Changements à venir pour le module Arrivées et départs

Le nouveau module Accueils et départs a été conçu pour simplifier et structurer la gestion des arrivées et des départs d'employés grâce à des processus configurables, des tâches assignées automatiquement et des rappels par courriel.

Cet article résume ce qui change, ce à quoi vous attendre selon votre rôle, et les points importants à connaître avant la mise en ligne.

Résumé des changements

Le module repose sur deux grands concepts :

• Un processus modèle est un modèle configurable qui définit quelles tâches le composent et à quels titres d'emploi il est associé. Il peut être modifié en tout temps et ces modifications s'appliquent uniquement aux prochains déclenchements, jamais aux processus déjà déclenchés.
• Un processus déclenché est la version appliquée à un employé précis. Une fois déclenché, il devient une copie figée : les modifications faites au modèle par la suite ne l'affectent plus. De plus, supprimer un modèle ne supprime pas l'historique.

Concrètement, cela veut dire que les processus configurés une fois peuvent être réutilisés pour plusieurs employés, tout en gardant un historique fiable de ce qui a réellement été fait pour chacun.

Pour les équipes RH et administrateurs

Voici un aperçu de la configuration des processus.

• Vous pourrez configurer des processus standardisés avec des tâches organisables par glisser-déposer. Les tâches pourront être créées préalablement puis être modifiées au besoin une fois ajoutées aux processus, ou créées directement lors de la création du processus.
• Créez des tâches avec des descriptions détaillées et planifiez-les par rapport à la date du déclenchement, la date d'embauche, la date de retour ou la date de fin.
• Avant de confirmer un déclenchement, consultez le détail de chaque tâche dans un panneau latéral et ajustez le responsable et la date d'échéance. Sélectionnez de nouvelles tâches, créez des tâches spécifiques à l'employé ou retirez celles qui ne s'appliquent pas — le tout sans modifier votre modèle d'origine.
• La page Processus vous permet de consulter tous les processus déclenchés pour votre entreprise. Il est possible de consulter l'historique des processus d'un employé dans son profil (onglet Processus).
• La page Départs vous servira à enregistrer les départs dans votre entreprise. Vous pourrez également enregistrer le départ d'un employé depuis son profil en le désactivant ou en le terminant. Une nouvelle option vous permettra de prendre en compte le départ dans les statistiques.

Pour les gestionnaires

• Un seul processus actif à la fois par employé : le processus en cours devra être terminé ou annulé avant d'en déclencher un nouveau pour le même employé.
• Dès le déclenchement, un courriel d'assignation sera envoyé automatiquement à chaque responsable de tâche. Si une tâche est assignée à un employé qui n'a pas encore de compte utilisateur, cette personne ne recevra pas de courriel.
• Dans le profil de vos employés, l'onglet Processus vous permettra de consulter l'historique de leurs processus. La page Processus listera également tous les processus déclenchés pour vos employés.
• Vous aurez la possibilité de réassigner la tâche d'un employé, de modifier son échéance ou d'en ajouter une nouvelle en tout temps sur un processus en cours.
• En désactivant ou en terminant un de vos employés, vous pourrez enregistrer son départ. Si l'employé a des tâches en cours, vous serez invité à réassigner les tâches à un autre responsable.

Pour les employés

• Vous recevrez un courriel lorsqu'une tâche vous est assignée, ainsi que des rappels avant l'échéance et en cas de retard (si activés).
• Vous aurez accès aux tâches qui vous sont assignées via votre profil (onglet Mes tâches) et le module (Accueils et départs > Mes tâches). Vous pourrez marquer une tâche comme terminée.