Guide de configuration et d'import à partir de Nethris/EmployeurD

Jimmy De Santis
Jimmy De Santis
  • Mise à jour

Étapes - Configuration et import à partir de Nethris ou EmployeurD

1. Activation de l’API

2. Création de l’utilisateur Folks

3. Configuration des paramètres d’importation des employés

4. Importation des informations des employés

5. Mise à jour de la structure d’organisation

6. Importer le fichier et ajouter les structures d’organisation

7. Lier les superviseurs à vos départements

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1. Activation de l’API

Aller dans section Configuration > Options d'entreprise

Au bas de la page, vous trouverez une section Activer le connecteur API. Il faudra activer cette option, ou faire activer cette option par l'administrateur du compte Nethris / Employeur D.

2. Création de l’utilisateur Folks

Dans la section Gestion des utilisateurs > Ajouter un utilisateur, créez un utilisateur de type Utilisateur de services. L'application associée à l'utilisateur sera FOLKS. Nous recommandons un code utilisateur ressemblant à FOLKSRH. À l'étape 2 de la création de l'utilisateur, donnez seulement accès aux structures et aux numéros de compagnie qui seront dans Folks. Si tous les employés doivent être transférés, sélectionnez les options “maîtres” pour cocher toutes les options automatiquement.

3. Configuration des paramètres d’importation des employés

À l’intérieur de votre Folks, allez à la page Admin-Compagnie-Configuration de Nethris et ajoutez les informations suivantes :

  • Code d’entreprise
  • Nom de l’utilisateur de services
  • Mot de passe de l’utilisateur de services
  • Numéros de compagnie à importer

4. Importation des informations des employés

Allez dans la page Admin-Import/Export-Importation des informations des employés et sélectionnez l’option Importer depuis le logiciel de paie. Dans cette page, sélectionnez le numéro de compagnie à importer ou Importer tous les systèmes si vous voulez importer toutes les compagnies de votre système de paie. Appuyez sur Importer pour importer les employés des numéros de compagnies sélectionnés.

5. Mise à jour de la structure d’organisation

Allez dans la page Employés/Sommaire et exportez les informations suivantes :

  • Nom et prénom
  • Numéro de l’employé
  • Département
  • Titre d’emploi

Remplissez les informations associées à chaque employé dans les colonnes Département et Titre d’emploi dans le fichier exporté. Vous pouvez ajouter manuellement une colonne Site d’opération si nécessaire.

Assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans les noms des structures afin de ne pas les créer en double. Exemple : "Ventes" vs "Vente" créerait deux départements différents.

Important : Si vous avez plusieurs numéros de compagnie et que les numéros d’employé se répètent ou qu’il y a des doublons (deux employés ayant le même numéro d’employé), ajoutez une colonne et inscrivez le numéro de compagnie de chaque employé.

6. Importer le fichier et ajouter les structures d’organisation

Une fois les structures d’organisation ajoutées dans le fichier Excel, importez-le. Retournez dans la page Admin-Import/Export-Importation des informations des employés, mais cette fois, sélectionnez l’option Importer à partir d’un fichier. Sélectionnez le fichier Excel travaillé et appuyez sur Importer. Dans la page suivante, liez les informations suivantes :

  • Numéro de l’employé -> Numéro de l’employé
  • Site d’opération -> Site d’opération
  • Département -> Département
  • Titre d’emploi -> Titre d’emploi

Vous n’avez pas à importer le nom et prénom de l’employé.

Important : Si vous avez plusieurs employés ayant le même numéro d’employé dans deux numéros de compagnie différents, activez Mode Nethris/EmployeurD en le cochant en haut de la page et lier la compagnie avec son numéro de la manière suivante:

  • Numéro de compagnie -> Nethris - Numéro de compagnie

7. Lier les superviseurs à vos départements

Dans la page Admin/Structures d’organisation/Départements, liez les superviseurs à vos départements. Cliquez sur l’icône Modifier au bout de la ligne du département et sélectionnez le superviseur par site d’opération. Un seul superviseur peut être assigné par site d’opération dans un département. N’oubliez pas de sauvegarder par la suite!

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