Suivre les étapes suivantes afin de créer une entrée d'absence pour un employé:
Accédez à Temps > Temps supplémentaire, puis cliquez sur +Ajouter en haut à droite.
Sélectionnez l’employé pour qui vous voulez faire l'ajout de temps.
Indiquez la date et le nombre d'heures.
Sélectionnez le type de temps supplémentaire:
Pour ajouter du temps supplémentaire dans la banque de l’employé, sélectionnez l’un des choix suivants :
Temps accumulé : Cette entrée est principalement utilisée pour ajouter les heures en banque qu'un employé avait déjà avant d'utiliser Folks.
Temps accumulé – À reprendre : Permet d'ajouter des heures supplémentaires dans la banque de l'employé lorsque celui-ci a fait des heures supplémentaires qu'il veut mettre en banque. Si l'employé ajoute directement le temps supplémentaire dans la feuille de temps, il devra choisir la répartition Nombre d'heures à accumuler. Le système créera alors automatiquement une entrée (visible dans le module de temps supplémentaire), soit « Temps accumulé - À reprendre ».
Temps accumulé – À payer : Permet d'ajouter des heures supplémentaires dans la banque de l'employé lorsque celui-ci vient de faire des heures supplémentaires et souhaite se les faire payer au lieu de les banquer. Si l'employé ajoute directement le temps supplémentaire dans la feuille de temps, il devra choisir la répartition Nombre d'heures à payer. Le système créera alors automatiquement deux entrées (visibles dans le module de temps supplémentaire), soit « Temps accumulé - À payer » et « Temps utilisé - Payé ».
Pour utiliser du temps supplémentaire présent dans la banque de l’employé, sélectionnez l’un des choix suivants :
Temps utilisé – Payé : Permet d'utiliser des heures banquées que l'employé veut se faire payer sur sa prochaine paye. Cette option est aussi utilisée pour vider les banques d'heures de l'employé à la fin de l'année pour lui payer les heures restantes.
Temps utilisé – Repris : Permet d'utiliser des heures banquées pour combler des heures de travail manquantes de l'employé.
Accordez une valeur au temps supplémentaire:
Temps simple, et demi ou double. Le Temps utilisé – Repris sera toujours payé en temps simple et sera suivi des lettres « TR » dans la feuille de temps.
Cliquez sur Ajouter.
👉 À noter
Le type Temps utilisé – Repris génère un congé de type TR dans la feuille de temps et sera payé.
Une entrée de type Temps utilisé – Payé ajoute des heures payées dans la feuille de temps, sous la colonne Banque de temps payé, sans afficher d’absence dans les journées concernées.
Pour effectuer une entrée de temps accumulé pour un employé inactif, activez le bouton Afficher les employés inactifs en haut complètement.
Approbation et notification
👉Lorsqu’une entrée de temps accumulé est créée via le module de temps supplémentaire, elle est automatiquement approuvée au moment de la sauvegarde. Aucune notification par courriel n’est envoyée à l’employé, mais l’information sera visible dans le module temps supplémentaire.