Dans cette vidéo, vous apprendrez à configurer le consentement « Loi 25 » dans Folks ATS.
Fonctionnement du consentement Loi 25
Les candidats postulant en ligne, par exemple via votre page carrière ou un job board, donnent automatiquement leur consentement à la collecte et à la conservation de leurs données.
Pour les candidats ajoutés manuellement dans l'ATS, un consentement doit être envoyé. Cela inclut les candidats intégrés manuellement à partir d'une foire de l'emploi, d'un CV papier ou d'une candidature envoyée par courriel. Dans ces cas, un courriel de consentement « Loi 25 » doit être envoyé lors de la création du profil dans le système.
Configuration du consentement Loi 25
Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules > Consentement.
Important : Seul le consentement lié à la Loi 25 doit être configuré ici. Aucun autre type de consentement, comme celui pour la prise de référence ou les vérifications d'antécédents, ne doit être ajouté dans cette section.
Dans la liste des consentements, cliquez sur le bouton + (Ajouter un consentement) pour créer un formulaire de consentement. Il est possible de créer des formulaires de consentement avec une durée de validité définie
Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations.
Description (texte du consentement)
Nom
Temps de validité (en années)
Astuce : N'oubliez pas de remplir le champ Description dans l'onglet anglais afin que le texte soit disponible dans cette langue. L’affichage dépendra des préférences linguistiques du candidat. Un fois tous les champs complétés, cliquez sur valider pour enregistrer le formulaire. Vous pouvez en créer plusieurs avec des durées de validité différentes selon vos besoins.
Attribution d'un formulaire de consentement à un candidat
Une fois les formulaires créés, vous pourrez en sélectionner un lors de l’ajout d’un candidat.
⚡Note importante : la date d’expiration à renseigner ici correspond à la date limite pour que le candidat remplisse le formulaire (et non à la date d’expiration du consentement lui-même).
Consentements Candidats Expirés
L’ajout d’une date de validité aux formulaires permet d’identifier facilement les candidats dont le consentement n’est plus valide. Pour accéder à cette liste, allez dans Candidats > Consentements via le menu de gauche.
Sous l'onglet Consentements Candidats Expirés, vous verrez tous les candidats dont le consentement est arrivé à expiration à la date du jour. Vous y trouverez également des informations complémentaires :
- Date d'approbation du consentement
- Type de formulaire attribué
- Durée de validité (en années).
Depuis cet onglet, vous avez la possibilité de renvoyer le formulaire ou de supprimer le candidat.