Vous avez suivi nos formations? Vous êtes au bon endroit!
Cette checklist accompagne la mise en place initiale de Folks ATS. Suivez les étapes dans l'ordre : chaque section renvoie vers la documentation correspondante.
|
Configurer les consentements Loi 25 Configurer les clients/sites d'opération Intégration entre l'ATS et le SIRH de Folks
|
Configurations de base
📄 Connecter le calendrier courriel dans Folks ATS ↗
Cette opération permettra de connecter votre environnement Microsoft 365 ou Google à Folks ATS. Vous pourrez ainsi envoyer des courriels directement depuis la plateforme et synchroniser vos agendas pour la planification des entrevues.
Important : Si un message d’erreur apparaît à l’écran demandant des autorisations supplémentaires, veuillez contacter votre administrateur TI interne afin qu’il autorise l’accès de l’ATS à votre environnement de travail.
Bon à savoir : Toute personne ayant un accès à l’ATS (même les gestionnaires dans le cas où on ouvrirait des accès aux gestionnaires) devront également réaliser cette procédure afin d’être en mesure de recevoir les invitations aux entrevues et des notifications système.
📄 Configurer une signature courriel dans l'ATS ↗
Une fois le tout connecté, vous allez être en mesure d’ajouter votre signature de courriel Outlook ou Gmail afin que celle-ci apparaisse dans vos communications avec les candidats.
Dans le cas où vous souhaiteriez ajouter une image à votre signature: cliquez sur “image” dans les options de la boîte texte et dans le champs URL copiez le lien vers votre image de signature.
Important : Il n’est pas possible ici de télécharger une image dans la mesure où ces dernières seront hébergées par Folks. Afin d’éviter d’alourdir nos serveurs seule la possibilité d’ajouter un lien URL d’image est disponible.
Si vous souhaitez changer votre mot de passe, cliquez sur l’icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte. Vous pourrez modifier votre mot de passe.
Vous aurez également la possibilité d'activer la connexion double facteur et le SSO.
Ajouter des utilisateurs
Paramètres › Utilisateurs
📄 Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Folks ATS ↗
Commencez par déterminer le type d'accès requis pour chaque personne.
- Utilisateurs - Les utilisateurs ont un accès complet à la plateforme ATS. Ce sont des accès qui peuvent être créés par exemple pour le personnel RH, les recruteurs, les membres de la Direction.
- Gestionnaires - Les gestionnaires ont un accès restreint en lecture seule. Ils seront en mesure de consulter les postes sur lesquels ils sont indiqués responsables, visualiser les CV des candidats s’étant positionnés sur leurs postes mais ils ne seront pas autonomes sur leurs recrutements. Les recruteurs gardent la main.
Important : Si vos gestionnaires à l’interne sont responsables des processus, dans ce cas-ci, il faudra leur créer des accès utilisateurs.
Dans l’interface utilisateur, vous devriez voir un accès nommé Support Folks. Veuillez ne pas apporter de modifications à ce profil afin d'accélérer le travail des agents lorsqu’ils tenteront de vous assister.
Ajouter des rôles et permissions (facultatif)
Paramètres › Rôles et permissions
📄 Gérer les rôles et les permissions dans l'ATS de Folks ↗
Seules les personnes dont l’accès a été créé dans Paramètres > Utilisateurs peuvent être rattachées à un groupe de sécurité. Cette configuration permet d’adapter finement leurs accès en activant ou en restreignant certaines fonctionnalités, selon vos besoins.
Bien que facultative, cette étape peut être très utile dans des situations comme :
- Des gestionnaires également recruteurs totalement autonomes dans leurs processus de recrutement, pour lesquels on souhaite masquer certaines informations confidentielles sur les candidats.
- Des consultants RH ou chasseurs de têtes qui utilisent également l’ATS.
- Des stagiaires, pour lesquels il est nécessaire de limiter les droits d’accès.
Vous pourrez ajouter le nom du groupe de sécurité et ajouter les utilisateurs qui doivent en faire partie. Vous verrez les catégories qui vont vous permettre de cocher les accès qu’on attribue à un utilisateur.
Configurer les processus
Paramètres › Configuration des modules › Processus
📄 Créer et configurer un processus dans Folks ATS ↗
Pour créer les processus il faudra se rendre dans la configuration des module. L'objectif est de référencer tous les processus de recrutement qui existent à l’interne afin de pouvoir les attacher à un poste. Par exemple, on pourrait créer un processus Standard et un processus Spécifique, Ou alors un processus Bureau et un processus Usine.
Une fois qu’on a listé les processus existants, vous pourrez utiliser le bouton orange (Gérer les étapes de processus) pour détailler les étapes de recrutement, de la réception du CV jusqu’au moment de l'embauche du candidat. Ces étapes de processus seront attribuées aux candidats (comme un statut) afin de les faire avancer dans le processus de recrutement.
Bon à savoir : En entrant sur l’interface, vous verrez qu’il y a déjà des étapes pré-configurées, vous pouvez les garder mais si celles-ci ne vous conviennent pas vous pouvez les désactiver depuis la colonne statut. Le bouton + en haut à droite de l’interface vous permettra de créer vos propres étapes personnalisées.
Configurer les postes
Paramètres › Configuration des modules › Postes
📄 Créer et gérer un poste dans Folks ATS ↗
Pour créer un poste, vous devez d'abord vous rendre dans la configuration des modules afin d'ajouter un gabarit de poste. Vous pourrez rédiger l’intitulé du poste ainsi que la description associée.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez créer un poste à combler dans Postes > Listes des postes > + Ajouter un poste. Dans l’entête, le raccourci Ajouter + vous permet également d’ajouter rapidement un poste.
Configurer les consentements Loi 25
Paramètres › Configuration des modules › Consentement
📄 Configuration des consentements dans Folks ATS ↗
Dans Folks ATS, vous pouvez créer et gérer les consentements requis en vertu de la Loi 25. Pour ce faire, cliquez sur le bouton + à droite de la page, renseignez le texte du consentement et sélectionnez la durée de conservation des renseignements personnels (en années).
Important : Seul le consentement lié à la Loi 25 doit être configuré à cet endroit. Aucun autre type de consentement ne doit être ajouté (exemple : prise de références, vérification d’antécédents ne doivent pas figurer ici).
Le fonctionnement du consentement varie selon le mode de candidature.
- Lorsqu'un candidat postule en ligne, que ce soit via la page carrière ou un jobboard, son consentement à la collecte et à la conservation de ses données est recueilli automatiquement au moment de la candidature.
- Lorsqu'un candidat est ajouté manuellement dans Folks ATS (ex. : foire de l’emploi avec CV papier, candidatures référées envoyées par courriel en pièce jointe), il est obligatoire d’envoyer un courriel de consentement Loi 25 après leur création manuelle dans le système.
Configurer les clients/sites d'opération
Entreprises › Liste des clients
📄 Introduction au volet Entreprises dans Folks ATS ↗
Dans Folks ATS, la liste des clients correspond aux clients internes de l’organisation.
Avant de procéder à la création des clients internes, il est important de définir la structure qui sera utilisée. Celle-ci peut être basée sur les départements ou services, les succursales ou usines, les magasins ou points de service, ou encore sur un portefeuille de clients externes dans le cas des agences de placement.
Important : Ce choix a deux impacts majeurs : tout poste devra obligatoirement être rattaché à un client / site d'opération, et le nom du client sera utilisé dans les rapports et indicateurs (KPI) générés par l'ATS.
Bon à savoir : Un gestionnaire ajouté dans la liste des clients (bouton Voir les gestionnaires) n'aura pas accès à Folks ATS et ne recevra aucune notification. Cette action sert uniquement à faciliter la lecture des rapports générés. Chaque embauche sera liée à un client interne et à un gestionnaire qui gère ce département.
Page carrière
Paramètres › Configuration des modules › Sites demandes publiques
📄 Créer une page carrière dans l'ATS ↗
Avant de commencer votre page carrière, vous devez définir vos besoins (voir Choisir son type de page carrière).
Une page carrière est déjà à votre disposition par défaut. Vous pouvez créer des pages supplémentaires dans la configuration des modules.
Astuce : Ajoutez un logo sur chaque page carrière créée.
Vous pourrez ensuite configurer chaque page dans Entreprises > Page carrière. L'URL de la page carrière se trouve dans l'onglet Configuration. Vous pouvez l'envoyer à la personne responsable de votre site Web afin qu’elle puisse faire les redirections nécessaires.
Intégration entre l'ATS et le SIRH de Folks
📄 Connecter l'ATS Folks au SIRH ↗
Félicitations!🎉 Vous pouvez maintenant prendre rendez-vous avec votre conseiller afin de valider votre parcours et faire les vérifications nécessaires.