Accueil et départ

Folks vous permet de définir et d'assigner en quelques clics les listes de tâches et étapes à compléter ainsi que les informations personnelles à collecter pour le processus d’onboarding et d'offboarding de vos employés. Vous serez ainsi assuré que les tâches et les activités sont remplies selon l’échéancier prévu.

Dans cet article, vous découvrirez nos fonctionnalités d'accueil et d'intégration et de gestion des départs.

Accueil et départ

Avant de déclencher des processus d'accueil et d'intégration ou de départ, il est important d'en effectuer la configuration dans Admin > Ressources humaines > Accueil et départ.

Voici un exemple de processus d'accueil et de départ.

Accueil et intégration

Une fois la configuration d'un processus d'accueil complétée, vous pouvez le déclencher en vous rendant dans le profil d'un employé et en cliquant sur Accueil et intégration.

• Déclencher un processus d'accueil et d'intégration
• Pourquoi il est impossible de déclencher un processus d'accueil et d'intégration?

Gestion des départs

Une fois la configuration d'un processus de départ complétée, vous pouvez le déclencher en vous rendant dans Gestion des ressources humaines > Gestion des départs > Analyse détaillée.

• Déclencher un processus de départ
• Pourquoi il est impossible de déclencher un processus de départ?

Ressources utiles

• Check-list onboarding
• Modèle d'entrevue de départ

Avant de déclencher des processus d'accueil et d'intégration, il est important de configurer les informations dans chacun des processus.

Créer des tâches

La première étape est de créer des tâches d'accueil et d'intégration en vous rendant à la section Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des tâches.

Pour de plus amples renseignements sur comment créer des tâches d'accueil et d'intégration, référez-vous à l'article Créer une tâche d'accueil et d'intégration.

Créer des gabarits

Une fois les tâches créées, la deuxième étape est de configurer des gabarits d'accueil et d'intégration à la section Gestion des gabarits et de lier les tâches aux gabarits. Pour de plus amples renseignements sur comment procéder, référez-vous à l'article Créer des gabarits d'accueil et d'intégration.

Lier les gabarits aux titres d'emploi

La dernière étape consiste à lier les gabarits crées à chacun des titres d'emploi présents dans le système à la section Accueil et départ : titre d'emploi / gabarit. Pour obtenir de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Lier les gabarits d'accueil et d'intégration aux titres d'emploi.

Déclencher un processus d'accueil et intégration

Une fois les configurations complétées, il est possible de déclencher des processus d'accueil et d'intégration aux nouveaux employés à partir du Profil des employés. Pour de plus amples renseignements sur comment déclencher un processus d'accueil et d'intégration à un employé, référez-vous à l'article Déclencher un processus d'accueil et d'intégration.

Avant de déclencher des processus de départ, il est important de configurer les informations dans chacun des processus.

Créer des tâches

La première étape consiste à créer des tâches de départ en vous rendant à la section Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des tâches. Pour de plus amples renseignements sur comment créer des tâches de départ, référez-vous à l'article Créer une tâche pour un processus de départ.

Configurer des gabarits

3. Une fois les tâches créées, la deuxième étape est de configurer des gabarits de départ à la section Gestion des gabarits et de lier les tâches aux gabarits. Pour de plus amples renseignements sur comment procéder, référez-vous à l'article Créer des gabarits de départ.

Lier les gabarits aux titres d'emploi

4. La dernière étape consiste à lier les gabarits crées à chacun des titres d'emploi présents dans le système à l'intérieur de la page Titre d'emploi / Gabarit. Pour obtenir de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Lier les gabarits de départ aux titres d'emploi.

Astuce : Une fois les configurations complétées, il est possible de déclencher des processus de départs. Pour de plus amples renseignements sur comment déclencher un processus de départ à un employé, référez-vous à l'article Déclencher un processus de départ.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment créer des tâches d'accueil et d'intégration.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches (Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des tâches).
2. Sélectionnez le type Accueil / Intégration puis cliquez sur le bouton vert Ajouter au bas de la page.
3. Indiquez le nom de la tâche et choisissez le délai à partir de la date d'embauche, soit à quel moment cette tâche doit se déclencher automatiquement dans un processus d'accueil et d'intégration.
   Astuce : Pour obtenir de plus amples renseignements sur les types de délais, référez-vous à l'article Accueil et intégration - Définition du "Délai".
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Au fur et à mesure que vous créez des tâches, le bouton Sauvegarder pourrait ne plus être visible, assurez-vous de descendre au bas de la page pour cliquer sur Sauvegarder.

Pour de plus amples renseignements sur comment utiliser les tâches en créant des gabarits d'accueil et d'intégration, référez-vous à l'article Créer des gabarits d'accueil et d'intégration.

Le champ "Délai" permet d'indiquer à quel moment une tâche doit se déclencher dans un processus d'accueil et d'intégration. Le "Délai" se calcule à partir de la date d'embauche de l'employé afin de gérer les notifications et les dates où les tâches seront dûes.

Ce champ est disponible à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des tâches".

Afin de déclencher une tâche avant la date d'embauche d'un employé, sélectionnez le délai "Jour du déclenchement".

Afin de déclencher une tâche après la journée du déclenchement du processus, il est possible de paramétrer le tout des façons suivantes :

• Par "Jours"
• Par "Mois"
• Par "Année"

TRUCS ET ASTUCES :

Dans tous les cas, trois courriels de rappel pourraient être envoyés aux responsables des tâches : 

• Le premier lors du déclenchement (pour les tâches à faire la journée du déclenchement, ceci est le seul courriel que le responsable de tâche recevra)
• Le second sept jours avant la date d'échéance de la tâche
• Le dernier la journée où la tâche est due

TRUCS ET ASTUCES :

Le responsable aura accès aux tâches à compléter en accédant au processus en cours par le centre de messagerie ou à la section "Employé > Accueil et intégration".

AVERTISSEMENT : 

Aucun rappel n'est envoyé pour les tâches en retard. Il est de votre responsabilité d'en faire le suivi.

1. Accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des tâches".

2. Sélectionnez le type "Processus de départ".

3. Cliquez sur "Ajouter".

4. Indiquez le nom de la tâche.

5. Cliquez sur ''Sauvegarder''.

AVERTISSEMENT :

Au fur et à mesure que vous créez des tâches, le bouton "Sauvegarder" pourrait ne plus être visible, assurez-vous de descendre au bas de la page pour cliquer sur "Sauvegarder".

TRUCS ET ASTUCES : 

Pour de plus amples renseignements sur comment utiliser les tâches en créant des gabarits de départ, référez-vous à l'article Créer des gabarits de départ.

1. Accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits".

2. Sélectionnez le type "Accueil et intégration".

3. Sélectionnez le gabarit à modifier et la liste des tâches s'affichera.

4. Supprimez la tâche apparaissant dans la liste en cliquant sur le bouton de suppression à la fin de la ligne.

5. Cliquez sur "Sauvegarder".

AVERTISSEMENT : 

La tâche ne sera pas automatiquement supprimée pour un processus d'accueil et d'intégration déjà en cours. La tâche sera seulement supprimée pour tous les nouveaux processus d'accueil et d'intégration qui ne sont pas encore déclenchés.

1. Accédez à la section ''Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits''.

2. Sélectionnez le type ''Processus de départ''.

3. Sélectionnez le gabarit à modifier et la liste des tâches s'affichera.

4. Supprimez la tâche apparaissant dans la liste en cliquant sur le bouton de suppression à la fin de la ligne.

5. Cliquez sur ''Sauvegarder''.

AVERTISSEMENT : 

La tâche ne sera pas automatiquement supprimée pour un processus de départ déjà en cours. La tâche sera seulement supprimée pour tous les nouveaux processus de départ qui ne sont pas encore déclenchés.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment créer des gabarits.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches (Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits).
2. Sélectionnez le type Accueil / Intégration.
   Astuce : Afin de créer un nouveau gabarit, il est important de sélectionner le choix -Nouveau gabarit- dans le menu déroulant Gabarit.
3. Donnez un nom à votre nouveau gabarit dans le champ Nom du gabarit.
4. Choisissez la Durée du délai normal de complétion du processus d'accueil et d'intégration. Pour de plus amples renseignements sur la définition de la durée, référez-vous à l'article Accueil et intégration - Définition de la "Durée".
5. Ensuite, il faut lier des tâches au gabarit. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter.
   Astuce : Afin de sauver du temps de saisie lors de la création d'un nouveau gabarit, il est possible de copier un gabarit existant en utilisant la fonction "Utiliser un gabarit existant". Par la suite, il est possible d'ajuster cette liste en ajoutant ou en retirant des tâches ou en modifiant les responsables afin de créer le nouveau gabarit.
6. Une fenêtre apparaîtra, sélectionnez la tâche à ajouter et l'ordre désiré de cette tâche dans la liste.
7. Cliquez sur Ajouter. La tâche sera ajoutée à la liste sans distinction visuelle particulière, il est important de sauvegarder le gabarit.
8. Par la suite, sélectionnez le responsable de la tâche.
9. Cliquez sur Sauvegarder.

Le champ "Durée" représente le délai normal de complétion du processus d'accueil et d'intégration et généra la date de fin du processus.

TRUCS ET ASTUCES :

Lorsque vous regarderez l'avancement des processus d'accueil et d'intégration à la section "Employé > Accueil et intégration", la durée gèrera le code de couleur associé au processus. Voici la définition des codes de couleur :

• Vert : Complété
• Bleu : En cours
• Rouge : Processus non complété une fois la date de fin dépassée

1. Accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits".

2. Sélectionnez ''Processus de départ'' dans le menu déroulant ''Type''.

TRUCS ET ASTUCES :

Afin de créer un nouveau gabarit, il est important de sélectionner le choix "-Nouveau gabarit-" dans le menu déroulant "Gabarit".

3. Donnez un nom à votre nouveau gabarit dans le champ "Nom du gabarit".

4. Ensuite, il faut lier des tâches au gabarit. Pour ce faire, cliquez sur "Ajouter".

5. Une fenêtre apparaîtra, sélectionnez la tâche à ajouter et l'ordre désiré de cette tâche dans la liste.

6. Cliquez sur "Ajouter".

TRUCS ET ASTUCES :

Afin de sauver du temps de saisie lors de la création d'un nouveau gabarit, il est possible de copier un gabarit existant en utilisant la fonction "Utiliser un gabarit existant". Par la suite, il est possible d'ajuster cette liste en ajoutant ou en retirant des tâches ou en modifiant les responsables afin de créer le nouveau gabarit.

AVERTISSEMENT :

La tâche sera ajoutée à la liste sans distinction visuelle particulière, il est important de sauvegarder le gabarit.

7. Par la suite, sélectionnez le responsable de la tâche.

8. Cliquez sur "Sauvegarder".

1. Accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits".

2. Sélectionnez "Accueil et intégration" dans le menu déroulant "Type".

3. Sélectionnez le gabarit à modifier et la liste des tâches s'affichera.

4. Cliquez sur "Ajouter".

5. Une fenêtre apparaîtra, sélectionnez la tâche à ajouter et l'ordre désiré de cette tâche dans la liste.

6. Cliquez sur "Ajouter".

AVERTISSEMENT : 

La tâche sera ajoutée à la liste sans distinction particulière, il est important de sauvegarder le gabarit.

7. Cliquez sur "Sauvegarder".

AVERTISSEMENT : 

La tâche ne sera pas automatiquement ajoutée pour un processus d'accueil et d'intégration déjà en cours. La tâche sera seulement ajoutée pour tous les nouveaux processus d'accueil et d'intégration qui ne sont pas encore déclenchés.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment lier les titres d'emploi aux bons gabarits. Il est important que chacun des titres d'emploi dans votre système soit lié à un gabarit d'accueil et d'intégration, sans quoi, il ne sera pas possible de déclencher des processus.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches (Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Titre d'emploi / gabarit).
2. À l'aide des menus déroulants et en fonction des titres d'emploi présents, attribuez des processus d'accueil et d'intégration. Si un gabarit d'accueil et d'intégration a été supprimé à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits" et qu'il était lié à un titre d'emploi, le titre d'emploi n'aura plus de gabarit de lié. Il est important de faire les changements advenant le cas où cette situation se produit. Si vous remplacez un gabarit d'un titre d'emploi pour un autre, les changements seront présents seulement pour les processus qui ne sont pas encore déclenchés.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Il est important que chacun des titres d'emploi dans votre système soit lié à un gabarit de départ, sans quoi, il ne sera pas possible de déclencher des processus.

1. Pour ce faire, accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Titre d'emploi / Gabarit".

2. À l'aide des menus déroulants et en fonction des titres d'emploi présents, attribuez des processus de départ.

AVERTISSEMENT : 

Si un gabarit de départ a été supprimé à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Gestion des gabarits" et qu'il était lié à un titre d'emploi, le titre d'emploi n'aura plus de gabarit de lié. Il est important de faire les changements advenant le cas où cette situation se produit.

AVERTISSEMENT : 

Si vous remplacez un gabarit d'un titre d'emploi pour un autre, les changements seront présents seulement pour les processus qui ne sont pas encore déclenchés.

3. Cliquez sur "Sauvegarder".

1. Accédez à la section "Employé > Profil des employés".

2. Sélectionnez l'employé concerné à l'aide du menu déroulant.

3. Cliquez sur "Accueil / Intégration".

4. Une fenêtre s'affichera, si le processus n'est pas déclenché, le bouton "Déclencher le processus" sera présent et cliquable.

TRUCS ET ASTUCES :

Si le bouton "Déclencher le processus" n'est pas présent et que le bouton ''Arrêter le processus'' est présent, cela veut dire que le processus est déjà déclenché.

TRUCS ET ASTUCES :

Si aucune tâche n'apparaît dans le processus, référez-vous à l'article Pourquoi il est impossible de déclencher un processus d'accueil et d'intégration.

5. Une fois que le processus déclenché, les tâches seront désormais cliquables afin de mentionner qu'elles ont été complétées.

AVERTISSEMENT :

Lorsque vous déclenchez un processus, tous les responsables de tâche reçoivent un courriel immédiatement. Il est donc important de déclencher le processus au moment opportun.

1. Accédez à la section "Gestion des ressources humaines > Gestion des départs > Page de contrôle".

2. Sélectionnez l'employé concerné.

3. Ajoutez la date de la dernière journée de travail.

4. Inscrivez la raison légale du départ de l’employé.

5. S'il s'agit d'un départ volontaire, cochez la case "Départ volontaire".

6. Sélectionnez s'il s'agit d'un départ permanent ou d'une mise à pied temporaire.

TRUCS ET ASTUCES : 

Pour une mise à pied temporaire, le système vous demandera de préciser les points suivants :

• Le type de départ temporaire
• Une date de retour prévue 
• Si l'ancienneté doit être calculé durant l'absence de l'employé

7. Ajoutez en commentaire la raison détaillée du départ. Ce champ est obligatoire.

8. Ajoutez des pièces jointes au besoin.

9. Cliquez sur "Sauvegarder".

TRUCS ET ASTUCES : 

Pour déclencher le processus de départ de l'employé, référez-vous à l'article Déclencher un processus de départ.

Avant le déclenchement d'un processus de départ, l'employé doit avoir été mis inactif via le module de "Gestion des départs".

Astuce : Pour de plus amples renseignements sur comment rendre un employé inactif par la page de contrôle des départs, référez-vous à l'article Rendre un employé inactif par la page de contrôle des départs.

Afin de déclencher un processus de de départ, accédez à la section Gestion des ressources humaines > Gestion des départs > Analyse détaillée.

Accédez à la colonne ''Processus de départ'' et cliquez sur la case correspondant à l'employé dont vous désirez déclencher le processus.

Attention! Si l'employé ne fait pas parti de la liste dans l'analyse détaillée, il n'a pas été rendu inactif via le module "Gestion des départs".

Une fenêtre s'affichera, cliquez sur Déclencher le processus.

Si vous constatez qu'aucune tâche n'apparaît dans la fenêtre, il y a deux situations possibles.

La première situation est que l'employé n'a pas de titre d'emploi lié à son profil, pour obtenir des renseignements sur comment modifier un profil d'employé, référez-vous à l'article Modifier un profil d'employé.

La deuxième situation est que le titre d'emploi de votre employé n'est pas lié à un gabarit d'accueil et d'intégration.

1.Afin de régler la situation, accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Titre d'emploi/Gabarit".

2. Repérez le titre d'emploi de votre employé dans la liste "Titre d'emploi" et assurez-vous de sélectionner un gabarit dans la colonne "Accueil / Intégration".

3. Cliquez sur "Sauvegarder".

4. Retournez dans l'accueil et intégration de l'employé pour voir que les tâches sont désormais présentes.

Si vous constatez qu'aucune tâche n'apparaît dans la fenêtre, il y a deux situations possibles.

La première situation peut être qu'il manque le titre d'emploi dans le profil de l'employé concerné. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Modifier le profil d'un employé afin de sélectionner le titre d'emploi de l'employé.

La deuxième situation est que le titre d'emploi de votre employé n'est pas lié à un gabarit de départ.

1. Afin de régler la situation, accédez à la section "Admin > Ressources humaines > Accueil et départ > Titre d'emploi/Gabarit".

2. Repérez le titre d'emploi de votre employé dans la liste "Titre d'emploi" et assurez-vous de sélectionner un gabarit dans la colonne "Processus de départ".

3. Cliquez sur "Sauvegarder".

4. Retournez dans le processus de départ de l'employé pour voir que les tâches sont désormais présentes.