Guide de configuration et d'import à partir du système de paie

Étapes - Configuration et import à partir de Nethris

(Notez que les étapes sont les mêmes pour EmployeurD)

1. Activation de l’API

2. Création de l’utilisateur Folks

3. Configuration des paramètres d’importation des employés

4. Importation des informations des employés

5. Mise à jour de la structure d’organisation

6. Importer le fichier et ajouter les structures d’organisation

7. Lier les superviseurs à vos départements

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1. Activation de l’API

Si vous n'avez jamais activé l'API, vous allez devoir contacter le support de votre logiciel de paie afin de demander d' "activer le connecteur API". Seul votre administrateur du logiciel de paie pourra effectuer cette demande.

Une fois l'API activé, aller dans section Configuration > Options d'entreprise

Au bas de la page, vous trouverez une section Activer les utilisateurs de service (anciennement Activer le connecteur API) . Il faudra activer cette option, ou faire activer cette option par l'administrateur du compte de votre logiciel de paie.

2. Création de l’utilisateur Folks

Dans la section Gestion des utilisateurs > Ajouter un utilisateur, créez un utilisateur de type Utilisateur de services. L'application associée à l'utilisateur sera FOLKS. Nous recommandons un code utilisateur ressemblant à FOLKSRH. Une fois toutes les informations remplies, cliquez sur suivant.

À l'étape 2 de la création de l'utilisateur, donnez seulement accès aux structures et aux numéros de compagnie qui seront dans Folks. Si toutes les compagnies et/ou toutes les structures doivent être transférés, sélectionnez les options “maîtres” pour cocher toutes les options automatiquement. À nouveau, seul l'administrateur du compte de votre logiciel de paie peut effectuer cette action.

3. Configuration des paramètres d’importation des employés

À l’intérieur de votre Folks, allez à la page Admin-Compagnie-Configuration de Nethris et ajoutez les informations suivantes :

• Code d’entreprise
• Nom de l’utilisateur de services
• Mot de passe de l’utilisateur de services
• Numéros de compagnie à importer. Le numéro de compagnie doit avoir 8 chiffres, normalement avec 2 ou 3 zéros comme préfixe.

4. Importation des informations des employés

Allez dans la page Admin-Import/Export-Importation des informations des employés et sélectionnez l’option Importer depuis le logiciel de paie. Dans cette page, sélectionnez le numéro de compagnie à importer ou Importer tous les systèmes si vous voulez importer toutes les compagnies de votre système de paie. Appuyez sur Importer pour importer les employés des numéros de compagnies sélectionnés.

Il est important de ne pas importer les inactifs. Cela pourrait beaucoup d'employés inutilement et vous devrez les désactiver manuellement par la suite.

5. Exportation et mise à jour du fichier pour la structure d’organisation

Allez dans la page Employés/Sommaire et exportez les informations suivantes :

• Nom et prénom
• Numéro de l’employé
• Titre d’emploi

Vous pouvez ajouter manuellement une colonne Département et/ou Site d’opération si nécessaire. Remplissez les informations associées à chaque employé, selon vos besoins, dans les colonnes Sites d'opération, Département et Titre d’emploi dans le fichier exporté.

Assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans les noms des structures afin de ne pas les créer en double. Exemple : "Ventes" vs "Vente" créerait deux départements différents.

Important : Si vous avez plusieurs numéros de compagnie et que les numéros d’employé se répètent ou qu’il y a des doublons (deux employés ayant le même numéro d’employé), ajoutez une colonne et inscrivez le numéro de compagnie de chaque employé. Le numéro de compagnie doit avoir 8 chiffres, normalement avec 2 ou 3 zéros comme préfixe.

6. Importer le fichier afin de créer et assigner les structures d’organisation

Une fois les structures d’organisation ajoutées dans le fichier Excel, importez-le. Retournez dans la page Admin-Import/Export-Importation des informations des employés, mais cette fois, sélectionnez l’option Importer à partir d’un fichier. Sélectionnez le fichier Excel travaillé et appuyez sur Importer. Dans la page suivante, liez les informations suivantes :

• Numéro de l’employé -> Numéro de l’employé
• Site d’opération -> Site d’opération
• Département -> Département
• Titre d’emploi -> Titre d’emploi

Vous n’avez pas à importer le nom et prénom de l’employé.

Important : Si vous avez plusieurs employés ayant le même numéro d’employé dans deux numéros de compagnie différents, activez Mode Nethris/EmployeurD en le cochant en haut de la page et lier la compagnie avec son numéro de la manière suivante:

• Numéro de compagnie -> Nethris - Numéro de compagnie

7. Lier les superviseurs à vos départements

Dans la page Admin/Structures d’organisation/Départements, liez les superviseurs à vos départements. Cliquez sur l’icône Modifier au bout de la ligne du département et sélectionnez le superviseur par site d’opération. Un seul superviseur peut être assigné par site d’opération dans un département. N’oubliez pas de sauvegarder par la suite!