Vous pouvez ajouter les différentes formations qu’ont suivi les employés, qu’elles soient liées à un certificat ou non, afin d'en calculer tous les coûts (formateur, voyage, etc.).
- Dans Folks, naviguez jusqu'au formulaire de création d'une formation en cliquant sur le bouton d'ajout.
- Dans le formulaire de création de la formation, complétez les informations nécessaires en vous assurant de sélectionner le ou les employés dans la liste d’employés située sur la droite. Pour sélectionner plusieurs employés, maintenez la touche Ctrl enfoncée.
Si vous ne connaissez pas certaines informations, vous pourrez toujours y revenir plus tard en la modifiant.
Champ Description Titre de la formation Sélectionnez le certificat associé ou entrez le titre de la formation. Si une formation est liée à un certificat, certaines informations entrées au préalable à la création du certificat seront ajoutées automatiquement lorsque le certificat sera sélectionné dans la liste de certificats disponibles. Vous pouvez modifier ces informations au besoin, par exemple pour ajuster les coûts selon le nombre d'employés sélectionnés. Catégorie de la formation Ajoutez une catégorie pour référence afin de pouvoir générer des rapports (exemples : SST, Accueil, Conformité, Autre). Numéro d'identification Optionnel, mais utile pour obtenir des rapports par formation. Les formations deviennent plus faciles à identifier et retrouver avec un tri. Admissibilité L’admissibilité est l’admissibilité ou non à la loi du 1%. Folks RH vous permettra de sortir des rapports détaillés sur les formations admissibles et non admissibles à cette loi. Cette option n’est disponible que pour les entreprises ayant la province de Québec dans leur dossier d’entreprise. Département Sert à filtrer les employés dans la liste des employés à droite. Attention! Vous ne pouvez pas sélectionner un employé dans un département, changer de département et en sélectionner un 2e. La sélection des employés s’annule en changeant de département. Date de début et date de fin Quelle était la période dans laquelle la formation a été donnée? Si plusieurs jours non subséquents, vous pouvez ajouter d’autres plages de dates en cliquant sur le bouton Ajouter une plage de dates. La dernière date sélectionnée dans les plages de dates sera celle qui sera prise comme date de l’obtention du certificat, si la formation est liée avec un certificat. Heures requises Quel est la durée de la formation en heures. Ceci sert à calculer le coût du salaire du formateur et des employés participants. Formateur interne ou externe? Si un formateur est externe, vous pourrez renseigner le nom du formateur ainsi que la compagnie fournissant le certificat, si vous faites affaires toujours avec la même compagnie ou le même formateur. Coût du formateur Coût divisé (15h à 20$ / 300 divisé par le nombre de participants (ex : 3) = 100$/personne). Autres coûts du formateur (ex : repas fourni, préparation, équipement) Coût du voyage S’il y a des frais additionnels que vous avez dépensés pour le déplacement et l'hébergement des employés participant à la formation. Les coûts inscrits ici seront divisés entre l’ensemble des employés qui étaient présents à la formation (100$ / 10 participants = 10$/participant).
Autres coûts Cette section contient les autres frais additionnels qui ont été déboursés pour employé.
Si les coûts inscrits ici sont des montant individuels associés à chaque employé, vous pourrez renseigner le coût supplémentaire dans ces champs.
Si vous voulez des coûts globaux séparés également à tous les employés plutôt que des coûts spécifiques à chacun des employés, vous pouvez cliquer sur le bouton Autres coûts globaux qui fera afficher un seul champ pour tous les participants.
- Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes à la formation. Ces éléments seront appliqués à l'ensemble des employés sélectionnés. Les pièces jointes sont particulièrement utiles si la formation est admissible à la Loi du 1%, puisque vous pouvez conserver ici l’ensemble des documents qui prouvent la formation, comme le plan de cours, la feuille de présence, etc.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder. La prochaine date de renouvellement sera mise à jour pour le certificat sélectionné (si applicable). Si vous avez le salaire horaire inscrit dans le profil, l'information apparaîtra dans la liste des formations. Le coût total sera également calculé.
Pour modifier ou supprimer une formation, il suffit de cliquer sur l'icône de modification dans la liste des formations. Lorsque vous modifier une entrée ou ajouter une pièce jointe, les changements seront appliqués pour tous les employés sélectionnés.