Folks propose deux types de configuration pour les comptes de dépenses, chacun avec ses propres avantages.
Types de configuration
Configuration sans restriction
Avantages
- Flexibilité : possibilité d'ajouter plusieurs factures à la fois et de sauvegarder la demande sans l'envoyer immédiatement.
- Envoi groupé : les employés peuvent accumuler les dépenses sur une période donnée (par exemple, un mois) et envoyer toutes les demandes en une seule fois.
Fonctionnement
- Pas de restrictions sur les types de dépenses.
- Un champ "Projet" peut être activé pour catégoriser les dépenses (client, projet spécifique, dépenses personnelles, etc.).
- Le per diem (allocation journalière) peut être configuré pour les repas et le kilométrage.
Configuration avec restrictions
Avantages
- Contrôle accru : possibilité de définir des restrictions sur les types de dépenses et les montants autorisés.
- Options forfaitaires : possibilité de définir des montants forfaitaires pour certaines dépenses (ex : 45$ pour le cellulaire).
Fonctionnement
- Les dépenses peuvent être limitées à des catégories spécifiques (repas, déplacements, autres).
- Les employés doivent fournir des factures pour justifier leurs dépenses.
- Les demandes doivent être envoyées immédiatement après avoir été créées.
Qui peut approuver les demandes ?
Deux niveaux d'approbation sont possibles :
- Superviseur (obligatoire)
- Comptable ou autre personne responsable (facultatif)
Les demandes sont envoyées au superviseur, puis au deuxième approbateur (s'il est configuré).
Comment accéder aux comptes de dépenses ?
- Les employés peuvent accéder aux comptes de dépenses via l'onglet "Demandes" de leur portail.
- Les superviseurs et les approbateurs reçoivent des notifications par e-mail pour les demandes en attente.
Conseils supplémentaires
- Utilisez un fichier Excel existant pour le calcul des taxes et joignez-le à la demande.
- Créez un guide visuel pour aider les employés à remplir correctement leurs demandes de remboursement.
- Utilisez un compte utilisateur test pour effectuer des ajustements ou des simulations de demandes.