Optimisez votre expérience avec Folks grâce à notre documentation détaillée.
Dans cette page, nous allons voir comment gérer les permissions et accès au module de paie.
Lors de l'ajout du module de paie, l'administrateur de l'entreprise verra automatiquement apparaître l'onglet Rémunération en bas à gauche, sous le menu principal.
L'accès administrateur permet de consulter l'ensemble des informations dans le module de rémunération, incluant :
Cet accès permet également :
Important : Tout accès au module de paie permet de consulter la totalité de ces informations.
Pour créer des accès supplémentaires pour un autre utilisateur, suivez les étapes suivantes :
Migrer vers Folks Paie s’inscrit dans un parcours client structuré visant à assurer une transition sécuritaire, une prise en main efficace et une paie opérationnelle dès la mise en production.
Cette page présente une vue d’ensemble du parcours, incluant les étapes clés, les responsabilités et les éléments requis pour une migration réussie.
Le parcours client Folks Paie suit une séquence structurée :
L’objectif est d’atteindre un processus de paie stable, reproductible et conforme aux obligations légales.
La migration depuis un fournisseur existant suit une séquence spécifique :
Important :
Cette étape est critique pour éviter des erreurs de conformité ou des écarts de paie. fileciteturn1file0
Important : Folks agit comme support et encadrement, mais le client demeure responsable de ses données et de leur validation.
Des données incomplètes ou incorrectes peuvent retarder la mise en production.
Avant la mise en production :
Après validation :
Important : Assurez-vous que votre ancien fournisseur ne produise pas les T4 et Relevés 1 après la migration.
La gestion des jours fériés dans Folks Paie est simple, mais dépend des règles applicables au Québec et de la configuration de votre compte.
Les dates, les règles de calcul et les impacts sur la paie peuvent varier. Vous devez toujours valider l’information directement dans votre compte Folks Paie.
Pour des instructions détaillées sur la configuration des jours fériés dans Folks Paie, consultez également : Ajouter ou éditer les jours fériés
Pour consulter ou modifier les jours fériés :
Les règles de calcul applicables aux jours fériés dépendent de la configuration de votre entreprise.
Les jours fériés bancaires peuvent affecter les délais de traitement de la paie.
Prenez en compte un ajout d'au moins une journée de traitement, sinon plus au trois jours de traitement ouvrable.
Les jours fériés suivants sont généralement observés au Québec :
D’autres jours peuvent s’appliquer selon votre secteur ou vos conventions (ex. : Fête nationale déplacée, jours mobiles, etc.).
Cet article explique comment fonctionne le support pour Folks Paie, y compris la façon dont les demandes sont priorisées, la différence entre la priorité d’un ticket et la sévérité d’une situation nécessitant une correction, les délais de réponse, ainsi que la procédure d’escalade.
Le support Folks Paie est offert aux Super-Users désignés par le client, selon les canaux officiels de support et les niveaux de service applicables.
Pour recevoir du support pour Folks Payroll :
Les Super-Users sont responsables de :
Les demandes soumises hors des canaux officiels pourraient prendre plus de temps à être identifiés et répondues.
Toutes les demandes doivent être soumises via l’un des canaux suivants :
Le support initial est offert principalement par écrit. Selon la nature du problème, Folks peut utiliser d’autres moyens de communication, comme un appel ou une session de partage d’écran.
Le support technique est offert :
Aucune couverture hors de ces heures n’est confirmée dans le contenu fourni.
Folks distingue la priorité du ticket et la sévérité de la situation. Ces notions ne servent pas au même objectif.
La priorité sert à déterminer l’ordre de traitement du ticket dans la file de support.
La priorité est une notion opérationnelle. Elle permet au support de gérer la file de tickets.
La sévérité décrit l’impact technique réel de l’incident sur Folks Payroll. Elle est utilisée pour appliquer les cibles de réponse et de résolution prévues au SLA.
Différence essentielle : la priorité mesure l’urgence opérationnelle du ticket, tandis que la sévérité mesure l’impact technique de l’incident.
Exemple : un ticket peut être traité en priorité élevée parce qu’une paie doit être finalisée rapidement, sans pour autant correspondre à une situation de sévérité S0 ou S1 si la plateforme demeure fonctionnelle.
Les délais sont calculés pendant les heures ouvrables et dépendent de la sévérité de l’incident.
Une situation est considérée comme résolue lorsqu’elle ne compromet plus l’utilisation de Folks Payroll pour le traitement de la paie, les remises statutaires ou les obligations de conformité.
Une demande est considérée comme urgente lorsqu’elle affecte directement :
Pour soumettre une demande urgente :
Le contenu source mentionne une ligne de rappel dédiée, mais aucun numéro ou mode d’utilisation n’est défini.
Si une situation n’avance pas selon les délais attendus ou doit être rehaussée, le Super-User doit :
Le chemin d’escalade prévu est le suivant :
Les délais de réponse ou de résolution peuvent être affectés par :
Le client doit idéalement répondre dans les 30 minutes lorsqu’une information additionnelle est demandée pour faire progresser l’analyse.
Le support technique n’inclut pas :
Le client demeure responsable de :
Folks vise une disponibilité mensuelle de 99,5 % pour les services de paie.
La maintenance planifiée est généralement effectuée en dehors des périodes standards de traitement de la paie, de préférence entre 17 h 30 et 6 h, heure de l’Est, du lundi au vendredi.
Certaines interruptions ne sont pas incluses dans le calcul de disponibilité, notamment celles causées par des systèmes tiers, la configuration du client, la maintenance planifiée, la maintenance d’urgence ou des événements hors du contrôle raisonnable de Folks.
Folks n’est pas responsable des pénalités, intérêts ou autres dommages liés à des échéances de paie ou de remise manquées lorsque ces situations résultent notamment :
Dans cette vidéo, nous allons découvrir comment synchroniser la paie et gérer efficacement les dossiers des employés. Le tout est accessible par:
Folks SIRH > Rémunération> Synchronisation
Décider qui sera inclus ou exclus de votre cycle de paie.
Synchroniser les employés.
Valider l'intégralité de vos dossiers employés avant le transfert vers la rémunération.
Dans le menu principal, sous « Rémunération », cliquez sur « Synchronisation ».
Pour inclure un employé terminé pour un paiement supplémentaire, recherchez l'employé et basculez l'inclusion.
Pour exclure un employé, procédez de la même manière.
Visualisez facilement qui est inclus ou exclus dans votre paie.
Cliquez sur le bouton « Sync. employés » pour synchroniser les employés.
La synchronisation forcera une validation de vos dossiers employés et soulignera les erreurs à corriger.
En cas d'erreur, cliquez sur « Corriger » pour ajuster la valeur en erreur, comme le numéro d'institution.
Continuez les corrections jusqu'à l'obtention du message « Aucune erreur de paie détectée ».
Pour finaliser, cliquez sur « Synchroniser ».
Les employés inclus se retrouvent désormais dans la paie courante.
Ce document présente de façon condensée les règles de validation appliquées aux données organisationnelles et aux profils d’employés lors de l’intégration avec la paie Folks.
Les validations visent à assurer la qualité, la cohérence et la conformité des informations envoyées au système de paie. Les tableaux suivants regroupent les contraintes propres à chaque type de données.
| Champ | Règles de validation | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom | Maximum 255 caractères | Oui |
| Adresse ligne 1 | Maximum 30 caractères | Non |
| Adresse ligne 2 | Maximum 30 caractères | Non |
| Ville | Maximum 28 caractères | Non |
| Code postal | Maximum 10 caractères | Non |
| Nom du contact | Maximum 255 caractères | Non |
| Téléphone du contact | Maximum 11 chiffres | Non |
| Numéro de firme | Maximum 15 caractères | Non |
| Province | Provinces canadiennes seulement | Non |
| Pays | Canada seulement | Non |
| Langue | Français ou anglais (anglais par défaut) | Non |
| Champ | Règles de validation | Obligatoire |
|---|---|---|
| Numéro d'employé | Maximum 9 caractères | Non |
| Prénom | Maximum 50 caractères | Oui |
| Nom de famille | Maximum 50 caractères | Oui |
| Courriel personnel | Format de courriel valide | Non |
| Courriel corporatif | Format de courriel valide | Non |
| Adresse ligne 1 | Maximum 30 caractères | Non |
| Adresse ligne 2 | Maximum 30 caractères | Non |
| Ville | Maximum 28 caractères | Non |
| Province | Provinces canadiennes uniquement | Non |
| Pays | Canada uniquement | Non |
| Code postal | Maximum 10 caractères | Non |
| Numéro d’assurance sociale | Exactement 9 caractères; doit être valide | Non |
| Date de naissance | Doit être une date valide | Non |
| Numéro de compte bancaire | Maximum 12 caractères | Oui |
| Numéro d’institution bancaire | Exactement 3 caractères | Oui |
| Numéro de transit bancaire | Exactement 5 caractères | Oui |
| Province d’embauche | Provinces canadiennes uniquement | Non |
| Titre d’emploi | Maximum 255 caractères | Oui |
| Heures normales hebdomadaires | Maximum 168 heures; au moins 1 h si un salaire annuel est transmis | Oui |
| Salaire (horaire) | > 0 si transmis à la paie; maximum 9999999 | Oui, si un salaire horaire est transmis |
| Salaire annuel | > 0 si transmis à la paie; maximum 9999999 | Oui, si un salaire annuel est transmis |
Dans cette vidéo, nous allons découvrir comment synchroniser la paie et gérer les dossiers des employés.
Un point d'entrée pour la paie est disponible dans la page Synchronisation sous l'onglet Rémunération.
Dans cette page, nous allons examiner les demandes d'absence, de vacances, les feuilles de temps et leur impact sur la paie des employés.
Seules les demandes d'absence rémunérées seront transmises vers la paie.
Le statut de rémunération des demandes d'absence, qu'elles soient rémunérées ou non, a un impact direct sur la paie des employés.
Important : Selon le type d'absence, l'employé pourra spécifier si la banque de maladie doit être imputée.
Les demandes de vacances sont toujours payées.
Ceci est applicable pour tous les employés avec un type de salaire envoyé à la paie horaire.
Le total des Heures rémunérées est celui qui sera reporté dans la paie courante et transféré vers la paie.
Les demandes d'absence rémunérées et les demandes de vacances approuvées sont incluses dans les feuilles de temps et impactent directement les heures transférées dans la paie courante.
Dans cette page, nous allons voir comment gérer les permissions et accès au module de paie.
Lors de l'ajout du module de paie, l'administrateur de l'entreprise verra automatiquement apparaître l'onglet Rémunération en bas à gauche, sous le menu principal.
L'accès administrateur permet de consulter l'ensemble des informations dans le module de rémunération, incluant :
Cet accès permet également :
Important : Tout accès au module de paie permet de consulter la totalité de ces informations.
Pour créer des accès supplémentaires pour un autre utilisateur, suivez les étapes suivantes :
Dans cette page, nous allons voir les étapes nécessaires pour ajuster les dossiers des employés lors de l'ajout du module de paie dans Folks. Cela inclut l'ajout de détails essentiels pour assurer le paiement correct des employés.
Sélectionner l'employé :
Dans « Liste des employés », sélectionnez l'employé désiré.
Ajouter des comptes en banque :
Sous l'onglet « Corporatives », glissez vers le bas et cliquez sur « Modifier » sous « Informations pour la paie ». Ajoutez les informations bancaires de l'employé. Notez que FOLKS Rémunération ne produit pas de chèques, donc des informations bancaires correctes sont essentielles pour le paiement.
Ajouter une province d'embauche :
Il est crucial de distinguer entre la province de résidence et la province d'embauche. La province d'embauche détermine la taxabilité de l'employé. Par exemple, un employé embauché au Québec sera soumis aux taxes et contributions spécifiques du Québec.
Pour plus d'informations, consultez le guide de l'Agence du revenu du Canada et du ministère du revenu du Québec.
Ajouter des informations de rémunération :
Dans l'onglet Rémunération du profil de l'employé, ajoutez les informations relatives aux vacances. Cliquez sur le crayon « Modifier » et ajoutez le pourcentage du salaire désiré sous « Pourcentage du salaire ».
Accumuler : Le pourcentage est accumulé à chaque paie et ajouté à la banque de vacances de l'employé.
Paiement par période : Le pourcentage est payé à chaque période de paie et n'est pas accumulé.
Une fois que vous avez ajouté les informations bancaires, la province d'embauche, et les informations de rémunération pour un employé, vous pouvez passer au suivant.
Dans cette page, nous allons explorer comment valider et gérer efficacement votre calendrier de paie. Il est crucial de valider votre calendrier de paie dès le début de l'implantation ainsi qu'au début de chaque année civile.
Un délai de trois jours ouvrables est requis entre la soumission de la paie et le dépôt dans le compte des employés.
Par exemple, une paie soumise le lundi sera déposée le jeudi.
Une soumission tardive peut entraîner un retard de paiement pour votre personnel.
Pour visualiser votre calendrier de paie, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord. Dans le sous-menu, dirigez-vous vers Paie. Ici, vous pouvez consulter le calendrier pour vos paies actuelles, à venir et précédentes.
Dans chaque onglet, vous pourrez voir les périodes de paie, les dates de paiement et la date et heure requises pour l'approbation de vos périodes de paie.
Il est important de prendre le temps de se familiariser avec cet outil.
Les journées fériées fédérales influencent les mouvements de fonds et votre calendrier de paie. Le calendrier de paie a été ajusté automatiquement pour tenir compte de ces congés. Il est important de consulter votre calendrier pour pouvoir en prévoir les impacts.
Pour accommoder les journées fériées fédérales, il est possible de devoir soumettre votre paie plus tôt ou que votre paie soit déposée à l'avance.
Référez-vous à votre calendrier de paie pour reconnaître les cycles de paie impactés.
Notez que les journées fériées provinciales, comme la Saint-Jean-Baptiste au Québec, n'ont pas d'impact sur les mouvements d'argent. Toutefois, les bureaux seront fermés. Nous vous recommandons donc de soumettre votre paie à l'avance lors de cette journée pour pouvoir bénéficier de votre service support.
Pour une liste complète des journées fériées fédérales 2026, référez-vous à la documentation ci-dessous.
1er Janvier (Jour de l'an)
3 avril (Vendredi Saint)
18 mai (Fête de la Reine)
1er juillet (Fête du Canada)
7 septembre (Fête du Travail)
30 septembre (Journée Vérité et Réconciliation)
12 octobre (Action e Grâce)
11 novembre (Jour du Souvenir)
25 décembre (Noël)
26 décembre (Lendemain de Noël)
24 juin (Saint-Jean-Baptiste - Provinciale)
Dans cette age nous allons voir comment vérifier l'import des données cumulatives à ce jour et des banques de vacances.
Lorsque vos données cumulatives à ce jour ont été importées, vous recevrez un courriel de votre spécialiste en implantation vous signalant de valider l'import de vos informations.
Pour ce faire, allez dans Rémunération, puis Tableau de bord.
Sélectionnez le sous-menu de paie, puis dans Précédent, allez sur la ligne de paie de type Historique.
Sous les trois petits points, téléchargez le registre de paie résumé.
Dans ce rapport, vous pouvez voir les données cumulatives à ce jour importées.
La validation des données cumulatives à ce jour est primordiale, car ces informations serviront de base à la production de vos T4 et relevé 1.
Assurez-vous que les différents types de gains d'avantages, employés et employeurs, d'allocations, de déductions, de remboursements et de contributions mandataires sont correctement associés aux champs correspondants dans folks
Par exemple, vos gains de bonnie discrétionnaire de votre ancien système doivent être migrés vers la catégorie équivalente dans folks.
Confirmez que les montants exacts ont été attribués aux bons employés et que les totaux concordent.
Si nécessaire, partagez toute correction avec votre spécialiste en implantation. En cas de difficultés avec le formatage de votre fichier, visionnez la vidéo « Manipulation des rapports » pour vous guider.
Dans le sous-menu Rapport accumulation de vacances, téléchargez le rapport d'accumulation de vacances.
Utilisez la colonne K pour valider le solde par employé.
Une fois vos validations terminées, confirmez avec votre spécialiste de paie.
Entamez une conversation avec notre équipe et obtenez les réponses dont vous avez besoin.