Temps supplémentaire

Vous pouvez accéder au sommaire des demandes de temps supplémentaire par différents chemins;

• par la page d'accueil sous demandes non approuvées

  ou

• en passant par le menu de gauche sous Temps > Temps supplémentaire

Dans les deux cas, repérez la demande de temps supplémentaire à approuver ou à refuser.

💡Une demande qui amènerait la balance de l'employé dans le négatif sera identifiée par un point d'exclamation rouge. Passez le curseur sur le point d'exclamation afin d'obtenir les détails de la demande et le solde restant, si approuvé.

Afin d'approuver la demande, cliquez sur le crochet vert situé dans la colonne statut.  Un courriel de confirmation sera envoyé à l'employé.

Afin de refuser la demande, cliquez sur le X rouge situé dans la colonne statut. Un courriel de refus sera envoyé à l'employé. 
⚠️Une demande refusée sera supprimée. Elle sera alors complètement retirée de la plateforme et ne sera plus accessible. 

Suivre les étapes suivantes afin de créer une entrée d'absence pour un employé:

1. Accédez à Temps > Temps supplémentaire, puis cliquez sur +Ajouter en haut à droite.

2. Sélectionnez l’employé pour qui vous voulez faire l'ajout de temps.

3. Indiquez la date et le nombre d'heures.

4. Sélectionnez le type de temps supplémentaire:

   Pour ajouter du temps supplémentaire dans la banque de l’employé, sélectionnez l’un des choix suivants :

   • Temps accumulé : Cette entrée est principalement utilisée pour ajouter les heures en banque qu'un employé avait déjà avant d'utiliser Folks.

   • Temps accumulé – À reprendre : Permet d'ajouter des heures supplémentaires dans la banque de l'employé lorsque celui-ci a fait des heures supplémentaires qu'il veut mettre en banque. Si l'employé ajoute directement le temps supplémentaire dans la feuille de temps, il devra choisir la répartition Nombre d'heures à accumuler. Le système créera alors automatiquement une entrée (visible dans le module de temps supplémentaire), soit « Temps accumulé - À reprendre ».

   • Temps accumulé – À payer : Permet d'ajouter des heures supplémentaires dans la banque de l'employé lorsque celui-ci vient de faire des heures supplémentaires et souhaite se les faire payer au lieu de les banquer. Si l'employé ajoute directement le temps supplémentaire dans la feuille de temps, il devra choisir la répartition Nombre d'heures à payer. Le système créera alors automatiquement deux entrées (visibles dans le module de temps supplémentaire), soit « Temps accumulé - À payer » et « Temps utilisé - Payé ».

   Pour utiliser du temps supplémentaire présent dans la banque de l’employé, sélectionnez l’un des choix suivants :

   • Temps utilisé – Payé : Permet d'utiliser des heures banquées que l'employé veut se faire payer sur sa prochaine paye. Cette option est aussi utilisée pour vider les banques d'heures de l'employé à la fin de l'année pour lui payer les heures restantes.

   • Temps utilisé – Repris : Permet d'utiliser des heures banquées pour combler des heures de travail manquantes de l'employé.

5. Accordez une valeur au temps supplémentaire:

   Temps simple, et demi ou double. Le Temps utilisé – Repris sera toujours payé en temps simple et sera suivi des lettres « TR » dans la feuille de temps.

6. Cliquez sur Ajouter.

👉 À noter

• Le type Temps utilisé – Repris génère un congé de type TR dans la feuille de temps et sera payé.

• Une entrée de type Temps utilisé – Payé ajoute des heures payées dans la feuille de temps, sous la colonne Banque de temps payé, sans afficher d’absence dans les journées concernées.

• Pour effectuer une entrée de temps accumulé pour un employé inactif, activez le bouton Afficher les employés inactifs en haut complètement.

Approbation et notification

👉Lorsqu’une entrée de temps accumulé est créée via le module de temps supplémentaire, elle est automatiquement approuvée au moment de la sauvegarde. Aucune notification par courriel n’est envoyée à l’employé, mais l’information sera visible dans le module temps supplémentaire.

1. Accédez à l'analyse détaillée en passant par Temps > Temps supplémentaire.

2. Repérez la demande de l'employé concerné et cliquez sur l'icône papier-crayon afin de modifier la demande.

3. Cliquez sur Supprimer en bas à gauche.

4. Une fenêtre de confirmation apparaîtra. Confirmez que vous procédez à la suppression de l'entrée ou de la demande.

⚠️AVERTISSEMENT : La demande sera supprimée de manière irréversible.

L'importance de la précision dans la gestion du temps supplémentaire est cruciale pour assurer une administration efficace des heures travaillées. Cet article détaille la procédure à suivre pour attribuer correctement le temps supplémentaire dans Folks.

1. Comprendre les types de temps accumulé
 Il est essentiel que l’employé spécifie son choix entre deux options pour son temps supplémentaire :

• Temps accumulé - À reprendre : L'employé choisit de banquer son temps pour le reprendre ultérieurement. Si l'employé ajoute directement le temps supplémentaire dans la feuille de temps, il devra choisir la répartition Nombre d'heures à accumuler. Le système créera alors automatiquement une entrée (visible dans le module de temps supplémentaire), soit « Temps accumulé - À reprendre ».
• Temps accumulé - À payer : L'employé préfère se faire payer pour le temps supplémentaire effectué au lieu de la banquer. Si l'employé ajoute directement le temps supplémentaire dans la feuille de temps, il devra choisir la répartition Nombre d'heures à payer. Le système créera alors automatiquement deux entrées (visibles dans le module de temps supplémentaire), soit « Temps accumulé - À payer » et « Temps utilisé - Payé ».

2. Procédure de modification du type de temps accumulé 
Suivez ces étapes pour changer le type de temps supplémentaire :

1. Rendez-vous dans Temps > Temps supplémentaire
2. Utilisez la liste déroulante Employé pour trouver l’employé et la date concernés.
3. Cliquez sur le bouton d'édition de la demande (icône papier-crayon).
4. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez Temps accumulé - À payer ou Temps accumulé - À reprendre.
5. N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

3. Mise à jour de la feuille de temps après modification du type de temps accumulé :

1. Allez dans Temps > Feuille de temps.
2. Choisissez la période de paie concernée et repérez le nom de l’employé.
3. Dans la colonne Temps supplémentaire, vérifiez l'affichage correct des heures.