Accidents de travail et discipline

Le nouveau module Accidents de travail regroupe les accidents des employés de votre entreprise, leurs notes de suivi et leur consolidation.

Cet article vous offre un aperçu de ce à quoi vous attendre et de comment vous y retrouver avant la mise en ligne à venir.

Visionnez la vidéo ci-dessous pour un guide d'utilisation complet.

Présentation de la page

Dans Folks, naviguez jusqu'au module Santé et sécurité > Accidents de travail.

Les accidents de travail sont présentés sous forme de tableau. Pour choisir les colonnes affichées et leur ordre, cliquez sur l'icône à droite du tableau. Les colonnes Employé et Date de l'accident resteront toujours affichées.

Des options de recherche, de filtre et de tri sont également disponibles. L'option Accidents non consolidés permet d'afficher les accidents non consolidés survenus hors de la période sélectionnée, c'est-à-dire que tous les accidents non consolidés seront affichés.

Pour agir sur un accident, cliquez sur (Plus d'options) au bout de sa ligne, puis choisissez :

• Voir les détails - Ouvre le formulaire de l'accident.
• Modifier - Ouvre le formulaire de l'accident pour corriger ou compléter les informations. La modification est également accessible en cliquant sur l'accident. À noter que les accidents consolidés ne peuvent pas être modifiés.
• Voir les notes au dossier - Ouvre l'onglet des notes au dossier (voir Ajouter une note).
• Consolider / Rouvrir le dossier - Consolide (ferme) un dossier d'accident ou rouvre un dossier qui a été consolidé. Ces actions sont également accessibles dans la fiche de l'accident (bouton en haut à droite).
• Supprimer - Supprime l'accident.

Sous le tableau, la ligne Total additionne les jours d’absence des accidents affichés. Le nombre d’accidents affichés apparaît en bas à droite, à côté de la pagination.

Les actions

Ajouter un accident de travail

Vous pouvez créer une entrée d’accident de travail depuis le profil de l'employé ou en procédant comme suit.

1. En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton + Ajouter un accident.
2. Dans la page qui s’ouvre, sélectionnez l’employé désiré. Cochez la case Afficher les employés inactifs au besoin.
3. Sélectionnez la date de l’accident, le type d'événement et le type d'accident ou de maladie. Ces champs sont obligatoires. Vous pouvez également sélectionner une date de déclaration à l'employeur et les parties du corps atteintes.
   Astuce : Remplissez les champs en fonction de l'information que vous avez en main. Il sera possible d'ajouter les autres informations au fur et à mesure que vous les recevrez.
   
4. Ajoutez ensuite l’explication de l’accident et activez les options qui s’appliquent.
   • Impact - Indiquez si l'accident a causé une absence ou si une assignation temporaire est offerte.
     • Pour une absence, vous devez spécifier la date de début et la date de fin.
       Important : Advenant un retour partiel ou une assignation temporaire, il est important de modifier les journées manquées pour retirer les journées travaillées. Aucune entrée d'absence ne sera créée lors de la sauvegarde, car il s'agit de données à titre informatif uniquement. Pour savoir comment créer une demande d'absence, référez-vous à l'article Créer une entrée d'absence à un employé.
   • Prévention - Indiquez si des mesures correctives ont été prises.
   • Dossier - Indiquez si l'accident a été déclaré à l'organisme provincial d'indemnisation (CNESST, CSPAAT, etc.), si le dossier a fait l'objet d'une contestation ou si le dossier est consolidé.
     • Pour un dossier déclaré, vous pouvez entrer le numéro de dossier et les coordonnées de l'agent d'indemnisation. Le formulaire 7 de la CSPAAT est disponible uniquement pour les entreprises de l'Ontario.
     • Pour un dossier consolidé, vous pouvez entrer la date de consolidation du dossier. Un dossier consolidé (fermé) ne peut pas être modifié. Vous pouvez uniquement lui ajouter des notes et des pièces jointes ou le rouvrir.
5. Vous pouvez ajouter un maximum de 10 pièces jointes.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois l'accident ajouté, vous pouvez le modifier, lui ajouter des notes supplémentaires, le consolider (si ce n'est pas déjà le cas) et le supprimer.

Ajouter une note à un accident

Les notes permettent de garder la trace de chaque étape après l'accident : visite médicale, retour progressif, échange avec l'employé. Il est possible d'ajouter des notes à des dates futures afin d'obtenir des rappels sur la page d'accueil et ce, même pour les employés inactifs. Les notes des 14 prochains jours sont affichées dans la section des rappels sous le calendrier. Pour ajouter une note, procédez comme suit.

1. Retrouvez l'accident dans la liste, par exemple en effectuant une recherche.
2. Cliquez sur celui-ci, puis cliquez sur l'onglet Notes au dossier qui affiche les notes déjà saisies.
3. Cliquez sur + Ajouter une note.
4. Saisissez la date (aaaa-mm-jj) et l'explication. Ces deux champs sont obligatoires.
5. Ajoutez au besoin des pièces jointes, jusqu'à 25.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier ou supprimer une note, cliquez sur (Plus d'options) au bout de sa ligne. Il est aussi possible d'exporter les notes.

Exporter les accidents et voir le sommaire

Le bouton Exporter génère un fichier Excel de ce qui est affiché à l'écran. Pour choisir les colonnes à exporter, cliquez sur l'icône .

Le bouton Voir le sommaire présente une vue d'ensemble des accidents par année RH, avec des statistiques et les normes de l'organisation. Cliquer sur un employé affiche tous ses accidents.

À noter que le sommaire affiche uniquement les employés auxquels vous avez accès, selon vos permissions.

Pour créer une entrée d'accident de travail :

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail et cliquez sur + Ajouter.

2. Sélectionnez l'employé depuis la bande déroulante et remplissez les champs en lien avec l'accident.

3. Afin d'ajouter les journées manquées à l'accident, décochez Aucun jour d'absence pour ajouter une date de début et de fin d'absence et ainsi voir le calendrier des journées manquées. Advenant un retour partiel ou une assignation temporaire, il est important de modifier les journées manquées pour retirer les journées travaillées.
   Aucune entrée d'absence ne sera créée lors de la sauvegarde, car il s'agit de données à titre informatif seulement. Pour savoir comment créer une demande d'absence, référez-vous à l'article Créer une entrée d'absence à un employé.

4. Si le dossier est consolidé, vous devez sélectionner Dossier consolidé et entrer la date de consolidation.
   ⚠️Attention: un dossier consolidé ne peut être modifié. Vous pouvez le ré-ouvrir facilement en cliquant sur l'icône Dossier dans la colonne Statut du dossier de l'analyse détaillée du module Accident de travail.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

💡TRUCS ET ASTUCES 

Vous pouvez remplir les champs partiellement en fonction de l'information que vous avez en main. Il sera possible d'ajouter les autres informations au fur et à mesure que vous les recevrez.

La gravité de l'accident ne sera pas prise en considération dans les statistiques de vos KPI. Chacune des entrées d'accident équivaudra à la valeur de 1 par accident.

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail.

2. Repérez l'entrée d'accident de travail, cliquez sur Mise à jour dans la colonne Notes au dossier.

3. Une fenêtre s'affichera. Afin d'ajouter une note, indiquez la date et vos notes dans les champs correspondants en bas de la fenêtre. Vous pouvez ajouter une pièce jointe au besoin.

4. Cliquez sur Ajouter afin d'enregistrer vos modifications.

Pour supprimer une entrée d'accident de travail :

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail 

2. Repérez la demande à supprimer

3. Glissez vers la droite jusqu'à voir l'icône de papier/crayon pour accéder à la modification

   

4. Dans la page de modification, cliquez en bas à gauche sur supprimer

5. Confirmez la suppression

Après avoir ajouté une note dans un accident de travail, un rappel s'affichera sur la page d'accueil, 2 semaines avant la date indiquée dans la note au dossier. Le rappel disparaîtra la journée suivant la date indiquée à la note au dossier d'accident.

Vous pouvez aussi consulter les notes en accédant à la section Santé et sécurité > Accidents de travail et en cliquant sur Mise à jour dans la colonne Notes au dossier.

Pour obtenir des informations sur comment faire l'entrée d'un accident de travail, référez-vous à l'article Créer une entrée d'accident de travail.

Suivre les étapes suivantes afin d'ajouter une discipline à un employé.

Ajouter une discipline

Deux chemins s'offrent à vous afin d'ajouter une discipline à un employé:

• Par le profil de l'employé directement sous l'onglet disciplines puis + Ajouter
• Par le module Employés > Disciplines et + Ajouter (mieux si vous avez plusieurs disciplines à ajouter)

Lorsque vous cliquez sur + Ajouter, il vous suffit de remplir les champs obligatoires et de sauvegarder. Il vous est possible d'ajouter des pièces jointes.

Modifier ou supprimer une discipline

Lorsque vous passez par Employés > Disciplines vous pourrez consulter les disciplines ajoutées selon une date choisie. Cliquez sur l'icône de papier-crayon afin de modifier l'entrée ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de trombone afin de consulter les pièces jointes (s'il y en a). 

Voir le sommaire

Cliquez sur Employés > Disciplines > Voir les sommaires. pour accéder au sommaire des disciplines de toute l'entreprise. Vous verrez l'ensemble des employés avec des alertes visuelles (vert, jaune, rouge) selon les normes configurées au préalable. Vous pouvez également configurer une norme différente pour chaque mois. Pour ce faire passez par Compagnie > Normes.