Premiers pas avec Folks ATS ★

Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite apprendre comment utiliser Folks ATS Standard pour optimiser son processus de recrutement. Si vous utilisez Folks ATS Premium, vous pouvez vous référer à cet article.

Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers la création de postes à combler et leur affichage sur les sites de recrutement. Nous abordons ensuite la gestion des candidatures et l'utilisation de l'accueil pour un suivi efficace. Vous découvrirez également comment gérer la fiche candidat, organiser les entrevues et effectuer une recherche avancée pour trouver les meilleurs profils.

Étape 1 - Création des postes à combler

Lorsque vous avez ouvert une session, dans le menu principal, cliquez sur Postes > Liste des postes.

1. Dans la liste des postes, cliquez sur le bouton + Poste à combler situé en haut à droite de la liste.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplissez toutes les informations concernant le poste. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le poste s'affichera dans la liste.

Pour voir combien de candidats se trouvent dans chaque étape de votre processus, sous la colonne Détails, cliquez sur l'icône Nombre de candidats par étape de processus d'un poste.

Vous pouvez également cliquez sur l'icône Détails d'un poste pour voir plus d'informations sur ce poste. Vous aurez la possibilité de copier la demande (le poste), d'effectuer la publication du poste et de consulter l'affichage.

Étape 2 - Affichage des postes

Avant de procéder à la publication d'un poste, il est important d'en vérifier les détails. Une fois que c'est fait, cliquez sur Publication en haut à droite des détails du poste.

1. Dans la fenêtre Publication du poste, vous pouvez, entre autres, apporter des modifications, vérifier les informations et ajouter un formulaire de présélection.
2. Sous la section Configuration web, activez l'option Site Web Actif afin d'afficher le poste sur votre page carrière.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.
4. Retournez ensuite dans la fenêtre Publication du poste pour activer la publication sur les sites de recrutement sous l'onglet Configuration des job boards. Il faudra prévoir un délai de 2 à 3 heures pour l'affichage du poste sur le ou les sites sélectionnés.

Étape 3 - Gestion des candidatures

Lorsque vous commencerez à recevoir des candidatures, vous aurez deux options pour les consulter :

• Dans les détails d'un poste en cliquant sur l'icône Candidats Web dans la section Candidats présentés
• Dans l'accueil (Accueil > Nouvelles candidatures) où vous pourrez également supprimer des candidatures

Étape 4 - Utilisation de la fiche candidat

Pour obtenir plus d'informations sur un candidat, il suffit de cliquer sur son nom afin de consulter sa fiche candidat. Dans la section du profil, vous avez la possibilité d'afficher le CV, de télécharger la fiche et de modifier le profil.

Astuce : En cliquant sur l'icône Modifier le profil située dans le haut de la section de gauche, vous pouvez sélectionner une couleur pour identifier le candidat en fonction de son potentiel. De cette façon, lorsque vous ferez une recherche avancée, vous pourrez filtrer par la couleur.

Vous avez également accès à des sections pour ajouter des commentaires, modifier des éléments, enregistrer des suivis et des rappels, et bien plus encore.

L'ajout de documents et l'envoi de courriels est possible dans haut de la fiche candidat à droite.

Étape 5 - Planification d'entrevues

Dans la fiche candidat, sous la section Entrevues, vous pouvez planifier des entrevues avec le candidat. Pour ajouter une entrevue, cliquez sur l'icône Entrevues située en haut à droite de la section.

En ajoutant l'entrevue, un courriel sera envoyé au candidat. Si vous avez indiqué que l'entrevue se déroulera en ligne, un lien Microsoft Teams ou Google Meet sera également envoyé au candidat.

Une fois l'entrevue ajoutée, il est possible de la modifier et de la supprimer. Un courriel sera alors envoyé au candidat pour l'informer du changement.

Étape 6 - Recherche de candidats

Pour rechercher des candidats, cliquez sur la loupe en haut à droite dans l'entête. Vous pouvez entrer le nom d'un candidat ou utiliser la recherche avancée pour effectuer une recherche selon différents critères.

Lorsque vous cliquez sur Rechercher, vous pouvez exporter ou enregistrer les résultats. Vous pouvez également ajouter un candidat à un poste ouvert en cliquant sur l'icône + (Ajouter à un poste) située à gauche de son nom.

Astuce : Si vous effectuez une nouvelle recherche avancée, assurez-vous d'effacer les mots-clés précédemment ajoutés en cliquant sur Recommencer au bas de la page.

Félicitations!🎉

Vous savez maintenant comment utiliser l'ATS. Dans l'accueil, vous trouverez les affichages de vos postes, vos postes ouverts, vos candidats et vos rappels à venir (configurés dans les fiches des candidats). Si vous bénéficiez de l'analyseur de CV et du plugin LinkedIn, consultez cet article.

Les gestionnaires peuvent suivre les postes qui leur sont rattachés et évaluer les candidats présélectionnés par les recruteurs. Ils peuvent transmettre leurs commentaires aux recruteurs, directement dans la plateforme.

Connexion

Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe pour accéder à votre ATS. Note : Vous pouvez également utiliser votre compte Microsoft pour vous connecter.

Aperçu de l'écran d'accueil

Une fois connecté, vous verrez les widgets disponibles sur votre écran d'accueil. Le menu de navigation principal se trouve sur la gauche pour vous permettre de naviguer facilement dans la plateforme.

Fonctionnalités principales

• Accueil : Offre un accès rapide à votre tableau de bord et à vos modules d'information.

• Widgets "Mes Candidats" et "Mes Postes" : Affichent les talents et les postes qui vous sont rattachés.

• Suivi en temps réel : Vous permet de voir rapidement le statut des candidats, la date des entrevues prévues et les derniers suivis effectués par les recruteurs.

Personnalisation de la vue

Vous pouvez personnaliser la disposition des widgets sur votre page à l'aide de l'icône de roue dentelée en haut à droite. Cela vous permet de :

• Modifier la disposition et déplacer les widgets selon vos besoins.

• Ajuster la taille des widgets pour mettre en évidence l'essentiel.

• Changer le mode d'affichage des postes et des candidats (vue en liste ou vue en cartes).

👉 N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

Interaction avec les entrées

Cliquez sur n'importe quel élément pour obtenir plus de détails. Par exemple :

• Cliquez sur le widget "Total des postes à combler" pour accéder directement à votre liste de mandats.

• Utilisez la barre de recherche intégrée aux widgets pour filtrer rapidement les informations pertinentes.

Gestion de la mise en page et des colonnes

Grâce à la roue dentelée située sur chaque widget, vous pouvez sélectionner les colonnes d'information spécifiques que vous souhaitez afficher. Cela vous permet de ne garder que les données cruciales pour votre rôle de gestionnaire.

Détails des postes et des candidats

En cliquant sur un poste dans la liste, vous accédez à des informations détaillées :

• Les conditions d'embauche, compétences requises et exigences du poste.

• Le nombre de candidats par étape du processus.

• L'équipe de recrutement (recruteurs et collaborateurs) associée au projet.

Gestion des candidats et collaboration

Révisez les profils actifs et participez directement au recrutement :

• Analyse des documents : Consultez le CV des candidats pour valider si leur profil correspond aux exigences.

• Communication directe : Utilisez la boîte de commentaires pour mentionner un recruteur avec le symbole "@". Celui-ci recevra une notification immédiate par courriel.

• Vues flexibles : Basculez entre la vue Kanban (pour voir la "shortlist" des profils retenus) et la vue Liste (pour obtenir des colonnes de suivi supplémentaires et les raisons de non-sélection).

Vous pouvez ajouter une photo de profil depuis les paramètres de votre compte en quelques clics. Elle s’affiche ensuite dans le cercle en haut à droite de Folks ATS.

Vous pouvez connecter votre calendrier Google ou Microsoft 365 à votre compte afin d'envoyer des courriels directement depuis la plateforme et synchroniser vos agendas pour la planification des entrevues.

Tous les utilisateurs devront réaliser cette procédure afin d’être en mesure de recevoir les invitations aux entrevues et les notifications système.

1. Dans Folks ATS, cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Intégrations > Microsoft 365 et Google.

2. Vous aurez le choix entre connecter votre calendrier Google ou votre calendrier Microsoft 365. Sous Microsoft 365 ou Google, cliquez sur Se connecter et suivez les étapes pour compléter la connexion.

3. Dans cet exemple, nous allons connecter un calendrier Google :

   • Sélectionnez votre compte Google.

   • Une fois la sélection terminée, choisissez le calendrier dans lequel vous souhaitez partager les invitations aux entrevues et vos disponibilités.

4. Si vous avez un seul calendrier, sélectionnez-le et validez votre choix.

Si un message d’erreur apparaît à l’écran demandant des autorisations supplémentaires, veuillez contacter votre administrateur TI interne afin qu’il autorise l’accès de Folks ATS à votre environnement de travail.

Une fois le calendrier validé, vous pourrez ajouter signature courriel (Configurer une signature courriel dans Folks ATS).

Une fois le calendrier Microsoft 365 ou Google connecté, vous serez en mesure d’ajouter votre signature de courriel afin que celle-ci apparaisse dans vos communications avec les candidats. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.

Étapes pour ajouter une signature

1. Cliquez sur le petit cercle en haut à droite de l'écran.

2. Accédez à l'option « Intégration Signature ».

3. Cliquez sur le bouton plus pour ajouter une nouvelle signature.

4. Entrez votre nom dans le champ prévu à cet effet.

5. Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône image.

6. Sélectionnez une image publique hébergée sur Internet.

7. Recherchez une image sur Google, par exemple un logo de Folks.

8. Choisissez une image de largeur entre 200 et 350 pixels.

9. Faites un clic droit sur l'image et copiez l'adresse de l'image.

10. Collez l'URL dans le champ prévu et cliquez sur OK.

Conseils pour l'image

• Si l'image est trop grande, essayez d'autres images.

• Consultez votre designer graphique ou l'hébergeur de votre site web pour obtenir une image de taille appropriée.

• Ouvrez l'image dans un nouvel onglet pour vérifier l'URL.

Gestion de plusieurs signatures

Vous pouvez créer plusieurs signatures pour différentes compagnies :

• Nommer chaque signature selon le nom de la compagnie (par exemple, Compagnie A, Compagnie B).

• Utilisez ces signatures lors de l'envoi manuel de courriels.

Utilisation de la signature

Pour utiliser votre signature lors de l'envoi d'un courriel :

1. Cliquez sur la loupe pour accéder à un candidat, par exemple Jacob.

2. Cliquez pour envoyer un courriel.

3. Choisissez votre signature dans la liste disponible.

Vous pouvez personnaliser les widgets affichés sur la page d’accueil et sur les fiches des candidats. Ces réglages sont propres à chaque utilisateur et ne modifient pas l’affichage de vos collègues.