Vous souhaitez vous familiariser avec Folks? Vous êtes au bon endroit!
Dans cette capsule, nous vous présentons les principales fonctionnalités disponibles pour les employés. Nous vous expliquons entre autres comment effectuer une demande d'absence et consulter votre solde de congés.
Découvrez la plateforme Folks et suivez nos étapes pour commencer à l'utiliser.
Pour plus de vidéos de formation, consultez notre canal YouTube!
1 - Création de votre compte
La première étape consiste à cliquer sur le lien dans le courriel que vous aurez reçu de la part de Folks pour créer votre mot de passe. Si le lien ne fonctionne pas, veuillez contacter l'administrateur du système.
2 - Validation de vos informations
En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille (Mon compte) située au bas du menu de gauche et sélectionnez Mes informations pour valider ou compléter vos informations personnelles selon les indications de votre administrateur. Vous pourrez également y changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin.
Voici quelques ressources utiles pour vous aider au besoin :
- Comment modifier mes informations de connexion?
- Comment ajouter ou modifier mes informations personnelles
Vos informations sont également accessibles depuis la page d'accueil dans l'en-tête à droite. Dans l'accueil, vous trouverez notamment un résumé de vos banques, vos tâches et vos demandes en attente d'approbation.
3 - Envoi de demandes et accès aux outils
Dans l'en-tête, l'icône de la main (Demandes) vous permet de faire des demandes alors que l'icône de la clé (Outils) vous permet d'accéder au portail, au bottin et au calendrier.
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Mon portail - Il s'agit du répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)
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Bottin - Le bottin contient les numéros de téléphone et les courriels de tous les employés.
- Calendrier - Cet outil vous permet de consulter vos périodes d’absences, de vacances et si applicable, de temps repris. Il est également possible que vous ayez une vue d’ensemble complète sur les périodes de vacances (seulement) de vos collègues, en fonction du choix fait par votre administrateur. Si c’est le cas, sachez qu’il est possible d’utiliser la recherche pour filtrer votre département ou uniquement votre calendrier personnel.
Les outils et les demandes sont également accessibles depuis le menu de gauche.
En ce qui concerne les demandes, vous pouvez envoyer une demande d'absence, par exemple, en procédant comme suit.
- Cliquez sur l'icône de la main et sélectionnez Absences.
- Dans la page de la demande, complétez les informations nécessaires. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée. Il est également possible de modifier le nombre d'heures de votre absence manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe pour par exemple une demi-journée. Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.
- Vous pouvez imputer une demande d’absence à votre banque de maladie, selon vos besoins et les règles de votre entreprise. Cliquez sur Imputer la banque de maladie et l’information sur votre solde disponible s'affichera dans la section Heures en banque. Cette section indique le solde qui restera après l’approbation de votre demande (autrement dit, le solde après déduction des heures demandées). Si votre solde est à zéro, vous devrez soumettre une demande sans imputation à votre banque de congés maladie. Cette demande sera probablement non rémunérée (sans solde).
- La Raison est un menu de navigation déroulant détaillant les critères est à votre disposition. Veuillez utiliser seulement les choix pertinents et mettre des commentaires au besoin.
- Vous pouvez aussi joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous au responsable du système pour plus d’informations sur les situations où vous devez en ajouter.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer la demande.
Il sera possible de modifier une demande qui n’a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes dans la page d’accueil ou dans le module Gestion du temps/absences/analyse détaillée.
Une fois envoyée, votre demande génèrera automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.
Pour faire d'autres types de demandes, consultez Envoyer une demande d'absence, de vacances ou de temps supplémentaire.
4 - Consultation de votre profil employé
Lorsque vous cliquez sur Employé dans le menu de gauche, vous pouvez sélectionner Profil des employés pour ouvrir votre profil. Vous y trouverez notamment ces informations :
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Au bas du profil, vous retrouvez vos indicateurs de performance :
- Balances de vos banques
- Résultats versus vos objectifs ou normes (possibilité de consulter les résultats des 2 années antérieures pour voir votre évolution)
Vous pouvez également accéder à vos comptes de dépenses et à vos pièces jointes dans le haut de votre profil.
5 - Gestion de vos heures de travail
Si votre entreprise utilise la feuille de temps pour suivre vos heures de travail, vous devrez la remplir dans Gestion du temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.
Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine. Assurez-vous de sauvergarder vos entrées et le tour est joué!
Astuce : Visionnez notre vidéo Remplir une feuille de temps.
Autres fonctionnalités importantes
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Développement professionnel - Votre entreprise pourrait vous avoir donner accès aux certificats. Si c'est le cas, vous pourrez les consulter dans la page Gestion des certificats.
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Évaluation de performance - Si le module d'évaluation de performance est disponible, vous pourriez être amené à compléter des autoévaluations (voir Compléter une évaluation de performance).
- Climat de travail - Vous pourriez également être amené à remplir un sondage de climat de travail pour votre entreprise. La page Climat de travail sera alors visible sous Gestion des ressources humaines dans le menu de gauche.
Trucs et astuces
- Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
- Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône de Folks dans le haut du menu de gauche en tout temps.
- Il est possible de réduire et d'agrandir le menu de gauche, au besoin.