Mise en place et administration

En plus de la création de dossier individuel par profil employé, il est possible de créer des dossiers communs à tous les employés. 

Création de dossiers génériques

Passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur la roue dentelée afin d'accéder au module de configuration. Sous le deuxième onglet (gestion des dossiers), il est possible de créer un nouveau dossier, ainsi que de renommer ou supprimer les dossiers génériques existants. La création de dossier s'appliquera à tous les employés. Ce dossier sera également présent par défaut dans le profil des nouvelles embauches. 

Cela vous permet d'éviter la configuration manuelle répétitive par employé, et d'uniformiser la gestion documentaire pour tous les employés.

Suppression de dossiers génériques

Pour supprimer un dossier, passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur la roue dentelée. Sous l'onglet gestion des dossiers, vous verrez tous les dossiers génériques existants. À la droite du dossier à supprimer cliquez sur les trois points verticaux ⋮ et sélectionnez supprimer. Le dossier sera supprimé pour tous les employés. Les documents qu'il contient seront automatiquement déplacés dans le dossier permanent de chaque employé.

⚠️Attention: cette manipulation est irréversible. 

👉 À noter: les dossiers génériques ne sont pas modifiables depuis le profil employé. 

Pour la gestion des dossiers par profil employé (gestion individuelle) voir Gestion documentaire dans le profil employé. 

Qui a accès à la gestion des dossiers génériques?

Tous les utilisateurs ayant comme permission la personnalisation du profil employé. 

L’option « Importation/Exportation » est une fonctionnalité pratique qui vous permet d’importer rapidement des données sur plusieurs employés en même temps.

Si vous êtes prêts à débuter avec l'utilisation de Folks et que vous aimeriez importer vos employés, continuez la lecture afin d'apprendre comment y parvenir. 

Étape 4 : Correspondance

 

Une nouvelle page s'ouvrira et vous devrez lier chaque colonne de votre fichier d’importation au champ correspondant. Après avoir établi ces correspondances, cliquez sur Importer. Si des erreurs sont détectées, elles seront signalées. Veillez alors à les corriger dans le fichier original afin de pouvoir le réimporter.

 

Voici quelques conseils pour remplir correctement la feuille de calcul :

• Le numéro d’identification/matricule est unique. Assurez-vous de ne pas attribuer des numéros déjà existants aux employés de votre fichier. Si le numéro d'identification est le même que celui d'un autre employé (déjà importé ou qui sera importé dans le même fichier), alors il faut cocher la case « Permettre l'importation de plusieurs employés ayant un numéro d'employé identique ».
• Les champs suivants doivent être les mêmes que ceux déjà existants: titre d’emploi, département et site d’opération. S’ils n’existent pas déjà dans votre environnement Folks, ils seront alors créés.
• Toutes les dates doivent être entrées sous le format aaaa-mm-jj.
• La langue doit être entrée en majuscule: Français (ne pas oublier le ç) ou Anglais
• Le type d’emploi doit correspondre à l’une des options prises en charge par le système:

- Casual Relief

- CDD temps partiel

- CDD temps plein

- CDI temps partiel

- CDI temps plein

- Congé Maternité/Parental

- Consultant Externe

- Contractuel

- Contractuel - Temps partiel

- Contractuel - Temps plein

- Étudiant

- Invalidité

- Occasionnel

- Préretraite

- Probation

- Saisonnier

- Sous-traitant

- Stagiaire

- Sur appel/Temps plein

- Surnuméraire

- Temporaire

- Temps partiel

- Temps plein

- Travailleur étranger temporaire

• Les noms des provinces doivent être écrits exactement de la même façon que dans le système. Les noms doivent être en français et commencer par une majuscule. Ex.: Québec et non quebec ou Quebec.
• Le nom du pays doit également être en français et commencer par une majuscule.
   

Pour le fichier exemple, cliquez ici.

Si vous êtes responsable de la configuration de Folks, ce guide s'adresse à vous!

Chez Folks, nous avons une philosophie : performer dans le plaisir. C’est pourquoi nous aspirons à vous offrir une expérience agréable, tant pendant la phase d’implantation de notre solution que lors de son utilisation quotidienne.

Étape 0 - Rencontre de démarrage avec l'équipe de Folks

Après la rencontre de démarrage, vous recevrez vos accès et serez prêt à passer à l'étape 1.

Étape 1 - Connexion à la plateforme

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située en haut à droite et sélectionnez Gestion du compte. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

Pour valider les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres > Importation/Exportation

Étape 2 - Import de vos employés dans Folks

Une fois vos informations validées, la prochaine étape consiste à importer les données de vos employés dans Folks. Suivezles instructions ci-dessous.

La plateforme peut apparaître différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, la fonctionnalité d'import reste la même.

1. Ouvrez le fichier d'import fourni par notre équipe. Si vous n'avez pas reçu le fichier, vous pouvez en faire la demande à support@folksrh.com

2. Remplissez les champs désirés. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés dans le fichier, vous devez d'abord les créer dans Folks. Les valeurs des champs personnalisés de type liste déroulante doivent être séparés par des points-virgules (exemple : Option1;Option2).

   Colonne	Précision
   Nom de l'employé*
   Prénom de l'employé*
   Numéro d'identification / Matricule*	Le numéro d'identification doit être unique.
   Titre d'emploi	Doit être identique à Folks. Le titre d'emploi sera créé s'il n'existe pas.
   Département	Doit être identique à Folks. Le département sera créé s'il n'existe pas.
   Site d'opération	Doit être identique à Folks. Le site d'opération sera créé s'il n'existe pas.
   Syndicat	Doit être identique à Folks
   Type d'emploi	Doit être identique à Folks. Consultez la liste des types d'emploi pris en charge dans la page d'import de Folks (Admin > Import/Export > Importation des informations des employés).
   Date d'embauche*	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Date de naissance (recommandé)	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Date de reconnaissance (facultatif)	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Courriel personnel
   Courriel corporatif
   Langue	Français ou Anglais
   Sexe attribué à la naissance	M ou F
   Adresse ligne 1
   Adresse ligne 2
   Adresse ligne 3
   Ville
   Province	Le nom de la province doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : Québec et non Quebec).
   Pays	Le nom du pays doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : États-Unis).
   Code postal
   Téléphone
   Téléphone secondaire
   Téléphone au travail
   Extension au travail
   NAS
   1er contact en cas d'urgence
   Lien 1er contact
   Téléphone du 1er contact d'urgence
   2e contact en cas d'urgence
   Lien 2e contact
   Téléphone du 2e contact d'urgence
   Salaire horaire (recommandé)
   Salaire annuel (facultatif)

3. Enregistrez le fichier en sélectionnant le type CSV (séparateur : point-virgule) et importez-le (Paramètres > Import/Export > Import des employés). Les formats .xlsx, .xls et .csv sont pris en charge.
4. Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux bons champs et cliquez sur Importer.
5. Un rapport sera disponible après le traitement de votre fichier. Si des erreurs sont détectées, veillez à les corriger avant de réimporter le fichier.
6. Validez les informations dans le sommaire des employés (Employé > Liste des employés > Voir le sommaire).

Étape 3 - Visionnement des sessions de formation

Informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation:

1. Configuration et mise en place
2. Gestion des employés
3. Modules avancés

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes étapes de configuration de la plateforme, comme la gestion des utilisateurs.

Une fois la configuration terminée, vous pourrez planifier votre déploiement et commencer à utiliser Folks! 🎉

💡Astuce: Lorsque le temps sera venu, partagez nos guides d'introduction avec vos collègues pour les initier à la plateforme.

• Gestionnaire - Survol de Folks
• Employé - Survol de Folks

Ressources pour la configuration

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Voici quelques ressources qui pourraient vous intéresser au début de votre processus :

• Paramétrer les jours fériés
• Comprendre le fonctionnement des normes organisationnelles
• Comprendre le fonctionnement des nomes des employés
• Configuration de votre système (liste de lecture sur la structure d'organisation)
• Comment ajouter un champ personnalisé au profil employé?

Consultez la liste de nos vidéos de formation Folks pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

La mise en place de votre structure d'organisation peut être faite manuellement ou via une importation de fichier. Nous recommandons une importation de fichier puisque cette méthode est beaucoup plus rapide lors de la configuration initiale. Voici les étapes afin de le faire via l'importation d'un fichier.

Étape 1: Exporter votre liste d'employés

Afin d'exporter les informations nécessaires à cette étape, dans votre menu à gauche, sélectionnez Employés et Liste des employés. Dans cette page, appuyez sur le bouton Voir le sommaire qui se trouve en haut à droite de la page.

Lorsque vous vous trouvez dans la page Sommaire, appuyez sur le bouton Exporter afin de faire afficher la modale d'options d'exportation. Dans cette modale, désélectionnez toutes les cases sauf celles-ci :

• Employé
• Numéro d’employé
• Numéro de compagnie
• Titre d’emploi

Une fois que vous n'avez que ces cases sélectionnées, appuyez sur Exporter. Cette action lancera le téléchargement d’un fichier CSV contenant les informations sélectionnées pour l’ensemble de vos employés. Ouvrez ce fichier et passez à l’étape suivante.

Étape 2: Modifier le fichier afin d'ajouter les structures d'organisation à créer

Dans le fichier téléchargé, vous trouverez les informations suivantes : 

• 5 colonnes : Nom, Prénom, Numéro de l'employé, Numéro de compagnie et Titre d'emploi
• La colonne Titre d'emploi est vide

Lors de l’importation de ce fichier, les titres d’emploi, départements et sites d’opération qu’il contient seront créés. Vous devez donc, ajouter manuellement les colonnes Département et Site d’opération (au besoin). Si vous n’avez qu’un seul site, nous vous déconseillons d’ajouter la colonne Site d’opération. Renseignez ensuite les informations propres à chaque employé dans les colonnes Site d’opération, Département et Titre d’emploi.

⚠️Attention! Assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans les noms des structures afin de ne pas les créer en double. Exemple : "Ventes" et "Vente" dans la colonne Département créerait deux départements différents lors de l'importation.

Étape 3: Importer le fichier

Une fois le fichier complété, il faut maintenant l'importer dans votre système. Accédez à la page Paramètres  >  Importation/Exportation puis, dans l’onglet Import des employés, sélectionnez l’option Importer à partir d’un fichier. Choisissez le fichier complété et appuyez sur Importer. Sur la page suivante, cochez l'option nommée Permettre l’importation de plusieurs employés ayant un numéro d’employé identique et liez les informations suivantes ensemble :

• Numéro de l’employé -> Numéro de l’employé
• Numéro de compagnie -> Numéro de compagnie
• Site d’opération -> Site d’opération
• Département -> Département
• Titre d’emploi -> Titre d’emploi

Vous n’avez pas à importer le nom et prénom de l’employé, donc laisser le menu déroulant à Ne pas importer.

Un fois configuré correctement, cliquez sur Importer pour compléter l'importation.

Étape 4: Ajouter les superviseurs à vos départements

Accédez à Compagnie  > Structures d’organisation, puis à l'onglet Départements, pour lier les superviseurs aux départements. Cliquez sur l’icône papier/crayon au bout de la ligne de chaque département afin de sélectionner le superviseur pour chaque site d’opération. Notez qu'un seul superviseur peut être assigné par site d’opération dans un même département. 

Une fois les superviseurs liés à vos départements, ils seront automatiquement associés aux profils de vos employés selon le site d'opération et le département correspondants.

L’authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de Folks de se connecter à la plateforme à l’aide de leurs identifiants professionnels existants, simplifiant ainsi l’accès tout en renforçant la sécurité.

Activer la fonctionnalité dans Folks

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres > Sécurité.

2. Assurez vous d'être dans l’onglet Authentification unique (SSO) et cliquez sur Activer.

3. Remplissez les champs suivants :

   • Code de compagnie : libre à vous de le choisir, en autant que ce n'est pas déjà pris.

   • Fournisseur d'identité : Google Workspace ou Microsoft.

Configuration avec Microsoft

1. Connectez-vous au portail Azure.

2. Accédez à Applications d’entreprise.

3. Cliquez sur Nouvelle application, puis sur Créer votre propre application.

4. Nommez votre application Folks et cliquez sur Créer.

5. Une fois l’application ajoutée, configurez l’authentification unique en sélectionnant la méthode SAML, puis cliquez sur Modifier.
   👉 Pour plus d’informations, consultez la documentation SAML configuration for Microsoft Azure.

6. Dans la première section (Configuration SAML de base), remplissez les champs suivants :

   • Identificateur (ID d’entité) :
     https://api.folkshr.app/auth/sp/code_de_votre_compagnie

   • URL de réponse (Assertion Consumer Service) :
     https://api.folkshr.app/api/v2/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie
     (Remplacez code_de_votre_compagnie par le nom défini préalablement dans Folks sous Paramètres > Sécurité.)

7. Cliquez sur Sauvegarder.

8. Dans la troisième section (Certificats SAML), téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

9. Retournez dans Folks, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Configuration avec Google

1. Accédez au portail d’administration Google.

2. Sélectionnez Apps.

3. Cliquez sur Web and mobile apps, puis sur Add App > Add custom SAML app.

4. Nommez votre application Folks, ajoutez une icône si souhaité, puis cliquez sur Continue.

5. À l’écran Google IdP Information, cliquez sur Next.

6. À l’écran Service Provider Details, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Next :

   • ACS URL :
     https://api.folkshr.app/api/v2/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie

   • Entity ID :
     https://api.folkshr.app/auth/sp/code_de_votre_compagnie
     (Le code de compagnie correspond à celui défini dans Folks sous Paramètres > Sécurité.)

7. À l’écran Attribute Mapping, cliquez sur Add New Mapping et associez l’adresse courriel principale au champ email.

8. Assurez-vous que le bouton Service Status est activé.

9. Téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

10. Retournez dans Folks, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Connexion des utilisateurs

Lorsqu’un utilisateur accède à la page de connexion de Folks, il verra un nouveau bouton lui permettant de se connecter via l’authentification unique. Il devra entrer le code de compagnie que vous lui aurez fourni pour finaliser la connexion.

Exiger la connexion SSO 

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez exiger l’utilisation du SSO pour l’ensemble des utilisateurs :

• Activez simplement le bouton Exiger la connexion SSO pour tous les utilisateurs.

⚠️Lorsque cette option est activée, la connexion classique (saisie manuelle de l'adresse courriel et du mot de passe) n'est plus disponible. Il est donc important de s'assurer que tous vos utilisateurs possèdent une adresse courriel professionnelle liée à Microsoft ou Google.

Le superviseur par défaut est déterminé selon la structure organisationnelle définie pour votre entreprise. L’attribution d’un superviseur par défaut à un département ou à un site d’opération complet permet de regrouper rapidement les employés sous une même supervision.

Dans la section corporative du profil employé (ou lors de la création d'un profil employé), dès qu’un département et un site d’opération sont sélectionnés, le superviseur correspondant s’attribue automatiquement selon les configurations établies. Une mention « par défaut » sera visible à côté du nom du superviseur pour indiquer que celui-ci a été assigné automatiquement en fonction de la combinaison département/site d’opération. Vous pouvez toutefois retirer ce superviseur et en sélectionner un autre manuellement.

👉 Si vous supprimez le superviseur attribué par défaut ou en choisissez un manuellement à partir de la liste, le bouton Utiliser le superviseur par défaut devient visible. 

Ce bouton permet de rétablir rapidement le superviseur lié à la combinaison département/site d’opération sans avoir à le rechercher dans la liste déroulante.

Si aucune attribution par défaut n’existe pour la combinaison sélectionnée, le champ Superviseur demeurera vide. Vous devrez alors choisir un superviseur manuellement à partir de la liste.

Changement dans la configuration des structures d'organisation

Depuis la page de configuration des structures d’organisation, tout changement apporté au superviseur d’un département ou d’un site d’opération (modification ou suppression) est automatiquement reflété dans les profils des employés concernés. Le superviseur par défaut s’ajustera donc automatiquement selon la nouvelle configuration.

⚠️ Exception : Si un superviseur a été attribué manuellement dans le profil d’un employé, les changements ultérieurs dans la configuration n’auront aucun effet sur ce profil. Une fois un superviseur assigné manuellement, il ne sera plus mis à jour automatiquement en fonction du département ou du site d’opération — sauf si vous rétablissez le superviseur par défaut à l’aide du bouton prévu à cet effet.

Voici un résumé sur les fonctionnalités disponibles dans l'onglet documents du profil employé.

Ajouter et modifier un document

À partir du profil employé, dans l'onglet Documents, cliquez sur le bouton + ajouter. Sélectionnez le document à ajouter en parcourant votre ordinateur. Une fois le premier document téléversé, les actions suivantes seront disponibles en cliquant sur les trois points verticaux (⋮) à côté du document: Déplacer vers, Télécharger, Renommer, Afficher l'aperçu et Supprimer.

Pour partager le document à l'employé, cochez simplement Oui depuis la colonne correspondante.

⚡ Notez que dans un même dossier il peut y avoir des documents partagés et non partagés à la fois. 

Créer et modifier un dossier

Par défaut, le Dossier permanent est présent et ne peut être modifié/supprimé.

Pour créer un autre dossier, cliquez sur le bouton + Ajouter de la section dossiers personnalisés. Une fois le dossier créé vous pourrez le Renommer ou le Supprimer. 

Pour les dossiers personnalisés, ceux-ci seront visibles pour l'employé même si aucun des documents à l'intérieur ne lui a été partagé. Il pourra également y ajouter lui-même des documents depuis son profil. 

Le bouton ajouté par l'employé permet de filtrer et voir uniquement les documents ajoutés par l'employé. 

Connexion de l'onglet documents avec le module de signature

Cette fonctionnalité permet aux documents signés via le module de signature électronique d’être automatiquement intégrés dans le dossier de l’employé (le signataire). Lors de l'envoi d'un document à signer par le module de signature électronique, l'option ajouter au profil sera disponible. 

Si cette case est cochée, dès que le document sera signé il sera envoyé par défaut vers le dossier Dossier permanent du profil de l’employé. Il est donc possible d'envoyer un même document à signer pour différents employés et déterminer dans le profil de quel(s) employé(s) le système créera une copie du document signé.

Tout document signé est ensuite automatiquement identifié comme signé par l'employé (dans l'onglet documents du profil de l'employé). Cette mention permet de filtrer les documents du module plus rapidement et d'identifier ceux qui comportent une signature.

⚡ Attention, cette nouvelle fonctionnalité ne permet pas d’envoyer des documents à signer depuis le profil employé. Cette action reste disponible uniquement depuis le module de signature électronique.