Développement professionnel

Le module de développement de carrière vous permet de documenter les certificats et les coûts de formation des employés et de recevoir des rappels automatisés pour les renouvellements, si applicable.

Une page de gestion des carrières vous permet également de voir les certificats de tous les employés, incluant les formations requises ainsi que les objectifs et le plan de carrière définis lors de l'association des certificats aux employés.

Fonctionnalités et avantages

Carrières et certificats

Créez des certificats afin de suivre les dates d'obtention et/ou de renouvellement pour chaque employé.

Vous pourrez ensuite voir les certificats à renouveler dans les 30 ou 90 prochains jours sur la page d'accueil. Les certificats expirés seront également visibles sur la page d'accueil.

Un employé peut également accéder à la liste de ses certificats afin de l'imprimer ou de l'exporter.

Formations

Créez des formations pour un ou plusieurs employés en saisissant toutes les informations qui vous permettront de calculer les coûts de formation et de conserver la documentation reçue (factures, documents, preuves d’assistance, etc.)

Un employé peut également envoyer une demande de formation pour approbation à son gestionnaire.

Lors d'un ajout ou d'une demande d'une formation, vous pourrez sélectionner le certificat associé ou créer une formation sans certificat.

Vous pouvez ajouter les certificats pour lesquels vous souhaitez garder une trace dans Folks, comme les permis de travail ou les cours de secourisme, et les associer aux employés concernés.

Vous pouvez également utiliser les certificats pour créer une tâche avec renouvellement, par exemple la validation des antécédents.

Ajouter un certificat

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au formulaire de création d'un certificat en passant par Évolution et Carrière > Carrières et certificats. Assurez-vous d'être dans l'onglet certificat et cliquez sur le bouton + Ajouter. 

2. Sur cette nouvelle page, cliquez sur ajouter un nouveau certificat (juste en dessous des certificats existants). Dans le formulaire de création du certificat, complétez les informations nécessaires. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Les autres champs permettent de remplir et standardiser les informations dans les certificats et les formations.

   Champ certificat	Description
   Certificat*	Entrez le nom du certificat.
   Renouvellement*	Spécifiez la fréquence (jours, mois ou années) de renouvellement du certificat ou cochez la case Aucun renouvellement. Vous pourriez vouloir garder la trace d'un certificat qui ne nécessite pas de renouvellement.
   Champs formation
   Catégorie de la formation	Ajoutez une catégorie pour référence (exemples : Sécurité, Conformité).
   Heures requises	Entrez le nombre d'heures requises pour obtenir le certificat.
   Admissibilité	L’admissibilité est l’admissibilité ou non à la loi du 1% ou une autre loi selon votre province. Folks RH vous permettra de sortir des rapports détaillés sur les formations admissibles et non-admissibles à cette loi.
   Formateur interne ou externe?	Si un formateur est externe, vous pourrez renseigner le nom du formateur ainsi que la compagnie fournissant le certificat, si vous faites affaires toujours avec la même compagnie ou le même formateur.
   Coût du formateur	Le coût du formateur est le total de la facture qu’a coûté le formateur, toutes dépenses admissibles incluses.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder au bas de la page. Le certificat sera disponible pour être associé à tous les employés (voir Associer un certificat à un employé).

Pour modifier ou supprimer un certificat, il suffit de cliquer sur l'icône de papier-crayon afin d'accéder à la modification pour chaque certificat.

Calculer les coûts liés au certificat

Un certificat permet de suivre la date d'obtention et/ou de renouvellement et de spécifier le coût du formateur. Vous pouvez calculer tous les coûts liés à un certificat en ajoutant une formation (vous devrez sélectionner le certificat associé).

Dans la page de création des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats, + Ajouter), sélectionnez l'employé dans la bande déroulante puis cochez les certificats que vous voulez associer à cet employé.

• Pour ajouter un certificat dans le dossier d'un employé, vous devez cocher la case du certificat et insérer une date d'obtention. Si le gabarit de ce certificat a un délai de renouvellement, la date de renouvellement sera automatiquement ajustée lorsque vous cliquerez en dehors du champ de date d’obtention. Si le certificat n'a pas de renouvellement, il ne sera pas possible de mettre une date car la mention aucun renouvellement sera présente.
• Si vous ne connaissez pas la date de renouvellement (ou ne voulez pas en mettre), entrez simplement la date d'obtention et effacez la date de renouvellement.
• Vous pouvez également simplement cocher le certificat et ne pas ajouter de date afin de spécifier que l’employé doit avoir le certificat mais que vous ne savez pas quand il le fera. Il est également possible de mettre une date de renouvellement seulement.

💡Astuce: Vous pouvez sélectionner la date en cliquant sur le calendrier. La date de renouvellement peut être modifiée si le délai de renouvellement ne reflète pas la date désirée.

Lors de l'association d'un certificat à un employé, les sections de droite vous permettent d'ajouter des formations requises, définir des objectifs de carrière et un plan de carrière.

Vous pouvez également joindre un fichier comme un certificat ou un plan de carrière. Nous vous recommandons toutefois d'ajouter le plan de carrière dans la page de gestion des carrières et le certificat dans la formation ou le profil de l'employé afin de regrouper vos pièces jointes.

Page de gestion des certificats

La page de gestion des certificats (Évolution & carrière > Carrières et certificats) vous permet de voir tous les certificats des employés, quand ils ont été obtenus ainsi que quand ils doivent être renouvelés. Elle permet également d’avoir une vue d’ensemble de tous les employés nécessitant des certifications.

Vous pouvez utilisez les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquer sur le nom des colonnes pour les trier. Pour afficher les employés inactifs, cochez la case au dessus du tableau.

• En triant ce tableau selon la date de renouvellement, une partie de votre plan de formation apparaît. Elle permet donc de faire une planification des formations à donner pour chacun des employés requérant un certificat.
• On peut aussi faire une recherche selon le nom d’un certificat, le département, site d'opération, titre d'emploi et superviseur afin de voir l’ensemble des employés qui ont reçu ce certificat.

En tant qu'employé, vous pourriez avoir accès à votre liste de certificats. Voici les actions possibles dans la page.

• Exporter
• Afficher/masquer

Pour accéder aux pièces jointes des certificats, rendez-vous dans les dossiers d'employés ou dans le module de formation.

Page de gestion des carrières

La page des carrières (Évolution & carrière > Carrières et certificats, onglet carrières) fournit un aperçu des certificats pour tous les employés. Au besoin, vous pouvez rapidement y ajouter les certificats comme pièces jointes pour chaque employé, mais nous vous recommandons de les ajouter directement dans les dossiers employés.

Pour afficher les employés inactifs, cochez la case au dessus du tableau.

Cette page permet d’avoir une vue globale sur l’ensemble de vos employés entre autres sur leurs aspirations futures dans la compagnie, quel est leur plan pour atteindre cette aspiration et quelles formations et certifications ils devront obtenir afin d’atteindre cet objectif. 

• En passant le curseur sur la case des certifications requises, le nom de chaque certificat requis pour atteindre l’objectif apparaît. 
• En passant le curseur sur la case des certificats obtenus, on voit chaque certificat obtenu et à quelle date il devra être renouvelé. 
• Dans la colonne Formations requises se retrouvent les formations à faire par l’employé dans le but d’atteindre son objectif de carrière. Il peut s'agir de formations académiques ou professionnelles.
• Dans la colonne Objectifs de carrière, se trouve le but à atteindre par l’employé dans les prochaines années. 
• Dans la colonne Plan de carrière, se trouvent les étapes à accomplir pour que l'employé atteigne ses objectifs de carrière. 
• L’icône de trombone vous permet d'ajouter ou de consulter les pièces jointes liées à la gestion des carrières.

Voici les actions possibles dans la page.

• Imprimer
• Exporter
• Afficher/masquer

Vous pouvez envoyer une demande de formation en procédant comme suit:

1. Dans l'entête, cliquez sur l'icône + Faire une demande et sélectionnez Formation.

2. Dans la page de la demande, complétez les informations nécessaires. Référez-vous au responsable du système pour connaître les renseignements à mettre dans ce formulaire.

   Champ	Description
   Titre de la formation	Vous avez l'option de sélectionner un certificat ou de créer une formation si celle-ci ne mène pas à un certificat. Sélectionnez un certificat si la formation que vous voulez suivre mène à une certification dont votre entreprise suit le renouvellement. Cliquez sur Créer une formation pour entrer le titre de la formation lorsqu'il s'agit d'une formation sans certification.
   Catégorie de la formation	Entrez la catégorie de la formation.
   Numéro d'identification	Entrez le numéro d'identification. Laissez ce champ libre si vous n'avez pas cette information.
   Admissibilité	Spécifiez si vous êtes admissible ou non. Laissez ce champ libre si vous n'avez pas cette information.
   Date de début et date de fin	Entrez la date de début et la date de fin manuellement ou affichez le calendrier. Vous pouvez également utiliser le bouton Ajouter une plage de date pour ajouter des séries de dates non consécutives.
   Heures requises	Entrez le nombre d'heures de formation.
   Formateur interne ou externe	Spécifiez s'il s'agit d'un formateur interne ou externe. Si vous sélectionner un formateur externe, d'autres champs seront requis.
   Formateur	Entrez le nom du formateur.
   Coût du formateur	Entrez le coût du formateur. Laissez ce champ libre si c'est un formateur interne.
   Coût du voyage	Entrez le coût du voyage. Laissez ce champ à 0 si cette information n'est pas encore disponible.
   Autres coûts	Entrez tout autre coût pour la formation.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous aux besoins de votre organisation.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Il sera possible de modifier votre demande si elle n'a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes depuis la page d’accueil.

Une fois envoyée, votre demande enverra automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous indiquant si elle a été acceptée ou refusée.

Vous pouvez ajouter les différentes formations qu’ont suivi les employés, qu’elles soient liées à un certificat ou non, afin d'en calculer tous les coûts.

1. Naviguez jusqu'au formulaire de création d'une formation en passant par Évolution et carrière > Formation. Cliquez sur le bouton + Ajouter. 

2. Dans le formulaire de création de la formation, complétez les informations nécessaires en vous assurant de sélectionner le ou les employés dans la liste d’employés située sur la droite. Si vous ne connaissez pas certaines informations, vous pourrez toujours y revenir plus tard.

   💡Astuce: Pour sélectionner plusieurs employés, maintenez la touche Ctrl enfoncée.

   Champ	Description
   Titre de la formation	Sélectionnez le certificat associé ou entrez le titre de la formation. Si une formation est liée à un certificat, certaines informations entrées au préalable à la création du certificat seront ajoutées automatiquement lorsque le certificat sera sélectionné dans la liste de certificats disponibles. Vous pouvez modifier ces informations au besoin, par exemple pour ajuster les coûts selon le nombre d'employés sélectionnés.
   Catégorie de la formation	Ajoutez une catégorie pour référence afin de pouvoir générer des rapports (exemples : SST, Accueil, Conformité, Autre).
   Numéro d'identification	Optionnel, mais utile pour obtenir des rapports par formation. Les formations deviennent plus faciles à identifier et retrouver avec un tri.
   Admissibilité	L’admissibilité est l’admissibilité ou non à la loi du 1%. Folks RH vous permettra de sortir des rapports détaillés sur les formations admissibles et non admissibles à cette loi. Cette option n’est disponible que pour les entreprises ayant la province de Québec dans leur dossier d’entreprise.
   Département	Sert à filtrer les employés dans la liste des employés à droite. Attention! Vous ne pouvez pas sélectionner un employé dans un département, changer de département et en sélectionner un 2e. La sélection des employés s’annule en changeant de département.
   Date de début et date de fin	Quelle était la période dans laquelle la formation a été donnée? Si plusieurs jours non subséquents, vous pouvez ajouter d’autres plages de dates en cliquant sur le bouton Ajouter une plage de dates. La dernière date de fin sera celle qui sera prise comme date de l’obtention du certificat, si la formation est liée avec un certificat.
   Heures requises	Quel est la durée de la formation en heures. Ceci sert à calculer le coût du salaire du formateur et des employés participants.
   Formateur interne ou externe?	Si un formateur est externe, vous pourrez renseigner le nom du formateur ainsi que la compagnie fournissant le certificat, si vous faites affaires toujours avec la même compagnie ou le même formateur.
   Coût du formateur	Coût divisé (15h à 20$ = 300$ divisé par le nombre de participants (ex : 3) = 100$/personne). Autres coûts du formateur (ex : repas fourni, préparation, équipement).
   Coût du voyage	Les frais additionnels que vous avez dépensés pour le déplacement et l'hébergement des employés participant à la formation. Les coûts inscrits ici seront divisés entre l’ensemble des employés qui étaient présents à la formation (exemple: 100$ / 10 participants = 10$/participant).
   Autres coûts	Cette section contient les frais additionnels qui ont été déboursés pour employé. Si les coûts inscrits ici sont des montants individuels associés à chaque employé, vous pourrez renseigner le coût supplémentaire dans ces champs. Si vous voulez des coûts globaux séparés également pour tous les employés plutôt que des coûts spécifiques à chacun des employés, vous pouvez cliquer sur le bouton Autres coûts globaux qui fera afficher un seul champ pour tous les participants.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes à la formation. Ces éléments seront appliqués à l'ensemble des employés sélectionnés. Les pièces jointes sont particulièrement utiles si la formation est admissible à la Loi du 1%, puisque vous pouvez conserver ici l’ensemble des documents qui prouvent la formation, comme le plan de cours, la feuille de présence, etc.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder. La prochaine date de renouvellement sera mise à jour pour le certificat sélectionné (si applicable). Si vous avez le salaire horaire inscrit dans le profil, l'information apparaîtra dans la liste des formations. Le coût total sera également calculé.

Pour modifier ou supprimer une formation, il suffit de cliquer sur l'icône de modification dans la liste des formations. Lorsque vous modifiez une entrée ou que vous ajoutez une pièce jointe, les changements sont appliqués pour tous les employés sélectionnés.

La page de gestion des formations présente un tableau comportant l’ensemble des formations qui ont été entrées dans le système, ainsi que le total des coûts de formations, calculés automatiquement.

Dans un premier temps, le tableau comporte les informations sur l’employé en formation, donc son numéro, dans quel site d’opération et département il œuvre ainsi que son titre d’emploi.

Ensuite, le tableau présente les informations relatives à la formation en tant que tel, c’est-à-dire son numéro d’identification, sa catégorie, le titre de la formation ou du certificat obtenu, les dates à laquelle la formation a été donnée, le nombre d’heures investi par cet employé pour la formation, ainsi que le formateur attitré à cette formation et sa compagnie (si c’est un formateur externe).

En troisième lieu, le tableau présente un récapitulatif des différents coûts de la formation.

Pour voir tous les coûts (sauf totaux), vous devez avoir la visibilité sur les salaires dans les dossiers des employés.

• Le coût du formateur, divisé entre les employés. Il s'agit du coût du formateur pour cet employé. Le montant total du coût du formateur sera séparé également entre les participants.
• Le coût du salaire représente le coût en salaire payé pour le temps des employés pendant la formation. Il est caractérisé par le calcul suivant : (Salaire horaire + % de bénéfices marginaux) * heures de formation.
  ⚠️À noter: les bénéfices marginaux servent à ajouter un % au coût du salaire des employés et des formateurs internes dans le module de formation. Cela permet d'obtenir un coût total du salaire plus près de la réalité. 
• Le coût du voyage est le coût du voyage mentionné (déplacement + hébergement), divisé entre les participants.
• Les autres coûts représentent les coûts supplémentaires qui n'entrent dans aucune catégorie.
• Les coûts totaux, qui représentent l’addition de l’ensemble des coûts de la formation.

Une précision importante : Si vous effectuez une recherche dans le module de formation, les totaux en dessous du tableau seront ajustés selon les résultats de votre recherche. Vous pouvez donc avoir le coût total d’une formation en quelques clics seulement.

Enfin, le tableau présente l’admissibilité à la loi du 1%, les commentaires inscrits, le statut (Si la formation est approuvée ou nécessite l’approbation, comme les employés peuvent faire des demandes de formation), puis, finalement, les pièces jointes. Bien sûr, il comporte également l'icône de papier-crayon qui permettra de modifier certains éléments de la formation au besoin. Toute modification s'appliquera à l'ensemble des employés de la formation.

Les actions suivantes sont également disponibles:

• Exporter
• Afficher/masquer