Demandes

Avec Folks RH, les employés reçoivent automatiquement les réponses à leurs différentes demandes, sans multiples échanges de courriels et de relance.

Voici les types de demandes possibles. Vous pouvez faire des demandes de congés (absence/vacances) et de temps supplémentaire depuis le web ou l'application mobile.

Temps

💫Demande d'absence : ce type de demande pourra être utilisé entre autres pour une absence maladie.

💫Demande de vacances : permet de demander des vacances.

💫Demande de temps supplémentaire : permet de soumettre ou d'utiliser du temps accumulé. 

Autres

💫Demande de formation : permet de soumettre une demande de formation. 

💫Demande de compte de dépenses : permet de soumettre un compte de dépenses pour approbation. Seulement lorsqu'un compte de dépenses s'applique à vous.

💫Demande de réquisition de personnel : seulement lorsqu'une demande de réquisition de personnel s'applique à vous.

Vous pouvez envoyer une demande d'absence, de vacances ou de temps supplémentaire en procédant comme suit. Une fois une demande approuvée, vous ne pouvez plus la modifier.

Il est aussi possible d'envoyer des demandes de congé/temps supplémentaire depuis l’application mobile.

Demande d'absence

1. Dans l'entête, cliquez sur le bouton + Faire une demande et sélectionnez Absences.

2. Dans le formulaire qui s'ouvre, complétez les informations nécessaires sous la section Informations sur la demande. Sous Informations de l'employé, votre nom et votre titre d'emploi sont sélectionnés par défaut. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Raison*	Sélectionnez la raison de votre absence dans le menu déroulant.
   Date de début et date de fin*	Sélectionnez la date de début et la date de fin de votre absence. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée sous la section Heure(s) manquée(s). Il est également possible de modifier le nombre d'heures de votre absence manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe (par exemple, demander une demi-journée au lieu d'une journée complète). Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.
   Imputer la banque de maladie	Activez cette option selon vos besoins et les règles de votre entreprise. L’information sur votre solde disponible s'affichera dans la section Heures en banque. Cette section indique le solde qui restera après l’approbation de votre demande (autrement dit, le solde après déduction des heures demandées). Si votre solde est à zéro, vous devrez soumettre une demande sans imputation à votre banque de congés maladie. Cette demande sera probablement non rémunérée (sans solde).
   Absence rémunérée	Activez cette option selon vos besoins et les règles de votre entreprise.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes à votre demande.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Demande de vacances

1. Dans l'entête, cliquez sur le bouton + Faire une demande et sélectionnez Vacances. 

2. Dans le formulaire qui s'ouvre, complétez les informations nécessaires sous la section Informations sur la demande. Sous Informations de l'employé, votre nom et votre titre d'emploi sont sélectionnés par défaut. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Type de vacances*	Sélectionnez le type de vacances depuis le menu déroulant.
   Date de début et date de fin*	Sélectionnez la date de début et la date de fin de vos vacances. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée sous la section Jour(s) manqué(s) ou Heure(s) manquée(s). Il est également possible de modifier le nombre d'heures de vos vacances manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe (par exemple, demander une demi-journée au lieu d'une journée complète). Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes à votre demande.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Demande de temps supplémentaire

1. Dans l'entête, cliquez sur le bouton + Faire une demande et sélectionnez Temps supplémentaire.

2. Dans le formulaire de demande, complétez les informations nécessaires sous la section Demande de temps accumulé. Sous Informations de l'employé, votre nom et votre titre d'emploi sont sélectionnés par défaut. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Date*	Sélectionnez la date à laquelle le temps supplémentaire est travaillé.
   Nombre d'heures*	Entrez le nombre d'heures de temps accumulé.
   Type*	Sélectionnez le type de temps (voir Gestion du temps supplémentaire - types de temps accumulé). Temps accumulé : S'accumule à l'intérieur de la banque et vous pourrez décider plus tard si vous voulez l'utiliser en temps repris ou vous le faire payer. Temps accumulé - À reprendre : S'accumule à l'intérieur de la banque et vous pourrez l'utiliser en temps repris ou vous le faire payer. Temps accumulé - À payer : S'accumule à l'intérieur de la banque et indiquera à l'approbateur que vous souhaitez être payé pour ces heures supplémentaires. Afin d'utiliser du temps supplémentaire présent dans votre banque de temps accumulé, sélectionnez l'une des options suivantes : Temps utilisé - Payé : Pour déduire le nombre d'heures et se le faire payer sur la prochaine paye. Temps utilisé - Repris : Pour demander un congé et se faire payer à partir de la banque de temps. La façon dont les heures seront déduites de votre banque dépendra du type de temps utilisé que vous demanderez.
   Valeur du temps*	Sélectionnez la valeur du temps.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes à votre demande.
4. Assurez-vous que votre balance restante ne soit pas dans le négatif ou que vous ayez l'autorisation de le faire. Cliquez ensuite sur Ajouter. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Cette capsule s'adresse aux gestionnaires, chefs d'équipe, coordonnateurs et directeurs de département qui souhaitent apprendre comment approuver les demandes de leurs employés et créer des entrées dans le module de gestion du temps.

Approbation ou refus d'une demande

Lorsque vos employés soumettent des demandes, vous les verrez apparaître dans la section Demandes non approuvées de la page d'accueil. En cliquant sur une demande non approuvée, vous serez redirigé vers le module correspondant.

Nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier que les informations sont correctes. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de papier-crayon afin de Modifier.

Dans le détail de la demande, au bas de la page, vous pouvez cliquez sur Approuver et sauvegarder ou sur Décliner et supprimer pour enregistrer votre réponse.

De retour dans la liste des demandes, sous la colonne Statut, vous pouvez également cliquer sur le crochet vert pour approuver la demande ou sur le x rouge pour la refuser.

Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer de votre réponse.

Pour plus d'informations sur le traitement des demandes, consultez ces ressources :

• Approuver ou refuser une demande d'absence
• Approuver ou refuser une demande de vacances
• Approuver ou refuser une demande de temps supplémentaire

Il est aussi possible de valider des demandes de congé/temps supplémentaire depuis l’application mobile.

Création d'une entrée pour un employé

Vous avez également la possibilité de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés si ceux-ci ne sont pas en mesure de le faire.

Pour créer une entrée, ouvrez la page du module correspondant, cliquez sur le bouton + Ajouter, sélectionnez l'employé depuis la bande déroulante et complétez les informations nécessaires.

Pour plus d'informations sur la création d'entrées, consultez ces ressources :

• Créer une entrée d'absence pour un employé
• Créer une entrée de vacances pour un employé
• Créer une entrée de temps accumulé pour un employé

Modification d'une entrée ou d'une demande

Pour modifier une entrée ou une demande, repérez-la dans la liste des demandes et cliquez sur l'icône de papier-crayon pour Modifier.  Apportez les modifications désirées et cliquez sur Sauvegarder au bas de la page.

Vous devrez informer l'employé au besoin, car le système n'envoie pas de courriel lors de la modification d'une entrée.

Suppression d'une entrée ou d'une demande

Pour supprimer une entrée ou une demande, repérez-la dans la liste des demandes et cliquez sur l'icône de papier-crayon pour Modifier.  Cliquez sur Supprimer au bas de la page.

• Supprimer une entrée ou une demande d'absence
• Supprimer une entrée ou une demande de vacances
• Supprimer une entrée ou une demande de temps supplémentaire