Gestionnaire - Introduction à Folks

Jimmy De Santis
Jimmy De Santis
  • Mise à jour

Vous souhaitez vous familiariser avec Folks? Vous êtes au bon endroit!

Cette capsule de formation et d'introduction à Folks RH est destinée à tous les membres de supervision, incluant chefs d'équipe, gestionnaires, superviseurs et directeurs de département. Vous découvrirez comment utiliser efficacement Folks pour optimiser la gestion quotidienne de vos employés.

La capsule couvre également les principales fonctionnalités et modules du SIRH, offrant des explications détaillées et des exemples pratiques.

Pour plus de vidéos de formation, consultez notre canal YouTube!

1 - Création de votre compte et validation de vos informations

La première étape consiste à cliquer sur le lien dans le courriel que vous aurez reçu de la part de Folks pour créer votre mot de passe.

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En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située au bas du menu de gauche et sélectionnez Mes informations pour valider ou compléter vos informations personnelles. Vous pourrez également y changer votre mot de passe et modifier la langue du système.

Voici quelques ressources utiles pour vous aider au besoin :

2 - Utilisation du centre de rappels et de notifications

Lorsque vous accédez à la plateforme, vous vous trouverez sur la page d'accueil, soit le Centre de rappels et de notifications. Cette page vous offre une vue d'ensemble des activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre équipe.

Vous avez la possibilité de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur vos informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de votre équipe).

Pour en savoir plus sur les différentes options dans chaque vue, consultez Fonctionnalités du Centre de notification et de rappel (Page d'accueil).

3 - Traitement des demandes de votre équipe

Vous pouvez approuver ou refuser les demandes de votre équipe en cliquant sur celles-ci dans la section Demandes non approuvées.

Dans l'en-tête, l'icône de la main (Demandes) permet à votre équipe de vous faire des demandes. Les demandes sont également accessibles depuis le menu de gauche.

En tant que gestionnaire, en plus des autres types de demandes, vous avez la possibilité de faire des demandes de réquisition de personnel.

Pour approuver une demande de vacances, par exemple, procédez comme suit.

  1. Cliquez sur la demande de vacances à approuver. La date située sous le nom de l'employé est la date pour laquelle la demande a été envoyée.
  2. Dans la page des vacances de l'employé, nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations.
  3. Sous la colonne Statut de la demande, cliquez sur le crochet vert pour approuver la demande.

Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer que sa demande a approuvée ou modifiée et approuvée.

Pour plus d'informations sur le traitement des demandes, consultez ces ressources :

4 - Accès aux outils

Dans l'en-tête, l'icône de la clé (Outils) vous permet accéder au portail, au bottin et au calendrier.

  • Mon portail - Il s'agit du répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

  • Bottin - Le bottin contient les numéros de téléphone et les courriels de tous les employés.

  • Calendrier - Cet outil peut vous permettre de consulter les vacances des membres de votre équipe ou de tous les employés (selon la configuration de votre entreprise).

Les outils sont également accessibles depuis le menu de gauche.

5 - Consultation du module Employé

Lorsque vous cliquez sur Employé dans le menu de gauche, vous avez accès aux onglets suivants :

  • Sommaire - Le sommaire correspond à la liste de vos employés. Vous pouvez afficher les employés inactifs, afficher/masquer des colonnes et exporter les données au format Excel. De plus, cliquer sur le nom d'un employé vous redirigera vers son profil.

  • Profil des employés - Les profils présentent toutes les informations pertinentes relatives aux employés. Vous pouvez y ajouter des notes au dossier et des pièces jointes. Les indicateurs de performance au bas des profils vous permettent d’observer l’évolution d'un employé par rapport aux objectifs RH définis par l’entreprise.

  • Organigramme - L'organigramme permet de visualiser la structure hiérachique de votre entreprise. Pour consulter l'organigramme en entier, il suffit de sélectionner la personne ayant le poste le plus élevé. Vous pouvez ensuite sélectionner une autre personne (vous-même, par exemple) et sauvegarder l'organigramme. Celui-ci se retrouvera dans la liste des organigrammes sauvegardés.

  • Compte de dépenses - Cette page contient les comptes de dépenses en cours. Vous pourriez être responsable de leur approbation selon la configuration de votre entreprise.

6 - Suivi des heures de vos employés

Le module de gestion du temps vous permet de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés. Pour créer une entrée, ouvrez la page de contrôle correspondante, sélectionnez l'employé désiré et complétez les informations nécessaires.

Vous verrez les détails de l'entrée créée dans la page d'analyse détaillée et une vue d'ensemble pour votre équipe dans la page sommaire.

Pour plus d'informations sur la création d'entrées, consultez ces ressources :

Si votre entreprise utilise la feuille de temps, vos employés devront la remplir dans Gestion du temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine.

Pour approuver la feuille de temps d'un employé, vous devez cocher la case sous la colonne Approbation à la fin de la semaine ou de la période.

7 - Gestion des carrières et des certificats

Dans la page de gestion des certificats (Développement professionnel > Carrières et certificats), vous trouverez la liste des renouvellements à venir dans le même ordre que celui des rappels sur la page d'accueil (si applicable).

La page de gestion des carrières peut, quant à elle, vous permettre d'ajouter des notes d'avancement et des plans progressifs pour vos employés.

Autres modules importants

En cliquant sur Gestion des ressources humaines dans le menu de gauche, ces modules peuvent être visibles :

  • Accidents de travail - Ce module peut vous donner un accès rapide à des informations vous permettant d’améliorer ou de changer certaines pratiques et d’obtenir les rapports nécessaires.

  • Discipline - Le module de discipline vous permet de conserver une trace des mesures disciplinaires à jour sur les dossiers de vos employés.

  • Évaluation de performance - Si le module d'évaluation de performance est disponible, vous pourriez être amené à compléter des évaluations (voir Compléter une évaluation de performance).

Trucs et astuces

  • Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
  • Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône de Folks dans le haut du menu de gauche en tout temps.
  • Il est possible de réduire et d'agrandir le menu de gauche, au besoin.