départ, les évaluations de performance assignées à cette personne nécessitent également une réassignation. Les mêmes options que pour les tâches d'accueil ou de départ sont offertes (voir Comportements lors d'un changement de superviseur ou d'un départ).