Premiers pas avec Folks ATS ★

Folks ATS (anciennement Glow) est un logiciel de gestion des candidatures (Applicant Tracking System) qui automatise tous les processus de recrutement lors d’une embauche au sein d’une organisation ou pour un client. 

La complémentarité de Folks ATS avec logiciel RH de Folks vous permettra de simplifier le cycle de vie complet de vos employés dès le moment où vous pensez à ouvrir un nouveau poste.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de l'interface et des fonctionnalités de l'ATS, ainsi qu'une démonstration vidéo. Si vous avez manqué notre webinaire introductif, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Le nouvel ATS de Folks : Recrutez plus intelligemment.

Présentation de l'interface

Pour accéder à la plateforme, rendez-vous sur https://folksats.app/login. 

💡Astuce: Pour faciliter l'accès à l'ATS depuis Folks, vous pouvez modifier le lien Recrutement dans Folks SIRH par votre lien Folks ATS en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).

L'interface se compose des éléments suivants :

• Le menu principal situé sur le côté gauche de l'interface qui permet de naviguer dans les différents modules de la solution.
• L'entête où vous pouvez apercevoir toutes vos notifications.

La plateforme est disponible dans plusieurs langues dont le français, l'anglais, l'espagnol, l'allemand et l'italien.

Fonctionnalités et avantages clés

Folks ATS a été conçu en pensant à la fois au recruteur et au candidat. Il offre un ensemble complet d'avantages et de fonctionnalités, y compris le tri de CV alimenté par l'IA, la planification intégrée, des outils de collaboration améliorés et des rapports en temps réel.

Avec Folks ATS, une entreprise peut, en quelques minutes et en quelques clics :

• Page carrière - Créer rapidement des pages carrières modernes, ou connecter sa page actuelle avec la solution afin d'afficher ses postes et recevoir des candidatures.
• Multi-diffusion - Afficher des offres d’emploi simultanément sur sa page carrière et sur plus de 2 000 sites de recrutement grâce au multi-diffuseur d'annonces.
• Sourcing - Importer des candidats qualifiés depuis LinkedIn et utiliser les CV trouvés sur Indeed et Jobillico pour se constituer une base de données candidats.
• ATS - Suivre le processus de recrutement en une seule solution afin de gérer les candidatures, les demandes, les affichages, les entrevues, les documents, les notes de suivi et les échanges.
• Formulaires - Créer des formulaires selon ses besoins, que ce soit pour des entrevues en interne, à envoyer à des candidats ou encore pour personnaliser des formulaires d’application en ligne pour les postes affichés.

Veuillez prendre note que le add-on LinkedIn, l'analyseur de CV et la communication par SMS avec les candidats sont des fonctionnalités premium.

Folks est Soc 2 Type 2 et la solution dispose d'un module spécifique loi 25 qui se conforme à la réglementation québécoise en matière de protection des données.

Démonstration vidéo

Dans cette capsule, vous découvrirez la plateforme Folks ATS, ses fonctionnalités clés et comment vous pourrez l'utiliser pour gérer vos recrutements de manière efficace.

Nous vous expliquerons notamment comment créer des groupes de sécurité pour contrôler les accès, naviguer dans les différents modules, gérer les postes, les candidats, et bien plus encore.

00:00 - Connexion à l'ATS

La vidéo débute par une introduction à la plateforme ATS et présente les étapes de connexion.

Pour vous connecter à votre ATS, rendez-vous sur l’URL de connexion de l’ATS, entrez votre courriel et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Vous pouvez également vous connecter avec le SSO Microsoft ou l’authentification unique SSO-SAML.

00:26 - Navigation dans l'ATS

Une fois connecté, vous verrez le menu principal à gauche, le menu Paramètres en bas, ainsi que la barre de recherche Candidats en haut pour accéder à votre base de données candidats complète.

Vous pourrez également ajouter un candidat, consulter vos notifications et modifier les paramètres de votre compte utilisateur.

00:48 - Page d'accueil

Sur votre page d’accueil, vous trouverez différents widgets personnalisables.

💡Astuce : Vous pouvez modifier la disposition des widgets, en ajouter ou en supprimer, puis enregistrer vos modifications.

01:42 - Le widget "Mes postes"

Dans l’onglet Mes postes, vous pouvez voir les postes auxquels vous avez accès, changer pour la vue Kanban, modifier les paramètres du tableau et ajouter un nouveau poste en entrant les informations requises.

02:41 - Le widget "Mes candidats"

Dans Mes candidats, vous pouvez voir les candidats en processus pour vos postes ouverts, accéder aux fiches des candidats et suivre leur statut. Vous pouvez également utiliser la vue liste ou Kanban.

03:30 - Le menu Postes

Dans le menu de gauche, vous trouverez la liste des postes ouverts. Vous pourrez traiter vos candidatures, modifier les détails de vos postes et faire vos affichages.

03:53 - Le menu Candidats

Cette section présente la recherche avancée de candidats, qui vous permet d’effectuer des recherches précises dans votre base de données.

04:23 - Le menu Entreprises

Le menu Entreprises vous permet d’accéder à la liste des clients et aux gestionnaires internes.

04:42 - La Page carrière

Cette section présente la page carrière et les options de configuration de la page carrière Folks ATS.

05:04 - Statistiques et rapports

Accédez aux statistiques, aux rapports ainsi qu’à l’analyse Diversité & Inclusion si vous utilisez ce module.

05:27 - Paramètres et Configuration

Depuis vos paramètres, vous pouvez configurer les modèles de poste, les processus de recrutement, les automatisations de courriel et les modèles de courriel ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités.

06:09 - Intégrations

Cette section présente les intégrations disponibles, notamment avec les sites d’emploi et les outils de signature électronique.

06:35 - Gestion des utilisateurs

Créez des groupes de rôles et de permissions afin de gérer les accès des utilisateurs.

07:01 - Création de formulaires

Utilisez le générateur de formulaires pour créer des formulaires personnalisés selon vos besoins.

Débuter avec Folks ATS

Communiquez avec nous pour planifier le déploiement de Folks ATS dans votre entreprise et vous inscrire aux formations. La formation est essentielle pour assurer une configuration efficace et débloquer toutes les fonctionnalités de Folks ATS.

• Folks ATS Configuration et Introduction (1/2)
• Folks ATS Affichage et Gestion des candidatures (2/2)

Ici se retrouvent les deux tutoriels essentiels :

• Tutoriel de démarrage : Configurer Folks ATS
• Tutoriel de démarrage : Utiliser Folks ATS

Pour toute question ou assistance, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Dans la mise en ligne du 16 janvier 2025, la navigation de Folks ATS a été repensée pour faciliter l'accès aux zones clés de la plateforme.

Au travers de cette vidéo, vous découvrirez les différents éléments de l'interface et la nouvelle navigation. Si vous avez manqué notre webinaire, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Présentation de la nouvelle navigation Folks ATS.

À noter que vous bénéficiez toujours des mêmes fonctionnalités.

Entête

Depuis le 17 janvier, l'entête rassemble les éléments suivants.

Certains raccourcis ont été retirés (ancienne entête ci-dessous), mais les pages vers lesquelles ils mènent sont toujours accessibles depuis le menu principal.

Recherche candidat

Vous pouvez effectuer une recherche pour trouver un candidat dans votre base de données. Une fois dans la page de recherche de candidat, la recherche avancée sera disponible.

Ajouter un candidat +

Vous pouvez utilisez ce raccourci pour ajouter un candidat, soit manuellement ou via le CV.

Notifications

Vous pouvez consultez vos notifications (messages) comme vous le faites actuellement.

Configuration du compte et déconnexion

En cliquant sur votre icône utilisateur, vous pouvez modifier votre mot de passe dans paramètres du compte, recharger les accès, mettre en place des intégrations (Microsoft 365 et Google), changer la langue du système et vous déconnecter de la plateforme.

Menu principal

Voici un survol des différentes sections auxquelles vous pourriez avoir accès :

Vous remarquerez que les widgets du tableau de bord apparaissent directement sur la page d'accueil.

Astuce : Vous pouvez toujours cliquez l'icône en haut à gauche pour réduire ou afficher le menu de principal, au besoin.

Accueil (anciennement Tableau de bord)

Une page d’accueil modulable et dynamique vous donnant rapidement accès aux informations relatives à votre travail.

Postes

Cette section regroupe les pages liées à la gestion de vos postes.

• Liste des postes (anciennement Postes)
• Affichage

Candidats

Cette section regroupe les pages liées à la gestion de vos candidats.

• Recherche de candidats
• Calendrier des entrevues
• Envoi massif (anciennement Mailing de masse)
• Employés
• Consentements

Entreprises (anciennement CRM)

Cette section regroupe les pages liées aux entreprises.

• Liste des clients
• Activités clients
• Organigramme
• Page carrière
• Envoi massif

Statistiques

Cette section regroupe les pages liées aux statistiques.

• Rapports
• Intelligence d'affaires

Folks

Nouveauté : Il s'agit d'un raccourci vers la plateforme Folks. Vous devez vous rendre dans Paramètres > Intégrations > Folks pour ajouter votre clé d'API V1.

Paramètres (anciennement Configuration)

Cette section regroupe les pages liées aux paramètres.

• Utilisateurs
• Rôles et permissions (anciennement Gestion des groupes)
• Intégrations (anciennement la section Maketplace dans le tableau de bord de la configuration)
• Générateur de formulaire
• Configuration des modules (anciennement Tableau de bord)

Connexion

Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe pour accéder à votre ATS. Note : Vous pouvez également utiliser votre compte Microsoft pour vous connecter.

Aperçu de l'écran d'accueil

Une fois connecté, vous verrez les widgets disponibles sur votre écran d'accueil. Le menu de navigation principal se trouve sur la gauche pour vous permettre de naviguer facilement dans la plateforme.

Fonctionnalités principales

• Accueil : Offre un accès rapide à votre tableau de bord et à vos modules d'information.

• Widgets "Mes Candidats" et "Mes Postes" : Affichent les talents et les postes qui vous sont rattachés.

• Suivi en temps réel : Vous permet de voir rapidement le statut des candidats, la date des entrevues prévues et les derniers suivis effectués par les recruteurs.

Personnalisation de la vue

Vous pouvez personnaliser la disposition des widgets sur votre page à l'aide de l'icône de roue dentelée en haut à droite. Cela vous permet de :

• Modifier la disposition et déplacer les widgets selon vos besoins.

• Ajuster la taille des widgets pour mettre en évidence l'essentiel.

• Changer le mode d'affichage des postes et des candidats (vue en liste ou vue en cartes).

👉 N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

Interaction avec les entrées

Cliquez sur n'importe quel élément pour obtenir plus de détails. Par exemple :

• Cliquez sur le widget "Total des postes à combler" pour accéder directement à votre liste de mandats.

• Utilisez la barre de recherche intégrée aux widgets pour filtrer rapidement les informations pertinentes.

Gestion de la mise en page et des colonnes

Grâce à la roue dentelée située sur chaque widget, vous pouvez sélectionner les colonnes d'information spécifiques que vous souhaitez afficher. Cela vous permet de ne garder que les données cruciales pour votre rôle de gestionnaire.

Détails des postes et des candidats

En cliquant sur un poste dans la liste, vous accédez à des informations détaillées :

• Les conditions d'embauche, compétences requises et exigences du poste.

• Le nombre de candidats par étape du processus.

• L'équipe de recrutement (recruteurs et collaborateurs) associée au projet.

Gestion des candidats et collaboration

Révisez les profils actifs et participez directement au recrutement :

• Analyse des documents : Consultez le CV des candidats pour valider si leur profil correspond aux exigences.

• Communication directe : Utilisez la boîte de commentaires pour mentionner un recruteur avec le symbole "@". Celui-ci recevra une notification immédiate par courriel.

• Vues flexibles : Basculez entre la vue Kanban (pour voir la "shortlist" des profils retenus) et la vue Liste (pour obtenir des colonnes de suivi supplémentaires et les raisons de non-sélection).

Le 22 mai 2025, Glow devenait officiellement Folks ATS. Cette série de vidéos vous offre un survol de la plateforme, qui correspond maintenant au nouvel ATS de Folks.

Voir : Le nouvel ATS de Folks : Recrutez plus intelligemment

1. Introduction

Dans cette vidéo, nous vous faisons découvrir la nouvelle version de Folks ATS, un logiciel en mode SaaS qui facilite le recrutement. Nous vous montrons comment vous connecter, naviguer dans l'interface, et configurer les différents modules, y compris la création de postes et l'intégration avec des outils tiers.

Nous vous encourageons à poser des questions si vous en avez et à explorer les fonctionnalités pour optimiser votre processus de recrutement.

2. Module Postes

Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment créer un poste dans notre ATS et le publier. Nous vous montrons les étapes pour sélectionner le client, le gestionnaire, et définir le titre et la description du poste. Nous abordons également l'ajout de compétences, de diplômes, et d'autres informations pertinentes.

À la fin, nous vous demandons de valider l'affichage de l'offre sur notre site carrière.

Pour en savoir plus : Créer et gérer un poste dans Folks ATS

3. Page carrière

Dans cette vidéo, nous vous présentons les deux options disponibles pour la page carrière. La première option est la page carrière Folks, entièrement configurable, où vous pouvez personnaliser le logo, les couleurs et le texte. La seconde option est la page carrière API, qui nécessite l'intervention d'une agence marketing ou de développeurs web, mais offre une personnalisation plus poussée.

Nous vous montrons également comment publier les offres d'emploi sur différentes plateformes comme Indeed et LinkedIn. Nous vous demandons de choisir l'option qui vous convient le mieux et de nous faire part de votre décision.

Pour en savoir plus : Créer une page carrière Folks ATS

4. Profil candidat

5. Ajout d'un candidat

Pour en savoir plus : Ajouter un candidat dans Folks ATS

6. Gestion des candidatures

Pour en savoir plus : Gérer les candidatures Web dans Folks ATS

7. Recherche de candidats

8. Module Statistiques

Pour en savoir plus : Introduction aux rapports et à l'intelligence d'affaire dans Folks ATS

Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite configurer Folks ATS afin que son organisation puisse commencer à l'utiliser pour la gestion de ses candidatures.

Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers les étapes de configuration de l'ATS. Suivez les conseils de notre équipe ou lisez les instructions ci-dessous.

Accès à Folks ATS depuis Folks

Il est possible modifier le lien Recrutement dans Folks par votre lien Folks ATS en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).

Étape 1 - Configurations de base

00:00 - Modification du mot de passe

Une fois que vous avez ouvert une session, vous allez pouvoir changer votre mot de passe.

1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

00:58 - Configuration du courriel et du calendrier

Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Intégrations > Microsoft 365 et Google afin de configurer les courriels et les calendriers.

1. Sous Microsoft 365 ou Google, cliquez sur Se connecter.
2. Suivez les étapes pour compléter la connexion.
3. Validez le calendrier en cliquant sur le bouton Valider située à droite de votre adresse courriel.
4. Une fois le calendrier validé, vous pourrez ajouter signature courriel (Intégrations > Signatures).

00:00 - Modification du mot de passe

1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

01:50 - Paramétrage du système

Maintenant que vous avez configurez votre courriel, votre calendrier et votre utilisateur, vous pouvez vous rendre dans le volet Paramètres de l'ATS pour configurer le système.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Système.
3. Dans l'onglet Informations, sous Général, entrez le nom et le fuseau horaire de votre compagnie. Vous pouvez également activer certaines options comme le partage de documents par défaut, le SSO en mode actif par défaut et l'approbation automatique des candidats web. Pour plus d'information, consultez Tutoriel de démarrage : Utiliser Folks ATS.
4. Sous Adresse, entrez l'adresse de votre compagnie.
5. Sous Logo, vous pouvez ajouter le logo de votre compagnie.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
7. Ensuite, dans l'onglet Recrutement, vous pouvez ajouter un courriel de recrutement à partir duquel toutes vos automatisations seront envoyées à vos candidats (exemple : info@votrecompagnie.com). Astuce : Envoyez cette adresse courriel à notre équipe afin que nous puissions la faire valider par Postmark. Une fois que nous aurons reçu votre adresse courriel, vous recevrez un courriel de Postmark pour la valider.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

02:38 - Ajout d'utilisateurs

Pour plus d'informations, consultez Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Folks ATS.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
2. Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire. Attention! Lors de la première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. De plus, pour des raisons de sécurité, le mot de passe ne restera pas inscrit dans Folks ATS. Nous vous recommandons donc de l'enregistrer pour pouvoir l'envoyer à l'utilisateur pour sa première connexion. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
4. Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre et une photo, ainsi qu'activer les accès Recruteur et Voir tous les postes.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

05:47 - Ajout de groupes d'accès

Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés, vous pouvez créer des groupes pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs (voir Gérer les rôles et les permissions dans Folks ATS).

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Rôles et permissions.
2. Pour ajouter un groupe, cliquez sur l'icône + (Ajouter un groupe) située en haut à droite de la liste.
3. Sélectionnez les utilisateurs à ajouter, ainsi que la ou les catégories désirées afin de choisir les accès associés.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

07:47 - Création et configuration des processus

Dans la configuration des modules, les prochains éléments importants à configurer sont les processus de recrutement. Lors de votre première connexion, le Processus 1 sera créé par défaut.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Processus.
2. Pour ajouter un processus, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste.
3. Une fois le processus créé, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer le processus, Gérer les étapes de processus et Supprimer.
4. Cliquez sur Gérer les étapes de processus pour effectuer la configuration.
5. Pour ajouter une étape, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste des étapes de processus. Astuce : Vous pourrez modifier l'ordre des étapes en cliquant sur les flèches ou en faisant glisser les étapes.
6. Pour activer les notifications recruteur ou candidat, cliquez sur l'icône Modifier les templates de la notification candidat pour créer le courriel qui sera envoyé, puis cliquez sur l'option Notification candidat une fois de retour dans la liste des étapes. Vous pouvez ensuite activer l'option Notification recruteur.

12:57 - Création et configuration des postes

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Postes.
2. Pour ajouter un poste, cliquez sur l'icône + (Ajouter un poste) située en haut à droite de la liste.
3. Dans la page qui s'ouvre, complétez les informations nécessaires. Dans la section Configuration des postes, les options des listes déroulantes peuvent être configurées dans le volet Configuration (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS).
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

15:28 - Création de consentements

Pour plus d'informations, consultez Configuration des consentements dans Folks ATS.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Consentement.
2. Pour ajouter un consentement, cliquez sur l'icône + (Ajouter un consentement) située en haut à droite de la liste.
3. Entrez la phrase de consentement que recevront vos candidats puis cliquez sur Valider.

16:32 - Configuration des job boards

1. Dans la page de configuration des modules, faites défiler la page jusqu'à la section Market place.
2. En cliquant sur LinkedIn, par exemple, vous devrez entrer le nom de votre compte LinkedIn et son identifiant. Au besoin, vous pouvez ajouter plusieurs comptes.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. Vous pourrez ensuite afficher des postes sur LinkedIn. Astuce : Si vous souhaitez configurer LinkedIn, consultez Connecter LinkedIn et Folks ATS.

Une fois que vous avez effectué les différentes configurations de base, vous pouvez configurer les autres éléments dont vous aurez besoin pour la création de vos postes à combler (départements, diplômes, permis de travail, provenance, territoires, etc.)

Ces configurations seront importantes pour le matching et les rapports (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS).

Étape 2 - Création des clients et des gestionnaires

Dans Folks ATS, un client peut représenter une succursale, un service, une concession, une usine, etc. Vous pouvez diviser votre entreprise comme vous le souhaitez. Pour chacun des clients que vous ajoutez, vous devrez au minimum ajouter un gestionnaire.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Entreprises > Liste des clients.
2. Pour ajouter un client, cliquez sur + Ajouter un client.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez les informations du client puis cliquez sur Ajouter.
4. Pour ajouter un gestionnaire, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Voir gestionnaires d'un client puis cliquez sur + Ajouter un gestionnaire au client.
5. Pour ajouter une activité client, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Activités clients d'un client puis cliquez sur + Ajouter une activité.

Astuce : Dans la liste des clients, assurez-vous que vos clients soient actifs afin de pouvoir les sélectionner lors de la création de postes. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Détails d'un client et changez le statut pour Actif. N'oubliez pas d'enregistrer votre modification. Le statut est également important pour les gestionnaires.

Étape 3 - Création et configuration de la page carrière

Pour la page carrière, deux options s'offrent à vous : la page carrière Folks ATS et la page carrière API. Les instructions ci-dessous s'appliquent à la page carrière Folks ATS.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres ­> Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Sites demandes publiques. Vous remarquerez qu'une page carrière a été créée pour vous. Pour modifier, supprimer ou désactiver cette page par défaut, contactez notre équipe.
3. Pour ajouter une page carrière, cliquez sur l'icône + (Ajouter un site) située en haut à droite de la liste.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom, activez l'option Actif et ajoutez un logo.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
6. Dans le menu principal, cliquez ensuite sur Entreprises ­> Page carrière pour paramétrer votre page.
7. Effectuez les configurations désirées dans les différents onglets et enregistrez-les.
   Astuce : Dans l'onglet Général, assurez-vous d'activer votre page carrière.
8. Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez sur Page carrière ­> Thèmes pour visualiser votre page et la personnaliser.

Félicitations!🎉

Vous avez complété toutes les configurations requises de l'ATS. Passez maintenant aux configurations relatives aux postes si ce n'est pas déjà fait ou consultez notre tutoriel d'utilisation pour apprendre comment tirer le meilleur parti de Folks ATS.

Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite apprendre comment utiliser Folks ATS Standard pour optimiser son processus de recrutement. Si vous utilisez Folks ATS Premium, vous pouvez vous référer à cet article.

Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers la création de postes à combler et leur affichage sur les sites de recrutement. Nous abordons ensuite la gestion des candidatures et l'utilisation de l'accueil pour un suivi efficace. Vous découvrirez également comment gérer la fiche candidat, organiser les entrevues et effectuer une recherche avancée pour trouver les meilleurs profils.

Étape 1 - Création des postes à combler

Lorsque vous avez ouvert une session, dans le menu principal, cliquez sur Postes > Liste des postes.

1. Dans la liste des postes, cliquez sur le bouton + Poste à combler situé en haut à droite de la liste.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplissez toutes les informations concernant le poste. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le poste s'affichera dans la liste.

Pour voir combien de candidats se trouvent dans chaque étape de votre processus, sous la colonne Détails, cliquez sur l'icône Nombre de candidats par étape de processus d'un poste.

Vous pouvez également cliquez sur l'icône Détails d'un poste pour voir plus d'informations sur ce poste. Vous aurez la possibilité de copier la demande (le poste), d'effectuer la publication du poste et de consulter l'affichage.

Étape 2 - Affichage des postes

Avant de procéder à la publication d'un poste, il est important d'en vérifier les détails. Une fois que c'est fait, cliquez sur Publication en haut à droite des détails du poste.

1. Dans la fenêtre Publication du poste, vous pouvez, entre autres, apporter des modifications, vérifier les informations et ajouter un formulaire de présélection.
2. Sous la section Configuration web, activez l'option Site Web Actif afin d'afficher le poste sur votre page carrière.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.
4. Retournez ensuite dans la fenêtre Publication du poste pour activer la publication sur les sites de recrutement sous l'onglet Configuration des job boards. Il faudra prévoir un délai de 2 à 3 heures pour l'affichage du poste sur le ou les sites sélectionnés.

Étape 3 - Gestion des candidatures

Lorsque vous commencerez à recevoir des candidatures, vous aurez deux options pour les consulter :

• Dans les détails d'un poste en cliquant sur l'icône Candidats Web dans la section Candidats présentés
• Dans l'accueil (Accueil > Nouvelles candidatures) où vous pourrez également supprimer des candidatures

Étape 4 - Utilisation de la fiche candidat

Pour obtenir plus d'informations sur un candidat, il suffit de cliquer sur son nom afin de consulter sa fiche candidat. Dans la section du profil, vous avez la possibilité d'afficher le CV, de télécharger la fiche et de modifier le profil.

Astuce : En cliquant sur l'icône Modifier le profil située dans le haut de la section de gauche, vous pouvez sélectionner une couleur pour identifier le candidat en fonction de son potentiel. De cette façon, lorsque vous ferez une recherche avancée, vous pourrez filtrer par la couleur.

Vous avez également accès à des sections pour ajouter des commentaires, modifier des éléments, enregistrer des suivis et des rappels, et bien plus encore.

L'ajout de documents et l'envoi de courriels est possible dans haut de la fiche candidat à droite.

Étape 5 - Planification d'entrevues

Dans la fiche candidat, sous la section Entrevues, vous pouvez planifier des entrevues avec le candidat. Pour ajouter une entrevue, cliquez sur l'icône Entrevues située en haut à droite de la section.

En ajoutant l'entrevue, un courriel sera envoyé au candidat. Si vous avez indiqué que l'entrevue se déroulera en ligne, un lien Microsoft Teams ou Google Meet sera également envoyé au candidat.

Une fois l'entrevue ajoutée, il est possible de la modifier et de la supprimer. Un courriel sera alors envoyé au candidat pour l'informer du changement.

Étape 6 - Recherche de candidats

Pour rechercher des candidats, cliquez sur la loupe en haut à droite dans l'entête. Vous pouvez entrer le nom d'un candidat ou utiliser la recherche avancée pour effectuer une recherche selon différents critères.

Lorsque vous cliquez sur Rechercher, vous pouvez exporter ou enregistrer les résultats. Vous pouvez également ajouter un candidat à un poste ouvert en cliquant sur l'icône + (Ajouter à un poste) située à gauche de son nom.

Astuce : Si vous effectuez une nouvelle recherche avancée, assurez-vous d'effacer les mots-clés précédemment ajoutés en cliquant sur Recommencer au bas de la page.

Félicitations!🎉

Vous savez maintenant comment utiliser l'ATS. Dans l'accueil, vous trouverez les affichages de vos postes, vos postes ouverts, vos candidats et vos rappels à venir (configurés dans les fiches des candidats). Si vous bénéficiez de l'analyseur de CV et du plugin LinkedIn, consultez cet article.

Si votre compte est bloqué, vous pouvez demander à un utilisateur ayant accès à l'ATS de suivre les étapes ci-dessous afin de le débloquer.

Si toutefois vous êtes la seule personne ayant accès à Folks ATS ,contactez-nous à l'adresse support@folkshr.com.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Journal des connexions.
3. Cliquez sur Liste des comptes bloqués afin de débloquer le compte de l'utilisateur depuis cette page.

Une fois ces étapes effectuées, vous pourrez vous reconnecter normalement. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Mot de passe oublié sur la page de connexion (une fois votre compte débloqué).

Pour éviter que votre compte se bloque à nouveau, nous suggérons d'utiliser l'option Mot de passe oublié après deux tentatives de connexion échouées.

Dans cette vidéo, nous vous présentons les différents types de formulaires disponibles dans Folks ATS, essentiels pour optimiser votre processus de recrutement. Nous explorerons ensemble le formulaire de fiche candidat, les formulaires d’entrevues, de postes, de présélection, ainsi que les formulaires d'informations et de consentement.

Suivez nos étapes pour maîtriser ces outils et améliorer l’efficacité de votre équipe dans la gestion des candidatures.

La création de formulaires

Depuis le menu principal, rendez-vous dans Paramètres > Générateur de formulaires. Vous arriverez dans la liste de tous les formulaires actuellement créés (si vous en avez déjà créés). Pour créer un formulaire, procédez comme suit.

1. Cliquez sur Créer un nouveau formulaire en haut à droite de la liste.
2. Faites défiler la page pour sélectionner le type de formulaire (Fiche candidat, Entrevue, Poste ou Présélection), puis entrez un nom et une description.
3. Utilisez ensuite les options situées sur la droite pour construire votre formulaire. Il suffit de glisser les différents éléments désirés dans la section blanche.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Après la création d'un formulaire, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer, Afficher et Supprimer.

À noter que la colonne Identifiant contient l'identifiant attribué par Folks ATS au formulaire.

Vous pouvez créer autant de formulaires que vous le souhaitez et les personnaliser selon les informations que vous souhaitez obtenir.

Les types de formulaires

Définissez des formulaires que vous pourrez envoyer à vos candidats, pour vos entrevues ou encore des formulaires personnalisés lors de l’application en ligne.

Exemples d'utilisation

Formulaire de fiche candidat

Lorsque vous avez créé un formulaire de fiche candidat, depuis la fiche d'un candidat > section Formulaires candidat, cliquez sur l'icône Formulaire candidat afin de lui envoyer.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un recruteur participant et le formulaire de fiche candidat préalablement créé.
2. Spécifiez ensuite une date d'expiration, puis entrez l'objet et le message du courriel.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. La demande s'affichera dans la section du bas.

Dans l'historique, vous verrez la date d'envoi de la demande, la date à laquelle le candidat a rempli le formulaire (Date de soumission) et le statut de la demande. Lorsque le candidat remplira le formulaire, le statut passera de En attente à Soumis. Si le candidat ne remplit pas le formulaire et que la date d'expiration est dépassée, le statut passera à Expiré.

Vous aurez également la possibilité de modifier et de supprimer la demande.

Formulaire d'entrevue

1. Depuis la fiche d'un candidat > section Entrevues, cliquez sur l'icône Entrevues pour envoyer une invitation.
2. Pour ajouter un formulaire d'entrevue à l'invitation, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
3. Complétez les informations requises puis cliquez sur Ajouter.

Vous verrez le formulaire d'entrevue en retournant dans la section Entrevues de la fiche du candidat. Au moment de l'entrevue, vous pourrez cliquer sur l'icône du formulaire afin de répondre aux questions. Vous pourrez également télécharger le formulaire.

Formulaire de poste

1. Dans la fenêtre de création d'un poste à combler (Recrutement > Postes > + Poste à combler), sous la section Informations, vous pouvez sélectionner un formulaire de poste dans le champ Formulaire info suppl.
2. Terminez de compléter les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer.

Vous retrouverez le formulaire dans les détails du poste à combler (colonne Détails > icône Détails). Sous la section Détails de la demande, cliquez sur l'icône Formulaire située à droite du Titre du poste.

Formulaire de présélection

1. Dans la fenêtre de publication d'un poste (détails d'une demande > Publication), sous la section Informations, vous pouvez sélectionner un formulaire de présélection dans la liste déroulante.
2. Terminez de compléter les informations nécessaires et cliquez sur Valider. Le formulaire apparaîtra dans le poste et devra être rempli par les postulants.

Dans les détails du poste à combler, sous la section Candidats présentés > icône Candidats Web, vous pourrez retrouver le formulaire pour les candidats qui l'ont rempli en cliquant sur l'icône Formulaire de pré-sélection sous la colonne Action.

Formulaire d'informations

1. Depuis la fiche d'un candidat > section Formulaires d'information, cliquez sur l'icône Formulaires d'information.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez les informations que vous souhaitez recueillir.
3. Spécifiez ensuite une date d'expiration, puis entrez l'objet et le message du courriel.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter pour envoyer la demande au candidat. La demande s'affichera dans la section du bas.

Lorsque le candidat remplira le formulaire, le statut passera à Soumis. Si le candidat ne remplit pas le formulaire et que la date d'expiration est dépassée, le statut passera à Expiré.

Vous retrouvez les réponses du candidat dans la section Informations complémentaires de sa fiche.

Formulaire de consentement

1. Depuis la fiche d'un candidat > section Formulaires de consentement, cliquez sur l'icône Formulaires de consentement.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le modèle de consentement préalablement créé dans la page de configuration des modules (voir Configuration des consentements dans Folks ATS).
3. Spécifiez ensuite une date d'expiration, puis entrez l'objet et le message du courriel.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. La demande s'affichera dans la section du bas.

Lorsque le candidat remplira le formulaire, si la demande est approuvée, le statut passera à Approuvé. Si la date d'expiration est dépassée, le statut passera à Expiré.

Si le candidat approuve le consentement, vous verrez également une mention dans son profil.

Dans ces vidéos, nous vous accompagnons dans l'utilisation de l'analyseur de CV et du plugin LinkedIn. Nous commencerons par explorer les fonctionnalités de l'analyseur de CV pour évaluer et sélectionner les candidatures les plus pertinentes. Ensuite, nous vous montrerons comment intégrer le plugin LinkedIn pour enrichir votre sourcing et identifier les talents directement sur la plateforme.

Suivez nos étapes ou lisez les instructions ci-dessous pour transformer votre approche de recrutement.

Veuillez noter que l'analyseur de CV et le plugin LinkedIn sont des fonctionnalités premium.

L'ajout de candidats via l'analyseur de CV

Intégrer les CV reçus dans l’analyseur vous permet d’extraire rapidement les informations et créer ainsi la fiche de votre candidat.

Méthode 1 

Lorsque vous vous connectez à votre compte, cliquez sur Ajouter un candidat + en haut à droite puis cliquez sur Ajout de candidat(s) CV.

1. Dans la page qui s'ouvre, vous pouvez ajouter un CV en cliquant sur l'icône + ou en déposant le CV dans la zone grise.
2. Une fois le CV ajouté, cliquez sur Analyser. Le CV apparaîtra dans la liste des analyses en attente.
3. Sous la colonne Actions, cliquez sur l'icône Voir le CV.
4. Dans la fenêtre de Création de la fiche candidat, vous verrez à gauche le CV du candidat et à droite les informations de sa fiche candidat. Certaines informations ont été remplies pour vous, il vous suffit de les compléter.
5. Sous la section Candidat, les Postes visés correspondent aux postes pour lesquels le candidat est intéressant ou intéressé. Il s'agit de la liste des postes dans le tableau de bord de configuration. Vous avez également la possibilité d'envoyer une Demande de consentement au candidat afin que celui-ci accepte que la conservation de ses données comme indiqué par la Loi 25. Pour ce faire, sélectionnez un modèle et spécifiez une date d'expiration (date d'expiration du lien du formulaire envoyé au candidat et non date d'expiration du consentement lui-même).
6. Sous la section Adresse, si les informations ne sont pas remplies, cliquez sur l'icône Remplir automatiquement.
7. Sous la section Contact, les informations seront remplies si elles apparaissent sur le CV. Au besoin, cliquez sur l'icône mauve pour intervertir les numéros de téléphone.
8. Sous la section Compétences, il se peut que certaines compétences aient été détectées automatiquement. Vous pouvez également ajouter des compétences en les sélectionnant dans la liste déroulante ou parmi les suggestions. En sélectionnant une suggestion, celle-ci se retrouvera dans la fiche du candidat et sera créée dans le tableau de bord de configuration.
9. Sous la section Diplômes, si vous souhaitez que les diplômes détectés apparaissent dans la fiche du candidat, cliquez sur l'icône Ajouter. Vous avez la possibilité d'ajouter des diplômes en cliquant sur l'icône Ajouter une entrée.
10. Sous la section Expériences, vous pouvez modifier les informations détectées, les ajouter dans la fiche candidat (icône Ajouter) et ajouter d'autres expériences (icône Ajouter une entrée).
11. Sous la section Postes, vous pouvez ajouter le candidat à un poste ouvert en cliquant sur l'icône + située sous la colonne Ajouter dans la liste des postes.
12. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Soumettre. La fiche du candidat sera créée et le candidat sera ajouté au poste.

Méthode 2

Si vous n'utilisez pas l'approbation automatique des candidats web, depuis la toile d'araignée cliquez sur le nom du candidat. Dans la fiche d'inscription Web du candidat, cliquez sur Analyser le CV et approuver pour ouvrir l'analyseur de CV et soumettre la fiche candidat pour qu'elle soit créée. De retour dans la liste des candidatures Web, vous pourrez cliquer sur l'icône + (Attacher à la demande) située sous la colonne Action.

L'ajout de candidats via LinkedIn

Utilisez votre réseau social professionnel LinkedIn afin d’importer de nouveaux profils directement dans l'ATS.

1. Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur la boutique en ligne Chrome Web Store pour ajouter le plugin à Google Chrome. 💡Astuce : Nous vous recommandons de l'épingler pour y accéder plus facilement.
2. Dans LinkedIn, accédez au profil d'un candidat qui vous intéresse et ouvrez le plugin en cliquant sur l'icône Folks ATS dans la barre d'outils de Chrome. Le plugin passera au travers du profil du candidat et remplira les informations automatiquement.
3. En cliquant sur le bouton + Ajouter le candidat, un nouvel onglet Folks ATS s'ouvrira. Vous y verrez le formulaire d'ajout du candidat complété avec les informations de son profil LinkedIn.
4. Une fois toutes les informations désirées ajoutées, cliquez sur Enregistrer pour créer la fiche du candidat dans la base de données.

Dans cette vidéo, nous allons explorer les différents types de rapports et d'outils d'intelligence d'affaires disponibles dans Folks ATS, essentiels pour optimiser votre prise de décision. Nous examinerons ensemble les rapports de performance, d'analyse de candidatures, et les tableaux de bord personnalisés.

Apprenez à tirer parti de ces outils pour mieux comprendre les tendances de recrutement et améliorer l'efficacité de votre équipe.

La plateforme apparaîtra différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, les fonctionnalités restent les mêmes.

La production de rapports

Dans le menu principal, rendez-vous dans Statistiques > Rapports. Vous y trouverez tous les rapports de recrutement à votre disposition concernant les postes, l'administration, les statistiques de recrutement, les employés et les emplois. Pour une liste plus détaillée des types de rapports voir l'article les rapports dans Folks ATS.

Pour produire un rapport, cliquez sur celui de votre choix afin de compléter les informations requises, puis cliquez sur Produire le rapport.

Le rapport sera disponible au format Excel dans vos téléchargements.

Le suivi des statistiques

Dans le menu principal, rendez-vous ensuite dans Statistiques > Intelligence d'affaires pour suivre différentes statistiques. Il suffit de choisir une période dans le haut de la page.

Il est possible de modifier la disposition et la taille des widgets en cliquant sur l'icône de la roue dentelée située dans le coin supérieur droit de la page. En cliquant sur la roue, il sera également possible d'ajouter (icône +) et de supprimer des widgets (icône x).

👉 Assurez-vous d'enregistrer votre mise en page en cliquant sur l'icône d'enregistrement située dans le coin supérieur droit de la page.

Voir la liste exhaustive suivante des rapports qui peuvent être extraits depuis votre ATS. 

Postes

• Statut des demandes : Donne une vue d’ensemble des postes ouverts, incluant leur statut, les candidatures par étape et les informations d’affichage.
• Ajout de CV : Indique le nombre de candidats ajoutés dans l’ATS par jour et l’utilisateur ayant effectué l’ajout.
• Rapport détaillé des candidatures : Présente le détail de toutes les candidatures par poste avec les informations complètes des candidats.
• Rapport détaillé des candidatures web : Présente le détail des candidatures provenant exclusivement des sources web.
• Temps du processus d’embauche : Mesure le nombre de jours nécessaires pour compléter le processus d’embauche pour chaque poste.
• Pourcentage de postes par région : Présente la répartition et le pourcentage des postes ouverts par région.
• Provenance des candidats sélectionnés : Identifie les sources d’où proviennent les candidats embauchés.
• Affichage des jobboards : Récapitule les affichages effectués sur les différentes plateformes d’emploi.
• Candidats par étape de processus : Présente la répartition des candidats sélectionnés selon les étapes du processus.
• Délais de recrutement : Délais entre la création du poste et l’embauche d’un candidat
• Délais d’acceptation de la demande d’emploi : Mesure le délai entre la création d’un poste et son approbation.

Administration

• Emplois actifs : Présente la liste de tous les emplois actuellement actifs dans le système.
• Demandes de sécurité : Présente l’ensemble des demandes de sécurité associées aux employés et aux emplois.

Statistiques de recrutement

• Entrevues : Donne une vue globale du nombre total d’entrevues réalisées par les recruteurs sur une période donnée.
• Entrevues détaillées : Fournit le détail de chaque entrevue réalisée avec les informations liées au poste et au candidat.
• Entrevues clients : Rapport lié aux entrevues clients pour les agences
• Entrevues hebdomadaires : Présente le nombre d’entrevues réalisées par semaine.
• Entrevues versus candidats sélectionnés : Compare le nombre d’entrevues au nombre de candidats sélectionnés
• Sommaire performance recruteur : Analyse la performance globale des recruteurs, principalement pertinente dans un contexte d’agence.
• Placement permanent – recruteur : Présente les placements permanents réalisés par chaque recruteur.
• Entrevues gagnées par recruteur : Mesure le nombre d’entrevues ayant mené à un succès/ une embauche par recruteur.
• Sommaire performance client : Fournit un aperçu de la performance globale par client (nombre de postes ouverts, nombre de CV reçus et d’embauches
• Candidats avec références internes / externes : Identifie les candidats provenant de références internes ou externes.

Employés

• Employés mensuels : Indique le nombre total d’employés actifs par mois.
• Variation des employés : Analyse l’évolution des effectifs sur une période donnée.
• Employés mensuels par jour : Présente le nombre d’employés actifs jour par jour pour un mois donné.
• Employés commençant : Liste les employés ayant débuté leur emploi sur une période donnée.
• Employés terminant : Liste les employés ayant quitté l’organisation sur une période donnée.

Emplois

• Mandats gagnés par recruteur : Présente le nombre de mandats remportés par chaque recruteur.
• Total des heures et montants : Récapitule le total des heures travaillées et les montants associés pour les agences 

 Ventes (Agences)

• Rapport placement permanent : Présente le détail des placements permanents réalisés pour chaque client.
• Rapport placement permanent annuel par client : Récapitule, par client, l’ensemble des placements permanents réalisés sur une année.
• Rapport activités clients : Donne une vue d’ensemble des activités effectuées pour chaque client.
• Carnet de commandes au placement permanent : Présente les mandats de placement permanent en cours et à venir.
• Rapport placement permanent annuel par recruteur : Analyse les placements permanents réalisés par chaque recruteur sur une année.
• Nouveaux clients actifs : Identifie les clients récemment devenus actifs.
• Rapport sommaire des prospects : Fournit un aperçu global des prospects