Compte de dépenses

Introduction à la configuration des comptes de dépenses

Folks propose deux types de configuration pour les comptes de dépenses, chacun avec ses propres avantages.

Les types de configurations

Type Configuration avec restriction Configuration sans restriction
Avantages
  • Contrôle accru : possibilité de définir des restrictions sur les types de dépenses et les montants autorisés.
  • Options forfaitaires : possibilité de définir des montants forfaitaires pour certaines dépenses (ex : 45$ pour le cellulaire).
  • Flexibilité : possibilité d'ajouter plusieurs factures à la fois.
  • Envoi groupé : les employés peuvent accumuler les dépenses sur une période donnée (par exemple, un mois) et envoyer toutes les demandes en une seule fois.
Fonctionnement
  • Les dépenses peuvent être limitées à des catégories spécifiques (repas, déplacements, autres).
  • Les employés doivent fournir des factures pour justifier leurs dépenses.
  • Pas de restrictions sur les types de dépenses.
  • Un champ "Projet" peut être activé pour catégoriser les dépenses (client, projet spécifique, dépenses personnelles, etc.).
  • Le per diem (indemnité journalière) peut être configuré pour les repas et le kilométrage.

La création d'une configuration

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une configuration pour les demandes de comptes de dépenses en procédant comme suit.

Il est possible de créer plusieurs configurations mais seulement une par employé s'appliquera, c'est-à-dire qu'il n'y a pas d'option de sélection lors de la demande. Par exemple, si vous créez une configuration qui s'applique à tous et une autre qui s'applique spécifiquement à un employé, l'employé verra uniquement celle qui lui est spécifiquement appliquée.

 

  1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de configuration des dépenses admissibles: Employés > Comptes de dépenses. Cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration. 
  2. Dans le formulaire de configuration, donnez un nom à votre configuration, puis sélectionnez le type de compte de dépenses désiré.
    • Si vous créez une configuration Avec restriction, les dépenses peuvent être limitées à des catégories spécifiques. Les employés doivent justifier leurs demandes en ajoutant les factures.
    • Si vous créez une configuration Sans restriction, définissez les montants des indemnités journalières pour les repas et le kilométrage. Nous vous recommandons d'utiliser l'option Activer le champ Projet afin de permettre aux employés d'indiquer si certaines dépenses doivent être appliquées dans le cadre de budgets de projets spécifiques.
  3. Sous la section Employés visés, sélectionnez les structures ou l'employé auquel la configuration s'appliquera. Par défaut, l'option Appliquer à une structure d'organisation est sélectionnée et la configuration est appliquée à tous les sites d'opération et tous les départements. Pour cibler un employé spécifique, sélectionnez l'option Appliquer à un employé. Lorsqu’une configuration est créée pour un employé, elle aura automatiquement le nom de l’employé visé.
  4. Sous la section Approbateurs, sélectionnez la ou les personnes qui approuveront les comptes de dépenses. Les demandes sont envoyées au premier approbateur, puis au deuxième approbateur (s'il est configuré).
    • Approbateur 1 (obligatoire) - Vous pouvez sélectionnez la personne désirée ou conserver l'option Superviseur (de l'employé). À noter que lorsqu'aucun supérieur n'est assigné à l'employé, la demande de compte de dépenses sera approuvée automatiquement sans validation.
    • Approbateur 2 (facultatif) - Comptable ou autre personne responsable.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Les employés pourront soumettre des comptes de dépenses en cliquant sur l'icône des demandes dans l'entête de Folks (voir Envoyer une demande de compte de dépenses). Le ou les approbateurs recevront des notifications par courriel pour les demandes en attente d'approbation.

En tant qu'administrateur, vous êtes en mesure de visualiser toutes les demandes, traiter une demande en attente d'approbation au nom d'un autre personne et supprimer toute demande de compte de dépenses.

Pour supprimer une configuration de compte de dépenses, consultez cet article.

Compte de dépenses - Activer le champ projet - Explication

L’option Activer le champ Projet permet de créer un champ alphanumérique dans le formulaire de dépenses. Ce champ permet à l’employé d’indiquer le nom du projet auquel la dépense est associée, à titre informatif.

Comment l’activer?

  1. Accédez à Employés > Comptes de dépenses.

  2. Cliquez sur l’icône de la roue d'engrenage ⚙️ en haut à droite.

  3. Dans la configuration du compte de dépense, cochez la case Activer le champ Projet.

Ce qui sera visible pour l'employé:



👉 À noter: le champ Projet dans les comptes de dépenses est indépendant des projets de la feuille de temps.

 

Supprimer la configuration d'un compte de dépenses

1. Accédez à la section Employés > Comptes de dépenses. Cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration. 

2. Cliquez sur le menu déroulant Nouvelle configuration. Sélectionnez la configuration à supprimer.

3. Cliquez sur Supprimer.

💡Astuce: Les demandes précédemment faites avec la configuration supprimée ne seront pas supprimées de la plateforme. Vous pourrez les retrouver en accédant à l'analyse détailles des comptes de dépenses des employés à la section Employés > Comptes de dépenses.

⚠️AVERTISSEMENT : Si une configuration visant une structure ou un employé est supprimée, les personnes visées perdront l'accès à faire une demande de compte de dépenses ou seront visées par une autre configuration déjà existante et plus générale.

 

Envoyer une demande de compte de dépenses

Vous pouvez envoyer une demande de compte de dépenses en procédant comme suit.

Si vous ne voyez pas l'option, c'est qu'aucune configuration n'a s'applique à vous.

  1. Dans l'entête, cliquez sur l'icône des demandes et sélectionnez Compte de dépenses.
  2. Dans la page de la demande, complétez les informations nécessaires selon la configuration de votre entreprise.
  3. Si désiré, vous pouvez joindre des pièces jointes à votre demande.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer la demande pour l'envoyer maintenant ou sur Sauvegarder sans envoyer pour sauvegarder la demande en tant que brouillon.

Il sera possible de modifier ou de supprimer votre demande si elle est en brouillon ou si elle n'a pas encore été approuvée dans Employés > Compte de dépenses. Il sera également possible de modifier une demande qui a été refusée pour en corriger les détails.

Une fois envoyée, votre demande générera automatiquement un courriel afin de notifier le ou les approbateurs de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Approuver ou refuser une demande de compte de dépenses

Cet article s'adresse aux approbateurs de comptes de dépenses qui souhaitent apprendre comment traiter les demandes reçues dans le module de compte de dépense.

Traitement et modification d'une demande

Lorsque des employés remplissent une demande de compte de dépenses, vous pouvez y accéder dans la section Demandes non approuvées de la page d'accueil. En cliquant sur une demande de compte de dépense en attente, vous êtes redirigé vers Employés > Comptes de dépenses.

Nous vous suggérons de visualiser la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de l'œil. Sous la colonne Approbation, vous pouvez cliquer sur le crochet pour approuver la demande ou sur le x pour la refuser. Dans cette même colonne, la mention suivant indique la personne qui doit approuver la demande (approbateur 1 ou 2). 

Pour modifier la demande, cliquez sur l'icône de papier/crayon pour modifier. Dans le détail de la demande, au bas de la page, vous pouvez sauvegarder vos modifications.

Qu'il s'agisse d'une acceptation ou d'un refus, un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer de votre réponse.

Suppression d'une demande

Lorsqu'une demande est en attente de votre approbation, vous pouvez cliquer sur l'icône de la corbeille pour la supprimer. Une fois votre approbation donnée, vous ne pouvez que consulter la demande de l'employé. Vous pouvez également supprimer une demande refusée.

Télécharger les pièces jointes d'un compte de dépenses d'un employé

1. Accédez à la section Employés > Compte de dépenses

2. Cliquez sur l'icône de l'œil au niveau de la demande en question.

3. Cliquez sur l'icône trombone afin de télécharger la ou les pièces jointes d'une facture ou les pièces jointes générales d'un compte de dépenses.

4. Une fenêtre apparaitra. Repérez la pièce jointe désirée et cliquez sur le libellé de la pièce jointe pour télécharger celle-ci et ainsi pouvoir la consulter.

💡TRUCS ET ASTUCES : 

Afin de télécharger l'ensemble des pièces jointes, cliquez sur Tout télécharger.