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L'interface de Folks évolue avec une toute nouvelle expérience de navigation pour améliorer votre productivité. Découvrez les changements à venir à travers cette vidéo!

Si vous avez manqué notre webinaire, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Survol de Folks 2.0

Vous retrouverez en quelques clics toutes les fonctionnalités que vous utilisez!

Navigation améliorée

Entête

L'entête contient un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

Une barre de recherche est également disponible pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé dans Folks.

Vous remarquerez la disparition de l'icône de la clé (Outils). Pour accéder aux outils :

• Bottin : Cet outil n'existe plus. Vous pouvez toutefois vous rendre dans la liste des employés (Employés > Liste des employés) pour obtenir les numéros de téléphone et les courriels de tous les employés.

• Mon portail : Rendez-vous dans Documents > Ressources documentaires.

• Calendrier : Rendez-vous dans Temps > Calendrier.

Menu principal

Le menu principal se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Voici un survol des différentes sections auxquelles vous pourriez avoir accès :

• Accueil - La page d'accueil, aussi connue sous le nom de centre de rappels et de notifications, affiche toujours les mêmes informations. Il est possible pour un gestionnaire de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur ses informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de son équipe).

• Employés - Cette section contient la liste des employés et le module de compte de dépenses. En cliquant sur le nom d'un employé dans la liste, vous pourrez accéder à son profil. Pour tous les détails, allez à la section Nouveau profil employé. Les fonctionnalités d'ajout et de modification d'un employé sont également disponibles. Seule la modification des informations personnelles est possible pour le moment.

  Les administrateurs peuvent accéder à la personnalisation du profil des employés (champs personnalisés) en cliquant sur l'icône de la roue dentée située en haut à droite de la liste des employés. Pour consulter le sommaire, il suffit de cliquer le raccourci.

  Dans le module de compte de dépenses, la configuration des dépenses admissibles peut être effectuée en cliquant sur l'icône  (admin seulement).

  Dans le module de disciplines, il est possible d'ajouter une discipline en cliquant sur le bouton d'ajout et de consulter le sommaire des incidents disciplinaires en cliquant sur le raccourci.

• Temps - Le module de gestion du temps permet toujours de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour des employés et d’approuver les demandes reçues. L'ajout d'une entrée peut se faire en cliquant sur le bouton d'ajout et les sommaires peuvent être consultés en cliquant sur le raccourci. De plus, les administrateurs de compagnie peuvent désormais accéder à certaines configurations, par exemple l'ajout de raisons d'absence, en cliquant sur l'icône .

  La saisie des heures travaillées et l'approbation des feuilles de temps est également toujours accessible. En tant qu'administrateur, vous pouvez retrouver les options de configuration de la feuille de temps en cliquant sur l'icône .

  Tout utilisateur peut consulter l'outil Calendrier sous la feuille de temps.

• Arrivées et départs - Cette section regroupe modules suivants :

  • Arrivées - Cette page permet à un administrateur de configurer les processus
    d’arrivée et de départ en cliquant sur l'icône . Elle
    affiche la liste des employés pour lesquels un processus d’arrivée a été
    déclenché.

  • Départs - Cette page permet à un administrateur de configurer les processus
    d’arrivée et de départ, ainsi que d’ajouter des départs. Elle affiche la liste des
    employés pour lesquels un départ a été ajouté.

• Évolution et carrière - Les modules d'évaluation de performance et de développement professionnel sont regroupés sous cette section.

  • Performances - Le module d'évaluation de performance permet de créer des
    évaluations de rendement sur mesure et d’incorporer les meilleures pratiques
    de collaboration et de communication entre les employés et les gestionnaires.

  • Carrières et certificats - Ce module vous permet de documenter les certificats des employés et de recevoir des rappels automatisés pour les renouvellements, si applicable. Une page de gestion des carrières vous permet également de voir les certificats de tous les employés, incluant les formations requises ainsi que les objectifs et le plan de carrière définis lors de l'association des certificats aux employés.

  • Formations - Ce module vous permet de documenter les coûts de formation
    des employés.

• Recrutement - Cette section vous permet d'accéder au module de réquisition de personnel (si activé) et à l'ATS. Pour configurer le lien ATS, ajoutez votre lien dans le champ Site carrière de votre fiche de compagnie (Compagnie > Informations).

• Santé et sécurité - Cette section permet d'accéder au module d'accidents de travail. L'ajout d'un accident peut se faire en cliquant sur le bouton d'ajout et le sommaire peut être consulté en cliquant sur le raccourci.

• Compagnie - Cette section regroupe les pages relatives à la configuration des structures de votre organisation. Seul un administrateur peut voir cette section.

  • Informations - Cette page correspond à votre fiche de compagnie. Elle sert à documenter les informations essentielles sur votre organisation. C’est également sur cette page que vous pouvez activer l’authentification à deux facteurs (2FA) pour vos utilisateurs.

  • Structures d'organisation - Les pages contenues dans ce menu permettent de créer votre structure organisationnelle et de consulter l’organigramme.

  • Normes - Les pages des normes organisationnelles, des normes des employés et de transfert des banques se trouvent dans ce menu.

  • Grille salariale - Cette page permet d’ajouter une grille salariale.

• Documents - Cette section permet d’accéder aux ressources documentaires (anciennement Mon portail) et au module de signature électronique.

• Rapports - Cette section permet d’accéder à la liste des sommaires, au tableau de bord et son sommaire, et aux KPI.

• Rémunération - Un module de paie sera bientôt disponible!

• Paramètres - Cette section regroupe les pages relatives à la gestion du système. Seul un administrateur peut voir cette section.

  • Rôles et permissions - Cette page correspond à la page de gestion des rôles de sécurité. À noter que certaines permissions ont été déplacées et/ou renommées.

  • Utilisateurs - Cette page permet d’ajouter ou de générer des utilisateurs. Elle affiche la liste des utilisateurs de la plateforme.

  • Intégrations - Les pages de configuration des intégrations (authentification unique, Nethris, etc.) et la page de gestion des clés d’API se trouvent dans ce menu.

  • Importation/Exportation - Les pages contenues dans ce menu permettent d’importer et d’exporter des employés.

  • Gestion des notifications - Cette page permet de gérer les listes d’envoi.

Nouveau profil employé

La plus importante nouveauté est sans aucun doute le profil employé, avec ses onglets qui permettent d'accéder aux différentes informations disponibles sur l'employé.

Parmi les onglets disponibles, l'onglet Documents permet de centraliser et d'organiser tous les documents relatifs à un employé au sein de l'organisation.

Onglets disponibles

• Informations - Cet onglet affiche les informations personnelles et corporatives (non modifiables pour le moment) de l'employé, ainsi que ses banques. Seules les informations générales de l'employé sont visibles par ses collègues.

• Note au dossier - Cet onglet permet au gestionnaire et toute autre personne autorisée à ajouter des notes au dossier de l'employé.

• Documents - Tel que mentionné plus haut, cet onglet contient les documents de l'employé. Selon vos permissions, il sera possible d'ajouter, télécharger, renommer, afficher et supprimer des documents. Il en est de même pour l'ajout de dossiers.

• Temps - Cet onglet permet de consulter les absences, les vacances et le temps supplémentaire de l'employé. Il permet également de consulter sa feuille de temps.

• Compte de dépenses - Cet onglet affiche la liste des comptes de dépenses de l’employé.

• Accueil et intégration - Cet onglet affiche la liste des tâches d’accueil et d’intégration de l’employé.

• Évolution et carrière - Cet onglet permet de consulter les formations et les certificats de l’employé. Il permet également de consulter sa performance.

• Disciplines - Cet onglet permet au gestionnaire et toute autre personne autorisée à ajouter des incidents disciplinaires au dossier de l’employé.

• Accidents de travail - Cet onglet affiche la liste des accidents de travail de l’employé. Seul le gestionnaire ou un administrateur peut voir cet onglet.

• Sondages - Cet onglet affiche le sondage de l’année sélectionnée.

Les administrateurs peuvent accéder aux champs personnalisés de l'employé en cliquant sur l'icône . Pour consulter les historiques, il suffit de cliquer sur le raccourci.

Connexion SSO (Google et Microsoft) 

L'authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de se connecter à la plateforme Folks en utilisant leurs identifiants professionnels existants, simplifiant ainsi l'accès tout en renforçant la sécurité. 

Un administrateur peut configurer et activer l’intégration avec le fournisseur d’authentification de son entreprise dans Paramètres > Intégrations en cliquant sur le bouton + Ajouter.

Lorsque qu'un utilisateur accédera à la page de connexion, il remarquera un nouveau bouton lui permettant de continuer avec l'authentification unique.

Pour simplifier la gestion des candidatures, les recruteurs peuvent désormais visualiser les candidats d'un poste à combler sous la forme d'un tableau Kanban, où chaque colonne correspond à une étape du processus de recrutement sélectionné lors de la création du poste.

Pour accéder à la vue Kanban, rendez-vous dans les détails d'un poste (Postes > Listes des postes). Repérez le poste qui vous intéresse et à droite complètement de ce poste, cliquez sur l’icône en forme d’œil vert, intitulée Détails.
Une nouvelle page s'ouvrira. Sous l'onglet candidats vous avez accès directement à la vue kanban.

À noter: sous le premier onglet (Détails), vous retrouvez les détails de la demande et les détails des campagnes de recrutement, en plus des informations sur le poste et les conditions d'embauche.

Configurer la vue Kanban

Au besoin, vous pouvez masquer les colonnes du tableau en cliquant sur les trois points verticaux à la droite de chaque statut (Réduire). Des options de recherche, de filtre (Date d'ajout et Provenances) et de tri sont également disponibles. Pour voir les candidats nouvellement ajoutés, cliquez sur Nouvelles candidatures (option seulement visible si vous n’utilisez pas l’option approbation automatique des candidatures web).

De plus, vous pouvez filtrer les candidats en fonction du ou des recruteur(s) en cliquant sur les bulles contenant les photos de profil, en haut de la page.

Déplacer des candidats

Vous pouvez déplacer un candidat en le glissant dans la colonne désirée. Pour déplacer plusieurs candidats à la fois, sélectionnez-les puis cliquez sur Déplacer.

Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs candidats, les actions suivantes sont également disponibles : Transférer vers un poste et Envoyer un formulaire.

Options disponibles pour les candidats

Pour voir le profil d'un candidat (sa fiche) ou modifier ses informations, il suffit de cliquer sur le nom du candidat. Une fenêtre de Prévisualisation du candidat s'ouvrira.

Sous le nom de chaque candidat vous pourrez accéder à ses documents, ajouter des commentaires en mentionnant vos collaborateurs, planifier des entrevues, lui envoyer un courriel et voir le formulaire de pré-sélection (s'il y en a un lié au poste pour ce candidat). Vous pouvez également modifier le recruteur du candidat en cliquant sur la pastille à droite des icônes.

Lorsque vous avez trouvé le bon candidat (colonne Sélectionné), l'option Création d'emploi + est visible sous son nom. En créant l'emploi, le candidat devient un employé de votre entreprise et le statut du poste passe automatiquement à Comblé.

Ajouter un candidat

Pour ajouter un candidat au poste, cliquez sur le bouton Ajouter un candidat. À gauche du bouton, vous trouverez également une option (icône baguette magique) pour rechercher des candidats en fonction de leurs compétences et leurs atouts.

Autres options

Depuis les icônes à droite, vous pouvez rechercher des candidats (recherche avancée), voir l’historique des approbations et des changements de ce poste, dupliquer le poste et le publier. Vous pouvez également modifier le poste en cliquant sur l'icône de la roue dentée. Plusieurs autres options sont disponibles sous le bouton d'ajout : Rapport des formulaires de présélection Rapport sur les changements des statuts des candidats Envoyer les documents du candidat à un gestionnaire Historique des candidatures Contacter (les candidats) Télécharger Trier